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Integración entre soluciones empresariales

La integración entre sistemas de software siempre ha sido un tema complejo. Hasta el punto que a veces es más difícil integrar dos aplicaciones que desarrollar una aplicación.  De hecho la principal idea que sustenta aplicaciones integradas de gestión o ERP, es la complejidad de integrar múltiples sistemas, frente a tener toda la funcionalidad integrada en un sólo paquete.

Las razones son varias, un mismo sistema generalmente tiene en la gran mayoría de los casos, unas necesidades de plataforma tecnológica y software de terceros mucho más sencillas y coherentes. Es por definición menos complejo de mantener, gestionar, aprender y evolucionar. Por eso durante los últimos 30 años, la industria del software corporativo ha tendido hacia suites ERP que intentaban cubrir al máximo número posible de necesidades de una empresa. Aunque como todo siempre ha habido excepciones.

Por un lado han proliferado las soluciones sectoriales que lejos de ser un ERP estándar, incorporaban en mayor o menor grado funcionalidad específica del sector al que se dirigían.  Durante muchos han tenido (y siguen teniendo) muy buena acogida, especialmente en sectores que se salen un poco del modelo de negocio más estándar de fabricación, distribución y venta de productos. En sectores como el transporte, la cría de animales, los seguros, la banca y un largo etc. Las soluciones estándar lo han tenido más difícil y gran parte de las empresas del sector cubren sus necesidades con soluciones verticales o desarrollos a medida.

La práctica siempre encuentra maneras de burlar a la teoría y hoy podemos encontrar empresas que trabajan con muchos sistemas integrados y son competitivas. ¿Cómo?  Porque son capaces de sacar el trabajo adelante e incluso de llegar más lejos de lo que sería capaz un sistema estándar. Esto es algo perfectamente lógico.

Las limitaciones de las soluciones ERP

Se pueden resumir en un breve y conciso refrán: “Quien mucho abarca, poco aprieta”. Cuando queremos meter tantas cosas en un mismo sistema perdemos foco y concreción. Por necesidades de cohesión y simplicidad muchas cosas tendrán que adaptarse para que la aplicación sea gobernable, tenga una interfaz de usuario uniforme y un modelo de datos y procesos unificado.

El diseñar, desarrollar y mantener aplicaciones tan complejas que abarcan una problemática tan variada es una tarea titánica. Esto aun a costa de hacer sacrificios en muchas aéreas en pos de la solución global.  Si no utilizamos elementos comunes de interfaz gráfica, encabezados, herramientas de consulta y manipulación de datos, acabaremos creando un leviatán que acabará por devorar al equipo de desarrolladores más expertos.

El tener un sistema único que integre todas necesidades de aplicaciones  de gestión tiene enormes ventajas.  Pero también tiene sus inconvenientes. Lo importante es que tanto si optamos por otra opción debemos de conocer las limitaciones de cada una y así podremos tomar medidas evitarlas o paliarlas.

 

Un modelo compartido de datos

Cuando hablamos de integrar aplicaciones necesitamos además un modelo de datos compartido. Este es un esquema básico de definición y establecimiento del origen de los datos utilizados entre aplicaciones. La información tiene un carácter simbólico y representativo, esto es especialmente aplicable  a la información contenida en los sistemas informáticos. Cuando un cliente nos paga 1000€, no los guardamos en nuestros sistema. Cuando trabajamos con sistemas transaccionales esta información ha de compadecerse con la realidad, si además estamos integrando varias soluciones es todavía más importante que cuando estas comparten información,  los datos compartidos tengan una integridad, una misma definición y un origen único.

Para que los algoritmos de aplicaciones distintas puedan trabajar con coherencia sobre unos mismos conjuntos de datos es necesario establecer un lenguaje común, definir que es cada dato, que tipo información contiene y en caso de ser modificado como ha de ser actualizado en el resto de sistemas.

Lo más importante es especificar el origen los datos. Este tiene que ser único, por ejemplo una tabla concreta de una determinada base de datos.

Para que en caso de que haya disonancias en datos duplicados siempre prevalezca la versión del origen datos. Luego hay que definir conceptualmente cada elemento dentro de la estructura de de datos. Por ejemplo los clientes, esto puede parecer a priori algo banal o teórico, pero es realmente importante.

A mayor cantidad de integraciones mayor complejidad

Por muy buen diseño estructural que hayamos realizado conforme vaya aumentando la cantidad y el nivel de integración entre nuestras soluciones los problemas irán aumentando. A medida que las integraciones entran en producción van surgiendo problemas de integridad y nuevos casos de uso que difícilmente hubiéramos podido contemplar durante la fase de diseño.

Por ello es muy importante tener bajo control y el número de integraciones y sobre intentar que estas se realicen mediante un canal único. Es decir que las integraciones se realicen en esquemas de 1 a uno. Y que no haya ninguna aplicación que esté cambiando un mismo dato en más de una aplicación.

La era dorada para la integración

En los últimos años hemos asistido a un verdadero apogeo de las integraciones. El fenómeno de las  API´s y Web Services ha facilitado mucho las labores de integración, especialmente al haberse asumido unos estándares de facto y a que la experiencia ha permitido mejorar el enfoque con el que se plantean este tipo de proyectos.

Algunos ejemplos como la simplificación del formato de intercambio de datos que ha supuesto el JSON frente al HTML han facilitado enormemente las labores de integración a los desarrolladores, sin que ello suponga ningún avance tecnológico. Sino simplemente un nuevo planteamiento en la forma de hacer las cosas, gracias a la experiencia adquirida.

Sin duda alguna los estándares web han contribuido enormemente a hacer más fácil y sostenible la integración entre aplicaciones. Esperamos que está contribución se mantenga en el futuro y siga ayudándonos a lograr un mundo más integrado.

¿Como funciona Oracle Fusión?

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La respuesta de Oracle ante las demandas de los clientes de una funcionalidad más específica, totalmente integrada y con menores costes de despliegue y mantenimiento, es ofrecer una arquitectura basada en dos capas: tecnología y aplicaciones con un modelo unificado de datos. Esto permite que las aplicaciones puedan ser fácilmente desplegadas e integradas. Las aplicaciones de Oracle Fusion están construidas para trabajar e integarse fácilmente con otras aplicaciones.

Todas las aplicaciones corren sobre una plataforma tecnológica común, que gestiona sesiones seguridad, presentación en pantalla, integraciones, workflow y otras capacidades subyacentes del sistema. Además comparte un modelo de datos unificado, que integra los principales dimensiones y métricas de sistemas ERP, SCM, CRM y HCM. Lo que facilita la integración entre ellas.

Oracle ha construido una paltaforma totalmente basada en estándares bien establecidos como el XML para metadatos y BPEL para workflow, etc…  De esta manera se lleva la arquitectura SOA al corazón de la solución. Con más de 11.000 servicios preconstruidos.

Esto permite a las empresas disponer de un mejor acceso al talento a la hora de desarrollar y adoptar sus sistemas, reduciendo costes de implantación y simplificando la gestión e integración con otras aplicaciones.

Pero además de todo esto Oracle Fusion también aporta característica innovadoras que llevan las aplicaciones empresariales a un nuevo nivel como la experiencia de usuario basada en roles. Que nos solamente ofrece interfaces totalmente adaptadas a las necesidades de los distintos puestos en la organización, sino que además guía al usuario a través de su trabajo, ofreciéndole en todo momento información sobre que debe hacer, como lo puede hacer y con quien puede colaborar.

La integración total de las aplicaciones permite un diseño de flujos de trabajo muy avanzado. El usuario puede mediante herramientas gráficas configurar los procesos de su empresa que implican a distintos usuarios utilizando múltiples aplicaciones. Teniendo la seguridad de que su sistema es el soporte perfecto para desarrollar el modelo de negocio de su empresa.

Oracle Fusion incorpora el fenómeno de la web 2.0 con herramientas que aportan conectividad, contextualización y seguridad a lo usuarios.

La inteligencia de negocios está totalmente embebida en las aplicaciones y adaptada a las necesidades de cada usuario.

El uso de pantallas táctiles en ERP y otras aplicaciones empresariales

Si algo tiene caracteriza a un ERP es la amplia funcionalidad que ofrece y la cantidad de programas con los que podemos trabajar dentro de la misma suite. Esto tiene la lógica ventaja de la integración de las actividades de la emprsea, pero esta visión tan integradora no está exenta de ciertas limitaciones.  Como dice el refranero español, quien mucho abarca poco aprieta y este a la postre es un problema común a casi todas las suites ERP, tienen unas interfaces de usuario muy poco adaptadas a los roles específicos de cada usuario. Al final siempre acabamos viendo cuadrículas de datos, formularios de búsqueda y pestañas, a pesar de que utillizamos aplicaciones para cosas tan distintas como crear pedidos o planificar la producción, tenemos siempre la sensación de estar viendo la última pantalla.

Un cambio en el paradigma tecnológico

Las pantallas táctiles suponen una forma totalmente nueva de interactuar con los dispositivos electrónicos. En cierta medida son la evolución del ratón, que mediante un cursor nos permite introducir un dedo virtual  dentro de la pantalla de nuestro ordenador. Ahora en vez de tocar los elementos a través del cursor podemos hacerlo con nuestros propios dedos. Esto facilita en general todo tipo de interacciones, salvo las de introducir o picar datos. Por razones de ergonomía la manera más rápida de escribir con un teclado es la tradicional utilizada con las máquinas de escribir, sentado con los antebrazos apoyados sobre una superficie plana. Con teclados virtuales se pueden conseguir resultados parecidos e incluso superiores (al no tener que presionar las teclas podemos escribir más rápido). Salvo esta excepción el trabajo es mucho más fluido y la experiencia del usuario mucho más agradable.

Si además tenemos en cuenta que los sistemas informáticos cada vez se nutren menos de datos picados a manos y que el tener un pantalla táctil no significa  el renunciar al teclado ya que  podemos incorporar uno físico o virtual las excusas para no incorporar este nuevo tipo de tecnologías son cada vez más escasas.

Del usuario a la empresa

El principal problema que existe en las empresas a la hora de incorporar este que la industria del software empresarial es bastante más lenta que la del software de consumo. En el segmento alto del ERP salvo Oracle que ha hecho JD Edwards compatible con Ipad y ha lanzado aplicaciones móviles como parte integrada de su software de inteligencia de negocios, hemos encontrado pocos esfuerzos por parte los fabricantes.

Además para conseguir que esta tecnología sea aplicable y operativa no basta con que las aplicaciones actuales sean compatibles con el uso de dispositivos táctiles, es neceario un completo rediseño de las interfaces de usuario de acuerdo con esta nueva forma de interactuar con las aplicaciones. Por lo que parece hasta el momenot, no vemos muchos movimientos en la industria encaminados a esta transición. Tal vez prefieran seguir ordeñando de manera tranquila los clientes actuales. Pero en cualquier caso han de tener cuidado, en cualquier momento puede aparecer un retador.

ERP y diseño de interfaces de usuario

Si hay algún a

specto en el que los ERP´s se han quedado atrás con respecto a otro tipo de aplicaciones ese es el de la interfaz de usuario. Aunque hay que reconocer que desde las pantallas en negro del AS400 (todavía en uso en muchas empresas) hemos avanzado mucho, el diseño de interfaces de usuario y el diseño en general, ha sido uno de los aspectos más descuidados por los fabricantes de software para empresas.

En general los usuarios de herramientas profesionales, suelen estar bien entrenados y habituados al uso de un programa concreto. Gracias a esta suerte de Taylorismo Informático, se consiguen importantes mejoras en productividad. Esto siempre ha sido un freno a la hora de desarrollar mejoras en el diseño, a las cuales por otro lado, los fabricantes no suelen ser muy aficionados.

Tradicionalmente ha existido un cierto desencanto entre los diseñadores/artistas y los programadores/analistas de software para empresa. El sector no ha sabido entender muy bien el valor que aporta un buen diseño, y se ha concentrado más en el desarrollo de nueva funcionalidad y una mejora de la potencia, que en dotar a las aplicaciones de una usabilidad que realmente mejorará la productividad de los usuarios. Para la industria hasta hace poco tiempo, el diseño consistía básicamente en añadir colores, biseles, bordes y ribetes.

Pero el diseño de interfaces para software es mucho más que todo eso. En un entorno  donde muchas aplicaciones tienen una funcionalidad parecida, el diseño marca la diferencia, desde el principio. Todos sabemos lo que es el amor a primera vista, muchas veces nuestra preferencias son determinadas por la primera impresión, con las aplicaciones informáticas también pasa lo mismo. Si algo al principio nos parece feo será muy difícil que cambiemos esa impresión.

Diseño es usabilidad, es productividad

Mientras en algunas aplicaciones tenemos que  teclear en un campo de búsqueda y darle al enter y enviar, existen aplicaciones que aprovechándose de funcionalidades como los famosos campos de autocompletado, nos van sugiriendo opciones a medida que vamos escribiendo letras. Este tipo de de pequeñas ventajas en aplicaciones de uso intensivo como son los ERP, son las que a lo largo de un año.  Como usuario de una aplicación lentísima de CRM, con una pobre interfaz de usuario, se perfectamente de lo que estoy hablando.

Pero el diseño es algo más que la incorporación de elementos que nos permitan operar más rápido. También es por supuesto visibildad, pantallas en las que con un solo golpe de vista podamos ser capaces de localizar los elementos que necesitamos, herramientas, contenido, menús, etc… En definitiva pantallas en las que no sea tan necesario el tener que estar leyendo para saber donde están las cosas. En definitiva interfaces de usuario que sean intuititvas.

En las próxima serie de artículos vamos ir haciendo un análisis de las interfaces de usuario de soluciones de ERP, tanto en general como en concreto de las ofrecidas por distint

s fabricantes.

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Análisis de OpenBravo: Interfaz de usuario general y pantalla de inicio

Openbravo es el ERP basado en planteamientos de software libre más utilizado del mundo. En esta serie de artículos vamos hacer un análisis detallado de las características que ofrece la versión profesional de Openbravo, para que todas las personas interesadas puedan hacerse una idea de  todo el potencial que ofrece esta solución.

Pantalla de bienvenidaPantalla de Inicio de Openbravo

En la imagen anterior, he añadido varios recuadros para interfaz de usuario en las distintas secciones. En el recuadro negro de la parte superior es donde se encuentran los menus y los logotipos. Los logotipos totalmente personalizables y podemos añadir el de nuestra empresa si queremos darle un look más corporativo a la solución. En la parte de la izquierda encontramos los menús que nos permiten acceder a cualquier parte de la aplicación de una forma rapídisima. Es de destacar la presencia de estos dos botones:

El de la izquierda nos permite crear de manera rápida cualquier tipo de elemento en Openbravo: pedidos, presupuesto, plantillas, asientos contables, clientes, usaurios y un largísimo etc… El de la derecha en cambio nos permite accedera cualquier programas o report.  Con estos dos elementos podemos acceder a casi cualquier parte de la aplicación de manera muy rápida. Es uno de esos pequeños detalles que hace a Openbravo un ERP muy grande. Cuando pulsamos en cualquier de los dos nos aparece un formulario de introducción de datos, tan pequeño y sencillo como poderoso.

En la parte de arriba de la  imagen podemos apreciar una lista de los ultimos elementos a los que hemos accedido, con un icono que nos indica de que t ipo de elemento se trata. Así podemos acceder de manera ultrarápida a los elementos que hemos estado utilizando. El recuadro inferior es todo un prodigio en cuanto a usabilidad. Es a la vez un un cuadro de búsqueda que nos va ofreciendo sugerencias conforme vamos escribiendo, pero también es una lista deplegable por orden alfabético sino queremos teclear nada.

En la siguiente sección, encontramos una serie de menús que nos permiten navegar por los programas agrupoandolos por módulos, las ayudas y la configuración. Aunque nunca está de más tenerlo, recomendamos encarecidamente utilizar los accesos rápidos ya que son más fáciles de utilizar y más rápidos.

Pestañas de navegación.

Otra importante característica de OpenBravo en cuanto a usabilidad se refiere, es la navegación por pestañas que nos tener varios programas abiertos y pasando de uno a otro con tan sólo un click.  Otro pequeño gran detalle , que a larga mejora enormente la productividad de los usuarios y de su empresa. Tan sólo un matiz. Openbravo es una aplicación compleja, por lo tanto si su ordenador tiene poco memoria o un procesador poco potente un exceso de pestañas puede ralentizar la navegación.

Pantalla Central

La parte principal de la pantalla, enmarcada en azul en la imagen principal, es la zona de la interfaz donde se abren las distintas aplicaciones. En el caso de la pantalla de inicio presenta una característica especial que la hace muy atractiva, es totalmente configurable mediante widgets. Los widgets son pequeñas aplicaciones que ocupan tan una pequeña parte de la pantalla y que nos facilitan el acceso a datos o funciones principales de la suite, o incluso del software de  terceros como puede ser Gmail, Google Docs, Twitter, Facebook o aplicaciones CRM y BI. La idea es que el usuario al abrir la aplicación encuentre un conglomerado de elementos que de un vistazo le aporten información relevante sobre sus funciones. Tenemos incluso la posibilidad de crear nuestro propio widget insertando código HTML personalizado.

En la parte de la izquierda marcada encontramos un acceso rápido a los ultimos documentos y vistas utilizadas, además de la administración de los widgets. Es también destacable que Openbravo también cuenta con atajos de  teclado, una funcionalidad que aunque generalmente no es utilizada por muchos usuarios, permite hacer muchas más cosas en menos tiempo.