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Grandes mentiras tecnológicas(I): El volumen de información crece de forma exponencial

Esta es una de las grandes mentiras que podemos leer negro sobre blanco casi a diario y que se origina en la confusión habida entre datos e información. Según Wikipedia, que tampoco podemos considerar como un parangón de fidelidad, información es:un conjunto organizado datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje”.

La caída en los costes de almacenamiento, el abaratamiento de los procesadores y su consecuente difusión ha provocado que cada vez almacenemos más datos. Parece ser que la cosa no va a detenerse aquí y probablemente los tecnólogos de Silycon Valley no estarán contentos hasta que la plancha de casa almacene al menos un Terabyte de datos diario. Pero detrás de todo esto subyace algunas preguntas: ¿Cuántos de estos datos tienen algún valor? ¿Somos capaces de aprovecharlos? ¿Tendré que vaciar de datos la plancha para que no funcione a trompicones?

El sentido común sugiere que a mayor volumen de datos más conocimiento, pero como casi siempre se equivoca. En la mayoría de los casos la realidad funciona justo al revés. Por muchos petabytes, zetabytes y trilobites que seamos capaces empacar en nuestros smartphones, a menos que estos sean capaces de cambiar nuestro estado de consciencia nunca serán información. Y aún existe otro factor de fondo mucho más inquietante, la información puede tener efectos perniciosos, haciéndonos creer cosas que no son ciertas e incluso perjudiciales para nosotros.

La cuestión de fondo es que no existe ninguna correlación entre el volumen de datos y el volumen de información. El primer conjunto depende de la capacidad de nuestros cacharros y sistemas de registro de generar y capturar datos, el segundo depende de nuestra capacidad para interpretar nuestro torrente de información sensorial.

El verdadero volumen de datos y su verdadero valor

Aquí aparece el problema de la redundancia. Hace años yo tenía todos mis correos almacenados en mi ordenador, que a su vez también estaban almacenados en el servidor de la. Hoy en día también utilizo mi teléfono y el navegador web. Por tanto, tenemos la misma información repetida en varios dispositivos. Esto se agrava más todavía con el uso de correos masivos prácticamente idénticos y que a su vez son almacenados por cada usuario en sus respectivos dispositivos.

También hay que tener en cuenta que muchos contenidos que se producen son refritos sin sustancia de otros. Este hecho no es nuevo. Los medios tradicionales también lo han estado haciendo al hacerse eco de noticias de agencias que son repetidas con pocas modificaciones por parte de un gran número de medios. ¿Qué valor tiene toda esa información?  La verdad es que muy poco y a veces incluso negativo. En general se asume el principio de que no hay información mala y que todo depende de lo que seamos capaces de hacer con ella. Alguien avispado y con suficientes recursos podría ser capaz de extraer algo de valor de todo ese sin sentido, pero precisamente es ahí donde reside la verdadera raíz del problema.

La cuestión de la atención, cada vez más tontos

Un apóstol de los datos nos dirá que cualquier dato es útil sólo tenemos que encontrar la forma de extraerle valor. Sin entrar a discutir este punto que me parece totalmente falso, sólo apuntaré dos cuestiones que suelen ser pasadas por alto por los tecnólogos, debido a su arbitrariedad y alto componente abstracto, lo cual impide que sean contenidas en algoritmos, pero no por ello son menos trascendentales: el coste de oportunidad y escasez de recursos, concretamente de la escasez del recurso más preciado: la atención. Porque cuando prestamos atención a una cosa no prestamos atención a otra y puede que eso que ignoramos sea a la postre más interesante.

La tecnología contrariamente a lo que pensamos tiende a hacernos más inútiles. Es mucho mayor la destreza y atención que necesitaba un cazador del periodo lítico para obtener alimentos que a la de agricultor de la edad de bronce. A su vez un comprador de supermercado necesita todavía menos habilidades. Desde que la revolución mecánica se impuso la necesidad de fuerza ha sido cada vez menor, hasta el punto de tener que hacer ejercicio para no acabar convertidos en bolas de sebo. Desde que el uso de calculadoras y ordenadores se ha generalizado nuestra capacidad de cálculo mental se ha visto mermada.  Numerosos estudios apuntan a que Internet ha tenido un efecto parecido en nuestra capacidad de concentración y síntesis. A todo esto, se une el problema de la sobre estimulación. En una sociedad con un altísimo nivel de estímulos e información disponible resulta cada vez más difícil extraer algo de valor porque hay que escarbar cada vez más para separar el grano de la paja. Estudios conductuales llevados a cabo en el campo de la psicología sugieren que, a partir de un cierto nivel, cuanta más información tenemos peor decidimos. Lo cual explica como un taxista puede elegir mejores valores de inversión que un gestor de fondos.

El desarrollo de tecnologías como el Big Data y el Machine Learning no son más que la consecuencia inevitable de todos estos problemas planteados. Los sistemas tradicionales de gestión de información se han mostrado incapaces de procesar y aprovechar todo este maremágnum de datos que generamos cada día. Si las empresas hoy en día quieren evitar ahogarse en este mar datos o lo que es peor que les arrase como un tsunami deberían comenzar a plantearse el cambiar su forma de gestionar la información.

En este sentido las empresas deben incorporar sistemas cada vez más “inteligentes” no solamente capaces de procesar y estructurar toda la información, sino que además deben poder tomar decisiones en base a los datos obtenidos. Esta es la única forma posible de contar cada vez con más y mejor información además de trabajar y mejorar nuestra capacidad de información y atención.

Soluciones de control de las condiciones bancarias

Una buena gestión de la tesorería en una empresa es sinónimo de éxito.

El control de los flujos de caja y de las cuentas bancarias debe ser primordial para evitar problemas como la falta de liquidez o el exceso de tesorería; sobra destacar que ninguna de las situaciones son, para nada, recomendables.

Para ello, existen herramientas que mejoran la comunicación de las empresas con los bancos haciendo posible un control exhaustivo y dinámico de los cobros y pagos registrados en las diferentes cuentas, oficinas y entidades, así como de la evolución de los productos financieros donde las empresas tengan invertido el dinero o vayan a invertirlo.

Hasta este punto muchas de las soluciones del mercado cumplen, mejor o peor, estas premisas, pero el control de la tesorería no sólo finaliza aquí. Un control y una gestión de los movimientos de las cuentas es necesario, , pero también es necesario el control de las propias cuentas y bancos.

Las condiciones que la empresa firma con un banco al crear las cuentas pueden variar a lo largo del tiempo, incluso sin previo aviso. Un control de estas condiciones favorece sobremanera a la empresa, sabiendo en todo momento qué entidad o entidades con las que trabaja le ofrece mejores condiciones o cuál las ha modificado beneficiando o perjudicándola.

Esto se traduce en una gestión dinámica y eficiente de la tesorería y de los productos bancarios, ya que en última instancia permite a la empresa ahorrar dinero y evitar conflictos con las propias entidades.

En este sentido, Sage XRT aúna estas (y más) características que le otorgan las propiedades de una herramienta potente, flexible y tremendamente dinámica a la hora de gestionar y controlar la tesorería de su empresa y la comunicación bancaria.

Wearables: bienvenidos a la era post-pc

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A día de hoy utilizamos dispositivos electrónicos para casi todas las tareas que desarrollamos diariamente: el ordenador para trabajar, el móvil para comunicarnos, robots de cocina, aspiradoras autónomas, sistemas de navegación en los coches, videoconsolas para nuestro tiempo de ocio, etc.

La informática ha cambiado completamente nuestra manera de trabajar, empezando por los ordenadores, que ayudaron a ahorrar ingentes cantidades de papel en informes impresos y tiempo de trabajo invertido en el análisis de datos, y siguiendo por los dispositivos móviles, que nos permitieron trasladar dichos ordenadores a cualquier lugar.

El último horizonte tecnológico alcanzado ha sido la era “post-pc”, donde los ordenadores tal y como los conocemos han sido reemplazados en muchos puestos de trabajo por los dispositivos móviles, como los smartphones y las tablets, y recientemente, por los wearables o dispositivos portátiles.

Estos últimos están experimentando un alto crecimiento en cuanto a su uso en el entorno empresarial debido a su manejo intuitivo y, en muchas ocasiones, sin necesidad de usar las manos. Esta característica les otorga una ventaja sustancial respecto a los que están sustituyendo, dado que los dispositivos móviles necesitan una interacción manual para poder ser utilizados.

Los dispositivos portátiles asimismo recopilan datos de diversas fuentes que son, bien almacenados local o remotamente, o bien enviados a otros dispositivos para analizarlos para conseguir información relevante tanto de los procesos que ha realizado el trabajador, información sobre el propio trabajador e información sobre aspectos relevantes a la empresa.

Estos dispositivos son los encargados de recoger los datos, pero no son los encargados de procesar la información que éstos les brindan, necesitan algo más. Éstos necesitan comunicarse con los sistemas informáticos empresariales, como JD Edwards, mediante aplicaciones diseñadas específicamente para ellos.

Estas aplicaciones deben ser intuitivas y sencillas de manejar, a fin de cumplir el objetivo original de los dispositivos: facilitar de la manera más cómoda posible el trabajo al usuario, utilizándolos mediante interacciones manuales rápidas y sencillas o mediante comandos de voz.

Además el interfaz de usuario debe ser acorde al dispositivo empleado, así como su display, de manera que la información solicitada se pueda ver rápidamente y el operario pueda obtener la ayuda que necesite y seguir con su trabajo aumentando así su productividad y, por ende, la eficiencia de la propia empresa.

Los más empleados a día de hoy son los relojes (smartwatches), pulseras y gafas inteligentes (smartglasses). Éstos se emplean tanto en el mundo empresarial como de manera privada por los consumidores, dado que son dispositivos asequibles para este consumidor privado. No obstante, existen otros como anillos, prendas y brazaletes inteligentes que ya pueden adquirirse pero que se encuentran en las primeras fases de desarrollo y todavía no han alcanzado todo su potencial.

Los dispositivos mencionados tienen multitud de aplicaciones en las empresas dado que aumentan la productividad del trabajador al mismo tiempo que aumentan la de la empresa. Además, ésta última, consigue información en tiempo real sobre sus procesos y sus trabajadores, que puede utilizar en beneficio propio mejorando la eficiencia en sus procesos y la calidad del trabajo de sus empleados.

A día de hoy, los sectores que más utilizan esta tecnología son los sectores de logística, fabricación/manufactura y la venta al por menor. Estos dispositivos son muy utilizados en las tareas de almacén (picking, organización, inventario, etc.), donde los trabajadores, empleando en este ejemplo las gafas inteligentes, pueden conocer qué artículos y qué cantidad de los mismos son necesarios, dónde están localizados e ir escaneando dichos artículos y sus embalajes a medida que los van recogiendo y empaquetando, completando las tareas encomendadas y sin perder tiempo en utilizar una pistola de escaneo de códigos de barras y una lista, en pda/tablet o papel, de artículos y tareas por completar/recoger.

Estos dispositivos también son interesantes para la formación de los empleados, dado que gracias a la realidad aumentada, los equipos de trabajo del sector de la manufactura por ejemplo, pueden ver rápidamente las piezas o elementos que van a fabricar en el siguiente lote y ser formados mediante esta tecnología de manera mucho más rápida. Asimismo, de manera previa a la formación, el equipo de diseño puede utilizar la combinación de gafas y brazalete inteligentes para diseñar en 3D las nuevas piezas o elementos que posteriormente se fabricarán de una manera más dinámica y visual que en un dibujo en dos dimensiones.

A modo de conclusión, destacaría que la mayoría de estos dispositivos se encuentran en fases muy tempranas de desarrollo y que además algunos conservan una dependencia directa con los dispositivos móviles (smartwatches y smartphones en este caso) que les restan independencia, así que todavía tardarán algún tiempo en alcanzar todo su potencial, tanto en el uso privado como en el uso empresarial, llegando incluso a sustituir a los móviles y tablets en más de una ocasión.

Por ello, estar informado de estos avances tecnológicos podrá marcar la diferencia en un futuro no muy lejano entre su empresa y su competencia en el grado que esté también preparado para adoptar estas innovaciones, mediante la elección de un ERP integrable con esta tecnología, por ejemplo.

Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

Visualización dinámica de datos: Datos, información, Conocimiento.

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La toma de decisiones en las empresas debe ser un proceso ágil y rápido. Para ello son necesarias herramientas que faciliten la gestión de los informes en tiempo real y permitan a los responsables de los departamentos tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

Los datos no son información por sí mismos, han de ser destilados para generar el conocimiento que será la base que fundamente la toma de decisiones. Las empresas manejan enormes volúmenes de datos y deben convertirlos a la mayor brevedad posible en información comprensible, útil y eficiente.

Contando con que el tiempo en las empresas es limitado y que nuestra capacidad para asimilar la información es aún menor (la mayoría de los cerebros sólo prestan atención durante un máximo de 45 minutos), necesitamos herramientas que sinteticen la información en formatos que faciliten su comprensión.

Para ello, los datos tienen que ser ordenados y organizados para que muestren la información que el usuario está buscando. La consecución de estos procesos puede distorsionar la información que se quiere dar, por lo que el usuario deberá crear jerarquías y modelos organizativos para garantizar la integridad y la coherencia de la información. Se debe evaluar, analizar y representar de manera que nos ayude a conocer su significado.

Es ahí donde entran en juego las herramientas de visualización dinámica, que ordenando y jerarquizando los datos suministrados muestran la información que el usuario demanda. Esta visualización, además de ser atractiva ha de plasmar, comparar y combinar los hechos más significativos para que el usuario pueda inferir su significado contextualizando la información.

Estas herramientas facilitan la exploración, algo que los antiguos sistemas no permitían. Esto se debe a que éstas plasman la información de manera visual y dinámica. Mediante gráficos de todo tipo, permiten al usuario navegar por la información de la manera más rápida posible mientras que con los métodos estáticos esto no era posible, empobreciendo la experiencia.

Estos gráficos y tablas pueden ser introducidos tanto en informes estáticos (powerpoints, pdfs, etc.) como en informes dinámicos, haciendo más interesantes aún las presentaciones a la hora de exponer la información.

Es aquí donde se observa un cambio sustancial en cuanto a la visualización de datos se refiere. En primer lugar tenemos los informes clásicos, en los que se desgrana la información de una manera estática, ya plasmada en el informe correspondiente sin posibilidad de variar lo existente.

Las herramientas de visualización de datos permiten no sólo visualizar los datos si no explorarlos, entendiendo esta exploración como navegar por ellos creando al mismo tiempo elementos dinámicos que ayuden al usuario a analizar la información de una manera mucho más eficiente.

A fin de cuentas una visualización de información explica historias, simplifica, mide, compara, explora, descubre…con el objetivo de convertir los datos en información y ésta última en conocimiento.

Sumado a estas ventajas, una herramienta de estas características basada en la nube (On Cloud) resulta mucho más interesante para todas aquellas personas del ámbito empresarial que deban realizar este tipo de análisis y/o presentaciones, dado que les otorga movilidad y facilidad en el acceso así como facilidad en el uso, ya que pueden emplearlas desde cualquier dispositivo con acceso a internet dejando a su elección cuál les resulta más cómodo para trabajar.

 

En este campo, Oracle ofrece una solución llamada Visual Analyzer (OVA) que integra a la perfección todos los datos relevantes de la empresa permitiendo una exploración de los datos eficiente y cómoda, y haciendo del reporting algo mucho más llevadero, visual e interesante.

Si desea más información, no dude en consultar la sección específica en nuestra página web:

http://onegolive.com/es/portfolio-golive-soluciones-consultoriaerp-crm-bi/oracle-visual-analyzer

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

imagen_pbcsLa planificación financiera y la realización de presupuestos pasan a formar parte de la nube agilizando ambos procesos y mejorando el reporting, ofreciendo a las empresas nuevas ventajas en la gestión del control presupuestario.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) ofrece a las empresas las herramientas necesarias para llevar a cabo los procesos de planificación financiera y presupuestación mediante servicios on-cloud, es decir, disponibles desde cualquier dispositivo que posea acceso a internet desde cualquier parte del mundo.

La principal ventaja que ofrece la solución cloud para la empresa es su rápida implantación, ya que no es necesaria una inversión en IT y su fiabilidad y rendimiento han sido probadas anteriormente con Hyperion Planning Application, recogiendo toda su funcionalidad. Destaca la flexibilidad en el despliegue de la solución en la organización ya que la solución se adapta al negocio y no al revés.

Oracle PBCS evita las mega-hojas de Excel, solucionando el problema de la compatibilidad de versiones y el gigantesco volumen de correos electrónicos que se da al actualizar el presupuesto por parte de cada filial o departamento. Además evita la consolidación errónea de datos al contar con un repositorio centralizado construido sobre una base de datos centralizada.

Oracle PBCS mejora también el reporting de la organización, permitiendo al usuario poder jugar con los datos y cambiarlos por divisa, por organización o por departamento de manera fácil e intuitiva, además de poder integrarlos en los informes de Microsoft Word o Powerpoint para una mayor personalización de los mismos.

Oracle PBCS permite el empleo de Excel como marco de trabajo mediante el Smart View, posibilitando al usuario modificar e introducir datos desde la solución directamente, o desde MS-office a fin de hacer más cómodo su trabajo.

A continuación os dejamos un vídeo resumen en inglés de la solución. Si quiere ampliar la información no dude en visitar la sección de la solución en nuestra página web o ponerse en contacto con nosotros.

 

 

El internet de las cosas y su impacto en la empresa

“¿Que es eso del Internet de las cosas? ¿Lavadoras que hablan con neveras?”, hace unos días escuché esta jocosa reflexión cerca de una máquina de café. Me hizo reír durante un buen rato. Como casi todo lo que nos hace gracia contenía una algo de verdad. El Internet de las cosas en esencia no es más que eso máquinas que se comunican entre ellas sin intervención humana más allá de la instalación y supervisión.  El principio es sencillo pero sus implicaciones son bastante profundas y en el ámbito empresarial no van significar simplemente que la fotocopiadora hablará con la máquina de café.

 

El sino de la evolución tecnológica

Una de las pocas tendencias constantes que podemos observar en el desarrollo tecnológico es la disminución del costes de oportunidad. Cada nueva tecnología a pesar de ofrecer unas ventajas casi siempre lleva asociado unos inconvenientes y limitaciones, en el caso de los vehículos podría ser el coste por consumo de carburantes, la contaminación, la autonomía de los vehículos o su incapacidad para circular por ciertos terrenos. En el caso de las soluciones de gestión y equipos electrónicos para empresas un claro ejemplo podrían ser los costes de implantación, mantenimiento así como la gran cantidad de conocimientos técnicos.

Conforme una tecnología se va desarrollando además de mejorar su funcionalidad, capacidad y potencia también se va perfeccionando para disminuir sus inconvenientes y limitaciones. De hecho cuando una tecnología alcanza un cierto grado de madurez este aspecto acaba por lo general convertido en un asunto prioritario. La velocidad máxima y potencia de los utilitarios se ha mantenido relativamente estable durante las dos ultimas décadas. Un coche con 140cv se considera que potencia más que suficiente para satisfacer las necesidades de desplazamiento de cualquier familia. ¿Donde se ha puesta el énfasis? En hacer los viajes más cómodos, con un menor consumo de combustible y con mayor seguridad.

En el caso de las soluciones para empresas pasa exactamente lo mismo. Las redes M2M llevan décadas siendo utilizadas por las empresas, aun cuando todavía no había ni siquiera inventado el termino M2M. El problema de este tipo infraestructuras era su elevado coste y alta complejidad técnica limitaba enormemente la capacidad de gran parte de las empresas de rentabilizar estas inversiones.

Durante los últimos 10 años hemos asistido a una disminución del coste, tamaño y consumo de los microprocesadores y dispositivos, así como una universalización de las redes de comunicación, una mayor estandarización de los protocolos de comunicación además de un mayor disponibilidad de personal formado y capacitado para diseñar montar, instalar y explotar este tipo de sistemas. En resumen la tecnología ha alcanzado un punto de maduración en el que se va a hacer accesible y rentable para un número de empresas cada vez mayor.

Una nueva forma de interactúar con la tecnología

Si para algo sirve el que las máquinas puedan comunicarse y ajustar su comportamiento en base a la información recibida es para que nosotros tengamos que hablar menos con ellas, darles menos instrucciones y tener que estar menos encima. Al igual que un perro guardián bien adiestrado que protege la propiedad tanto si el amo está en casa como si no, las redes M2M (Machine to Machine) deben de ser capaces de realizar tareas complejas sin apenas necesidades de supervisión.

Esto lógicamente va a tener una consecuencia, la disminución de la complejidad técnica necesaria para realizar gran cantidad de procesos en la empresa.  Esto no quiere decir que desaparezcan las barreras de entradas, simplemente van cambiar. Pero si introduce un punto de inflexión, dado que a partir de ahora las cosas funcionaran mejor habrá que dedicar menos esfuerzo a hacerlas funcionar, de ahora en adelante el enfasis habrá que ponerlo cada vez más en analizar y comprender como tenemos que ponerlas a trabajar para que ayudan mejor a la consecución de los objetivos de nuestro negocio.

La comprensión del negocio una auténtica barrera de entrada

Necesitan eso sí de unas instrucciones y reglas de negocio bien definidas y estructuradas, en las que hay que invertir tiempo y esfuerzo y que sobre todo exigen una comprensión previa y profunda de los procesos de negocio involucrados y conectados con el trabajo de esa red M2M lo cual no está al alcance de todas las empresas. El conocimiento técnico y la capacidad financiera serán un barrera de entrada menor, el conocimiento del mercado y los procesos de negocio serán los muros a franquear por los retadores en muchos mercados.

Si algo escasea son buenos analistas son buenos analistas, no tan sólo en los negocios sino en prácticamente cualquier faceta de la vida. Por tanto escasean también las  empresas que tengan una definición y conocimiento preciso de su modelo de negocio de los procesos implicados y su interrelación.

Nuevas tecnologías y optimización de la producción

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La producción flexible es el futuro de la industria, siempre lo ha sido y siempre lo será.  Fabricar solamente lo que vamos a vender, es algo fácil de decir pero no tan fácil de lograr.

En los comienzos de la industria el dar salida a la producción no suponía un gran problema. Tal y como decía Henry Ford: «cualquier cliente puede tener el coche del color que quiera siempre y cuando sea negro». Conforme la competencia fue creciendo y los stocks comenzaron a acumularse fue necesario el empezar a mirar las cosas desde otra óptica.

En un principio se creyó que simplemente era una cuestión de ajustar la cantidad de unidades producidas a la demanda. Aunque a priori tiene mucho sentido, si esta es nuestra única estrategia de mercado podemos acabar con una demanda de nuestros productos igual a 0. El análisis estadístico de las engañosas correlaciones, aportó una nueva teoría, la clave estaba en el precio y su variación al alza o a la baja. Siempre y cuando no cambien factores que a la postre están en constante movimiento como la oferta de los competidores y productos sustitutivos además de los costes base.

Aunque los académicos siguen elucubrando desde sus sillones como encontrar la fórmula mágica que encaje producción con demanda, las empresas desde hace tiempo que han enfocado una visión mucho más práctica del asunto, intentando averiguar qué es lo  que quiere el cliente para así ofrecerlo de una manera competitiva intentando diferenciarse de sus competidores.

Durante décadas este enfoque ha sido realizado de una forma similar, estudios de mercados, benchmarking, etc… El concepto general era probar ideas con muestras que se consideraban representativas asumiendo que si funcionaba con la muestra funcionaría con el mercado. Hasta que comenzó la revolución digital, realmente pocas cosas cambiaban.

La nueva economía

Desde que los primeros ordenadores personales hicieron su aparición la evolución tecnológica ha sido constante, abriéndose  todo un mundo de posibilidades que sólo ahora comienzan a desarrollarse totalmente.

La primera y más obvia de ellas es la integración de los sistemas de información de todos los miembros de la cadena de valor. Esto permite una mayor precisión a la hora de realizar las estimaciones e incluso garantizar que un parte de esas estimaciones se base en compromisos por parte de clientes, reduciendo todavía más lo márgenes de error.

En general esta nueva forma de compartir la información con nuestros clientes y proveedores permite reducir de manera drástica los tiempos de respuesta. Muchas veces la información puede compartirse de forma automática sin necesidad de que ninguna persona intervenga. Los sistemas más avanzados son capaces de informar a los agentes implicados cada vez que se produce un cambio de relevancia. Es una evolución lógica siempre que surge una nueva tecnología intentamos utilizarla para hacer más rápido lo que ya estamos haciendo.

Otra aplicación común ha sido la integración vertical, vendiendo a los clientes directamente a través de la web. Gran parte de la venta al detalle de muchos artículos como moda, complementos, electrónica o cultura se realiza en estos momentos a través de Internet. Al simplificar los canales de distribución mediante un contacto directo con el cliente se dispone de una información mucho más directa sobre la demanda de productos.

La interacción social con los productos

Con el tiempo han ido surgiendo nuevas formas de aprovechar las tecnologías digitales. Un ejemplo claro ha sido el de las redes sociales. Mediante su uso han sido muchas las firmas que han abierto un canal de comunicación directa con los usuarios finales obteniendo una valiosa fuente de información de cómo los clientes interactúan con sus productos, que problemas encuentran que cosas podrían mejorar.

Esta es sin duda una forma mucho más directa e inclusiva que los tradicionales métodos de test de producto. Con este método estamos obteniendo información en tiempo real sobre la respuesta de nuestros productos en el mercado y además tenemos una vía de comunicación directa para resolver las incidencias y problemas que puedan  tener nuestros clientes. Todo ello a un coste relativamente bajo. La principal falla que suelen tener las empresas que utilizan las redes sociales como canal de comunicación es saber incorporar toda esa información en su estrategia de producto, rectificando y mejorando el diseño de su cartera de  productos.

¿Serán capaces las empresas algún día de salvar de manera efectiva la gran brecha de información que separa el marketing de la gestión de la producción?

La impresión en 3D una nueva forma de concebir la manufactura de productos

Con la impresión en 3D ha supuesto un nuevo modelo de negocio en lo que se refiere a la forma de producir un gran rango de productos. El fabricante o impresor queda totalmente disociado del diseño del producto, el simplemente recibe un conjunto de especificaciones técnicas del mismo y lo produce. Esto permite lograr el ansiado objetivo de fabricar exclusivamente bajo demanda.

Y es que con las nuevas técnicas de impresión en 3D y especialmente con el abaratamiento que han experimentado en los últimos años, la producción de grandes series de artículos sólidos probablemente experimente un serio revés. Para empezar los costes por localización caerán en picado. Los costes totales de operar una impresora en 3d tienden a ser similares en todos los lugares. Por lo tanto no tiene sentido ubicar nuestra producción en otro país aunque los costes laborales sean menores. Por otro lado el tener el centro de producción cerca de los clientes otorga una ventaja en la capacidad de respuesta además de abaratar los costes de transporte.

 

Las soluciones de movilidad y la gestión de ventas

movilidad

 

Una parte importantísima de la actividad de ventas tiene lugar fuera de la empresa. Nunca ha sido un buen síntoma el tener a los comerciales en la oficina. Lo triste es que muchas veces estos tienen que pasar más tiempo en oficina del estrictamente necesario por cuestiones administrativas y de gestión detrayendo tiempo a la actividad principal a través de la cual aportan valor a la empresa, la venta.

Los sistemas de gestión comercial o CRM, en principio ideados como soporte y apoyo a la actividad comercial se han convertido muchas veces en justamente lo contrario, una herramienta de control que impone una carga administrativa y que mantiene ocupados a los comerciales reportando y rellenando formularios, para generar engrosar bases de datos que en muchos casos ni son revisadas ni correctamente procesadas para extraer el valor contenido en toda la información que reportan los comerciales. Al final todo se reduce a un análisis de ventas contra objetivos, sin que se profundice en el aspecto cualitativo de prospección de la información aportada que podría conducir con un poco de trabajo al desarrollo de estrategias de mercado y tácticas de venta que serían muy beneficiosas en el corto y medio plazo a los intereses de la empresa.

En muchos casos es imposible obtener este tipo de beneficios porque no se ha dedicado el tiempo necesario al análisis y desarrollo del sistema implantado, para adaptarlo a las necesidades reales de la empresa. Si cada empresa es un mundo, la gestión comercial y el marketing es un mundo dentro de ese mundo. Empresas con actividad muy parecida desarrollan estrategias de marketing y de venta totalmente dispares con necesidades de soporte intrínsecamente diferenciadas.

Las soluciones de movilidad como motor de cambio

Las soluciones de movilidad bien planteadas pueden aliviar de manera eficaz la carga administrativa extra que supone un sistema CRM para el comercial.  Los vendedores pueden rellenar fácilmente los partes de venta nada más terminar la visita, sin necesidad de sentarse frente a un ordenador. Mediante formularios inteligentes, se elimina la necesidad de introducir información como fecha, hora, clientes, etc. , que pueden ser incluidas directamente por el sistema o copiadas de la agenda.

El comercial puede aprovechar los momentos de espera o los tiempos muertos para rellenar los partes, maximizando así la productividad. Los pedidos y las consultas de disponibilidades también pueden realizarse al vuelo mientras se está hablando con el cliente, lo que no sólo mejora la calidad del servicio y rapidez de respuesta sino que además ofrece una imagen mucho más profesional de la empresa y su capacidad de gestión.

Además los comerciales pueden añadir notas de voz o imágenes enriqueciendo todavía más la información contenida en el sistema. Al facilitar las tareas de reporte se consigue no solamente mejorar la eficiencia sino que la información contenida en el sistema sea mucho más fidedigna y pueda ser utilizada de manera efectiva para mejorar la estrategia comercial de la empresa.

A nivel de control de la actividad comercial, las soluciones de movilidad permiten introducir sistemas de rastreo con los que incluso podemos monitorizar en tiempo real como está desplegada nuestra fuerza comercial.

Como influir a nivel interno en el proceso de implantación de un ERP

infuir_proceso_erpLa compra de un ERP por parte de una organización es un proceso complejo con implicaciones para todos los departamentos. La capacidad funcional y de uso que ofrezca la solución a los problemas específicos de nuestro departamento tendrá  implicaciones  a largo plazo en nuestra forma de trabajar e integrarnos con el resto de la empresa.

A  la hora de optar por una solución ERP es recomendable tener una visión global de empresa y no dejarse llevar por cuestiones departamentales que afectan solo a una pequeña parte. Lo óptimo es que cada departamento tenga una presencia en el proceso y sea capaz de poner encima de la mesa cuáles son sus necesidades y requerimientos para que la solución cumpla con sus expectativas y necesidades. No hacerlo es una imprudencia con consecuencias a largo plazo.

Los departamentos deben observar una actitud asertiva e integradora. Con  una implicación una implicación activa en el proyecto, orientados a la mejora, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone el cambio. Debemos plantear las necesidades a cubrir en nuestro departamento y si observamos resistencias en el resto, el camino es demostrar el impacto negativo que en el futuro tendrá para la organización. No debemos de olvidar nunca que uno de los principales objetivos es siempre integrar las operaciones de la empresa de forma efectiva

Saber lo que queremos

Lo primero es hacer un análisis de que ventajas y mejoras esperamos lograr y que aspectos clave del funcionamiento de nuestro departamento, no queremos que se vean alterados. Lo interesante en esta fase es ser lo más extensivo posible y luego priorizar los objetivos según su importancia, conscientes de que generalmente va a ser muy difícil que todos se cumplan. Por eso es muy importante tener claro que es lo irrenunciable.

Para poder defender nuestra posición nada mejor que aportar datos y cifras. Aunque a veces estas puedan tener un carácter especulativo. Es mejor una especulación fundada y elaborada que una valoración a voz de pronto.

Un buen negociador tiene clara siempre la lista de prioridades e incluso hará especial énfasis en aspectos que no son realmente importantes para él a fin poder utilizarlos como concesión a la otra parte, asegurándose así el no renunciar a ninguno de sus puntos clave.

Desarrollar una estrategia

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos obtener llega el momento de definir una estrategia. Para ello debemos de ser capaces de manejar un enfoque lo más amplio posible.  Cuando tratamos asuntos complejos que involucran a muchas personas con fuertes conflictos de intereses, nos enfrentamos a niveles de complejidad que no admiten soluciones sencillas ni lineales. Máxime si tenemos en cuenta que cualquier solución que no satisfaga ampliamente a todas las partes puede ser considerada como un fracaso.

Primer frente: Participar y ejercer cierto control  sobre el proceso

Cuando se da un proceso de cambio de este tipo, no suele haber muchos voluntarios a nivel interno con ganas  de implicarse. En la mayoría de los casos un cambio de ERP suele verse como un mal inevitable. Algo que la empresa necesita para mejorar y seguir creciendo pero que supondrá una molestia durante el tiempo que dure, entorpeciendo los quehaceres diarios pero que con el tiempo traerá una supuesta mejora que aún está por demostrar. Siempre hay gente implicada que cree en la importancia del proyecto, convencida de que es necesario para que la empresa pueda progresar. También hay personas que no tienen ningún interés en el cambio y que se dedican a torpedear el proyecto de manera más o menos indirecta. Casi siempre ambos extremos son una minoría y el grueso general de la empresa suele adherirse a la primera visión.

Si queremos aprovechar el proceso para el provecho de nuestro departamento, debemos de ser capaces de manejar las expectativas que este genera en las distintas partes implicadas. La indiferencia por parte de otros,  puede ser un factor clave en nuestro favor a la hora de poder ejercer un cierto control sobre el proceso. Teniendo una implicación temprana y activa seremos capaces de lograr la influencia necesaria para hacer valer nuestro punto de vista además de información de primera mano sobre su marcha y las implicaciones. Pudiendo influir sobre fechas, recursos y fases de despliegue.

Segundo frente: La búsqueda de aliados internos

En un proceso entre varias partes es muy complicado salir victorioso en solitario. Por eso es importante saber alinear y alinearnos con el resto de agentes implicados. Un buen método es comenzar por aquellos departamentos o partes de la empresa que están más estrechamente vinculados con nuestra área funcional, ya que seguramente habrá muchos procesos en los que intervienen ambos departamentos y en los que una mejora traería un beneficio mutuo.

Por ejemplo cualquier mejora en los proceso de recepción de materiales incide positivamente en el departamento de fabricación.  Siendo conscientes de estas relaciones, podemos encontrar más puntos de entendimiento con el resto de departamentos, para entre todos ser capaces de definir una solución que realmente responda a las necesidades de la empresa.

Otro factor muy importante a tener en cuenta son las luchas de poder inherentes a cualquier organización, incluso las caritativas. Cualquier cambio estructural importante tiene implicaciones potenciales en el status quo y las relaciones de poder. Aquí entramos muchas veces en cuestiones de carácter personal que poco o nada tienen que ver con una buena gestión. Muchas veces se invierte más esfuerzo en ganarse de cualquier manera la confianza de los superiores que en el desempeño correcto del trabajo. Nadie mejor que usted puede saber cómo está la situación en  su empresa, pero esto no siempre es suficiente. Conviene reflexionar sobre cómo se comportarán las distintas personas clave ante el nuevo proyecto. No podemos pasar por alto la capacidad de veto o de impulso que algunas personas clave pueden tener sobre aspectos que nos resultan cruciales.

Tercer frente: las relaciones con el partner

En más de un 90% de los casos las implantaciones son llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa que trabaja de forma estrecha  con el equipo interno. Cuando una consultora afronta un proyecto como este, debe de hacer una gestión del cambio efectiva que elimine o minimice las trabas al proyecto. Para esto es imprescindible contar con aliados dentro de la empresa.

¿Pero qué ventajas puede obtener su departamento de tener una buena relación con el partner? Muchas y muy variadas. El proceso de implantación de un ERP es a dos partes y para lograr el éxito se necesita una implicación muy activa por parte de ambos. Es el partner el que propone un plan de proyecto, calendarios, etc… y en general la mayor parte de las acciones que por supuesto tendrán que ser ratificadas por la empresa. Si conseguimos establecer un puente de comunicación y confianza efectivo con la consultora, tenemos mucho ganado de nuestra parte.

Una actitud colaborativa con el partner hará la transición mucho más fructífera, evitando problemas y maximizando beneficios. Además son ellos los que cuentan con la experiencia en este tipo de proyectos y pueden asesorarnos de manera valiosa a la hora plantear estrategias o adoptar mejoras.

Si tenemos en cuenta estos tres puntos, estaremos en disposición de maximizar el potencial de la nueva solución para nuestro departamento, ejerciendo una influencia positiva que se traduzca en mejoras en el trabajo de nuestro equipo y los resultados ofrecidos.