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Los campos calculados en Openbravo: el reporting instántaneo

Openbravo tiene un alto nivel usabilidad, lo que la convierten en una de las soluciones ERP más productivas para los usuarios. Hoy vamos a destacar los campos calculados. Una funcionalidad estándar aplicable a todas las vistas de datos en modo grid, que nos permite añadir columnas calculadas y sumatorios. Combinando estas dos funcionalidades podemos cubrir una gran parte de las necesidades más inmediatas de reporting, que pueden ser generados por parte los usuarios, sin necesidad de acudir al personal del Departamento IT

Una de los costes operativos más importante de un sistema ERP es  la generación de informes. Continuamente los usuarios de los diferentes departamentos solicitan la generación de reports operativos. Estos informes son imprescindibles para el funcionamiento diario y la toma de decisiones.  Además suelen tener un caracter efímero, por lo que rara vez son reutilizados.

El inteligente enfoque que plantea Openbravo es de lejos la mejor solución al problema que hemos visto hasta a la fecha, ya que nos da respuestas rápidas a preguntas sencillas que se nos plantean en el día a dia, evitándonos exportaciones a excel y la utilización de horas de desarrollo.

Creación de vistas personalizas con campos calculados y sumatarios en Openbravo

Y como para verlo, nada mejor que un ejemplo, os vamos a proponer uno sencillo y rápido. Partiendo de un listado histórico de todas las facturas emitidas a clientes

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Podemos fácilmente realizar agrupaciones, ordenaciones, sumatorios y campos calculados sobre el mismo formulario y guardarlo como una vista personalizada. El objetivo es conocer de manera rápida que importe tenemos pendiente de pago y cuanto corresponde a cada cliente y factura.

Comenzamos agrupando las facturas por cliente, esto nos permitirá aislar y acceder de manera rápida a los datos de cada cliente:

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A continuación creamos campos calculados de tipo fórmula operando sobre campos importe existentes así como sumatorios de los campos importe para totalizar los datos:

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Resultando el siguiente listado que puede guardarse como una vista para utilizarse en otras ocasiones:

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Este es tan sólo un pequeño ejemplo, el potencial que ofrece esta herramienta es sin duda prometedor. Esperamos que este pequeño artículo os haya sido de ayuda.

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Las claves para integrar un ERP con un comercio electrónico

A la hora de integrar nuestra aplicación de comercio electrónico con el ERP, debemos de prestar especial atención a algunos aspectos que son críticos para disponer de una solución totalmente funcional. 

Información sobre productos: La mayoría de las soluciones ERP incluyen gran cantidad de atributos para almacenar información relativa a productos. Muchos de ellos, suelen ser configurables por el usuario. Esto nos permite integrar de manera sencilla datos entre una aplicación y otra sin tener que introducirlos dos veces.

Existe como no, una excepción a este caso, los elementos multimedia, generalmente en los ERP no se suelen almacenar fotografías o videos de producto, en cambio en las aplicaciones de ecommerce este es una característica bastante extendida.  En principio esto no debería de suponer un problema,  ya que  no implica duplicar las entradas de datos. Simplemente que los datos básicos se introducirán en el ERP y los elementos multimedia se subirán a través de la aplicación de ecommerce.

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Como vemos en el gestor de Magento,  la cantidad de información clases de atributos que podemos almacenar sobre cada producto es bastante holgada. Como es lógico algunas de ellas no tendrá mucho sentido tenerlos reflejados en nuestro ERP. Si que debemos de prestar especial atención a los precios. Algunas soluciones ERP tienen funcionalidades muy completas en cuanto a precios y nos permiten establecer complejas reglas de fijación de precios.

Cuando integramos ambas soluciones, no será posible (al menos en el caso de Magento), el aprovechar esa funcionalidad y tendremos que aplicar a todos los usuarios un mismo criterio. Si bien es cierto que al menos en el caso de Magento, la solución es bastante fléxible y no sería imposible modificar mediante programación esta característica. Nosotros no hemos sido capaces de encontrar ningún plugin específico con esas características. Hacer un  desarrollo de ese tipo  puede ser bastante costoso, además de crítico.

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Inventarios: A la hora de integrar los inventarios,  la cosa es un poco más complicada, especialmente por el tema de los disponibles. Si la información sobre productos generalmente es más duradera, la la relativa a disponibilidades tiene un caracter más volatil.

La clave es que a ningún cliente le gusta tener un producto en el carro de compra y ver que al formalizar el pedido, sus artículos han desaparecido, porque han sido asignados a otro cliente o usuario mientras nosotros finalizábamos nuestro proceso de compra.

El encontrar una solución adecuada dependerá siempre de las prioridades de la empresa. Lo recomendable es que cuando un usuario selecciona un artículo para el que se le ha comunicado una disponibilidad, este debería de quedar retenido hasta que el comprador formalice el pedido o cierre la sesión. Eso implica una comunicación casi en tiempo real entre la aplicación de ecommerce y el ERP. Tenemos además el problema añadido de que muchas veces las compras no llegan a formalizarse,  y esto puede provocarnos en falsas roturas de stock, debido a artículos que aparecen como no disponibles porque otros usuarios los tienen retenidos aunque no vayan a comprarlos.

Facturación: Es imprescindible que todos los documentos generados especialmente los referidos a la facturación sean compartidos por ambos sistemas. Cuando nuestros clientes se descarguen una factura de nuestro portal de comercio electrónico, esa factura tendría que estar reflejada y recogida en nuestro ERP. El llevar dos sistemas paralelos de facturación complicaría enormemente la gestión  y aumentaría indebidamente la cantidad de trabajo necesaria.

Prestando atención a estos pocos elementos clave tendremos una integración mucho más funcional y sencilla, que nos permitirá facilitar enormemente nuestra gestión diaria.

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El IVA en Openbravo: actualización de cambios impositivos

El IVA en Openbravo: actualización de cambios impositivos

La subida del IVA trae asociados varios inconvenientes para las empresas: una potencial disminución de las ventas por el aumento de los precios o una disminución de los márgenes al no aplicar la subida del IVA en los precios finales.  Disyuntivas aparte, lo que sí que tendrán que hacer todas las empresas es actualizar  sus sistemas informáticos para reflejar los cambios impositivos.

Es en este tipo de situaciones donde podemos ver la calidad de un ERP. En la coyuntura actual las empresas tienen que adaptarse a los cambios que estamos viviendo, de un modo rápido, ágil,  que provoque el menor impacto posible en los procesos empresariales.

Ya es suficientemente traumática la situación actual, como para tener que abordar complicadas actualizaciones de software, reflejadas en un coste adicional de tiempo y dinero para su empresa. Un ERP  que nos permita reflejar de manera rápida y sencilla los cambios en la normativa fiscal, es nuestro mejor aliado.

Cambios como los tipos impositivos, no tienen porqué ser una preocupación de cara a su sistema de gestión, cuando utilizas un ERP tan ágil y flexible como Openbravo 3.0.

Openbravo 3.0 cuenta con una configuración interna de datos impositivos adaptados a la normativa española, que son actualizados on-line en el momento en el que se produce y publica un cambio legal. De este modo, los usuarios de Openbravo 3.0, el día 1 de septiembre no tienen más que descargar el módulo de actualización de impuestos e instalarlos en el sistema, sin necesidad de interactuar con terceros para llevar a cabo esta tarea.

Esta característica de Openbravo, aporta a su empresa una flexibilidad ante los cambios y una independencia para realizarlos como ningún otro ERP del mercado.

La información se descarga en una tabla de configuración por tramos en la que se almacena toda la información necesaria para tener los impuestos actualizados a la normativa legal vigente.

Análisis de OpenBravo: Interfaz de usuario general y pantalla de inicio

Openbravo es el ERP basado en planteamientos de software libre más utilizado del mundo. En esta serie de artículos vamos hacer un análisis detallado de las características que ofrece la versión profesional de Openbravo, para que todas las personas interesadas puedan hacerse una idea de  todo el potencial que ofrece esta solución.

Pantalla de bienvenidaPantalla de Inicio de Openbravo

En la imagen anterior, he añadido varios recuadros para interfaz de usuario en las distintas secciones. En el recuadro negro de la parte superior es donde se encuentran los menus y los logotipos. Los logotipos totalmente personalizables y podemos añadir el de nuestra empresa si queremos darle un look más corporativo a la solución. En la parte de la izquierda encontramos los menús que nos permiten acceder a cualquier parte de la aplicación de una forma rapídisima. Es de destacar la presencia de estos dos botones:

El de la izquierda nos permite crear de manera rápida cualquier tipo de elemento en Openbravo: pedidos, presupuesto, plantillas, asientos contables, clientes, usaurios y un largísimo etc… El de la derecha en cambio nos permite accedera cualquier programas o report.  Con estos dos elementos podemos acceder a casi cualquier parte de la aplicación de manera muy rápida. Es uno de esos pequeños detalles que hace a Openbravo un ERP muy grande. Cuando pulsamos en cualquier de los dos nos aparece un formulario de introducción de datos, tan pequeño y sencillo como poderoso.

En la parte de arriba de la  imagen podemos apreciar una lista de los ultimos elementos a los que hemos accedido, con un icono que nos indica de que t ipo de elemento se trata. Así podemos acceder de manera ultrarápida a los elementos que hemos estado utilizando. El recuadro inferior es todo un prodigio en cuanto a usabilidad. Es a la vez un un cuadro de búsqueda que nos va ofreciendo sugerencias conforme vamos escribiendo, pero también es una lista deplegable por orden alfabético sino queremos teclear nada.

En la siguiente sección, encontramos una serie de menús que nos permiten navegar por los programas agrupoandolos por módulos, las ayudas y la configuración. Aunque nunca está de más tenerlo, recomendamos encarecidamente utilizar los accesos rápidos ya que son más fáciles de utilizar y más rápidos.

Pestañas de navegación.

Otra importante característica de OpenBravo en cuanto a usabilidad se refiere, es la navegación por pestañas que nos tener varios programas abiertos y pasando de uno a otro con tan sólo un click.  Otro pequeño gran detalle , que a larga mejora enormente la productividad de los usuarios y de su empresa. Tan sólo un matiz. Openbravo es una aplicación compleja, por lo tanto si su ordenador tiene poco memoria o un procesador poco potente un exceso de pestañas puede ralentizar la navegación.

Pantalla Central

La parte principal de la pantalla, enmarcada en azul en la imagen principal, es la zona de la interfaz donde se abren las distintas aplicaciones. En el caso de la pantalla de inicio presenta una característica especial que la hace muy atractiva, es totalmente configurable mediante widgets. Los widgets son pequeñas aplicaciones que ocupan tan una pequeña parte de la pantalla y que nos facilitan el acceso a datos o funciones principales de la suite, o incluso del software de  terceros como puede ser Gmail, Google Docs, Twitter, Facebook o aplicaciones CRM y BI. La idea es que el usuario al abrir la aplicación encuentre un conglomerado de elementos que de un vistazo le aporten información relevante sobre sus funciones. Tenemos incluso la posibilidad de crear nuestro propio widget insertando código HTML personalizado.

En la parte de la izquierda marcada encontramos un acceso rápido a los ultimos documentos y vistas utilizadas, además de la administración de los widgets. Es también destacable que Openbravo también cuenta con atajos de  teclado, una funcionalidad que aunque generalmente no es utilizada por muchos usuarios, permite hacer muchas más cosas en menos tiempo.

Las ventajas del software libre para empresas

Cuando hablamos de software libre, no estamos hablando necesariamente  de “software gratuito”.  La principal característica del software libre, es la libertad que se ofrece para copiarlo, estudiarlo, modificarlo y distribuirlo, una vez que se ha adquirido.  Muchos paquetes de software libre están disponibles de manera gratuita, aunque esto no quiere decir que todo el software libre tenga que ser gratuito y más cuando hablamos de aplicaciones para empresas.

Aun el caso de que una empresa no pague licencias por usar un producto, tendrá que hacer frente a diversos gastos para poder adaptar la herramienta a sus necesidades. Estas adaptaciones pueden realizarse por parte de terceros o por el personal de la empresa, en cualquiera de los dos casos, es difícil encontrar a alguien que trabaje por amor al arte. Aunque se diera el extraño caso de que la empresa se adaptara completamente al estándar tendrían que invertir tiempo y recursos en adoptar y aprender a manejar  la nueva herramienta, esto tampoco sale nunca gratis.

El software libre tiene un menor coste

Sí que es cierto que casi siempre las soluciones de software libre son más baratas, debido en gran parte al menor coste en cuanto a pago por derechos de uso frente las soluciones propietarias. Algunas suites de software libre como el ERP Openbravo, han optado por ofrecer diferentes versiones de su software, una gratuita con funcionalidad limitada y otra profesional, con funcionalidad más amplia, que garantiza el  derecho a acceder a servicios de soporte por parte de Openbravo y los miembros de su red de partners. Para acceder a la solución profesional es necesario afrontar el pago de una suscripción.

¿Cómo pueden las empresas optar entonces por el pago de una suscripción pudiendo adaptar ellas la solución gratuita? La respuesta es sencilla, muchas veces la última opción es siempre la más. Los profesionales con conocimiento de la herramienta pueden adaptarla a las necesidades de una empresa de una manera más rápida y eficiente que el personal interno de la propia empresa, sin experiencia en el manejo de la herramienta y con menor experiencia en este tipo de proyectos. Y es que a la larga lo barato sale caro, y lo gratis nunca existe.

El software libre es más fácil de adaptar y evolucionar

Al estar basados en planteamientos abiertos, las herramientas de software libre están diseñadas para ser más fáciles de modificar y revisar. Por otro lado las amplias comunidades de usuarios y desarrolladores son una garantía de poder encontrar los recursos y el conocimiento necesarios para poder adaptar la herramienta a nuestras necesidades. Esto también dinamiza enormemente los procesos de corrección de errores y revisión del producto, ya que están abiertos a todos los desarrolladores y usuarios del mismo.

Si necesitamos una extensión o modificación de un programa de código abierto, es muy posible que algún desarrollador ya haya trabajado en esa solución, por lo que podemos beneficiarnos de un trabajo que ya está hecho y que simplemente tendremos que adaptar de forma mínima  a los requisitos de nuestra empresa.