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ERP y modelo de negocio

En un entorno en el que han caído gran parte de las barreras geográficas y culturales, el modelo de negocio de una empresa es crucial. Sólo un buen modelo de negocio nos permite  generar valor para nuestros clientes de una forma sostenible.

Este define la esencia profunda de lo que realmente es y hace nuestra empresa, más allá de vender un tipo de producto u ofrecer un determinado servicio. Los restaurantes con dos estrellas Michelin y las cadenas de comida rápida  ofrecen básicamente el mismo servicio, pero de una forma totalmente distinta. Es ahí donde está la clave, en el cómo se hace y no en el que se hace.

Empresas que ofrecen productos  que a priori no tienen nada que ver, pueden tener un modelo de negocio totalmente diferente, como en el caso de los productos de lujo, ya sean coches, joyas o vestidos de alta costura. Podríamos caer en la tentación de asociar el modelo de negocio a los distintos segmentos de mercado. Aunque esta podría ser una buena aproximación, la realidad es un poco más compleja

El modelo de negocio se compone de un conjunto de procesos, normas, pautas, convenciones y consensos   que permiten poner en práctica la visión de la empresa sobre un determinado negocio. Nótese que esta siempre hablando de elementos intangibles. No son directamente observables pero sin ellos la empresa no sería nada.  Son en cierta manera el alma de la empresa.

Pero esto sólo es una parte de la ecuación. Para poder convertir nuestro modelo de negocio en un sistema real capaz de dar respuesta a los deseos de nuestros clientes debemos de contar con una infraestructura adecuada que lo soporte. Cuando hablamos de infraestructura no solamente nos estamos refiriendo a edificios, vehículos y activos fijos. También estamos hablando recursos humanos, estructura legal, recursos financieros y por supuesto sistema de información y gestión. Un sistema formal que tiene que contar con un soporte documental o transaccional. Lo que en definitiva viene a hacer un ERP.

Los sistemas de gestión juegan un papel fundamental a la hora de desplegar nuestro modelo de negocio y han de formar una capa inmediatamente superior a la definición del mismo. Vienen a ser la tela invisible que une todos los recursos y que determina las relaciones que se dan entre ellos. Transforma un modelo de negocio en algo más detallado, con unidades de negocio, departamentos, instalaciones, cuentas, almacenes, depósitos, planes de fabricación, presupuesto de tesorería,  entradas, salidas, recursos  y un  largo etc… Todo ello con relaciones y jerarquias bien definidas y estructuradas.

De la capacidad y flexibilidad de nuestros sistemas dependerá en gran medida las posibilidades reales de desarrollo de nuestro modelo de negocio tal y como hayamos planteado y su posterior adaptación a las contingencias que tiene que afrontar cualquier empresa.

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El ERP y el modelo de negocio

Existen dos maneras principales de confrontar nuestro ERP o sistema de gestión con nuestro modelo de negocio. La primera, más frecuente de lo que nos gustaría consiste en adaptar la empresa a una solución vertical prediseñada según los requisitos de otra empresa para la que fue concebida la solución, todo bajo el pretexto de ahorrar algunos euros en el corto plazo.

En la gran mayoría de las ocasiones las empresas que se dejan arrastrar por esta opción, suelen cometer un grave error. A menos claro está que su máxima expectativa sea una supervivencia precaria que les conduzca a una muerte lenta.

A nivel particular la empresa diluye su propia identidad asumiendo la forma de trabajar de otra empresa que aunque esté en un mismo sector puede tener un modelo de negocio totalmente diferente. En segundo lugar, la extensión de este tipo soluciones tiende a empobrecer la oferta homogeneizándola y haciendo más difícil distinguir a los competidores. Lo que se acaba convirtiendo en una guerra de precios. Hasta que llega un competidor con un planteamiento más audaz que pone patas arriba el mercado.

El camino más audaz

Existe una segunda vía que consiste en utilizar el software como herramienta para desarrollar nuestra visión y hacer realidad nuestro modelo de negocio. Es un camino tal vez más difícil, pero es nuestra única opción para poder forjar ventajas competitivas que sean sostenibles con el tiempo.

Para ello siempre es mejor contar con soluciones con una amplia funcionalidad que nos permitan configurar la solución en base a nuestras necesidades reduciendo al mínimo la necesidad de desarrollos a medida.

Este es un aspecto crucial ya que a la larga los desarrollos a medida harán más difícil la evolución de nuestro sistema conforme cambien los mercados o planteamientos empresariales  o simplemente haya un cambio tecnológico.

La formación, factor clave de un proyecto ERP

La implantación de un sistema ERP tiene dos caras, una técnica y tecnológica y otra humana. Es imposible pretender el cambio de un sistema que da soporte a la práctica totalidad de las operaciones de la empresa no tenga ningún impacto en las personas que la integran. No solamente tienen un impacto a nivel de individuo, sino que también puede llegar alterar los departamentos y grupos de poder dentro de la empresa y los equilibrios que entre ellos se establece.

Y esta es la clave del asunto, que hemos repetido en otras ocasiones. Da igual que  compremos el mejor software del mundo (si es que alguno de recibir es título), que la implantación haya sido perfecta, ajustándose totalmente a un concienzudo documento de requerimientos del sistema. Si no conseguimos que la gente aprenda a utilizar la herramienta de la manera más productiva posible. Y no sólo eso, también es necesario que tengan una actitud positiva hacia el proyecto y la herramienta. Y para eso es necesario hacer un proyecto enfocado a las personas, en el que la formación juegue un papel fundamental.

Una industria centrada en las herramientas

La industria del software empresarial y todo su aparato circundante, principalmente las empresas de consultoría y servicios asociados tiene una fijación con la herramienta, debido a las estructuras de mercado y a la alta inversión requerida para poder crear una solución o prestar un conjunto de servicios solventes alrededor de la misma.

El caso es la herramienta es importante, pero más importante todavía es el uso y el dominio que se tiene de ella. El hábito no hace al monje, ni al artista ni al empresario. Vemos continuamente ejemplos de grandes obras de arte creadas sobre una taza de café, o con arena de playa creadas con herramienta rudimentarias. Así mismo grandes empresas han sido creadas en garajes.

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Está claro que no es posible edificar el Vaticano con un cubo de arena y unas palas y  que no se puede gestionar la General Motors con una libreta y un boli. Pero eso sí siempre hará más un equipo preparado con libreta y boli que no un equipo incapaz con el ERP más potente del mundo.

Puntos clave para una formación exitosa

Los puntos clave para que la formación nos permita rentabilizar al máximo nuestra inversión en cualquier sistema de gestión son los siguientes:

  1. Generar ilusión en el usuario acerca del impacto positivo que tendrá la herramienta en su
  2. Capacitar al personal para que pueda realizar su trabajo. Haciendo hincapié en las diferencias con el anterior sistema y especialmente en las modificaciones a nivel de proceso que se hayan planteado.
  3. Transferir conocimiento a nivel de usuario que permita manejar la herramienta con más fluidez y soltura: navegación general, atajos, trucos, menús rápidos.
  4. Incluir ejercicios prácticos guiados.

Comparativa Axapta vs JD Edwards (VI): Logistica: Almacén, Transporte

jd_vs_axaptaEn este articulo revisaremos la funcionalidad disponible en ambas en el apartado de logística, en el que incluimos: inventarios, gestión de almacenes, transporte y en general toda la funcionalidad relativa al movimiento y almacenaje de mercancias, materias primas y suministros.

Gestión de Inventarios:

Ambas soluciones disponen de una gestión de inventarios muy capaz, que posibilita la gestión de varios de almacenes. También son capaces de manejar lotes y distintos métodos de gestión de inventario como FIFO y LIFO, así como análisis de tipo ABC. Ambas soluciones distinguen entre materias primas, productos terminados, y demás. Desde su versión 2012 Axapta ha incorporado las múltiples unidades de medida para artículo que ya venían incorporadas en JD Edwards desde hace años.  La capacidad de ambas aplicaciones para incluir información es bastante notable.

Los dos ERP permiten el comercio intracompañías de un mismo grupo, facilitando la creación órdenes de venta y compra asociadas así como los movimientos de mecancias entre subsidiarias.

Cabe aquí destacar la capacidadd de JD Edwards para manejara artículos multiatributo de forma nativa, gracias a su módulo de Apparel Management. También es imporatante destacar la capacidad de JD Edwards para Gestión de graneles funcionalidad que no hemos podido hallar en Microsoft AX. Tampoco hemos podido verificar la capacidad de Microso AX para gestionar  Kits y componentes que si que hemos verificado para el ERP de Oracle.

Gestión de Almacenes:

Tanto JD Edwards como Axapta disponen de capacidad para gestión de almacenes basadas en ubicaciones físicas de los artículos, dando soporte operaciones de picking, reposición y entrada de stock.  Ambas soluciones disponen además de capacidad para integrar soluciones de RFID junto con el ERP. Tambén los dos paquetes nos ofrecen cierta discreccionalidad a la hora de organizar nuestro almacén, con zonas de almacenamiento de distinta priorida o almacenamiento caótico.

No obstante JD Edwards destaca también en este apartado al aportar alguna funcionalidad extra muy valiosa como el Cross Docking, la selección de proximidad y en general una mayor posibilidad de parametrización lo que se traduce en mucha más flexbilibdad a la hora de gestionar nuestro almacén.

Gestión de Transportes:

Esta funcionalidad es exclusiva de JD Edwards con un módulo dedicada a tal propósito. La funcionalida de Axapta en este apartado es bastante limitada. El modulo en cuestión nos permite la gestión de transporte tanto de bienes empaquetados como productos a granel. Permite la utilización de reglas predefinidas por el usuario para enrutados, selección de fletes y carreras, etc.. También esta preparado para la monitorización de envíos en directo.

Esto es todo por ahora. Esperamos que os sea de ayuda

¿Como funciona Oracle Fusión?

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La respuesta de Oracle ante las demandas de los clientes de una funcionalidad más específica, totalmente integrada y con menores costes de despliegue y mantenimiento, es ofrecer una arquitectura basada en dos capas: tecnología y aplicaciones con un modelo unificado de datos. Esto permite que las aplicaciones puedan ser fácilmente desplegadas e integradas. Las aplicaciones de Oracle Fusion están construidas para trabajar e integarse fácilmente con otras aplicaciones.

Todas las aplicaciones corren sobre una plataforma tecnológica común, que gestiona sesiones seguridad, presentación en pantalla, integraciones, workflow y otras capacidades subyacentes del sistema. Además comparte un modelo de datos unificado, que integra los principales dimensiones y métricas de sistemas ERP, SCM, CRM y HCM. Lo que facilita la integración entre ellas.

Oracle ha construido una paltaforma totalmente basada en estándares bien establecidos como el XML para metadatos y BPEL para workflow, etc…  De esta manera se lleva la arquitectura SOA al corazón de la solución. Con más de 11.000 servicios preconstruidos.

Esto permite a las empresas disponer de un mejor acceso al talento a la hora de desarrollar y adoptar sus sistemas, reduciendo costes de implantación y simplificando la gestión e integración con otras aplicaciones.

Pero además de todo esto Oracle Fusion también aporta característica innovadoras que llevan las aplicaciones empresariales a un nuevo nivel como la experiencia de usuario basada en roles. Que nos solamente ofrece interfaces totalmente adaptadas a las necesidades de los distintos puestos en la organización, sino que además guía al usuario a través de su trabajo, ofreciéndole en todo momento información sobre que debe hacer, como lo puede hacer y con quien puede colaborar.

La integración total de las aplicaciones permite un diseño de flujos de trabajo muy avanzado. El usuario puede mediante herramientas gráficas configurar los procesos de su empresa que implican a distintos usuarios utilizando múltiples aplicaciones. Teniendo la seguridad de que su sistema es el soporte perfecto para desarrollar el modelo de negocio de su empresa.

Oracle Fusion incorpora el fenómeno de la web 2.0 con herramientas que aportan conectividad, contextualización y seguridad a lo usuarios.

La inteligencia de negocios está totalmente embebida en las aplicaciones y adaptada a las necesidades de cada usuario.

Comparativa Axapta vs JD Edwards (V): Ventas y Compras

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Por fin llegamos a lo bueno. En las áreas funcionales más complejas como son Distribución y Fabricación es donde realmente se demuestra la capacidad de un ERP. Máxime cuando este pretende cubrir las necesidades de grandes empresas, como es el caso de nuestros dos contendientes.

Diferencias en la agrupación funcional del área de distribución

Como hemos comentado en previos artículos, son enormes las diferencias que cada compañía tiene al definir los diferentes módulos que cubren todas las áreas funcionales de cada empresa. En aras de hacer más comprensible esta comparativa, hemos decidido utilizar las estructuras más sencillas posibles. De hecho esta una tendencia totalmente contraria a la  de Microsoft, que en la versión 2012 de AX pasó a aumentar el número de módulos, dividiendo muchos en varias partes (ver documento)

Por ejemplo, en el área de distribución hemos incluido todos los módulos asociados al movimiento de mercancías y servicios , excluyendo las operaciones de fabricación. Por tanto hemos incluido en este grupo módulos como son los de ventas, compras, planificación de demanda, almacén, transporte y etc…

A continuación pasamos a analizar la funcionalidad más en detalle.

Gestión de pedidos de venta

La comparación en un campo tan esencial como este resulta especialmente difícil, dado que Microsoft no cuenta con un módulo específico de gestión de pedidos de venta. ¿Significa esto que no podemos crear pedidos de venta con Microsoft AX? No,  AX dispone de un módulo denominado como Trade Management que agrupo la funcionalidad de pedidos de venta y de compra.

JD Edwards en cambio tiene un módulo específico que se denomina Sales Order Management. Con él se pretende mejorar el proceso de gestión de pedidos con una trazabilidad total durante todo el ciclo de vida del pedido, desde su generación hasta su clasificación.

Ambas soluciones disponen programas que facilitan la entrada de pedidos de forma rápida. Ambas soluciones soportan: cotizaciones, órdenes de crédito,  EDI, envíos directos y de división y acuerdos con partners.  También los dos paquetes permiten la configuración precios no personalizados no solamente para clientes sino  que nos permiten crear condiciones basándonos en grupos de clientes.

JD Edwards ofrece un módulo específico de Gestión Avanzada de Precios con funcionalidad muy avanzada, permitiéndonos establecer precios en base a cestas de productos, incentivos por volumen y fechas de vigencia.

Ambas soluciones ofrecen funcionalidad para dar respuesta a situaciones de escasez, en las que tenemos varios pedidos abiertos que no podemos atender con el stock disponible. Axapta lo resuelve mediante notificaciones y el establecimiento de ciertos parámetros para asignación de unidades. Pero en este caso JD va también un paso más allá ofreciendo un módulo de Gestión de Escasez (Fullfilment Management) que nos permite establecer reglas de prioridad para la asignación de unidades disponibles, evitando así que los clientes más importantes o aquellos con los tenemos acuerdos de servicio cuyo incumplimiento puede provocarnos severas penalizaciones, se queden desatendidos.  El sistema asigna automáticamente las unidades a los pedidos pendientes. Por supuesto esta asignación siempre puede ser revisada antes de ser cerrada.

JD Edwards además ofrece otros módulos incluidos en el de gestión de pedidos que no se encuentra en Axapta y que merece la pena que destaquemos.

El primero de ellos es de Gestión de Acuerdos Comerciales o Agreement Managament , que nos permite integrar la gestión de este tipo de acuerdos dentro de nuestro ERP. Estos acuerdos se basan en cuatro pilares: fechas efectivas, productos específicos, orígenes y destinos de producto, cantidades esperadas y penalizaciones por incumplimiento.

Otro módulo importante de JD Edwards es el de Gestión de Productos Multiatributo o Apparel Managament que nos permite la gestión productos multiatributo, tan frecuentes en sectores como la moda, la electrónica y el mobiliario, por solo citar algunos ejemplos.

Gestión de compras

En este caso concreto, JD Edwards vuelve a ofrecer un módulo específico mientras en AX la funcionalidad de Gestión de Compras se halla dividida entre varios módulos o piezas funcionales: Trade Managament, Fabricación (para subcontratación de operaciones de  manufactura) y el Enterprise Portal. La creación de pedidos se hace mediante el Trade Management y mediante el Enterprise Portal se pueden crear portales de proveedores.

El módulo de compras de JD Edwards está formado por varios componentes.

Los módulos de gestión de Acuerdo y Avanzado de precios, vistos antes, también se utilizan para compras. Además también existe el Requisition Self Services que permite a los propios empleados comunicar las necesidades de suministros y compras.  También incorpora un portal de proveedores para que los proveedores operen directamente con nuestro sistema.

Esperamos que está información haya sido de vuestro interés.

 

Data scientist vs Data Artist

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La génesis del data scientist

La figura del Data Scientist es una de las más demandas dentro de los puestos de perfil de tecnológico. En los ultimos tiempos han adquirido mucha imporatncia y las ofertas de empleo se han multiplicado para profesionales de ramo. Pero, ¿Qué es un data scientist? Hace 3 años casi nadie había oído hablar de esta singular profesión, a día hoy están en boca de mucha gente. Su principal función es la extracción de valor de las montañas de  datos que gestionan las empresas hoy en día.  En definitiva han de ser capaces de definir la forma del bosque a partir de los millones de ramas que divisan.

Hay gente que no está nada emocionada con esta figura y que piensa que los Data Scientist son una ligera evolución de la figura de DBA y analista de negocio. Salvo que con aura mucho más científica. Polémicas aparte, siempre es positivo que haya una figura en la empresa que intente convertir los datos en información para poder alcanzar el conocimiento. A diferencia de un típico analista de datos, el data scientist ha de ser capaz de lidiar con muchas fuentes de datos y ser capaz de detectar problemas y oportunidades. Han de ser capaces de dar un significado a todas esas “toneladas de datos”, buscando patrones, reglas y narraciones que expliquen las variaciones en los datos.

En tiene que conocer varias disciplinas que no se enseñan juntas en ninguna carrera: habilidades para el hackeo, conocimiento de matemáticas y estadísticas además de unas grandes dosis de cultura general y concreta sobre la cuestión que se está investigando.

Si algo debería distinguirles de los DBA es no tienen que ocuparse de cuestiones técnicas sobre infraestructura, lo que tienen que saber es extraer valor de los datos. No es la primera vez que la evolución tecnológica divide lo que era una profesión en dos. Si seguimos por la senda de la especialización lo lógico es que de profesión surja otra nueva. Fenómeno que ya estamos viviendo.

La génesis del data artist

Una vez extraídas conclusiones sobre el análisis de los datos es necesario presentarles con un formato que facilite su asimilación y comprensión. Esa sería la misión de los data artist. En realidad ya podemos encontrar toneladas de ellos. Son los que están realizando  las otrora populares infografías.

Son los encargados de pintar los datos de una manera artística. Exponiendo en forma gráfica y fácil de asimilar no solamente los conclusiones extraídas de los datos. Nos dice más ver iconos con distintos tamaños para saber cuál es la renta per cápita de un país que  leer los datos en formato texto. No solamente eso jugando con textos, imágenes, tamaños, orden y relaciones visuales pueden representar fenómenos complejos de una manera muy condensada lo que nos ayuda a tener una comprensión clara y rápida, de que es lo que se nos quiere transmitir.

Los mandamientos de un proyecto ERP

Sin ánimo de dogmatizar, ahí van unos pocos preceptos que entendemos que ayudan a que  el proyecto de convierta en un éxito:

1. Hacer un análisis en profundidad del sistema actual: Si no conocemos bien nuestro actual ERP difícilmente podremos sacar partido a un nuevo sistema. Para ellos tenemos que evaluarlo con amplitud de miras:

¿Qué es lo que funciona bien?

–  ¿Qué es lo que funciona mal?

– ¿Qué cosas se podrían mejorar?

Y no solamente debemos de hacer un listado sin más, debemos de indaga un poco más e ir al porque de las cosas. Muchos problemas que se dan en las organizaciones no son tanto a causa del software sino de la manera de trabajar de la gente y de la forma de organizar los procesos por parte de la organización.

2. Tener claros los objetivos que queremos lograr: En un proyecto tan complejo como la implantación de un ERP es fácil perderse entre la cantidad de tareas, reuniones y cuestiones que tratar. Muchas veces una buena gestión del proyecto consiste en saber qué es primordial y que es lo que puede ser aplazado.

Para ello debemos de tener claras nuestras prioridades y saber qué pasos son necesarios para poder conseguirlas. La planificación del proyecto ha de estar basada en tareas e hitos. Los objetivos han de estar ponderados según su nivel de importancia. También debemos de ser flexibles porque conforme avanza el proyecto y nos vamos “metiendo en harina” a veces nos damos cuenta de que nuestras prioridades no eran realistas.

2. Crear un equipo interno de proyecto: Para que el proyecto sea un éxito no basta con contratar a una buena consultora. Se necesita una gran cantidad de trabajo interno e implicación en el proyecto, además de un cierto entusiasmo.

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No hay nada que enquiste más un proyecto que una deficiente asignación de responsabilidades. Tiene que quedar perfectamente definido quien se va a encargar de cada área del proyecto. Además esas personas han de disponer de una cierta autonomía a la hora de tomar decisiones. No deben estar ahogados por las exigencias del trabajo diario en su puesto habitual.

Además, es imprescindible la figura de un jefe de proyecto que asuma la organización del mismo y que sea capaz de tomar decisiones cuando no haya acuerdo entre los otros miembros del proyecto.

3. Establecer un calendario de proyecto. A poder ser razonable: Para muchos el planificar y estimar tiempos de ejecución sea una actividad que les quita tiempo de su trabajo. La carencia de tiempo suele ser un síntoma de su mala administración.

Es casi un estándar en la industria que casi ningún proyecto se acaba como fue planeado. Esto no quiere decir que no se acabe a tiempo. Muchas veces algunos puntos acaban descartados y otros tantos que no habían sido contemplados se convierten en prioridad.  No obstante sin una referencia temporal bien establecida es casi imposible sacar un proyecto adelante que tenga un parecido mínimo con lo que tenemos en mente.

4. Mantener reuniones semanales para evaluar la marcha del proyecto: La mejor manera de sacar partido a la planificación establecida es hacer una revisión continua de la misma. Lo habitual es tener una breve, de una hora más o menos al final de cada semana, acompañadas por revisiones más exhaustivas a final de mes o cada vez que se alcanza un hito significativo.

Conociendo las desviaciones y las incidencias surgidas en los últimos días, podremos hacer una gestión más eficiente de las mismas, minimizando su impacto para así acercarnos al máximo posible a nuestro plan inicial.

5. Hacer una gestión del cambio planeado y eficaz.  Se puede dar el caso de tener un buen ERP perfectamente implantado, pero que acabe siendo un fracaso porque no ha sido bien acogido por la organización. En ese caso seguramente nos encontremos ante una gestión del cambio eficiente.

Para hacer una correcta gestión del cambio es necesario hacer un importante esfuerzo de comunicación a todas las partes implicadas en el proyecto para que conozcan sus beneficios y que el impacto del cambio se minimice. No es una cuestión menor, ya que requiere de mucha habilidad y son pocas las consultoras capaces de hacerlo con maestría.

7. Llevar una contabilidad del proyecto para poder establecer el retorno de inversión: Ya hemos dedicado varios artículos al retorno de inversión en proyectos IT y más en concreto al caso de los ERP. Muchas veces los beneficios de un nuevo ERP parecen tan evidentes que nadie se plantea hacer un estudio sobre el retorno de la inversión. Por otro lado el realizarlo suele ser mucho más complejo que cuando se adquieren otro tipo de bienes de inversión como maquinaria o equipos.

No obstante el realizarlo además de los beneficios propios, nos ayudará a hacer una aproximación mucho más realista al proyecto.

8. Tener una mentalidad abierta al futuro: Es imposible acometer un proyecto que responda a las necesidades actuales y futuras de nuestras empresa, por la sencilla razón de que las ultimas son imposibles de estimar. Esto no quiere decir que no tengamos que desechar las contingencias futuras por inciertas.

Los anglosajones tienen un proverbio que ilustra a la perfección la manera de actuar en estos casos: “prepárate para peor, espera lo mejor”. La mejor opción es no dejar ninguna puerta cerrada y optar por solucione flexibles que nos permitan adaptarnos con rapidez a los cambios que seguro nos encontraremos en el futuro.

 

Comparativa JD Edwards vs Axapta (III): Módulos disponibles

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Funcionalidad de Axapta vs JD Edwards

Nos encontramos frente a dos auténticos pesos pesados dentro de la industria del software empresarial. Por un lado JD Edwards un ERP originalmente concebido para grandes corporaciones que ha sabido adaptarse a las necesidades de la mediana empresa y por el otro lado Axapta,  que tras una importante inversión en mejoras por parte de Microsoft aspira a buscarse un lugar entre los grandes jugadores de la escena.

Hacer una comparativa de todos los módulos disponibles en ambas aplicaciones supone un pequeño reto. En primer lugar, no es fácil conseguir un listado con todos los módulos y la funcionalidad básica. Para conseguirlo hay que navegar un poco por internet. Las listas de precios son la fuente más fiable para conseguir información, aunque en este aspecto hemos de reconocer que es mucho más clara  la información aportada por Oracle, aunque si quieren pueden juzgar ustedes: AxaptaJD Edwards. Una vez conseguido esto es necesario completar el cuadro añadiendo la funcionalidad específica de cada módulo o submodulos.

Así las cosas vamos a hacer un repaso a la funcionalidad aportada a cada área de la empresa ya que a la postre esta es la manera más certera para lograr una visión global de lo que nos ofrece cada ERP.

Área de Finanzas:

Ambas soluciones incluyen un módulo de gestión financiera, que sobre el papel tienen funcionalidad similar. Esto no quiere decir que ambos funcionen igual de bien, sino que sobre el papel, al menos, son capaces de hacer cosas parecidas: Contabilidad general, Cuentas a pagar y cobrar, etc..  Otra cosa será con que eficacia y eficiencia lo hacen y en qué medida tienen la flexibilidad suficiente para adaptarse a las necesidades de cada empresa.

Ambas aplicaciones están preparadas para trabajar con varias divisas, compañías y localizaciones.  Por supuesto el paquete de finanzas en ambas soluciones se halla estrechamente integrado con el resto de módulos de la aplicación.

Ambas soluciones nos permiten la creación de varias compañías, libros contables así como dimensiones contables además el uso diferentes dimensiones contables que nos permitan evaluar la rentabilidad de los productos, filiales o unidades de negocio.

Ofrecen los tradicionales módulos de Contabilidad General, Cuentas a pagar y Cuentas a Cobrar. Dentro del área de finanzas ambas aplicaciones ofrecen módulos de Gestión de Gastos y gestión de activos fijos. En el último caso la funcionalidad ofrecida por JD Edwards es mucho más completa, contando con una solución para contabilidad de activos fijos.

En cuanto a contabilidad analítica se refiere hemos constatado que la capacidad de JD Edwards es mayor dada su flexibilidad para configurar estructuras contables. No obstante en el siguiente artículo de comparativa sobre la funcionalidad en finanzas de ambas aplicaciones entraremos en más detalle.

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Gestión de la cadena de suministros:

En esta área funcional es donde más se complica la labor de realizar una comparativa. La arquitectura modular y la forma de agrupar la funcionalidad difieren enormemente. Para comenzar Microsoft incluye el MRP en el módulo de SCM y en JD Edwards viene dentro del módulo de fabricación. La funcionalidad del módulo de Axapta denominado como  Supply Chain Management  está mayoritariamente incluida en el módulo de compras de JD Edwards EntepriseOne. A su vez el módulo de Axapta denominado como Inventory Management and Warehousing recoge la funcionalidad incluida en el módulo de Supply Chain Management de JD Edwards y parte de la funcionalidad del módulo Supply Demand Planning.  Vemos aquí un ejemplo de cómo un nombre idéntico es utilizado para agrupar funcionalidades totalmente distintas, la del área de compras en el caso de Microsoft y la del área de Logística y Gestión de Almacenes en el caso de JD Edwards.

Axapta por su parte desgrana demasiado la funcionalidad, incluyendo como submodulos algunas aplicaciones que se supone que deben de ser un estándar para cualquier módulo de compras. En cualquier caso parece que la funcionalidad ofrecida por Axapta para toda el área de SCM se queda algo corta en algunos casos, a juzgar por las soluciones ofrecidas por algunos partners, para ampliarla.

En cuanto al área de gestión de compras el enfoque planteado dista bastante. JD Edwards propone el enfoque del autoservicio de proveedores y de solicitudes de compra por parte de clientes que no encontramos en Axapta.  JD Edwards además incluye funcionalidad para gestión de contratos con proveedores y la subcontratación de operaciones.

Para el área de Logística y almacenes ambos productos ofrecen funcionalidad para gestión de inventarios y almacenes. JD  Edwards además también ofrece un módulo para  gestión de gráneles imprescindible para muchos sectores como el de las materias primas así como un módulo de gestión de transportes. En la documentación encontrada sobre Axapta no hemos podido localizar funcionalidad análoga.

Los datos de producto y lista de materiales en Axapta vienen incluidos en el módulo de inventario y almacén, mientras que en JD Edwards se incluyen en el de Fabricación, dentro del módulo denominado como Product Data Managament.

En cuanto a la Planificación de la Demanda JD Edwards ofrece un módulo específico para estas operaciones que incluye las aplicaciones de Demantra.

Gestión de ventas y relaciones con clientes:

Ambos paquetes incluyen soluciones para asignación de unidades a clientes ante situaciones de escasez de producto. A su vez ambas soluciones incluyen la posibilidad de fragmentar las entregas dentro de un pedido en varias expediciones, para adaptarse a situaciones de escasez de mercancía o simplemente adaptarse a las preferencias del cliente.

Axapta incluye en este módulo cuestiones como la gestión de las comisiones de comerciales, gestión de clientes y de reclamaciones que JD incluye en su módulo de CRM. JD Edwards por su parte incluye funcionalidad muy importante como la gestión avanzada de precios y la gestión de acuerdos y   contratos.

En cuanto al CRM, Axapta ofrece un módulo de marketing y otro que JD no incluye ya que esta parte se deja a la integración con otras aplicaciones de Oracle mucho más completas. Por su parte JD incluye gestión de casos (Servicio Técnico), Portal de clientes, gestión avanzada de precios y gestión avanzada de filiales.

Gestión de Activos Fijos:

El módulo de gestión de activos Fijos de JD Edwards incluye operaciones de mantenimiento que en Axapta vienen incluidas en el módulo de Service Management. JD Edwards además ofrece  como extra el módulo de Contabilidad de Activos Fijos.

Gestión de la Fabricación:

En cuanto a la  fabricación ambos  productos ofrecen funcionalidad para la gestión de la producción, rutas de fabricación, gestión de planta y planificación. JD Edwards además ofrece un módulo de Gestión de Calidad y de fabricación por proyectos.

Módulos adicionales:

JD Edwards en una de sus últimas release incorporó el módulo Gestión de Salud y Seguridad Laboral en la empresa, con su correspondiente extensión con el Oneview Reporting. Axapta no incluye funcionalidad similar.

Módulos verticales:

Por otro lado JD Edwards también incluye otros módulos como el de Construcción y Gestión Inmobiliaria, Agrícola y Bodegas, Apparel funcionalidad que tampoco encontramos en Axapta. La funcionalidad de estos “módulos verticales” será analizada más en profundidad en próximos artículos .

Informe de Nucleus Research sobre el mercado del ERP:

En diciembre de 2013 la consultora Nucleus Research, especializada en la valoración de software empresarial publicó su último informe sobre soluciones ERP. Aunque el informe no cubre específicamente el mercado español, siempre es interesante, tenerlo en cuenta ya que muchas veces sus conclusiones son perfectamente extrapolables a nuestro país.

La posición del comprador

La consultora considera el mercado de ERP para el segmento medio alto, como un mercado totalmente maduro, en el que prácticamente todos los clientes cuentan con una solución y es difícil que aparezcan compradores nuevos.

Algunas compañías debido a la obsolescencia de su solución o los cambios en la empresa que la han convertido en deficitaria a la hora de dar soporte a las operaciones actuales, pueden presentar un perfil parecido al de compradores nuevos que querrán obtener una solución casi desde cero.  Otro pequeño grupo de empresas buscan soluciones no tan complejas como las que tienen actualmente y que les permitan reducir los costes en IT.

También podemos encontrar el grupo de conglomerados empresariales que han crecido mediante adquisiciones y que en un momento dado pueden optar por integrar sus sistemas de gestión en uno sólo. De no ser este el caso, será necesario que inviertan en software que les permita mejorar la integración entre las distintas soluciones implantadas en cada empresa.

Pero salvo estas excepciones marginales, la mayoría de los compradores se mantendrán en dos posiciones. La de rentabilizar su software instalado, evitando realizar inversiones importantes, si consideran que este satisface las necesidades de la empresa. En el otro lado encontramos a  aquellos que opten por incorporar nueva funcionalidad mediante paquetes de terceros o que incluso puedan migrar a versiones más recientes para incorporar nueva funcionalidad incorporada por el fabricante.

En un escenario como este, se hace crucial la capacidad de los fabricantes para innovar con roadmaps de producto capaces de aportar valor

La posición de los vendedores

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Para valorar la idoneidad de cada solución Nucleus toma en consideración dos principales variable, la funcionalidad y la usabilidad. Estamos sin duda de acuerdo en este planteamiento, que aunque reduccionista recoge los dos principales factores a valorar en un software: su capacidad para hacer cosas y lo fácil que resulta hacerlas.

Dicho esto hay que hacer una advertencia. A mayor funcionalidad más dificultad de uso y probablemente esto empeore la usabilidad. Esto no quiere decir que las aplicaciones complejas no puedan tener una buena usabilidad o que pueda haber aplicaciones poco funcionales con mala usabilidad.

En cuanto al cuadrante cabe destacar la posición destacada que ocupa Oracle con sus cuatro soluciones muy bien posicionadas. SAP a pesar de ser considerada la solución con más funcionalidad, viene lastrada por su escasa usabilidad, superada ampliamente por JD Edwards e incluso por Axapta en este campo.

También merece la pena destacar la posición de algunos nuevos retadores en el mercado, que vienen con planteamientos innovadores. Aunque, tal vez sea pronto para valorarlos, el tiempo pondrá a cada uno en su sitio.

ERP, tres letras y dos mentiras

El ERP, gestión de los recursos empresariales

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Si algo tenía de interés el estudio de las lenguas muertas como el latín o el griego en los programas educativos, era la oportunidad que nos brindaba para conocer el origen de las palabras. Conociendo su origen, comprendemos mejor su significado y somos más capaces de entender sobre que estamos hablando.

En idiomas como el español casi todas las palabras más o menos complejas vienen de la combinación de términos grecolatinos como: agricultura, ingeniería, neocapitalismo, astronomía, oligarquía metrópolis y un largo etc…. En España no tenemos esa costumbre tan teutónica de juntar palabras de nuestro idioma para forma palabras nuevas, preferimos decir problemas de aprendizaje a aprendeproblemas, por ejemplo.  Este tipo de construcciones nos suenan raras, incluso traen reminiscencias de la neolengua expuesta por Orwell.

En España preferimos inventar nuevas palabras, utilizar símiles, importar términos de otros idiomas o tirar del uso de acrónimos. Una costumbre muy extendida en el mundo anglosajón y que goza de notable aceptación en España, especialmente en el ámbito tecnológico. De ahí vienen los laser (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation), la tecnología CUDA, la informática, el estraperlo y como no el ERP.  Algunos de ellos acaban por adquirir un significado propio al margen de su raíz tal es el caso del ERP.

La planificación de los recursos empresariales

Y es que lo que hoy denominamos como ERP, o sistema informático capaz de soportar de manera integrada casi todos los procesos empresariales. ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning, un nombre compuesto que dista mucho de decirnos lo que realmente hace la herramienta en cuestión.

En Aragón hay un dicho que reza que “Villanueva de Gállego” es la localidad de las tres mentiras ya que ni es villa, ni es nueva, ni pasa el río Gállego por ella. Con el ERP pasa algo parecido, con el tiempo y la evolución de este tipo de herramientas ninguna de las tres siglas da en el clavo.

La primera “Enterprise” que traducido tal cual viene a significar “empresa”, aunque contextualizado encajaría mejor con corporación o gran empresa. Bien es sabido que los ERP no sólo son implantados por grandes empresas y que hace tiempo que las medianas y pequeñas empresas vienen contando con este tipo de sistemas.

El ERP en la organización de la empresa

Del MRP al ERP

Los ERP nacen de la integración de los distintos tipos de programas informáticos que eran usados en la empresa y que a finales de los 80 convergieron en lo que actualmente conocemos. En el origen de  todo se encuentran los MRP (Material Resource Planning) nacidas en los años 70, unas aplicaciones incluidas hoy en día en la mayoría de ERP´s y cuya principal función era el cálculo de los recursos necesarios para sacar adelante una producción  determinada. Los MRP II incorporaron funcionalidad específica de Control de Planta, Almacen y demás.

Las otras dos letras

El concepto recurso en crudo viene a significar una fuente de suministro de la cual se puede producir un beneficio. Los recursos son muy importantes en la actividad empresarial pero la empresa tiene que gestionar mucho más que recursos y los ERP también. Vemos por tanto que el ERP no solo va de recursos o “resources”, sino que también gestiona deudas, expectativas, direcciones, devoluciones, reparaciones, mantenimientos, accidentes laborales y un largo etc.. Cuestiones a los que tal vez algún sesudo economista sea capaz de meter en la categoría de recursos. Nosotros, no nos vemos capaces.

En cuanto a la planificación es simplemente una parte de la funcionalidad total que incluye un ERP, eso en caso de que la incluya, ya que las suites más modestas, generalmente no incluyen este tipo de capacidades o si lo hacen es de forma más que modesta.

Y hasta aquí esta pequeña reflexión que espero nos sirva de ayuda para saber de que estamos hablando con hablamos de ERP.