¿Como medir el retorno de inversión de las TIC en nuestra empresa?

La vuelta al Taylorismo: tiempos, tareas, personas y procesos.

La medición del retorno de inversión en  términos de mejora en la eficiencia sobre las operaciones realizadas actualmente es el más realista de cuantos se puede realizar a la hora de evaluar la idoneidad de un nuevo proyecto.  No obstante como toda estimación está sujeta a variaciones.

Los principales beneficios que ofrecen las soluciones informáticas a las empresas (especialmente las soluciones ERP, Gestión Documental, BI y CRM) son una automatización de procesos administrativos que ha de redundar en una mayor eficiencia y operatividad de la empresa.  Para saber hasta qué punto mejoraremos con la nueva solución,  hemos de ser capaces  en primer lugar de valorar cual es nuestro nivel productividad. Para la realización de tareas administrativas el mayor consumo de recursos suele ser en salarios de personal. Una buena aproximación sería identificar todos los procesos administrativos que sea realizan en la empresa e imputarles los costes directos e indirectos asociados, en la medida de lo posible. Intentaremos ilustrar todo esto con un ejemplo práctico.

Si por ejemplo en nuestro Departamento de Administración hay dos personas dedicadas simplemente a la emisión de facturas, que junto con los  informáticos y las licencias de software actualmente utilizados, tienen un coste para la empresa de 70.000€ y sabemos que  sacan al año una media de 10.000 facturas por un importe de 30.000.000 € podemos determinar que el coste administrativo de cada factura es de 7€.  Este tipo de cálculos han de ser la base de cualquier valoración seria sobre la rentabilidad de un proyecto.

Pongamos otro ejemplo. La elaboración de análisis, reports, extracción de listado y presentación de informes es  una de las tareas administrativas más frecuentes en las empresas. Su principal utilidad es servir de soporte en la toma de decisiones, controlar las operaciones y justificar el realizado.  Las tareas de reporting, solamente considerando lo que es la extracción de datos, procesado y edición para su presentación, cuestan todos los años a las empresas una gran cantidad de dinero. Todo esto viene agravado por el hecho de que este tipo de tareas suelen ser realizadas por personal cualificado, que suele tener un coste por hora trabajada bastante elevado para la empresa. Todo ello sin mencionar el desperdicio de recursos que supone  tener a personal cualificado haciendo este tipo de tareas administrativas en vez de otro tipo de actividades que generen un mayor valor para la empresa.

A pesar de todo esto, son muchísimas las empresas que jamás se han planteado el emprender un proyecto de inteligencia de  negocios, que mejore la eficiencia en ese campo. La respuesta que dan es sencilla, ¿para qué quiero una solución que me de informes que ya obtengo de manera manual?  Si muchos  de esos directivos tuvieran un informe detallado sobre el coste del reporting en su empresa, serían mucho más propensos a estudiar un proyecto de este tipo.

Y es que los beneficios de los sistemas informáticos tienen un alto componente intangible, por lo que la misión de la persona que pretenda impulsar un proyecto es hacer tangibles las ventajas que acarrearía a la empresa.

Las razones para plantearse un cambio de sistema

Por un lado cuando muchas empresas  se deciden a implantar una nueva solución ERP, muchas veces suelen arrastrar problemas de funcionamiento graves que lastran su competitividad. Cuando un coche echa humo por el capó y la temperatura del motor nos marca niveles muy altos no es necesario ir a la ITV para saber que el coche está estropeado. Por lo tanto este tipo de proyectos muchas veces vienen marcados por la acuciante irreversibilidad de los hechos más que por una visión estratégica a largo plazo. En este caso siempre es recomendable  tener una estimación de los costes que este tipo de fallos suelen tener para la empresa, como por ejemplo horas de trabajo perdidas por caídas del sistema.

En otras ocasiones menos comunes el cambio o la adquisición de un nuevo sistema viene determinado por cambio en la orientación estratégica de la empresa (apertura de sedes en el extranjero o fabricación de nuevos productos) que ponen en evidencia las carencias del actual sistema y la empresa se ve en la necesidad mejorar el sistema actual.

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Golive

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla