1. Consumo de recursos internos para atender el diseño y ejecución del proyecto: Cuando una consultora plantea una oferta para un proyecto, sólo conocemos la mitad del coste del proyecto. Para conocer la otra mitad debemos hacer un profundo análisis del plan de implantación aportado y de las tareas a realizar por nuestra propia empresa. Si queremos que el proyecto sea un éxito, la implicación ha de ser total. Por eso a la hora de comparar ofertas entre proveedores, no solamente hemos de fijarnos en los precios, sino también tener en cuenta la cantidad de trabajo extra que cada planteamiento de proyecto puede acarrear a la empresa. Por ejemplo, la formación a usuarios claves es buen enfoque metodológico que permite recortar costes a un proyecto, pero si a la hora de la verdad, los usuarios clave no tienen ni tiempo ni motivación para formar al resto de usuarios, lo barato nos acabará saliendo caro
Gran parte de los retrasos y proyectos fallidos, se deben a una falta de previsión total por parte de la empresa a la hora de establecer y asignar de manera efectiva los recursos necesarios para que el proyecto pueda avanzar según lo previsto. Si ya en el momento de la definición del proyecto, la implicación en el mismo es vista como un marrón por algunos miembros del equipo, en el momento de la ejecución cuando las prisas del día a día cuando comienzan, las cosas se ponen mucho más feas. El equipo del cliente ha de entender que el proyecto es una prioridad en si misma y no una tarea para los ratos en los que uno no está muy ocupado.
2.Costes de reporting: Una de las tareas que más recursos consumen durante el ciclo de vida de un ERP es la elaboración de reports o informes. En casi todas las empresas la necesidad de nuevas vistas de la información es constante. Por tanto las soluciones que cuenten con un buen sistema de reporting operativo o de primer nivel, capaz de extraer y servir datos primarios del ERP de manera sencilla, rápida y con buena presentación tendrán a la larga un coste menor al de otra soluciones.
En este campo es de destacar las soluciones aportadas por JD Edwards y Openbravo. Por un lado JD Edwards cuenta con un sistema interno de elaboración de reports de primer nivel que es un componente extraído de su plataforma de inteligencia de negocios: el Oracle BI Publisher. Sobre este motor y herramienta de edición se encuentra una capa lógica que nos permite realizar informes en pocos minutos sin necesidad de intervención del personal de IT.
Otro enfoque original es que el aporta Openbravo, que en los listado ofrecidos dentro del propio ERP nos permite la inclusión de sumatorios y columnas calculadas, permitiendo editar y visualizar de manera sencilla información con un tratamiento básico que luego podemos exportar Excel.
3.Funcionalidad requeridad no considerada: En estos tiempos tan efímeros, nada es eterno y mucho menos la funcionalidad que esperamos de una herramienta informática. Es inevitable el que cambios en nuestra empresa o mercados nos hagan solicitar modificaciones para adaptar la solución a nuestra forma de trabajar o a los cambios en el entorno. Otra cosa bien distinta es que la falta de planificación haga a muchas empresas comenzar a pedir modificaciones a diestro y siniestro, sin ningún criterio y ninguna solución de continuidad. Esta es una situación a la que deberíamos evitar llegar por todos los medios, ya que no solamente acabaremos con un sobrecoste sino que además, con tantas modificaciones acabaremos comprometiendo la operatividad del sistema.
Además de aumentar de manera exponencial el coste de propiedad, las empresas acaban con sistemas tan «tocados», que se hacen prácticamente ingobernables, a los que nadie se atreve a meter mano. Este tipo de sistemas tienden a la obsolescencia a la postre, ya que cuando el ERP acaba con una lógica operativa tan compleja, que además suele estar pobremente documentada, el plantearse un cambio de versión se convierte una quimera. Los coste de mantenimiento de la solución en estos casos, también tienden a dispararse.
4. Coste de soporte adicional: Existen ciertos factores como la rotación de personal, que tienden a aumentar los costes de soporte tanto interno como externo. Las consultoras además, suelen ofrecer un panorama demasiado optimista en cuanto a las necesidades posteriores al arranque, por tanto si queremos evitar darnos sustos debemos de elevar la estimación de necesidad de soporte externo postarranque. Una buena manera comenzar es planificar en base a lo contratado en años anteriores, teniendo en cuenta nueva incorporaciones, cambios en el sistema y demás.
5. Coste actualizaciones y migración a nuevas versiones: Las soluciones con un alto nivel parametrización tienen un coste de actualización menor frente aquellas cuya modificación depende más de la realización de desarrollos. En cualquier caso el coste de migrar a una nueva versión tanto interno como externo, nunca suele ser pecata minuta. Generalmente suele rondar entre un 20 y un 40% del coste inicial del proyecto y la duración suele ser bastante menor también.
Como hemos dicho en puntos anteriores el llevar una cierta planificación y metodología a la hora de optar por nuevos desarrollos, a fin de evitar que estos se solapen o hagan ingobernable la aplicación, nos ayudará a que las migraciones y cambios de versión sean más asequibles.
6. Sobrecostes de formación: Van muy ligados a la rotación de personal, ampliaciones de plantilla o la instalación de algún nuevo módulo. Por otro lado si en el proyecto, la cantidad de horas asignadas o la calidad de la formación impartida son bajas, se traducirá en más necesidades posteriores de formación y mayores costes operativos.
La formación, no es para nada una cuestión baladí. Suele ser una parte muy importante del éxito de un proyecto, podemos tener una excelente solución implantada que los usuarios no sabe ni quieren utilizar. Casi todos los casos que he conocido de «cambios hacia atrás», empresas que pasan de una solución mayor nivel a otra más discreta, se deben a cuestiones de este tipo. Empresas que implementen sistemas que caen en el más absoluto desuso. Por otro lado tenemos empresas que cuentan con soluciones mediocres, pero que el personal de la empresa sabe manejar perfectamente.
7. Adaptación a los cambios: Los cambios en impuestos, legislaciones, tendencias de mercado o en la propia gestión de la empresa, suelen suponer un coste no previsto. Poco puede hacer una empresa para evitar este tipo de sobrecostes. En todo caso dotar un fondo y elaborar un plan de contingencia y asegurarse de que las solución ERP que tienen se adapte fácilmente a este tipo de cambios.
Esto son los principales costes ocultos que hemos podido encontrar en los ERP, si tenéis alguno más no dudéis en compartirlo, estaremos encantados de ampliar el artículo.