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Grandes mentiras tecnológicas(I): El volumen de información crece de forma exponencial

Esta es una de las grandes mentiras que podemos leer negro sobre blanco casi a diario y que se origina en la confusión habida entre datos e información. Según Wikipedia, que tampoco podemos considerar como un parangón de fidelidad, información es:un conjunto organizado datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje”.

La caída en los costes de almacenamiento, el abaratamiento de los procesadores y su consecuente difusión ha provocado que cada vez almacenemos más datos. Parece ser que la cosa no va a detenerse aquí y probablemente los tecnólogos de Silycon Valley no estarán contentos hasta que la plancha de casa almacene al menos un Terabyte de datos diario. Pero detrás de todo esto subyace algunas preguntas: ¿Cuántos de estos datos tienen algún valor? ¿Somos capaces de aprovecharlos? ¿Tendré que vaciar de datos la plancha para que no funcione a trompicones?

El sentido común sugiere que a mayor volumen de datos más conocimiento, pero como casi siempre se equivoca. En la mayoría de los casos la realidad funciona justo al revés. Por muchos petabytes, zetabytes y trilobites que seamos capaces empacar en nuestros smartphones, a menos que estos sean capaces de cambiar nuestro estado de consciencia nunca serán información. Y aún existe otro factor de fondo mucho más inquietante, la información puede tener efectos perniciosos, haciéndonos creer cosas que no son ciertas e incluso perjudiciales para nosotros.

La cuestión de fondo es que no existe ninguna correlación entre el volumen de datos y el volumen de información. El primer conjunto depende de la capacidad de nuestros cacharros y sistemas de registro de generar y capturar datos, el segundo depende de nuestra capacidad para interpretar nuestro torrente de información sensorial.

El verdadero volumen de datos y su verdadero valor

Aquí aparece el problema de la redundancia. Hace años yo tenía todos mis correos almacenados en mi ordenador, que a su vez también estaban almacenados en el servidor de la. Hoy en día también utilizo mi teléfono y el navegador web. Por tanto, tenemos la misma información repetida en varios dispositivos. Esto se agrava más todavía con el uso de correos masivos prácticamente idénticos y que a su vez son almacenados por cada usuario en sus respectivos dispositivos.

También hay que tener en cuenta que muchos contenidos que se producen son refritos sin sustancia de otros. Este hecho no es nuevo. Los medios tradicionales también lo han estado haciendo al hacerse eco de noticias de agencias que son repetidas con pocas modificaciones por parte de un gran número de medios. ¿Qué valor tiene toda esa información?  La verdad es que muy poco y a veces incluso negativo. En general se asume el principio de que no hay información mala y que todo depende de lo que seamos capaces de hacer con ella. Alguien avispado y con suficientes recursos podría ser capaz de extraer algo de valor de todo ese sin sentido, pero precisamente es ahí donde reside la verdadera raíz del problema.

La cuestión de la atención, cada vez más tontos

Un apóstol de los datos nos dirá que cualquier dato es útil sólo tenemos que encontrar la forma de extraerle valor. Sin entrar a discutir este punto que me parece totalmente falso, sólo apuntaré dos cuestiones que suelen ser pasadas por alto por los tecnólogos, debido a su arbitrariedad y alto componente abstracto, lo cual impide que sean contenidas en algoritmos, pero no por ello son menos trascendentales: el coste de oportunidad y escasez de recursos, concretamente de la escasez del recurso más preciado: la atención. Porque cuando prestamos atención a una cosa no prestamos atención a otra y puede que eso que ignoramos sea a la postre más interesante.

La tecnología contrariamente a lo que pensamos tiende a hacernos más inútiles. Es mucho mayor la destreza y atención que necesitaba un cazador del periodo lítico para obtener alimentos que a la de agricultor de la edad de bronce. A su vez un comprador de supermercado necesita todavía menos habilidades. Desde que la revolución mecánica se impuso la necesidad de fuerza ha sido cada vez menor, hasta el punto de tener que hacer ejercicio para no acabar convertidos en bolas de sebo. Desde que el uso de calculadoras y ordenadores se ha generalizado nuestra capacidad de cálculo mental se ha visto mermada.  Numerosos estudios apuntan a que Internet ha tenido un efecto parecido en nuestra capacidad de concentración y síntesis. A todo esto, se une el problema de la sobre estimulación. En una sociedad con un altísimo nivel de estímulos e información disponible resulta cada vez más difícil extraer algo de valor porque hay que escarbar cada vez más para separar el grano de la paja. Estudios conductuales llevados a cabo en el campo de la psicología sugieren que, a partir de un cierto nivel, cuanta más información tenemos peor decidimos. Lo cual explica como un taxista puede elegir mejores valores de inversión que un gestor de fondos.

El desarrollo de tecnologías como el Big Data y el Machine Learning no son más que la consecuencia inevitable de todos estos problemas planteados. Los sistemas tradicionales de gestión de información se han mostrado incapaces de procesar y aprovechar todo este maremágnum de datos que generamos cada día. Si las empresas hoy en día quieren evitar ahogarse en este mar datos o lo que es peor que les arrase como un tsunami deberían comenzar a plantearse el cambiar su forma de gestionar la información.

En este sentido las empresas deben incorporar sistemas cada vez más “inteligentes” no solamente capaces de procesar y estructurar toda la información, sino que además deben poder tomar decisiones en base a los datos obtenidos. Esta es la única forma posible de contar cada vez con más y mejor información además de trabajar y mejorar nuestra capacidad de información y atención.

El internet de las cosas y su impacto en la empresa

“¿Que es eso del Internet de las cosas? ¿Lavadoras que hablan con neveras?”, hace unos días escuché esta jocosa reflexión cerca de una máquina de café. Me hizo reír durante un buen rato. Como casi todo lo que nos hace gracia contenía una algo de verdad. El Internet de las cosas en esencia no es más que eso máquinas que se comunican entre ellas sin intervención humana más allá de la instalación y supervisión.  El principio es sencillo pero sus implicaciones son bastante profundas y en el ámbito empresarial no van significar simplemente que la fotocopiadora hablará con la máquina de café.

 

El sino de la evolución tecnológica

Una de las pocas tendencias constantes que podemos observar en el desarrollo tecnológico es la disminución del costes de oportunidad. Cada nueva tecnología a pesar de ofrecer unas ventajas casi siempre lleva asociado unos inconvenientes y limitaciones, en el caso de los vehículos podría ser el coste por consumo de carburantes, la contaminación, la autonomía de los vehículos o su incapacidad para circular por ciertos terrenos. En el caso de las soluciones de gestión y equipos electrónicos para empresas un claro ejemplo podrían ser los costes de implantación, mantenimiento así como la gran cantidad de conocimientos técnicos.

Conforme una tecnología se va desarrollando además de mejorar su funcionalidad, capacidad y potencia también se va perfeccionando para disminuir sus inconvenientes y limitaciones. De hecho cuando una tecnología alcanza un cierto grado de madurez este aspecto acaba por lo general convertido en un asunto prioritario. La velocidad máxima y potencia de los utilitarios se ha mantenido relativamente estable durante las dos ultimas décadas. Un coche con 140cv se considera que potencia más que suficiente para satisfacer las necesidades de desplazamiento de cualquier familia. ¿Donde se ha puesta el énfasis? En hacer los viajes más cómodos, con un menor consumo de combustible y con mayor seguridad.

En el caso de las soluciones para empresas pasa exactamente lo mismo. Las redes M2M llevan décadas siendo utilizadas por las empresas, aun cuando todavía no había ni siquiera inventado el termino M2M. El problema de este tipo infraestructuras era su elevado coste y alta complejidad técnica limitaba enormemente la capacidad de gran parte de las empresas de rentabilizar estas inversiones.

Durante los últimos 10 años hemos asistido a una disminución del coste, tamaño y consumo de los microprocesadores y dispositivos, así como una universalización de las redes de comunicación, una mayor estandarización de los protocolos de comunicación además de un mayor disponibilidad de personal formado y capacitado para diseñar montar, instalar y explotar este tipo de sistemas. En resumen la tecnología ha alcanzado un punto de maduración en el que se va a hacer accesible y rentable para un número de empresas cada vez mayor.

Una nueva forma de interactúar con la tecnología

Si para algo sirve el que las máquinas puedan comunicarse y ajustar su comportamiento en base a la información recibida es para que nosotros tengamos que hablar menos con ellas, darles menos instrucciones y tener que estar menos encima. Al igual que un perro guardián bien adiestrado que protege la propiedad tanto si el amo está en casa como si no, las redes M2M (Machine to Machine) deben de ser capaces de realizar tareas complejas sin apenas necesidades de supervisión.

Esto lógicamente va a tener una consecuencia, la disminución de la complejidad técnica necesaria para realizar gran cantidad de procesos en la empresa.  Esto no quiere decir que desaparezcan las barreras de entradas, simplemente van cambiar. Pero si introduce un punto de inflexión, dado que a partir de ahora las cosas funcionaran mejor habrá que dedicar menos esfuerzo a hacerlas funcionar, de ahora en adelante el enfasis habrá que ponerlo cada vez más en analizar y comprender como tenemos que ponerlas a trabajar para que ayudan mejor a la consecución de los objetivos de nuestro negocio.

La comprensión del negocio una auténtica barrera de entrada

Necesitan eso sí de unas instrucciones y reglas de negocio bien definidas y estructuradas, en las que hay que invertir tiempo y esfuerzo y que sobre todo exigen una comprensión previa y profunda de los procesos de negocio involucrados y conectados con el trabajo de esa red M2M lo cual no está al alcance de todas las empresas. El conocimiento técnico y la capacidad financiera serán un barrera de entrada menor, el conocimiento del mercado y los procesos de negocio serán los muros a franquear por los retadores en muchos mercados.

Si algo escasea son buenos analistas son buenos analistas, no tan sólo en los negocios sino en prácticamente cualquier faceta de la vida. Por tanto escasean también las  empresas que tengan una definición y conocimiento preciso de su modelo de negocio de los procesos implicados y su interrelación.

Nuevas tecnologías y optimización de la producción

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La producción flexible es el futuro de la industria, siempre lo ha sido y siempre lo será.  Fabricar solamente lo que vamos a vender, es algo fácil de decir pero no tan fácil de lograr.

En los comienzos de la industria el dar salida a la producción no suponía un gran problema. Tal y como decía Henry Ford: «cualquier cliente puede tener el coche del color que quiera siempre y cuando sea negro». Conforme la competencia fue creciendo y los stocks comenzaron a acumularse fue necesario el empezar a mirar las cosas desde otra óptica.

En un principio se creyó que simplemente era una cuestión de ajustar la cantidad de unidades producidas a la demanda. Aunque a priori tiene mucho sentido, si esta es nuestra única estrategia de mercado podemos acabar con una demanda de nuestros productos igual a 0. El análisis estadístico de las engañosas correlaciones, aportó una nueva teoría, la clave estaba en el precio y su variación al alza o a la baja. Siempre y cuando no cambien factores que a la postre están en constante movimiento como la oferta de los competidores y productos sustitutivos además de los costes base.

Aunque los académicos siguen elucubrando desde sus sillones como encontrar la fórmula mágica que encaje producción con demanda, las empresas desde hace tiempo que han enfocado una visión mucho más práctica del asunto, intentando averiguar qué es lo  que quiere el cliente para así ofrecerlo de una manera competitiva intentando diferenciarse de sus competidores.

Durante décadas este enfoque ha sido realizado de una forma similar, estudios de mercados, benchmarking, etc… El concepto general era probar ideas con muestras que se consideraban representativas asumiendo que si funcionaba con la muestra funcionaría con el mercado. Hasta que comenzó la revolución digital, realmente pocas cosas cambiaban.

La nueva economía

Desde que los primeros ordenadores personales hicieron su aparición la evolución tecnológica ha sido constante, abriéndose  todo un mundo de posibilidades que sólo ahora comienzan a desarrollarse totalmente.

La primera y más obvia de ellas es la integración de los sistemas de información de todos los miembros de la cadena de valor. Esto permite una mayor precisión a la hora de realizar las estimaciones e incluso garantizar que un parte de esas estimaciones se base en compromisos por parte de clientes, reduciendo todavía más lo márgenes de error.

En general esta nueva forma de compartir la información con nuestros clientes y proveedores permite reducir de manera drástica los tiempos de respuesta. Muchas veces la información puede compartirse de forma automática sin necesidad de que ninguna persona intervenga. Los sistemas más avanzados son capaces de informar a los agentes implicados cada vez que se produce un cambio de relevancia. Es una evolución lógica siempre que surge una nueva tecnología intentamos utilizarla para hacer más rápido lo que ya estamos haciendo.

Otra aplicación común ha sido la integración vertical, vendiendo a los clientes directamente a través de la web. Gran parte de la venta al detalle de muchos artículos como moda, complementos, electrónica o cultura se realiza en estos momentos a través de Internet. Al simplificar los canales de distribución mediante un contacto directo con el cliente se dispone de una información mucho más directa sobre la demanda de productos.

La interacción social con los productos

Con el tiempo han ido surgiendo nuevas formas de aprovechar las tecnologías digitales. Un ejemplo claro ha sido el de las redes sociales. Mediante su uso han sido muchas las firmas que han abierto un canal de comunicación directa con los usuarios finales obteniendo una valiosa fuente de información de cómo los clientes interactúan con sus productos, que problemas encuentran que cosas podrían mejorar.

Esta es sin duda una forma mucho más directa e inclusiva que los tradicionales métodos de test de producto. Con este método estamos obteniendo información en tiempo real sobre la respuesta de nuestros productos en el mercado y además tenemos una vía de comunicación directa para resolver las incidencias y problemas que puedan  tener nuestros clientes. Todo ello a un coste relativamente bajo. La principal falla que suelen tener las empresas que utilizan las redes sociales como canal de comunicación es saber incorporar toda esa información en su estrategia de producto, rectificando y mejorando el diseño de su cartera de  productos.

¿Serán capaces las empresas algún día de salvar de manera efectiva la gran brecha de información que separa el marketing de la gestión de la producción?

La impresión en 3D una nueva forma de concebir la manufactura de productos

Con la impresión en 3D ha supuesto un nuevo modelo de negocio en lo que se refiere a la forma de producir un gran rango de productos. El fabricante o impresor queda totalmente disociado del diseño del producto, el simplemente recibe un conjunto de especificaciones técnicas del mismo y lo produce. Esto permite lograr el ansiado objetivo de fabricar exclusivamente bajo demanda.

Y es que con las nuevas técnicas de impresión en 3D y especialmente con el abaratamiento que han experimentado en los últimos años, la producción de grandes series de artículos sólidos probablemente experimente un serio revés. Para empezar los costes por localización caerán en picado. Los costes totales de operar una impresora en 3d tienden a ser similares en todos los lugares. Por lo tanto no tiene sentido ubicar nuestra producción en otro país aunque los costes laborales sean menores. Por otro lado el tener el centro de producción cerca de los clientes otorga una ventaja en la capacidad de respuesta además de abaratar los costes de transporte.

 

Como influir a nivel interno en el proceso de implantación de un ERP

infuir_proceso_erpLa compra de un ERP por parte de una organización es un proceso complejo con implicaciones para todos los departamentos. La capacidad funcional y de uso que ofrezca la solución a los problemas específicos de nuestro departamento tendrá  implicaciones  a largo plazo en nuestra forma de trabajar e integrarnos con el resto de la empresa.

A  la hora de optar por una solución ERP es recomendable tener una visión global de empresa y no dejarse llevar por cuestiones departamentales que afectan solo a una pequeña parte. Lo óptimo es que cada departamento tenga una presencia en el proceso y sea capaz de poner encima de la mesa cuáles son sus necesidades y requerimientos para que la solución cumpla con sus expectativas y necesidades. No hacerlo es una imprudencia con consecuencias a largo plazo.

Los departamentos deben observar una actitud asertiva e integradora. Con  una implicación una implicación activa en el proyecto, orientados a la mejora, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone el cambio. Debemos plantear las necesidades a cubrir en nuestro departamento y si observamos resistencias en el resto, el camino es demostrar el impacto negativo que en el futuro tendrá para la organización. No debemos de olvidar nunca que uno de los principales objetivos es siempre integrar las operaciones de la empresa de forma efectiva

Saber lo que queremos

Lo primero es hacer un análisis de que ventajas y mejoras esperamos lograr y que aspectos clave del funcionamiento de nuestro departamento, no queremos que se vean alterados. Lo interesante en esta fase es ser lo más extensivo posible y luego priorizar los objetivos según su importancia, conscientes de que generalmente va a ser muy difícil que todos se cumplan. Por eso es muy importante tener claro que es lo irrenunciable.

Para poder defender nuestra posición nada mejor que aportar datos y cifras. Aunque a veces estas puedan tener un carácter especulativo. Es mejor una especulación fundada y elaborada que una valoración a voz de pronto.

Un buen negociador tiene clara siempre la lista de prioridades e incluso hará especial énfasis en aspectos que no son realmente importantes para él a fin poder utilizarlos como concesión a la otra parte, asegurándose así el no renunciar a ninguno de sus puntos clave.

Desarrollar una estrategia

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos obtener llega el momento de definir una estrategia. Para ello debemos de ser capaces de manejar un enfoque lo más amplio posible.  Cuando tratamos asuntos complejos que involucran a muchas personas con fuertes conflictos de intereses, nos enfrentamos a niveles de complejidad que no admiten soluciones sencillas ni lineales. Máxime si tenemos en cuenta que cualquier solución que no satisfaga ampliamente a todas las partes puede ser considerada como un fracaso.

Primer frente: Participar y ejercer cierto control  sobre el proceso

Cuando se da un proceso de cambio de este tipo, no suele haber muchos voluntarios a nivel interno con ganas  de implicarse. En la mayoría de los casos un cambio de ERP suele verse como un mal inevitable. Algo que la empresa necesita para mejorar y seguir creciendo pero que supondrá una molestia durante el tiempo que dure, entorpeciendo los quehaceres diarios pero que con el tiempo traerá una supuesta mejora que aún está por demostrar. Siempre hay gente implicada que cree en la importancia del proyecto, convencida de que es necesario para que la empresa pueda progresar. También hay personas que no tienen ningún interés en el cambio y que se dedican a torpedear el proyecto de manera más o menos indirecta. Casi siempre ambos extremos son una minoría y el grueso general de la empresa suele adherirse a la primera visión.

Si queremos aprovechar el proceso para el provecho de nuestro departamento, debemos de ser capaces de manejar las expectativas que este genera en las distintas partes implicadas. La indiferencia por parte de otros,  puede ser un factor clave en nuestro favor a la hora de poder ejercer un cierto control sobre el proceso. Teniendo una implicación temprana y activa seremos capaces de lograr la influencia necesaria para hacer valer nuestro punto de vista además de información de primera mano sobre su marcha y las implicaciones. Pudiendo influir sobre fechas, recursos y fases de despliegue.

Segundo frente: La búsqueda de aliados internos

En un proceso entre varias partes es muy complicado salir victorioso en solitario. Por eso es importante saber alinear y alinearnos con el resto de agentes implicados. Un buen método es comenzar por aquellos departamentos o partes de la empresa que están más estrechamente vinculados con nuestra área funcional, ya que seguramente habrá muchos procesos en los que intervienen ambos departamentos y en los que una mejora traería un beneficio mutuo.

Por ejemplo cualquier mejora en los proceso de recepción de materiales incide positivamente en el departamento de fabricación.  Siendo conscientes de estas relaciones, podemos encontrar más puntos de entendimiento con el resto de departamentos, para entre todos ser capaces de definir una solución que realmente responda a las necesidades de la empresa.

Otro factor muy importante a tener en cuenta son las luchas de poder inherentes a cualquier organización, incluso las caritativas. Cualquier cambio estructural importante tiene implicaciones potenciales en el status quo y las relaciones de poder. Aquí entramos muchas veces en cuestiones de carácter personal que poco o nada tienen que ver con una buena gestión. Muchas veces se invierte más esfuerzo en ganarse de cualquier manera la confianza de los superiores que en el desempeño correcto del trabajo. Nadie mejor que usted puede saber cómo está la situación en  su empresa, pero esto no siempre es suficiente. Conviene reflexionar sobre cómo se comportarán las distintas personas clave ante el nuevo proyecto. No podemos pasar por alto la capacidad de veto o de impulso que algunas personas clave pueden tener sobre aspectos que nos resultan cruciales.

Tercer frente: las relaciones con el partner

En más de un 90% de los casos las implantaciones son llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa que trabaja de forma estrecha  con el equipo interno. Cuando una consultora afronta un proyecto como este, debe de hacer una gestión del cambio efectiva que elimine o minimice las trabas al proyecto. Para esto es imprescindible contar con aliados dentro de la empresa.

¿Pero qué ventajas puede obtener su departamento de tener una buena relación con el partner? Muchas y muy variadas. El proceso de implantación de un ERP es a dos partes y para lograr el éxito se necesita una implicación muy activa por parte de ambos. Es el partner el que propone un plan de proyecto, calendarios, etc… y en general la mayor parte de las acciones que por supuesto tendrán que ser ratificadas por la empresa. Si conseguimos establecer un puente de comunicación y confianza efectivo con la consultora, tenemos mucho ganado de nuestra parte.

Una actitud colaborativa con el partner hará la transición mucho más fructífera, evitando problemas y maximizando beneficios. Además son ellos los que cuentan con la experiencia en este tipo de proyectos y pueden asesorarnos de manera valiosa a la hora plantear estrategias o adoptar mejoras.

Si tenemos en cuenta estos tres puntos, estaremos en disposición de maximizar el potencial de la nueva solución para nuestro departamento, ejerciendo una influencia positiva que se traduzca en mejoras en el trabajo de nuestro equipo y los resultados ofrecidos.

 

Golive lanza la Guía con para el comprador de soluciones ERP

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El proceso de selección, adquisición e implantación de un ERP es uno de los más complejos que puede afrontar una empresa a lo largo de su existencia. Rara vez habrá un proyecto que involucre de forma tan directa a tantos departamentos y personas de la organización, además de sus implicaciones indirectas para clientes y proveedores.

Según los datos que hemos ido recopilando la duración media de  un ERP viene a ser de unos diez años, con cambios de versión cada 3 o 5 años. Lógicamente estas cifras varían mucho dependiendo del tipo de empresa y software utilizado. Existen muchas empresas que disponen actualmente de ERP´s con más de 15 o 20 años.  Por tanto es muy raro encontrar personal en los departamentos de IT con experiencia en este tipo proyectos. Máxime cuando la implantación siempre suele ser llevada por una consultora externa e incluso muchas veces  se utiliza el apoyo de consultoras también para la selección del producto. No es descabellado decir que generalmente el cambio de ERP es algo que se hace una vez en la vida. De hecho hoy en día los ERP son más duraderos que los matrimonios.

El proceso de incorporación de un ERP por otro lado tiene un importante componente de análisis  empresarial y de gestión, tanto de procesos como de proyecto. La parte  tecnológica aunque importante, no tiene más importancia que cuestiones como el análisis de negocio, la integración en el plan estratégico y la gestión del cambio. De hecho es muy  recomendable no sólo disponer de habilidades de gestión para afrontar este tipo de proyectos sino además tener conocimientos específicos sobre el desarrollo de los mismos.

Este tipo de cuestiones suelen estar más asociados al ámbito de la consultoría que al del conocimiento tecnológico y de la lógica de negocio interno que suelen tener personal de IT de las propias compañías.  Con el fin de intentar suplir esta carencia hemos creado esta guía, haciendo un compendio de todo el conocimiento y las experiencias adquiridas a fuerza de haber participado en muchos proyectos de este tipo. Este ha sido un proceso sumamente didáctico al habernos dado la oportunidad de reconsiderar toda nuestra experiencia.

Ponemos por tanto esta guía a vuestra disposición, con las esperanza de poder escuchar vuestra opinión y seguir aprendiendo para así poder seguir mejorándola en la medida de lo posible. Para acceder a ella sólo tenéis que seguir este enlace y rellenar un breve formulario.

Integración entre soluciones empresariales

La integración entre sistemas de software siempre ha sido un tema complejo. Hasta el punto que a veces es más difícil integrar dos aplicaciones que desarrollar una aplicación.  De hecho la principal idea que sustenta aplicaciones integradas de gestión o ERP, es la complejidad de integrar múltiples sistemas, frente a tener toda la funcionalidad integrada en un sólo paquete.

Las razones son varias, un mismo sistema generalmente tiene en la gran mayoría de los casos, unas necesidades de plataforma tecnológica y software de terceros mucho más sencillas y coherentes. Es por definición menos complejo de mantener, gestionar, aprender y evolucionar. Por eso durante los últimos 30 años, la industria del software corporativo ha tendido hacia suites ERP que intentaban cubrir al máximo número posible de necesidades de una empresa. Aunque como todo siempre ha habido excepciones.

Por un lado han proliferado las soluciones sectoriales que lejos de ser un ERP estándar, incorporaban en mayor o menor grado funcionalidad específica del sector al que se dirigían.  Durante muchos han tenido (y siguen teniendo) muy buena acogida, especialmente en sectores que se salen un poco del modelo de negocio más estándar de fabricación, distribución y venta de productos. En sectores como el transporte, la cría de animales, los seguros, la banca y un largo etc. Las soluciones estándar lo han tenido más difícil y gran parte de las empresas del sector cubren sus necesidades con soluciones verticales o desarrollos a medida.

La práctica siempre encuentra maneras de burlar a la teoría y hoy podemos encontrar empresas que trabajan con muchos sistemas integrados y son competitivas. ¿Cómo?  Porque son capaces de sacar el trabajo adelante e incluso de llegar más lejos de lo que sería capaz un sistema estándar. Esto es algo perfectamente lógico.

Las limitaciones de las soluciones ERP

Se pueden resumir en un breve y conciso refrán: “Quien mucho abarca, poco aprieta”. Cuando queremos meter tantas cosas en un mismo sistema perdemos foco y concreción. Por necesidades de cohesión y simplicidad muchas cosas tendrán que adaptarse para que la aplicación sea gobernable, tenga una interfaz de usuario uniforme y un modelo de datos y procesos unificado.

El diseñar, desarrollar y mantener aplicaciones tan complejas que abarcan una problemática tan variada es una tarea titánica. Esto aun a costa de hacer sacrificios en muchas aéreas en pos de la solución global.  Si no utilizamos elementos comunes de interfaz gráfica, encabezados, herramientas de consulta y manipulación de datos, acabaremos creando un leviatán que acabará por devorar al equipo de desarrolladores más expertos.

El tener un sistema único que integre todas necesidades de aplicaciones  de gestión tiene enormes ventajas.  Pero también tiene sus inconvenientes. Lo importante es que tanto si optamos por otra opción debemos de conocer las limitaciones de cada una y así podremos tomar medidas evitarlas o paliarlas.

 

Un modelo compartido de datos

Cuando hablamos de integrar aplicaciones necesitamos además un modelo de datos compartido. Este es un esquema básico de definición y establecimiento del origen de los datos utilizados entre aplicaciones. La información tiene un carácter simbólico y representativo, esto es especialmente aplicable  a la información contenida en los sistemas informáticos. Cuando un cliente nos paga 1000€, no los guardamos en nuestros sistema. Cuando trabajamos con sistemas transaccionales esta información ha de compadecerse con la realidad, si además estamos integrando varias soluciones es todavía más importante que cuando estas comparten información,  los datos compartidos tengan una integridad, una misma definición y un origen único.

Para que los algoritmos de aplicaciones distintas puedan trabajar con coherencia sobre unos mismos conjuntos de datos es necesario establecer un lenguaje común, definir que es cada dato, que tipo información contiene y en caso de ser modificado como ha de ser actualizado en el resto de sistemas.

Lo más importante es especificar el origen los datos. Este tiene que ser único, por ejemplo una tabla concreta de una determinada base de datos.

Para que en caso de que haya disonancias en datos duplicados siempre prevalezca la versión del origen datos. Luego hay que definir conceptualmente cada elemento dentro de la estructura de de datos. Por ejemplo los clientes, esto puede parecer a priori algo banal o teórico, pero es realmente importante.

A mayor cantidad de integraciones mayor complejidad

Por muy buen diseño estructural que hayamos realizado conforme vaya aumentando la cantidad y el nivel de integración entre nuestras soluciones los problemas irán aumentando. A medida que las integraciones entran en producción van surgiendo problemas de integridad y nuevos casos de uso que difícilmente hubiéramos podido contemplar durante la fase de diseño.

Por ello es muy importante tener bajo control y el número de integraciones y sobre intentar que estas se realicen mediante un canal único. Es decir que las integraciones se realicen en esquemas de 1 a uno. Y que no haya ninguna aplicación que esté cambiando un mismo dato en más de una aplicación.

La era dorada para la integración

En los últimos años hemos asistido a un verdadero apogeo de las integraciones. El fenómeno de las  API´s y Web Services ha facilitado mucho las labores de integración, especialmente al haberse asumido unos estándares de facto y a que la experiencia ha permitido mejorar el enfoque con el que se plantean este tipo de proyectos.

Algunos ejemplos como la simplificación del formato de intercambio de datos que ha supuesto el JSON frente al HTML han facilitado enormemente las labores de integración a los desarrolladores, sin que ello suponga ningún avance tecnológico. Sino simplemente un nuevo planteamiento en la forma de hacer las cosas, gracias a la experiencia adquirida.

Sin duda alguna los estándares web han contribuido enormemente a hacer más fácil y sostenible la integración entre aplicaciones. Esperamos que está contribución se mantenga en el futuro y siga ayudándonos a lograr un mundo más integrado.

Los puestos IT del futuro (II): roles al alza

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¿Qué nos deparará el mañana? Difícil de ver el futuro es, siempre en movimiento está… Si bien es cierto que durante los últimos años estamos viendo ciertas tendencias, que han sido sostenidas, lo que nos permite aventurar algunos puestos que seguro que van a tener una importante demanda durante los próximos años.

Perfiles al alta:

Desarrollador web: Hace algunos años  el presidente de Google España dijo que la web estaba muerta, está claro que se equivocó. Cada día ofrece más signos de vitalidad. PHP, Javascript, SQL, HTML, DART  y alguna otro más son las principales tecnologías que se piden para cualquier desarrollador web. Incluso el conocimiento de frameworks y librerias bien establecidas como WordPress, Druppal, three.js, d3.js.  Hay que tener en cuenta que con la incorporación de nuevos estándares como WebGl que permiten a los navegadores utilizar la capacidad de cálculo de las tarjetas de video, las aplicaciones web va a entrar en una nueva era que les permitirá combinar la potencia de las soluciones de escritorio con interconectividad de los protocolos web.

Aquí tenemos distinguir claramente entre Backend y Frontend Developers. Los primeros muy centrados en el lado del servidor, ofreciendo los datos que necesita la aplicación para cada solicitud http, y los segundos muy centrados en el navegador, interfaz de usuario, diseño, funcionalidad etc… Aunque tampoco es raro encontrar programadores con amplios conocimientos en ambos campos.

Para los FrontEnd muchas veces es recomendable tener unos mínimos conocimientos de diseño y maquetación.

Data Scientist: Un data scientist es la evolución de un analista de negocio. Generalmente no son Ingenieros IT. Suelen ser personas especializadas en un campo determinado: economistas, sociólogos o marketeros que tienen fuertes conocimientos en IT y estadística.

Han de ser capaces de extraer valor de los datos, detectando tendencias y patrones. En cierta manera tienen que ser mitad analistas y mitad artistas. La principal diferencia entre un Data Scientist y un analista de negocio, es que los últimos suelen depender de pocas fuentes, como por ejemplo la BD de un ERP. Los Data Scientist han de ser capaces de combinar múltiples y dispares bases de datos de una forma que permita obtener conclusiones verificables capaces de guiar la estrategia empresarial. En definitiva han de ser capaces de extraer el significado de los datos.  Y a ser posible construir modelos que permitan construir estrategias de mercado sólidas.

Devigner/desveloper: Dentro al área de desarrollo web existe una nueva profesión. Los Devigners, mitad Front End Developers y mitad Diseñadores. Pueden haber evolucionado desde cualquiera de ambas ramas; el diseño o la informática. Si bien necesita tener sólidos conocimientos de ambos especialmente de HTML5, CSS3 y Javascript. En Javascript se valora muy positivamente el manejo de librerías comunes en diseño web actual como jQuery o Modernizer.

En cuanto al diseño gráfico el manejo de las suite CS de Adobe (Phothoshop, Illustrator y las herramientas más especificas del diseño web: Muse, Score, Dreamweaver).  También es cierto que los gráficos vectoriales tienen cada vez más importancia en el diseño web, por lo cual conocimientos sólidos de SVG, el estándar web de los gráficos vectoriales, pueden ser muy positivos

Debido a la evolución de la web como un medio mucho más dinámico también es recomendable que tenga conocimientos de la parte del diseño gráfico relativa a la animación y gráficos en movimiento o “Motion Design” debido a que el uso de pequeñas animaciones se han constituido como un elemento importante en diseño web.

Programación visual: El desarrollo de las herramientas visuales de programación, especialmente los editores de nodos permite que ya no sea necesario el escribir ni una sola línea de código para desarrollar aplicaciones o escribir programas. Esto unido a las capacidades de los editores de Interfaces de Usuario nos permite el desarrollar y entregar aplicaciones de negocio en múltiples dispositivos en un tiempo record.

Si además añadimos la notable popularidad de las plataformas de desarrollo que consiguen reunir en un entorno integrado todos los aspectos necesarios para la creación de aplicaciones: herramientas de desarrollo, de diseño de interfaces, abstracción de fuentes de datos, tenemos una nueva forma de crear y entregar software.  Una nueva eclosión del desarrollo a medida, reduciendo los riesgos asociados al mantenimiento de este tipo de aplicaciones y con un nivel menor de conocimientos técnicos.

Con este tipo de herramientas el desarrollo de soluciones se convierte más que nunca en una cuestión de encontrar soluciones ingeniosas y no tanto un problema de conocer las especificaciones de un determinado lenguaje de programación  o sistema operativo.

 Scripter: Las aplicaciones complejas utilizadas por las infinidad de empresas e instituciones ofrecen cada vez más posibilidades de personalización mediante el uso de lenguajes de script que nos permiten mediante el uso de una API provista por el fabricante y de un entorno seguro de ejecución,  la capacidad de modificar el funcionamiento, usabilidad e incluso de añadir nueva funcionalidad a los paquetes establecidos.

Realmente la profesión de scripter tiene varias décadas.  Es un trabajo bastante común en los estudios de animación y efectos visuales. Donde muchas veces se tienen que forzar el software hasta un punto extremo para conseguir el resultado deseado. Conscientes de esta situación los fabricantes han ido mejorando las capacidades de adaptación de sus soluciones mediante scripting.

En el mundo de las aplicaciones de gestión  los fabricantes también han seguido esta tendencia, permitiendo un nivel de adaptación que posibilita cambiar totalmente el funcionamiento y la lógica de negocio de la solución e incluso añadir nuevas funcionalidad o módulos. Hasta tal punto que muchos partners y clientes lanzan soluciones verticales adaptadas a un sector específico.

Especialista en APIS

Las API´s son librerías de funciones y métodos de una aplicación externa que pueden ser utilizados por otros programas. Aunque para mucha gente esto tal vez no tenga ningún sentido el hecho es que las API´s están muy presentes en nuestra vida: cada vez que abrimos una página web y vemos insertado un Tweetline o  un mapa de Google Maps.

Básicamente nos permiten dotar a nuestra soluciones de funcionalidad muy avanzada y compleja desarrollado por terceros que nos dejan o alquilan utilizar sus librerías e infraestructura.

El ejemplo más obvio de la utilidad de las API´s es sin duda la incrustación de mapas. Sin ese tipo de servicios cualquier aplicación que quiera ofrecer este tipo de servicios, como por ejemplo una web de búsqueda de hoteles en la que se da al cliente la opción de comprobar la ubicación del hotel seleccionado. Tendría que desarrollar desde cero toda esa funcionalidad, almacenando todos los datos de cartografía, desarrollando un sistema de navegación fluido a través de los mapas y métodos de señalización de las ubicaciones. En definitiva una tarea ingente que puede desbordar a cualquiera y que no merece la pena realizar si podemos aprovecharnos del trabajo hecho por otros.

Aunque las API´s nos pueden ahorrar mucho trabajo y abrir nuevas posibilidades,  también requieren invertir un esfuerzo previo en conocerlas. Si vamos a utilizar una API simplemente para añadir una funcionalidad específica a una aplicación. Tal vez no merezca la pena todo el esfuerzo que conlleva aprender a manejar una API compleja como puede ser la de Google Maps y es mejor contratar a un especialista.

En fin esto ha sido todo. Una de cal y otra de arena. Esperamos que haya sido una lectura interesante. Estamos siempre abiertos a vuestras dudas y sugerencias.

Desarrollando nuestro modelo de negocio con JD Edwards

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JD Edwards ofrece un enorme potencial a todas las empresas conscientes de la importancia de su modelo de negocio. Los dos principales puntos fuertes de JD Edwards son su funcionalidad y flexibilidad.

Los más de 70 módulos que componen la solución original desarrollada por el fabricante, ofrecen una vastísima funcionalidad que permite cubrir la casuística funcional de casi cualquier negocio o grupo empresarial.

Por si fuera poco, todos estos módulos trabajan perfectamente integrados y su grado de parametrización es altísimo. Este permite obtener una solución totalmente adaptada a las necesidades de nuestra empresa sin tener que incluir en costosos desarrollos que a medio y largo plazo suponen un lastre para la evolución, mantenimiento y mejora del sistema.

Con la flexibilidad de JD Edwards su empresa podrá disponer de las ventajas de una solución a medida con la garantía de una solución estable y soportada por uno de los fabricantes más reputados del sector.

Integración con otros sistemas

JD Edwards EntepriseOne goza de una arquitectura tipo SOA que facilita su integración con otras aplicaciones. Su estructura en dos capas, tecnología y aplicaciones, le permite funcionar sobre diversas plataformas, bases de datos, de forma independiente.

Son muchas las aplicaciones de la familia Oracle que disponen de integraciones preconstruidas para JD Edwards, facilitando todavía más la extensión de su funcionalidad. Pero gracias a la arquitectura SOA resulta mucho más fácil integrar JD Edwards con cualquier otro tipo de sistema, no sólo los de Oracle.

Esto permite a su empresa alcanzar las más altas cotas de automatización y eficiencia en cuanto gestión administrativa de la empresa se refiere. Evitará duplicidades de datos y conseguirá que todos los sistemas funcionen como un todo.

Una plataforma web garantía de flexibilidad

Hace más de 15 años JD Edwards hizo una apuesta arriesgada, ofrecer un ERP totalmente funcional en versión web. A pesar de las profundas críticas recibidas, principalmente por parte de los competidores, los años y la evolución tecnológica han demostrada que la apuesta fue totalmente acertada. De hecho, muchos de los críticos a este modelo de aplicación han acabado copiando este planteamiento para sus propias soluciones.

Al ser una aplicación 100% web, permite que los usuarios puedan conectarse a ella desde cualquier lugar y equipo, con total seguridad para su empresa. Este reduce enormemente el coste de expansión y de mantenimiento de la solución. Da igual que los usuarios trabajen, con un Mac, Windows, Internet Explorer o Mozilla. Que estén en la empresa o en su casa o viajando, el sistema siempre va estar disponible cuando lo necesiten.

Al no necesitar ningún tipo de instalación en los equipos de los usuarios, se reducen de manera importante los costes de mantenimiento y despliegue.

 

ERP y modelo de negocio

En un entorno en el que han caído gran parte de las barreras geográficas y culturales, el modelo de negocio de una empresa es crucial. Sólo un buen modelo de negocio nos permite  generar valor para nuestros clientes de una forma sostenible.

Este define la esencia profunda de lo que realmente es y hace nuestra empresa, más allá de vender un tipo de producto u ofrecer un determinado servicio. Los restaurantes con dos estrellas Michelin y las cadenas de comida rápida  ofrecen básicamente el mismo servicio, pero de una forma totalmente distinta. Es ahí donde está la clave, en el cómo se hace y no en el que se hace.

Empresas que ofrecen productos  que a priori no tienen nada que ver, pueden tener un modelo de negocio totalmente diferente, como en el caso de los productos de lujo, ya sean coches, joyas o vestidos de alta costura. Podríamos caer en la tentación de asociar el modelo de negocio a los distintos segmentos de mercado. Aunque esta podría ser una buena aproximación, la realidad es un poco más compleja

El modelo de negocio se compone de un conjunto de procesos, normas, pautas, convenciones y consensos   que permiten poner en práctica la visión de la empresa sobre un determinado negocio. Nótese que esta siempre hablando de elementos intangibles. No son directamente observables pero sin ellos la empresa no sería nada.  Son en cierta manera el alma de la empresa.

Pero esto sólo es una parte de la ecuación. Para poder convertir nuestro modelo de negocio en un sistema real capaz de dar respuesta a los deseos de nuestros clientes debemos de contar con una infraestructura adecuada que lo soporte. Cuando hablamos de infraestructura no solamente nos estamos refiriendo a edificios, vehículos y activos fijos. También estamos hablando recursos humanos, estructura legal, recursos financieros y por supuesto sistema de información y gestión. Un sistema formal que tiene que contar con un soporte documental o transaccional. Lo que en definitiva viene a hacer un ERP.

Los sistemas de gestión juegan un papel fundamental a la hora de desplegar nuestro modelo de negocio y han de formar una capa inmediatamente superior a la definición del mismo. Vienen a ser la tela invisible que une todos los recursos y que determina las relaciones que se dan entre ellos. Transforma un modelo de negocio en algo más detallado, con unidades de negocio, departamentos, instalaciones, cuentas, almacenes, depósitos, planes de fabricación, presupuesto de tesorería,  entradas, salidas, recursos  y un  largo etc… Todo ello con relaciones y jerarquias bien definidas y estructuradas.

De la capacidad y flexibilidad de nuestros sistemas dependerá en gran medida las posibilidades reales de desarrollo de nuestro modelo de negocio tal y como hayamos planteado y su posterior adaptación a las contingencias que tiene que afrontar cualquier empresa.

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El ERP y el modelo de negocio

Existen dos maneras principales de confrontar nuestro ERP o sistema de gestión con nuestro modelo de negocio. La primera, más frecuente de lo que nos gustaría consiste en adaptar la empresa a una solución vertical prediseñada según los requisitos de otra empresa para la que fue concebida la solución, todo bajo el pretexto de ahorrar algunos euros en el corto plazo.

En la gran mayoría de las ocasiones las empresas que se dejan arrastrar por esta opción, suelen cometer un grave error. A menos claro está que su máxima expectativa sea una supervivencia precaria que les conduzca a una muerte lenta.

A nivel particular la empresa diluye su propia identidad asumiendo la forma de trabajar de otra empresa que aunque esté en un mismo sector puede tener un modelo de negocio totalmente diferente. En segundo lugar, la extensión de este tipo soluciones tiende a empobrecer la oferta homogeneizándola y haciendo más difícil distinguir a los competidores. Lo que se acaba convirtiendo en una guerra de precios. Hasta que llega un competidor con un planteamiento más audaz que pone patas arriba el mercado.

El camino más audaz

Existe una segunda vía que consiste en utilizar el software como herramienta para desarrollar nuestra visión y hacer realidad nuestro modelo de negocio. Es un camino tal vez más difícil, pero es nuestra única opción para poder forjar ventajas competitivas que sean sostenibles con el tiempo.

Para ello siempre es mejor contar con soluciones con una amplia funcionalidad que nos permitan configurar la solución en base a nuestras necesidades reduciendo al mínimo la necesidad de desarrollos a medida.

Este es un aspecto crucial ya que a la larga los desarrollos a medida harán más difícil la evolución de nuestro sistema conforme cambien los mercados o planteamientos empresariales  o simplemente haya un cambio tecnológico.

La gestión del cambio en proyectos ERP

La gestión del cambio en un proyecto ERP son todas las acciones encaminadas a minimizar el impacto negativo de la adopción de un nuevo sistema en la empresa. También el objetivo es acelerar la obtención de los potenciales beneficios por parte de la empresa acortando el periodo de retorno de inversión.

El principal problema es que un cambio de ERP no es simplemente un cambio de sistema informático. El ERP es el soporte vital de las operaciones de la empresa moderna e integrado junto con otras aplicaciones han de ser reflejo del modelo de negocio de la empresa. Ha de reflejar y servir de soporte a todos los procesos de la empresa. Es a su vez un repositorio de datos interconectados sobre entidades y transacciones. En definitiva un ERP constituye el sistema nervioso de una empresa a través del cual fluye la información que necesita para realizar sus funciones.

Por si fuera poco cada vez que se una empresa se plantea un proceso ERP, lo lógico es aprovechar para hacer una rediseño de los flujos de trabajo en la empresa, eliminando los procesos innecesarios y optimizando todos aquellos que ofrezcan un margen razonable para la mejora. Muchas veces estos cambios vienen acompañados de restructuraciones a nivel de personal e incluso ajustes en plantilla. Esto  implica que el trabajo de muchas personas  se verá afectado.

En definitiva cuando en una empresa se rumorea que va a haber un cambio de ERP, el personal se asusta, ya que entiende que van importantes cambios que pueden amenazar su estatus quo.

La natural resistencia al cambio

Los seres humanos somos por naturaleza reluctantes al cambio, especialmente si este no va a conducirnos de manera cierta a una mejora.  Por lo general conforme avanzamos en edad nos volvamos más reservados, o cautos, a la hora de conceder credibilidad a las promesas de mejora.

Todo cambio lleva asociado un componente de incertidumbre, sólo un necio puede estar seguro de conocer el futuro.

Por tanto la primera acción de una Gestión del cambio ha de ir encaminada a reducir esa incertidumbre dando información general sobre proyecto, así como información específica que sirva a cada persona para evaluar cual será el impacto sobre su situación como individuo. La mejor manera de evitar un motín es ofrecer a cada persona herramientas para que pueda pensar en sí mismo. Conforme más desdibujado vemos nuestro futuro más fácilmente nos unimos a movimientos de agitación. Es imprescindible  hacer partícipe al equipo de esta transformación y que vean las ventajas que el proyecto puede aportarles.

La planificación la mejor herramienta para gestionar el cambio.

El enfoque metodológico más adecuado es aprovechar el conocimiento disponible sobre cambios y conflictividad para trazar una serie de acciones que adaptadas a la casuística particular de cada proyecto permitan controlar la aparición de resistencias y conflictos. El objetivo es incorporar  al proyecto al mayor número de profesionales posibles y ayudarles a que este sirva para favorecer su desarrollo profesional.

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En el siguiente gráfico vemos de manera simplificada cuales son las distintas fases que podemos prever durante un proyecto de implantación de ERP. La gestión del cambio intentará modificar esa curva de resistencia para que el proyecto fluya de la manera más adecuada.

No podemos olvidar que el mejor software con la mejor adaptación posible a las necesidades de una empresa se convertirá en un absoluto fracaso si no logramos involucrar al equipo de profesionales de la empresa en su uso, adopción y expansión.