Como sacar el máximo partido a una nueva implantación de ERP

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1. Invertir el máximo tiempo posible en saber con detalle que es lo que  estamos buscando: Una parte importante de la energía y los recursos invertidos en un proyecto de implantación ERP, se van en dimes y diretes. Cambios de última hora, fuera del alcance inicial del proyecto, que se podrían haber evitado dedicando más tiempo  e implicación a la fase de análisis. Por muy valioso que sea nuestro tiempo, a nuestra empresa siempre le sale más rentable que nosotros dediquemos 2 horas de trabajo a pensar que pagar una hora de consultoría. Un proyecto de implantación suele ser cosa de dos y cada parte tiene que afrontar su trabajo.

Es casi imposible acometer un proyecto sin incluir alguna modificación. Aunque hagamos una fase de análisis de necesidades prácticamente perfecta, estamos siempre expuestos a los cambios en el entorno y la compañía. Pero cuanto más claro tengamos el rumbo, menos desviaciones tendremos. Como decía Séneca: «No hay viento favorable para el barco que no tiene rumbo..».

2. Replantearse los flujos de trabajo de la empresa: La implantación de un nuevo ERP es un momento perfecto para acometer un  rediseño de los principales procesos de negocio internos de la empresa. En la medida en que seamos capaces de llevar a cabo esta labor, podremos sacar mucho más partido nuestro nuevo ERP.  Sabemos que esta es tarea ardua, que implica a casi toda la organización y encontraremos mucha resistencia al cambio. La actitud más frecuente por parte de los departamentos implicados es afirmar que se hace casi todo bien y que apenas hay margen para la mejora.  Casi siempre, esto suele estar bastante alejado de la realidad.

Si no somos capaces de aprovechar esta ocasión para hacer un rediseño de los workflows, difícilmente tendremos una oportunidad mejor. El no hacerlo lastrará la competitividad de su empresa y el hacerlo a destiempo, una vez que la solución ya está implantada sería mucho más costoso  que si lo incluimos en nuestro proyecto de implantación.

3. No intentar que el nuevo ERP simplemente haga lo mismo que el anterior pero con menos fallos: No debemos dejar que la zona de comodidad de los usuarios condicione el proyecto. Es muy habitual que al cambiar de aplicación los usuarios quieran que la nueva haga lo mismo  de la misma manera (menos esfuerzo para aprender y adaptarme) pero con menos fallos y  más rápido. En definitiva, lo más cómodo para ellos. El problema es que una empresa no se monta para hacerles la vida más fácil a los usuarios sino a los clientes. Tampoco estamos diciendo que haya que complicarse de manera innecesaria, todo lo contrario. Cuanto más cómodos se sientan con la herramienta más productivos serán.

Una empresa tiene que ser capaz de evolucionar si se queda estancada pronto morirá. En cambio si somos capaces de deshacernos los clichés sobre lo que creemos que es nuestra empresa y somos capaces de dejar atrás la comodidad de hacer las cosas siempre igual estaremos haciéndonos un favor a nosotros mismos. A la larga las cosas serán mucho mejores para todos.

4. Escuchar a todas las partes implicadas en la empresa, seguro que tienen algo que decir: Muchas veces los proyectos discurren alejados de los usuarios  y son muy pocos los que tienen en cuenta a los usuarios antes de la formación. Este es un grave error que se comete muchas veces por no complicar más las cosas. A cambio perdemos muchas veces el valioso punto de vista de personas que están día a día lidiando con el sistema y que tienen unos conocimientos muy específicos y detallados sobre los proceso de negocio de la empresa. Conocen todos los inconvenientes que surgen cuando se intenta convertir la teoría de los despachos, en la realidad de la empresa y además saben como salvarlos.

No solamente es recomendable escuchar a todas las partes implicadas en nuestra empresa, sino también hacer extensible esta actitud de escucha a clientes, proveedores y colaboradores… Al fin y al cabo ellos son nuestro público objetivo y cualquier mejora en nuestra forma de trabajar con ellos, especialmente con nuestros clientes, será capaz de aportar dinamismo y competitividad a nuestra empresa.

5. Pensar no solamente en lo que se necesita, sino también en lo que sería deseable y la situación ideal que nos gustaría alcanzar:    Como hemos destacado en puntos anteriores la implantación de un nuevo ERP es una oportunidad excepcional para cambiar las cosas. Es el momento de no pensar solamente en lo que necesitamos sino ir un poco más allá, intentar buscar la excelencia.  El invertir algo de tiempo en plantearnos este tipo de cuestiones apenas encarecerá el coste total del proyecto, pero a cambio podremos obtener un retorno de la inversión mucho mayor, además de una posición competitiva más favorable para nuestra empresa.

No es un ejercicio complejo, se trata simplemente de poner la guinda al pastel y pensar que nos haría falta para hacer las cosas de manera sobresaliente, no solamente notable. Luego juzgaremos si merece la pena o no en función del sobrecoste, el implantar esa funcionalidad extra que nos permita alcanzar ese grado de excelencia.

6. Invertir tiempo formando a los usuarios en el uso de la interface y técnicas de productividad:   Esta simple medida puede aumentar enormemente la productividad de todos los usuarios. Formándoles en el uso general de la interface del ERP, no solamente mejoraremos la productividad, también reduciremos el periodo de adaptación y lograremos eliminar objeciones a la adopción de la herramienta.

Los usuarios avanzados de herramientas complejas como Autocad, Photoshop y los propios ERP, tienen estrategias que les hacen más productivos. Utilizan los atajos de teclado, los campos de búsqueda rápida y las listas de Favoritos, esto les permite hacer más con menos esfuerzo.  En la medida en que consigamos transmitir a los usuarios los mejores trucos para trabajar con la aplicación seremos más capaces de rentabilizar nuestra inversión en el nuevo ERP.

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Jorge Losilla

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla