La gestión del cambio en proyectos ERP

La gestión del cambio en un proyecto de software de gestión ERP son todas las acciones encaminadas a minimizar el impacto negativo de la adopción de un nuevo sistema en la empresa. También el objetivo es acelerar la obtención de los potenciales beneficios por parte de la empresa acortando el periodo de retorno de inversión.

El principal problema es que un cambio de ERP no es simplemente un cambio de sistema informático. El software de gestión es el soporte vital de las operaciones de la empresa moderna e integrado junto con otras aplicaciones deben ser reflejo del modelo de negocio de la empresa. Debe de reflejar y servir de soporte a todos los procesos de la empresa. Es a su vez un repositorio de datos interconectados sobre entidades y transacciones. En definitiva, un ERP constituye el sistema nervioso de una empresa, a través del cual fluye la información que necesita para realizar sus funciones.

Por si fuera poco, cada vez que una empresa se plantea un proceso ERP, lo lógico es aprovechar para hacer un rediseño de los flujos de trabajo en la organización, eliminando los procesos innecesarios y optimizando todos aquellos que ofrezcan un margen razonable para la mejora. Muchas veces estos cambios vienen acompañados de restructuraciones a nivel de personal, ya que  implica que el trabajo de muchas personas deberá adaptarse al nuevo modelo de negocio.

En definitiva cuando en una empresa se rumorea que va a haber un cambio de ERP, el personal se asusta, ya que entiende que van a contecer importantes cambios que pueden amenazar su estatus quo.

La natural resistencia al cambio en proyectos ERP

Los seres humanos somos por naturaleza reluctantes al cambio, especialmente si no tenemos claro que vaya a conducirnos de manera inmediata a una mejora.  Por lo general, conforme avanzamos en edad nos volvamos más reservados, o cautos, a la hora de conceder credibilidad a las promesas de mejora.

Todo cambio lleva asociado un componente de incertidumbre, nadie puede decir estar seguro de conocer el futuro.

Por tanto, la primera acción de una gestión del cambio debe ir encaminada a reducir esa incertidumbre dando información general sobre el proyecto. Así como información específica, que sirva a cada persona para evaluar cual será el impacto sobre su situación como empleado. La mejor manera de evitar un motín es ofrecer a cada persona herramientas para que pueda pensar en sí mismo. Conforme más desdibujado vemos nuestro futuro, más fácilmente nos unimos a movimientos de agitación. Es imprescindible hacer partícipe al equipo de esta transformación y que vean las ventajas que el proyecto puede aportarles. Por ello, a la hora de plantearnos hacer un cambio del software de gestión ERP, es importante contar con consultoras que se impliquen en formar al usuario final en el manejo y control del software.

La planificación es la mejor herramienta para gestionar el cambio

El enfoque metodológico más adecuado es aprovechar el conocimiento disponible sobre cambios y conflictividad para trazar una serie de acciones que adaptadas a la casuística particular de cada proyecto permitan controlar la aparición de resistencias y conflictos. El objetivo es incorporar  al proyecto al mayor número de profesionales posibles y ayudarles a que este sirva para favorecer su desarrollo profesional.

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En el siguiente gráfico vemos de manera simplificada cuales son las distintas fases que podemos prever durante un proyecto de implantación de ERP. La gestión del cambio intentará modificar esa curva de resistencia para que el proyecto fluya de la manera más adecuada.

No podemos olvidar que el mejor software con la mejor adaptación posible a las necesidades de una empresa se convertirá en un absoluto fracaso si no logramos involucrar al equipo de profesionales de la empresa en su uso, adopción y expansión.

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Golive

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla

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