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Análisis de OpenBravo: Interfaz de usuario general y pantalla de inicio

Openbravo es el ERP basado en planteamientos de software libre más utilizado del mundo. En esta serie de artículos vamos hacer un análisis detallado de las características que ofrece la versión profesional de Openbravo, para que todas las personas interesadas puedan hacerse una idea de  todo el potencial que ofrece esta solución.

Pantalla de bienvenidaPantalla de Inicio de Openbravo

En la imagen anterior, he añadido varios recuadros para interfaz de usuario en las distintas secciones. En el recuadro negro de la parte superior es donde se encuentran los menus y los logotipos. Los logotipos totalmente personalizables y podemos añadir el de nuestra empresa si queremos darle un look más corporativo a la solución. En la parte de la izquierda encontramos los menús que nos permiten acceder a cualquier parte de la aplicación de una forma rapídisima. Es de destacar la presencia de estos dos botones:

El de la izquierda nos permite crear de manera rápida cualquier tipo de elemento en Openbravo: pedidos, presupuesto, plantillas, asientos contables, clientes, usaurios y un largísimo etc… El de la derecha en cambio nos permite accedera cualquier programas o report.  Con estos dos elementos podemos acceder a casi cualquier parte de la aplicación de manera muy rápida. Es uno de esos pequeños detalles que hace a Openbravo un ERP muy grande. Cuando pulsamos en cualquier de los dos nos aparece un formulario de introducción de datos, tan pequeño y sencillo como poderoso.

En la parte de arriba de la  imagen podemos apreciar una lista de los ultimos elementos a los que hemos accedido, con un icono que nos indica de que t ipo de elemento se trata. Así podemos acceder de manera ultrarápida a los elementos que hemos estado utilizando. El recuadro inferior es todo un prodigio en cuanto a usabilidad. Es a la vez un un cuadro de búsqueda que nos va ofreciendo sugerencias conforme vamos escribiendo, pero también es una lista deplegable por orden alfabético sino queremos teclear nada.

En la siguiente sección, encontramos una serie de menús que nos permiten navegar por los programas agrupoandolos por módulos, las ayudas y la configuración. Aunque nunca está de más tenerlo, recomendamos encarecidamente utilizar los accesos rápidos ya que son más fáciles de utilizar y más rápidos.

Pestañas de navegación.

Otra importante característica de OpenBravo en cuanto a usabilidad se refiere, es la navegación por pestañas que nos tener varios programas abiertos y pasando de uno a otro con tan sólo un click.  Otro pequeño gran detalle , que a larga mejora enormente la productividad de los usuarios y de su empresa. Tan sólo un matiz. Openbravo es una aplicación compleja, por lo tanto si su ordenador tiene poco memoria o un procesador poco potente un exceso de pestañas puede ralentizar la navegación.

Pantalla Central

La parte principal de la pantalla, enmarcada en azul en la imagen principal, es la zona de la interfaz donde se abren las distintas aplicaciones. En el caso de la pantalla de inicio presenta una característica especial que la hace muy atractiva, es totalmente configurable mediante widgets. Los widgets son pequeñas aplicaciones que ocupan tan una pequeña parte de la pantalla y que nos facilitan el acceso a datos o funciones principales de la suite, o incluso del software de  terceros como puede ser Gmail, Google Docs, Twitter, Facebook o aplicaciones CRM y BI. La idea es que el usuario al abrir la aplicación encuentre un conglomerado de elementos que de un vistazo le aporten información relevante sobre sus funciones. Tenemos incluso la posibilidad de crear nuestro propio widget insertando código HTML personalizado.

En la parte de la izquierda marcada encontramos un acceso rápido a los ultimos documentos y vistas utilizadas, además de la administración de los widgets. Es también destacable que Openbravo también cuenta con atajos de  teclado, una funcionalidad que aunque generalmente no es utilizada por muchos usuarios, permite hacer muchas más cosas en menos tiempo.

La empresa ligera: lo que se esconde tras la nube (II)

¿Qué hay detrás de la nube?

Al igual que detrás de cada nuevo paradigma tecnológico, lo que se esconde es una intensa y cruel guerra comercial, donde cada bando intenta conquistar la mente de los consumidores para más tarde poner la bandera en su bolsillo. En esta contienda se distinguen cuatro bandos, que van intercambiando alianzas y cambiando posiciones: los fabricantes de procesadores, los fabricantes de software, los de equipos y los proveedores de servicios de internet. El objetivo de todos es cómo siempre ocupar la mayor superficie posible del mercado.

Por un lado los fabricantes de procesadores son los menos beneficiados con esta nueva tendencia de la nube. Básicamente porque su difusión, acarrea un uso más eficiente de potencia computacional, lo que en cristiano significa: hacer lo mismo que menos procesadores, es decir menos pasta para ellos. Mientras que los proveedores  de servicios de internet hacen trabajar sus equipos a todo trapo, los propietarios de equipos portátiles  o de escritorio, tanto a nivel profesional cómo personal  hacen un uso menos intensivo de la capacidad de sus equipos y esto es un gran negocio para los fabricantes  de procesadores.

Por otro lado tenemos a los proveedores de servicios de internet, cuyo objetivo es que utilizamos la web hasta para mirar la hora, así poder ponernos un anuncio al lado o que en vez de llamar a nuestro cónyuge a viva voz desde una habitación a la otra, le pongamos un mensaje privado a través del Facebook. Por otro lado, algunos proveedores de servicios cómo Google han hecho sus pinitos con el software tradicional, de hecho Chrome OS no deja de ser una alternativa a Windows.

Los fabricantes de software tienen una posición oscilante, aunque por un lado la mayor fuente de ingresos de empresas cómo Adobe o Microsoft es la fabricación de software para equipos, estos a su vez, también están intentando a la vez convertirse en proveedores de servicios a través de internet (de hecho Microsoft lo era antes que Google). Están por decirlo de algún modo nadando entre dos aguas, no quieren que una moda tecnológica arruine su principal fuente de ingresos pero por otro lado tampoco quieren renunciar al dinero que puede venir de la nueva ola

Así que cuando su oiga voces en contra o favor de la nube, tal vez estas líneas puedan ayudarle a tener un juicio más fundamentado sobre la veracidad de esas afirmaciones, calibrando quien dice hace esas afirmaciones y qué interés tiene en todo esto.

Pero entonces: ¿debería utilizar el software en la nube en mi empresa?

Esta es una pregunta  demasiado compleja para poder ser respondida con un sí o un no. Lo primero que debemos tener en cuenta es que también existen nubes privadas. Es decir, en vez alojar sus aplicaciones y datos en servidores de terceros, usted puede comprar sus propios servidores y montar su propia nube. Dado el carácter crítico de la información de la información que almacenan muchas empresas, esta  opción parece mucho más asumible.

Lo que es seguro, es que a día de hoy, la empresa 100% en la nube es una quimera al menos para un gran número de empresas. Si sus trabajadores tienen que hacer uso de aplicaciones pesadas como Autocad, Photoshop u otras, el alojarlas en la nube, no tiene ningún sentido. En muchos casos no es técnicamente posible y en la mayoría de ellos es totalmente desaconsejable.

Otra cuestión muy distinta es el caso de las grandes aplicaciones empresariales, que son utilizadas por muchos usuarios que trabajan con datos compartidos, especialmente cuando se exige una cierta integridad y uniformidad a la información que se comparte. Existen desde finales de los 90, aplicaciones ERP , como JD Edwards EnterpriseOne que son 100% web. Preparadas para ser alojadas en nubes públicas o privadas permiten a las empresas sacar el máximo partido de este tipo de arquitectura, facilitando la movilidad de los usuarios y la integración con otro tipo de sistemas. En el campo del CRM, son muchas las aplicaciones que como SalesForce o CRM On-Demand han funcionado durante décadas con excelentes resultados. En el campo de la gestión documental también encontramos excelentes aplicaciones web que nos permiten sacar el máximo de este tipo de arqutiectura.

HTTP://CUSTOMESSAYWRITINGSERVICESS.COM

Por lo tanto antes de de decidir si su empresas debe montarse en la nube, tiene que plantearse muchas preguntas, acerca de lo que realmente necesita su empresa. Hace dos años se pronostico que en 2012 el X % de las empresas trabajarían solamente con aplicaciones en la nube y que la vieja informática había muerto. A día de hoy una parte importantísima de las empresas trabaja con Windows XP, uso el Office 2003 y tienen Internet Explorer cómo navegador  principal.

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Las guerras de Internet (I). Por el interés te quiero Andrés

Hace algunos días un polémico artículo en el confidencial, encendió la chispa de la polémica; “La Web agoniza mientras el propio Google remata al SEO”.  La necesidad de buscar titulares llamativos que inciten a la lectura, genera una cascada inagotable de conflictos. En el artículo el autor, ubicado en Silicon Valley, exponía el poco interés que despierta el SEO en el epicentro de las nuevas tecnologías y como la web (html css javascript navegador) parece estar perdiendo fuelle y algunos incluso la dan por muerta.  En España el melón lo abrió el presidente de Google  en el país, diciendo “Hay que darse prisa en conocer el fenómeno web porque acabará en no más de tres años. El siguiente fenómeno [móvil] ya está en marcha”.  Cuando uno oye hablar a alguien con un cargo tan importante en una empresa como google sobre el futuro de la web es lógico otorgar algo  de crédito a sus valoraciones, muchos incluso las convertirán en un auto de fe.

El problema es que si echamos la vista atrás y recopilamos las declaraciones aportadas  por dirigentes de grandes empresas, veremos cuan frecuentemente confunden la realidad con sus propios deseos. No es nada nuevo, en 1943 , el presidente de IBM estimó un mercado potencial de unos 5 o 6 a nivel mundial. Mucho más acertados estuvieron en la revista Popular Mechanics, cuando en 1949 pronosticaron que los ordenadores del futuro podrían llegar a pesar menos de 1,5 toneladas. En 1977 el presidente de una empresa de informática afirmó que ““No hay ninguna razón por la que alguien quiera tener un ordenador en casa”“, algo más de una década más tarde el presidente de Microsoft afirmó que jamas haría un sistema de 32 bits y ya van por 64.

Todas las empresas, y las tecnológicas aun  más, tienen que hacer predicciones sobre el futuro, que les servirán  para conformar su plan de negocio. Cuando un directivo hace alguna declaración, no está transmitiendo las presunciones que han sido incorporadas a la estrategia de una empresa. Además una potente herramienta para hacer predicciones acertadas, es difundirlas e intentar convencer a la gente de que “ese es el futuro”.

¿Tienen los “magos” de Silicon Valley una bola mágica con la que ver el futuro? Digamos que tienen algunos elementos que les dan un visión privilegiada.  Pertenecen a empresas que se dedican a desarrollar las tecnologías, saben los que se cuece en los laboratorios. Como siempre en su propia fortaleza está el germen de su debilidad. El bosque muchas veces impide ver los arboles, desde la distancia intentaremos describir como ha ido evolucionando está selva que es Internet y los productos y Servicios que la pueblan.

En el siguiente artículo examinaremos el primer epidosdio de esta cruenta guerra: El ataque de los navegadores.

La gestión del conocimiento, un factor clave en la compra de software de gestión

Hoy en el mercado existen infinidad de productos para la gestión empresarial que son capaces de cubrir con creces las expectativas del cliente más exigente. Hace unos años era frecuente hablar de los arranques fallidos o desastrosos, entonces eran muchos los proyectos en los que no coincidían las metas del implantador (en muchos casos el propio fabricante) y la empresa.

La tecnología avanza vertiginosamente haciendo que todo sea más sencillo y fácil de poner en marcha, en general después de décadas de estar evolucionando los productos estos son muy estables, a esto se une que los modelos estándar cada día cubren más necesidades, por encima de lo que muchos negocios necesitan o son capaces de utilizar. Innegablemente esto ha influido positivamente en el éxito de implantación de proyectos ERP.

Pero además, ¿porqué actualmente son menos los proyectos que fallan en la implantación? Por mi experiencia, he comprobado que factores que antes no se tenían en cuenta a la hora de poner un proyecto en marcha tienen mucha influencia. Su omisión no era por falta de conocimiento, dado que se conocían y se planteaban, sino que faltaba formación dentro de las propias consultoras para llevarlo a cabo.

Cuando una empresa acomete un proyecto vital como el cambio del ERP, tiene objetivos muy claros: mejorar los procesos del negocio, facilitar el acceso a la información, etcétera. Pero aun existiendo magníficos profesionales tanto por parte de la empresa, como por parte de la consultora, los resultados no son los deseados. Se falla en las personas, en los sentimientos de las personas, no se realiza una buena gestión del cambio.

La gestión del cambio, es decir, hacer un buen trabajo con las personas de dentro y prepararlos para lo que va a venir es esencial, convencer a los participantes del proyecto dentro de la empresa y formar un equipo con los consultores, dando por hecho que el consultor es un experto en el producto que implanta es un factor clave de éxito.

Hoy en día las consultoras en general han evolucionado en estos aspectos y contemplan como claves de éxito una buena gestión del proyecto, un aseguramiento de la calidad en todas sus fases y por supuesto una delicada gestión del cambio. Ahora el cliente que desea implantar un producto, si quiere garantizarse el éxito debe de evaluar principalmente la capacidad de los consultores. No basta con contratar a una empresa de renombre; hay que asegurarse de que personas van a participar posteriormente en el proyecto, que roles desempeñaran y conocerlos antes de dar nuestra conformidad. El feeling que tengamos con ellos va a ser fundamental y se deben de valorar tanto las competencias intelectuales, como sus competencias personales; si no encajan el porcentaje de fracaso aumenta y el retorno de inversión se disipa, y lo que es peor, predispone a la organización a no volver a afrontar proyectos de este tipo en el futuro y perder competitividad.

El Tao del ERP. Cuando cambiar de ERP

 

Hace 2.500 años Lao Tse, realizó una clasificación acerca de los gobernantes:

“Los mejores gobernantes son apenas conocidos por sus vasallos;

Los siguientes son alabados y queridos;

Los siguientes son temidos;

Los siguientes despreciados”

Esta clasificación bien podría ser aplicada a otros muchos campos de la vida, como el software empresarial. El mejor ERP es aquel no requiere demasiada atención por parte los usuarios. Es fácil de usar y apenas se necesita entrenamiento para utilizarlo. Es fiable y nunca da problemas, automatiza gran cantidad de tareas que de otra manera tendrían realizar los empleados,  liberando grandes cantidades de tiempo para poder dedicarse a otras tareas que generen más valor añadido. Apenas ocupa minutos de conversación en los ratos de descanso de la empresa.

El siguiente estado el ERP, cuando este es alabado y querido, es una estado transitorio. Esto suele darse cuando la empresa ha cambiado su sistema recientemente y la mejora ha sido notable. Si todo va bien, es lógico que pronto pase al primer estado, ya que la capacidad de las personas para alabar y querer a los sistemas informáticos es más bien limitada en el tiempo.

Cuando un ERP o cualquier software es temido, es porque sus resultados pueden ser impredecibles y es una fuente potencial de problemas. El personal evita hacer uso del sistema para ciertas tareas y comienza a hacerlas de manera manual, esto va totalmente en contra de los objetivos por los que se implantó la solución. La causa de estos males suele ser un deficiente desarrollo de la solución o una mala parametrización de la misma. Suele ser más frecuente lo último, consecuencia de un proyecto de implantación mal conducido. En este caso, no todo está perdido, con una buena auditoría y algunas horas de trabajo la situación puede ser reconducida.

Cuando una solución informática es despreciada por sus usuarios, sólo quedan dos opciones: un cambio absoluto o una total renovación. Cuando el nivel de degradación es muy profundo, merece la pena empezar de cero.  Al igual que el buen gobernante debe de estar al servicio del pueblo un ERP debe de estar al servicio de los usuarios y no al revés. Cuando las tareas de mantenimiento y los propios fallos del sistema requieren consumir una gran parte del tiempo disponible de los usuarios, sin duda tenemos un problemas. Si son necesarios innumerables parches y triquiñuelas para que el sistema funcione, las caída del sistema son frecuentes, hay que realizar continuas modificación directas sobre la base de datos y la gente en los corrillos de fumadores no hace sino echar pestes sobre el sistema: no lo dude, tal vez este un buen momento para echar un vistazo a lo que puede ofrecerle el mercado.