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Las TIC como motor de innovación en la empresa

Si para algo ha servido esta crisis es para que en España se tome conciencia de la importancia de la innovación y la excelencia empresarial como factor clave para lograr el bienestar en un país. Atrás quedó el que inventen los otros y el siglo largo de autarquía con una industria volcada en los mercados cautivos de las colonias y luego en los aranceles para proteger el mercado interno. Antes la excelencia era una cuestión de supremacía, hoy en día se ha convertido en una cuestión de supervivencia.  No podemos dormirnos en los laureles.

Prueba de ello tenemos a Japón, otrora líder indiscutible de la electrónica de consumo, hoy en día literalmente barrido del mercado por surcoreanos y chinos.  Nada es para siempre.. En la guerra por los mercados no hay ninguna fortaleza segura,  ni ninguna batalla ganada de antemano.

El papel de las tecnologías de la información

Las TIC, juegan un papel clave en la empresa moderna. El sistema nervioso de una empresa está formado por sus sistemas de información. De ellos depende el funcionamiento fluido y dinámico de una empresa que le permite ser competitivo y mantenerse en unos mercados cada vez más exigentes. También han de ser los principales cambios tanto a nivel interno como externo,  que han de tener como consecuencia cambios en la estrategia de la empresa.
Las TIC no han de tener como objetivo  el llenar nuestras oficinas de pantallas y cables, sino eliminar las montañas de papel y burocracia que separan a empresas, clientes, jefes, empleados y departamentos.  También han de ser el soporte para una gestión más científica  de la empresa, con decisiones más basadas en hechos que intuiciones.

Innovando mediante las Tecnologías de la información

Una de las múltiples maneras de innovar es mejorar las cosas que fallan. Esto es algo sencillo de decir pero muy difícil de lograr. Para poder detectar potenciales áreas de mejora es necesario disponer de información muy fiable, que confirme o desmienta nuestras intuiciones.

Es muy arriesgado lanzarse a la piscina sin datos, aunque muchas veces el ingrediente principal de grandes invenciones como la gasolina y los ordenadores personales ha sido la intuición. No está de más el disponer de algún dato que nos permita corroborarlo.

El coste del no reporting en la empresa

 

Las empresas necesitan información para sobrevivir, igual que los seres vivos. Los Sistemas de Información de una empresa vienen a ser el equivalente al de nuestro sistema nervioso: reocogen, procesan y distribuyen información a todos los centros de operativos y de decisiones.  Desde  instrucciones acerca de las acciones a seguir y como completarlas, como datos clave que permitan tomar  en cada momento las decisiones más oportunas.

¿Seríamos capaces de correr si nuestro cerebro no dispusiera de cantidades ingentes de información de aspectos tales  posición, relieve del, cansancio de los músculos, objetivo a alcanzar y un largo etc.. ? No, en la empresa pasa algo parecido. Los transportistas no pueden entregar la mercancia en su destino,  sino tienen un detalle de adonde tienen que ir, los operarios del almacen dificilmente podrán preparar los envíos sino disponen de la información sobre los artículos que incluye cada pedido y a  que parte del almacén tienen que ir a buscarlos. Y así continuamos con la cadena hasta el comercial que dificilmente podrá realizar su labor sino cuenta con datos sobre clientes o principales ofertas a realizar. Tal es la importancia la información en la empresa, que hay compañías que crean productos, sin tener ni fabricas ni almacenes, sólo personas, conocimiento y sistemas de información.

Para que un vehículo de Opel fabricado en Figueruelas pueda llegar a un cliente en Bélgica se necesitan de grandes flujos de información entre el concesionario de Flandes y la Central de Bruselas, la Central de Bruselas y la fábrica de Opel, entre los distintos departamentos de la fábrica, con proveedores, administraciones y un largo etc.. Todo esto simplemente para poder llevar a cabo la actividad ordinaria de una empresa el fabricar y distribuir productos. ¿Cuánta información y cuanto habrá que procesarla a la hora tomar decisiones de carácter estratégico?

Por tanto queda claro que el coste del no reporting es inasumible, ninguna empresa puede sobrevivir sin información. Harina de otro costal es la calidad de ese reporting ¿necesita mi empresa de un complejo almacén automatizado para poder calcular el valor del stock o por contra lo puede realizar un operario con una libreta y un boli?  ¿Necesitamos un DataWarehouse para poder realizar un análisis detallado del funcionamiento de la empresa o compartiremos una hoja Excel entre departamentos donde cada uno pondrá los datos que crea  más interesantes?

El ERP y el CRM, dos perros con un mismo collar

Para calibrar la importancia de un buen sistema de reporting en una empresa sólo tenemos que plantearnos el siguiente  supuesto. Imagínese dos empresas compuestas por trabajadores idénticos, con idénticos recursos materiales y financieros. Una dispone de un buen sistema de información y la otra no. ¿cuál de las dos cree usted que lo hará mejor?

Pero hay algo todavía más inquietante.. El no disponer de la información adecuada en un momento dado puede empujarnos a tomar decisiones equivocadas que acaben perjudicando a nuestra empresa. Es en estos momentos cuando más caro nos sale no tener un buen sistema de información de nuestra empresa. Porque son muy pocas las empresas que pueden sobrevivir a una mala decisión estratégica.

Y vosotros que pensais, ¿hasta que punto es crucial la información en la empresa?

El triangulo de la gestión eficiente: ERP, Inteligencia de Negocios y Gestión Documental Integradas

Se acabaron los tiempos en los que  tener un ERP apañado garantizaba la competitividad de la empresa. En un entorno en el que todas las empresas tienen un ERP, este se convierte en un requisito y no en una ventaja competitiva. Está claro que no todo el mundo es capaz de sacarle el máximo partido a su ERP, pero conforme avanza la tecnología, se hace cada más necesario el dotar a la empresa de herramientas que permitan hacer más eficaz su gestión, especialmente en el ámbito de la gestión administrativa y de la toma de decisiones.
La inteligencia de negocios el factor clave para sacar más rendimiento a su ERP

Si de verdad quiere rentabilizar a fondo su inversión en ERP, lo primero que debería considerar, una vez que haya alcanzado un cierto grado de optimización en su sistema, es comenzar a explotar de manera sistemática toda la información que genera e incorporarla a la gestión estratégica y operativa de su empresa.

Lamentablemente los ERP al ser concebidos cómo sistemas transaccionales no son capaces ofrecernos este tipo de analíticas complejas . Muchos tienen capacidades de reporting a nivel operativo, generalmente bastante limitadas,  que suelen sobrecargar el sistema haciéndolo más lento, con todos los problemas que esto acarrea. Para poder contar con información de calidad que nos permita realizar una toma de decisiones más seguras es necesario disponer de un sistema de inteligencia de negocios, capaz de convertir esos registros de nuestra de base de datos en información procesada que facilite nuestro trabajo.

Contrariamente a lo que se piensa esto puede hacerse económica y gradualmente. Comenzando por las áreas críticas de su empresa, donde la toma de decisiones necesita de información más estructurada, logrará un retorno de inversión más rápido. Conforme vayan creciendo las necesidades podrá ir desplegando la solución. No nos cansaremos de repetirlo, pocas cosas nos permiten sacar un mayor rendimiento a cada euro invertido que un buen sistema de inteligencia de negocios.

La gestión documental: la tercera pata del banco

Por muy informatizada que tengamos la gestión de nuestra empresa, los documentos con soporte físico juegan un papel muy importante dentro de la empresa. Es necesario gestionar facturas, contratos, presupuestos, expedientes, albaranes, impresos oficiales, recibos y un largo etc. Para trabajar con ellos es necesario generarlos, recibirlos, copiarlos, archivarlos, buscarlos, consultarlos, enviarlos y modificarlos.

La cuestión es que con un buen sistema de gestión documental e podremos ahorrar grandes cantidades de dinero y trabajo farragoso, lo que a larga supone más beneficio, menos recursos infrautilizados y una mejor motivación del personal.

Según un estudio realizado por Gartner, se estimó en 8 horas semanales el tiempo de trabajo destinado a la gestión documental por profesionales cuyo trabajo estaba basado en la gestión del conocimiento.  Gestionar un documento con un sistema de gestión documental requiere cuatro veces menos trabajo  que hacerlo de manualmente,  sin contar con la mejora en seguridad los costes extra que pueden suponer un documento perdido o dañado.

La verdadera clave está en hacer que los tres sistemas trabajen integrados

Disponer de estos tres sistemas de gestión permitirá a su empresa alcanzar altas cotas de eficiencia, pero todavía se puede ir un paso un más allá: conseguir una verdadera integración entre los tres sistemas. Que cada vez que hagamos un listado de facturas en nuestro ERP tengamos un enlace al original de cada una de esas facturas. Obtener y explotar datos con nuestro sistema de inteligencia de negocios sobre la utilización y gestión de esos documentos. Disponer de enlaces a análisis e informes claves sobre cada cliente, dentro de su ficha en el ERP. Estos son sólo algunos ejemplos, las posibilidades son ilimitadas.

Las soluciones empresariales basadas en entorno web son el medio perfecto para lograr esa integración, al compartir un plataforma tecnológica común y una usabilidad similar la integración se hace mucho más sencilla tanto para los técnicos y programadores cómo para los usuarios.

 

El Tao del ERP. Cuando cambiar de ERP

 

Hace 2.500 años Lao Tse, realizó una clasificación acerca de los gobernantes:

“Los mejores gobernantes son apenas conocidos por sus vasallos;

Los siguientes son alabados y queridos;

Los siguientes son temidos;

Los siguientes despreciados”

Esta clasificación bien podría ser aplicada a otros muchos campos de la vida, como el software empresarial. El mejor ERP es aquel no requiere demasiada atención por parte los usuarios. Es fácil de usar y apenas se necesita entrenamiento para utilizarlo. Es fiable y nunca da problemas, automatiza gran cantidad de tareas que de otra manera tendrían realizar los empleados,  liberando grandes cantidades de tiempo para poder dedicarse a otras tareas que generen más valor añadido. Apenas ocupa minutos de conversación en los ratos de descanso de la empresa.

El siguiente estado el ERP, cuando este es alabado y querido, es una estado transitorio. Esto suele darse cuando la empresa ha cambiado su sistema recientemente y la mejora ha sido notable. Si todo va bien, es lógico que pronto pase al primer estado, ya que la capacidad de las personas para alabar y querer a los sistemas informáticos es más bien limitada en el tiempo.

Cuando un ERP o cualquier software es temido, es porque sus resultados pueden ser impredecibles y es una fuente potencial de problemas. El personal evita hacer uso del sistema para ciertas tareas y comienza a hacerlas de manera manual, esto va totalmente en contra de los objetivos por los que se implantó la solución. La causa de estos males suele ser un deficiente desarrollo de la solución o una mala parametrización de la misma. Suele ser más frecuente lo último, consecuencia de un proyecto de implantación mal conducido. En este caso, no todo está perdido, con una buena auditoría y algunas horas de trabajo la situación puede ser reconducida.

Cuando una solución informática es despreciada por sus usuarios, sólo quedan dos opciones: un cambio absoluto o una total renovación. Cuando el nivel de degradación es muy profundo, merece la pena empezar de cero.  Al igual que el buen gobernante debe de estar al servicio del pueblo un ERP debe de estar al servicio de los usuarios y no al revés. Cuando las tareas de mantenimiento y los propios fallos del sistema requieren consumir una gran parte del tiempo disponible de los usuarios, sin duda tenemos un problemas. Si son necesarios innumerables parches y triquiñuelas para que el sistema funcione, las caída del sistema son frecuentes, hay que realizar continuas modificación directas sobre la base de datos y la gente en los corrillos de fumadores no hace sino echar pestes sobre el sistema: no lo dude, tal vez este un buen momento para echar un vistazo a lo que puede ofrecerle el mercado.