¿Para que sirve realmente un ERP?

Un sistema de anotación y registro

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Un ERP nos permite llevar un registro detallado y estructurado de todos los movimientos y transacciones de nuestra empresa. Es lo que técnicamente se denomina un sistema transaccional.

Una de las principales características de este tipo de sistemas es que son reversibles, permitiendo “modificar hacia atrás” cualquier operación o conjunto de operaciones que queramos. Esto nos permite minimizar el impacto de fallos u errores.

Un buen ERP ha de ser capaz darnos una fotografía exacta de la situación de nuestra empresa en cada momento. A demás debería de darnos respuestas a preguntas concretas sobre situaciones pasadas, como por ejemplo: ¿Cuál era el stock del artículo X a 23-03-2012? ¿Cuánto nos debían nuestros clientes de Albacete el 23-02-2013?

Nótese que ninguna de estas características de un ERP es ajena a los sistemas de gestión manuales. La principal diferencia es la velocidad y fiabilidad que nos otorga el ERP.

Un autómata administrativo

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La administración es el arte de coordinar el esfuerzo para lograr objetivos. Una de las ventajas principales de los sistemas ERP es su capacidad para facilitar todas las tareas de administración o administrativas.

Cualquier trabajo o proyecto realizada por varios personas requerirá de dos tipos de tareas, las propias del proyecto y las necesarias  para coordinar las tareas de los  miembros del equipo. En los trabajos realizados de forma unipersonal este tipo tareas no son necesarias. Desde los orígenes de la civilización, esta gestión ha sido realizado mediante flujos de documentos.

El  ERP contiene un sistema de documentos estructurados y relacionados, es lo que se denomina la base de datos. En base a plantillas y reglas predefinidas un ERP es capaz de generar nuevos documentos cada vez que sucede un evento predefinido en el sistema, además de modificar documentos existentes. Todo esto llevando una completa trazabilidad de los cambios realizados y de los usuarios implicados. Esta característica permite ahorrar gran cantidad de trabajo frente a otros sistemas de gestión. Para ello hay que invertir un esfuerzo considerable en el diseño y la implementación del sistema, tareas que requieren  menos esfuerzos en sistemas más informales. Generalmente el esfuerzo siempre merece la pena.

Conforme aumentan la complejidad de los proyectos aumenta la complejidad de su gestión. Un ERP ha de ser capaz de facilitar ese trabajo, reduciendo los costes asociados a la gestión de grandes estructuras.

Una herramienta de coordinación y colaboración

El ERP como herramienta de colaboración

Un ERP facilita la colaboración entre departamentos y equipos. Al servir de soporte a procesos estandarizados y prefijados, permite que los distintos departamentos o grupos implicados puedan centrarse en sus tareas propias, minimizando la necesidad de negociaciones y gestiones con el resto de departamentos. El ERP por tanto, es una herramienta que facilita la especialización, cada recibe unas entradas que han de generar unas salidas y desarrolla este procedimiento con un alto nivel de opacidad con respecto al resto de compartimentos.

Además tienen la de gestionar los flujos de procesos, automatizando multitud de tareas  y organizando los procesos de la empresa. Esto facilita la coordinación y previene la aparición de errores debido al tratamiento manual.

Este además de facilitar la coordinación facilita la colaboración, ya que al disponer toda la empresa de un único repositorio de información es mucho más fácil coordinar el trabajo y poner de acuerdo a la gente. Se evitan un porcentaje importante de horas de discusión y estudio sobre qué es lo que están pasando ya que todos los miembros de la organización disponen de información homogénea.

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Jorge Losilla

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla