El ERP y el cálculo de beneficios: en búsqueda de la rentabilidad (I)

Un poco de historia

La invención de la escritura surgió de la necesidad de establecer un sistema contable. Hace como unos seis mil años, los templos y ciudades sumerios, habían alcanzado tal nivel de prosperidad que se hizo necesario la creación de un método para llevar la contabilidad de los bienes gestionados. En un principio se utilizaron sellos que al ser presionados sobre tablas de arcillas fresca, creaban marcas al estilo de las hendiduras sobre huesos utilizadas por pueblos más primitivos. La principal  novedad aportada por los sumerios fue que las marcas eran una representación pictográfica de los elementos a contabilizar, además de otras marcas que ayudaban a identificar personas y fechas.

Posteriormente comenzaron a utilizar sellos insertados en rodillos, lo que hizo más rápido el proceso, además de dotar a los documentos de un formato más organizado que facilitaba su lectura.  El llegar hasta nuestro actual sistema de numeración posicional de base diez, costó unos 3.000 años y sólo fue 13 siglos más tarde cuando ese sistema fue importado a Europa gracias a Fibonacci.

Solo un siglo más tarde, alrededor del 1340 en Génova surgió el sistema de contabilidad por partida doble, que no fue fundamentado de manera escrita hasta finales del siglo XV por Luca Paccioli. Desde entonces las aportaciones teóricas han sido más bien escasas, las pocas conocidas parecen haber sido bastante desaventuradas.  Algunos  afirman que una parte importante de la actual crisis se debe al cambio de normas contable. Concretamente de la valoración de los activos, pasando del principio de valoración conservadora al método de valoración a precios de mercado.

Sea como fuere, el objetivo de último de un sistema contable es el cálculo del  beneficio o la pérdida, una simple operación substractiva que puede convertirse en complejísima.

El concepto beneficio y su profundidad

Cuando hablamos de beneficio, todos pensamos en una cifra global a final de año, que nos arroja el resultado global de una empresa. Lo cierto es que cada operación, al igual que cada acción en la vida tiene un coste y  un beneficio y es aquí donde la cosa realmente se complica.

Surge la cuestión de los costes que no son directamente  imputables a ninguna operación en concreto.  Otras veces los costes que sí que son directamente imputables, son difíciles de cuantificar, como por ejemplo los costes comerciales. A veces es muy difícil saber cuánto tiempo ha invertido un comercial en cada operación o cliente.

Llegado a este punto la lógica formal deja de tener tanta importancia  y  lo sustancial viene a ser lo que tiene sentido para la forma de funcionar de cada empresa. Esto incluye la cuestión de hasta donde quieren llegar con esto del cálculo de beneficios. Porque cálculo de los beneficios y pérdidas es una actividad que consume tiempo y recursos.  Con la informatización de los sistemas de administración el coste de realización de cálculos ha caído enormemente, en unos pocos segundos podemos realizar miles de cálculos que hace cien o cuatrocientos años hubieran supuesto días enteros de trabajo.

Pero esto no quiere decir que el coste haya desaparecido, estos sistemas han de ser configurados y es necesario decirles que es lo que tienen calcular. Además toda la información obtenida tiene que ser revisada, clasificada, analizada, asimilada e interpretada. Por si fuera poco muchos de los sistemas ERP que encontramos en el mercado carecen de la flexibilidad necesaria para llegar a llevar una contabilidad del beneficio hasta el nivel más alto de detalle.

Si somos lo bastante afortunados de contar con ERP capaz de llegar  a ese nivel detalle tal vez nos demos cuenta de que para tratar de manera adecuada semejante nivel de información necesitaremos un sistema de inteligencia de negocios. Aunque eso, “es harina de otro post”.

Siguiente artículo de la serie:

El ERP y el cálculo de beneficios (II)

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Golive

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla