Antes de comenzar a barajar marcas de software o nombres de implantadores, existen unas cuantas cosas que es muy recomendable hacer. El hacerlas no convierte automaticamente nuestro proyecto en un camino de rosas, pero eso sí casi seguro que no se convierta en un calvario.
Estudio detallado de fuentes de ingresos, principales procesos asociados con sus tareas y costes asociados: Esto puede resultar jarto complicado, pero a nuestro juicio resulta imprescindible. Consiste básicamente en dar respuesta a las siguientes preguntas:
- En mi empresa, ¿cuáles son las principales fuentes de ingresos? Tomemos como ejemplo una empresa dedicada a la fabricación de ropa y calzado deportivo, en este caso sería sencillo sus dos fuentes principales de ingresos son la venta de calzado y ropa deportiva. Cuanto más detalladamente realicemos este análisis mejor, pero al final es cada empresa la que determina el nivel de agregación más conveniente.
- ¿Qué procesos lleva asociados cada fuente de ingresos? Esto es fabricación, aprovisionamiento, marketing, algunos procesos pueden ser compartidos, en el caso de nuestro ejemplo puede que tengan un marketing común para potenciar todas las líneas de productos, tipo Nike o Adidas, un proceso de gestión administrativa común, un proceso de fabricación separado y un proceso logístico conjunto.
- ¿Qué tareas asociadas lleva cada proceso y sus costes asociados? Se trata de que al final del proceso seamos capaces tener una fotografía detallada de los costes asociados a cada venta.
¿Qué hacemos con todo esto? Si somos capaces de identificar las áreas críticas, es decir aquellas que son más costosas y que generan más valor, tendremos la clave para poder lograr un retorno de inversión más rápido. En la medida de lo posible la nueva solución debe tratar de optimizar o automatizar ese rango de operaciones costosas y de escaso valor añadido, será un proyecto más viable, independiente de todas las mejoras adicionales que logremos sólo con esto estaremos reforzando la posición de nuestra empresa.
Hacer labores de sondeo entre los empleados para saber qué es lo que les gustaría obtener del nuevo sistema: La implantación de un ERP implica a casi toda la empresa, generalmente los usuarios que más interactúan con la aplicación, el personal encargado de labores operativas, son los que menos participan en el proceso de «construcción de un ERP».
En la mayoría de los casos será imposible hablar con todo y seguramente habrá algunos con los que no merezca la pena hablar. Pero siempre es indicado escuchar a los que mejor aptitud y actitud tienen en cada una de las distintas áreas funcionales, porque su punto de vista puede ser valiosísimo, al fin y al cabo ello son los que conocen las tripas de la operativa de la empresa, están al tanto de los pequeños problemas diarios y conocen mejor que nadie los puntos débiles y fuertes. Además la gente suele ser agradecida cuando se tiene en cuenta su punto de vista, lo que además supone un pequeño un pequeño aliciente que mantiene a la gente motivada.
Tener un plan estratégico a poder ser recién redactado o en su defecto un análisis DAFO: A nuestro juicio el momento idóneo para implantar un ERP es al final o al comienzo de un plan estratégico a largo plazo (3 a 5 años). Si queremos que la inversión genera el máximo retorno posible para nuestra empresa, debemos de saber ajustarla a los tiempos de la compañía. Un ERP es un sistema transaccional que tiene que dar soporte a casi todas, sino a todas, las operaciones de la empresa. Tiene por tanto que servir de ayuda en el cumplimiento de ese plan estratégico, si a mitad del mismo nos metemos en una implantación
Por otro lado si disponemos del análisis interno y externo que suele ir asociado a un DAFO, es mucho más probable que el planteamiento de la solución que hagamos sea mucho más realista con realidad de la empresa y sobre más exhaustivo y detallado, porque una de las peores cosas que nos pueden pasar en este tipo de proyectos, es el que se queden cosas en el tintero.