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Wearables: bienvenidos a la era post-pc

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A día de hoy utilizamos dispositivos electrónicos para casi todas las tareas que desarrollamos diariamente: el ordenador para trabajar, el móvil para comunicarnos, robots de cocina, aspiradoras autónomas, sistemas de navegación en los coches, videoconsolas para nuestro tiempo de ocio, etc.

La informática ha cambiado completamente nuestra manera de trabajar, empezando por los ordenadores, que ayudaron a ahorrar ingentes cantidades de papel en informes impresos y tiempo de trabajo invertido en el análisis de datos, y siguiendo por los dispositivos móviles, que nos permitieron trasladar dichos ordenadores a cualquier lugar.

El último horizonte tecnológico alcanzado ha sido la era “post-pc”, donde los ordenadores tal y como los conocemos han sido reemplazados en muchos puestos de trabajo por los dispositivos móviles, como los smartphones y las tablets, y recientemente, por los wearables o dispositivos portátiles.

Estos últimos están experimentando un alto crecimiento en cuanto a su uso en el entorno empresarial debido a su manejo intuitivo y, en muchas ocasiones, sin necesidad de usar las manos. Esta característica les otorga una ventaja sustancial respecto a los que están sustituyendo, dado que los dispositivos móviles necesitan una interacción manual para poder ser utilizados.

Los dispositivos portátiles asimismo recopilan datos de diversas fuentes que son, bien almacenados local o remotamente, o bien enviados a otros dispositivos para analizarlos para conseguir información relevante tanto de los procesos que ha realizado el trabajador, información sobre el propio trabajador e información sobre aspectos relevantes a la empresa.

Estos dispositivos son los encargados de recoger los datos, pero no son los encargados de procesar la información que éstos les brindan, necesitan algo más. Éstos necesitan comunicarse con los sistemas informáticos empresariales, como JD Edwards, mediante aplicaciones diseñadas específicamente para ellos.

Estas aplicaciones deben ser intuitivas y sencillas de manejar, a fin de cumplir el objetivo original de los dispositivos: facilitar de la manera más cómoda posible el trabajo al usuario, utilizándolos mediante interacciones manuales rápidas y sencillas o mediante comandos de voz.

Además el interfaz de usuario debe ser acorde al dispositivo empleado, así como su display, de manera que la información solicitada se pueda ver rápidamente y el operario pueda obtener la ayuda que necesite y seguir con su trabajo aumentando así su productividad y, por ende, la eficiencia de la propia empresa.

Los más empleados a día de hoy son los relojes (smartwatches), pulseras y gafas inteligentes (smartglasses). Éstos se emplean tanto en el mundo empresarial como de manera privada por los consumidores, dado que son dispositivos asequibles para este consumidor privado. No obstante, existen otros como anillos, prendas y brazaletes inteligentes que ya pueden adquirirse pero que se encuentran en las primeras fases de desarrollo y todavía no han alcanzado todo su potencial.

Los dispositivos mencionados tienen multitud de aplicaciones en las empresas dado que aumentan la productividad del trabajador al mismo tiempo que aumentan la de la empresa. Además, ésta última, consigue información en tiempo real sobre sus procesos y sus trabajadores, que puede utilizar en beneficio propio mejorando la eficiencia en sus procesos y la calidad del trabajo de sus empleados.

A día de hoy, los sectores que más utilizan esta tecnología son los sectores de logística, fabricación/manufactura y la venta al por menor. Estos dispositivos son muy utilizados en las tareas de almacén (picking, organización, inventario, etc.), donde los trabajadores, empleando en este ejemplo las gafas inteligentes, pueden conocer qué artículos y qué cantidad de los mismos son necesarios, dónde están localizados e ir escaneando dichos artículos y sus embalajes a medida que los van recogiendo y empaquetando, completando las tareas encomendadas y sin perder tiempo en utilizar una pistola de escaneo de códigos de barras y una lista, en pda/tablet o papel, de artículos y tareas por completar/recoger.

Estos dispositivos también son interesantes para la formación de los empleados, dado que gracias a la realidad aumentada, los equipos de trabajo del sector de la manufactura por ejemplo, pueden ver rápidamente las piezas o elementos que van a fabricar en el siguiente lote y ser formados mediante esta tecnología de manera mucho más rápida. Asimismo, de manera previa a la formación, el equipo de diseño puede utilizar la combinación de gafas y brazalete inteligentes para diseñar en 3D las nuevas piezas o elementos que posteriormente se fabricarán de una manera más dinámica y visual que en un dibujo en dos dimensiones.

A modo de conclusión, destacaría que la mayoría de estos dispositivos se encuentran en fases muy tempranas de desarrollo y que además algunos conservan una dependencia directa con los dispositivos móviles (smartwatches y smartphones en este caso) que les restan independencia, así que todavía tardarán algún tiempo en alcanzar todo su potencial, tanto en el uso privado como en el uso empresarial, llegando incluso a sustituir a los móviles y tablets en más de una ocasión.

Por ello, estar informado de estos avances tecnológicos podrá marcar la diferencia en un futuro no muy lejano entre su empresa y su competencia en el grado que esté también preparado para adoptar estas innovaciones, mediante la elección de un ERP integrable con esta tecnología, por ejemplo.

Visualización dinámica de datos: Datos, información, Conocimiento.

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La toma de decisiones en las empresas debe ser un proceso ágil y rápido. Para ello son necesarias herramientas que faciliten la gestión de los informes en tiempo real y permitan a los responsables de los departamentos tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

Los datos no son información por sí mismos, han de ser destilados para generar el conocimiento que será la base que fundamente la toma de decisiones. Las empresas manejan enormes volúmenes de datos y deben convertirlos a la mayor brevedad posible en información comprensible, útil y eficiente.

Contando con que el tiempo en las empresas es limitado y que nuestra capacidad para asimilar la información es aún menor (la mayoría de los cerebros sólo prestan atención durante un máximo de 45 minutos), necesitamos herramientas que sinteticen la información en formatos que faciliten su comprensión.

Para ello, los datos tienen que ser ordenados y organizados para que muestren la información que el usuario está buscando. La consecución de estos procesos puede distorsionar la información que se quiere dar, por lo que el usuario deberá crear jerarquías y modelos organizativos para garantizar la integridad y la coherencia de la información. Se debe evaluar, analizar y representar de manera que nos ayude a conocer su significado.

Es ahí donde entran en juego las herramientas de visualización dinámica, que ordenando y jerarquizando los datos suministrados muestran la información que el usuario demanda. Esta visualización, además de ser atractiva ha de plasmar, comparar y combinar los hechos más significativos para que el usuario pueda inferir su significado contextualizando la información.

Estas herramientas facilitan la exploración, algo que los antiguos sistemas no permitían. Esto se debe a que éstas plasman la información de manera visual y dinámica. Mediante gráficos de todo tipo, permiten al usuario navegar por la información de la manera más rápida posible mientras que con los métodos estáticos esto no era posible, empobreciendo la experiencia.

Estos gráficos y tablas pueden ser introducidos tanto en informes estáticos (powerpoints, pdfs, etc.) como en informes dinámicos, haciendo más interesantes aún las presentaciones a la hora de exponer la información.

Es aquí donde se observa un cambio sustancial en cuanto a la visualización de datos se refiere. En primer lugar tenemos los informes clásicos, en los que se desgrana la información de una manera estática, ya plasmada en el informe correspondiente sin posibilidad de variar lo existente.

Las herramientas de visualización de datos permiten no sólo visualizar los datos si no explorarlos, entendiendo esta exploración como navegar por ellos creando al mismo tiempo elementos dinámicos que ayuden al usuario a analizar la información de una manera mucho más eficiente.

A fin de cuentas una visualización de información explica historias, simplifica, mide, compara, explora, descubre…con el objetivo de convertir los datos en información y ésta última en conocimiento.

Sumado a estas ventajas, una herramienta de estas características basada en la nube (On Cloud) resulta mucho más interesante para todas aquellas personas del ámbito empresarial que deban realizar este tipo de análisis y/o presentaciones, dado que les otorga movilidad y facilidad en el acceso así como facilidad en el uso, ya que pueden emplearlas desde cualquier dispositivo con acceso a internet dejando a su elección cuál les resulta más cómodo para trabajar.

 

En este campo, Oracle ofrece una solución llamada Visual Analyzer (OVA) que integra a la perfección todos los datos relevantes de la empresa permitiendo una exploración de los datos eficiente y cómoda, y haciendo del reporting algo mucho más llevadero, visual e interesante.

Si desea más información, no dude en consultar la sección específica en nuestra página web:

http://onegolive.com/es/portfolio-golive-soluciones-consultoriaerp-crm-bi/oracle-visual-analyzer

Liberada la versión 11.1.1.9 de Oracle Business Intelligence

A mediados de Mayo de 2015 salió la nueva actualización de Oracle BI.  Hace pocas semanas la instalamos en nuestro entorno de pruebas  para evaluarla de forma detallada. El resultado ha sido bastante satisfactorio,  ya que introduce significativas  mejoras.

Interfaz             

No es que la haya habido un rediseño total de la interfaz de usuario, ya que  mantiene bastante coherencia con las versiones previas,  pero se han incluido una serie de nuevos diseños, más adaptados a las nuevas tendencias en UX. Por otro lado,  estos estilos son más fáciles de configurar y personalizar.

De hecho cuando actualizamos de la versión 11.1.1.7.1 a la versión 11.1.1.9.0 nos mantuvo el tradicional diseño de la 11G y  tuvimos que configurar el nuevo diseño llamado Skyros que es el mismo que lleva el producto de BI en la nube (Oracle BI Cloud Service). Este es su aspecto.

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Este es el diseño que  usaremos por defecto tanto para nuevos clientes como para aquellos que quieran actualizar a la última versión de OBI.  Una de las razones es que es mucho más sencilla la personalización de los colores corporativos, al ser un estilo basado en colores planos sin degradados, más acorde con las tendencias de diseño actuales. Esto hace además que la interfaz sea más ligera para el usuario. A continuación,  hacemos un breve repaso  a la evolución del diseño de las diferentes versiones del OBI.

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Como podéis comprobar, el último diseño es mucho más ligero, lo que hace más fácil trabajar durante largos periodos de tiempo con la herramienta. Se puede notar también el esfuerzo de Oracle por ir adaptando la herramienta a las últimas tendencias en diseño.

Administración                                                                                          

Se incluye un nuevo monitor de operaciones e información adicional para las tablas de auditoria, nuevas configuraciones de los ficheros instanceconfig.xml y nqsconfig.ini.

A parte se ha incorporado una funcionalidad que nos ha parecido muy interesante. El administrador si tiene que probar los permisos o ejecutar informes de otro usuario puede hacerlo directamente con la opción “actuar como”. No tiene que pedir la contraseña y salirse de la aplicación para volver a entrar.

Sin duda esta mejora hace mucho más sencillo las labores de administración y testeo. Permitiendo entregar a los usuarios el producto final sólido con menos esfuerzo, al eliminarse una tarea tan repetitiva y tedioso como la de los loggeos.

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Mobile App integrado en la instalación

Mobile App, es una funcionalidad que permite hacer aplicaciones no nativas con menús de cuadros de mando. Antes había que instalarlo y configurarlo aparte, ahora lo incluyen en la propia instalación.

Como podéis ver en la imagen  ahora para crear una aplicación móvil simplemente hay que hacer click en el menú de nuevo, donde aparece como una opción más.

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Más funcionalidad

+ Más opciones en la exportación, definir formatos personalizados en la exportación de cuadros de mando, cambiar la orientación de Excel, PDF,.. Es bastante interesante que se pueda elegir para determinados cuadros de mando no exportar imágenes y gráficas, solo tablas.

 

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+ Han incluido la opción de poder visualizar los gráficos en HTML5, antes solo era flash, ahora ambas opciones. Esto resuelve muchos problemas de compatibilidad con navegadores como Chrome que han comenzado a disminuir el soporte para Adobe Flash

+ Permite ordenar y buscar en las columnas y métricas del análisis

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+ Nueva visualización de mapa de árbol

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+ Mejora del asistente de la persistencia agregada para generar agregados con niveles de auto-corrección.

+ Permite en web guardar una métrica calculada y reutilizarla en otro análisis, antes esto se hacía en el RPD, ahora en ambos sitios.

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+ Preguntar antes de abrir, esto se puede configurar a nivel de cada página.

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Si lo marcamos, cuando el usuario acceda al panel de control le bloquea la ejecución de todos los análisis, esto nos ahorra consultas innecesarias de la primera ejecución de cada página y poder elegir los filtros primeros para luego darle a “continuar” y visualizar lo que queremos ver.

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Podemos estar ante la última actualización de Oracle BI 11, una versión que ha durado cerca de 6 años y seguramente Oracle tenga planes de lanzar para Febrero de 2016 el nuevo OBIEE 12c.

Esperamos que el artículo haya sido de vuestro interés.

¿Acaso importa la coyuntura económica?

La coyuntura económica, ese impreciso y abstracto concepto que sintetiza el  estado concreto de la actividad pecuniaria en todo el planeto, está de moda.  Se ha convertido en una nueva fuerza invisible que al igual que la ira de Zeus o la gravedad, ejerce una ineludible influencia en nuestras vidas, convirtiéndonos en meras gotas de agua arrastradas por la corriente.

Hace cinco años, cuando la economía estaba mucho más enferma, nadie sabía que era la prima de riesgo. Hoy es tema de conversación hasta en panaderías y mercados. Dedicamos mucha energía mental a pensar sobre la situación económica general. Algo que puede estar bien como pasatiempo pero que carece de cualquier utilidad práctica.

La pensar sobre la economía en tiempos de crisis es una fuente inagotable de  frustración, decepción e impotencia y lo que es más importante, una pérdida  de capacidad para regir nuestro propio destino. Esa sensación de que una parte  importante de nuestro bienestar depende de cuestiones que quedan totalmente fuera de nuestro alcance no hace renunciar a ser dueños de una parte de nuestro propio destino.

Es cierto que nuestra vida se haya influida por innumerables factores que no controlamos, pero  no es menos cierto que todos contamos con un cerebro y una voluntad que nos permite evitarlos, adaptarnos e incluso aprovecharlos en nuestro propio beneficio. Tanto si son reales como imaginados.

Algunas verdades sobre la coyuntura y la economía

La economía no es una ciencia, es simplemente una disciplina académica convertida en herramienta de relaciones públicas. Hoy en día se ha convertido en una sofisticada herramienta de generación de opinión encaminada a persuadir al público de la conveniencia de determinadas políticas con un importante sesgo ideológico.

La economía ha sido presentada como una ciencia que obtiene una solución única a un determinado problema. Y esto simplemente es mentira, en los problemas económicos se componen de consideraciones de orden moral, cultural, sentimental y personal principalmente. Esto hace imposible  la aplicación de las matemáticas o  de la mera  lógica formal para su resolución.  Para encajar instinto con aritmética, la “ciencia económica” ha reducido el amplio espectro de la conducta humana a unos pocos supuestos, apenas capaces de representar a una parte amplia del conjunto. Por eso un mono lanzando dardos tiene mayor capacidad predictiva a la hora de seleccionar valores en bolsa que algunos de los mejores fondos de inversión.

Por otro lado la coyuntura económica  se compone del conjunto de circunstancias contingentes y cambiantes  que determinan la situación  actual. Dicho conjunto es casi por definición imposible de registrar y mucho menos de cuantificar, condición indispensable para poder diseñar un modelo matemático que lo refleje. Aun el caso de que esto fuera capaz, dado que el resultado que pretendemos obtener de dicho modelo, es un concepto totalmente subjetivo, la ponderación de las variables que componen dicho modelo sería un proceso totalmente arbitrario e influido para las percepciones de los individuos que lo realicen. Vamos que la coyuntura económica al igual que el sentir popular y otros tantos conceptos ideados para influir en nosotros son meras formas de mamporrerismo mental.
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Durante todos esto años de crisis ha habido empresas e individuos que han  mejorado su situación, la pregunta que deberíamos hacernos por tanto es: si ellos lo han conseguido ¿Por qué no puede yo?

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Reduciendo el coste del reporting en la empresa

Al igual que en cualquier tarea importante muchas veces lo más dificil es saber por donde tenemos que comenzar. En un artículo anterior del mes de Febrero, definimos con claridad cual es eran los princpales componentes del coste del reporting en la empresa. Teniendo claros estos conceptos, podemos emprender de manera mucho más fácil acciones que nos permitan reducir su coste para nuestra empresa.

Mejorando la infraestructura

A nivel de infraestructura es siempre el personal de la propia empresa el que mejor puede determinar acciones para reducir costes. No obstante, una de las principales razones de sobrecostes en la que incurren muchas empresas suele ser un uso de diversos sistemas de reporting.

El escenario que se plantea en muchos casos es el siguiente: una compañía utiliza diversos sistemas para sus distintos departamentos, delegaciones o divisiones. Cada una de estas herramientas cuenta con su propia solución de reporting. Esto al final no solamente representa  en un mayor coste, sino que además impide una visión compartida acerca de la realidad de la empresa a nivel interno. Por tanto una mayor integración a todos los niveles suele redundar en una importe disminución de los costes, en hardware, licencias y software  y en el coste final de la información, mejorando casi siempre la fiabilidad de la misma.

Si queremos disminuir los gastos de nuestra empresa en consumibles, la digitalización es sin duda nuestra mejor opción. Minimizando el coste en papel, impresoras, carpetas de colores y demás consumibles, no solamente ahorraremos una gran cantidad de dinero, sino que también mejoraremos la seguridad de la información en la empresa. Previniéndonos contra potenciales problemas  que se puedan derivar de la pérdida de información.

Mejorando la eficiencia

El apartado donde más podemos recortar los costes de reporting es sin duda en el tiempo que emplean los usuarios en buscar y procesar la información que necesitan. Estudios previos indican que algo más del 20% del tiempo de los empleados para los que el conocimiento forma una parte importante de su trabajo (oficinas, técnicos, informáticos, etc…), es utilizado en la obtención de información que resulta importante para su trabajo. Esta cifra sube hasta un 40% cuando hablamos de profesionales cuyo trabajo son principalmente tareas administrativas.

Sea cual sea la posición que ocupe cualquier persona en la organización, con buena información podrá hacer mejor su trabajo. Pero no sólo se trata de una cuestión eficiencia, la seguridad también es importante. Una gran cantidad de los recursos que se de reporting que se utilizan a día de hoy en las empresas se corresponde a labores de control y supervisión, tanto a nivel operativo como estratégico.  Las labores de control, consisten básicamente en cerciorarse que todo marcha bien y de que no se produce ninguna anomalía no prevista en el transcurso de las operaciones.

Pues bien, a día de hoy con un buen sistema de inteligencia de negocios este tipo de tareas pueden automatizarse. Podemos establecer criterios que indiquen al sistema en que podría consistir esas anomalías: una rotura de stock, un nivel demasiado alto de impagos por parte de un cliente,  una  disminución de un 20% en el número de pedidos de una zona. Después solo tenemos que poner a trabajar a nuestro sistema que se encargará de ir rastreando nuestros datos comprobando que no se haya producido anomalía que les hemos indicado. En cuanto lo  detecte, enviará notificaciones mediante mensajes a las personas responsables o con capacidad para resolver ese problema en cuestión.

 

Los mandamientos del Director de TI en la empresa

    1. No te atarás a ninguna tecnología ni fabricantes concreto: Cuantas veces hemos oído hablar de profesionales que son pro-Microsoft o pro-Oracle. El Director de IT equilibrado  y juicioso no tiene que ser ni pro ni anti. Ha de ser capaz de juzgar a cada fabricante en base a sus virtudes y defectos.   Aun cuando casi todo nuestra infraestructura esté basada en un único fabricante, no debemos de despreciar  las virtudes de las otras. Los profesionales de la tecnología no pueden comportarse como Fanboys de Apple o de Android.
    2. No serás nunca el último en abandonar una tecnología: Es cierto que todavía hay muchas empresas con su ERP funcionando sobre AS400, pero.. ¿qué pasa cuando tienen un problema con su base de datos? Muchas veces las pasan canutas hasta que pueden encontrar un experto en DB2 que les saque del apuro. A veces es difícil encontrar profesionales cualificados sobre tecnologías maduras que cuentan con amplia presencia en el mercado. Todavía es más difícil encontrar expertos de tecnologías que están en claro retroceso. El soporte ofrecido por los fabricantes de software siempre ha sido objeto de todo tipo de críticas, hasta en productos que son estratégicos para ellos. ¿Cuanto peor será para los productos que están intentando forzar a sus clientes a que los sustituyan por nuevas versiones?
    3. No serás nunca el primero en probar una nueva tecnología: A cada nueva versión le siguen decenas o incluso cientos de parches para tapar todos los bugs. ¿Quieres ser tú el listo que se los coma todos? Estoy seguro de que no, en informática empresarial ir a la última tiene un precio muy caro. La mayoría de los fabricantes tienen sede en el extranjero y los servicios de soporte no son todo lo buenos que cabría esperar. Incluso los partners más expertos, no tienen un dominio aceptable de la nueva versión hasta que han tenido algún tiempo para trastear con ella. ¡Cuidado! Esto no es el mundo de la pasarela, aquí el ir al última suele tener más inconvenientes que ventajas.
    4. Menos es más: Conforme vamos añadiendo aplicaciones desperdigadas al arsenal de nuestra empresa y las vamos integrando, estamos creado un Leviatán que algún día puede terminar devorándonos. La manera más fácil de llegar a este punto es aferrándonos a un desarrollo a medida hecho en la propia empresa. Incapaces de abandonar a nuestra criatura, comenzamos a integrarla con otras soluciones que ofrecen la funcionalidad que nosotros no hemos sabido/podido desarrollar. Sabemos que no siempre un ERP es capaz de ofrecer toda la funcionalidad necesaria y que a veces hay que optar por comprar/desarrollar soluciones adicionales. En cualquier caso, más vale 8 que 80.
    5. Santificarás los entornos de prueba: Los experimentos son geniales, permiten avanzar y consolidar nuevos horizontes, eso sí en casa y con gaseosa. En las empresas donde nos jugamos el pan, es mejor acotar la creatividad a entornos controlados donde los daños potenciales no tienen un impacto real en el sistema. Está claro que todo esto del testeo y del control de versiones puede ser muy aburrido, pero la alternativa es muy arriesgada.
    6. Documentarás tus desarrollos: Si sabemos que es un peñazo estar documentando todo, que es muy  triste invertir horas y horas en generar documentos que probablemente no leerá nadie. Pero  ¿qué pasa cuando hay problemas? Ahí es cuando nos alegramos de haber dedicado ese tiempo extra a generar documentación, de todos esos comentarios en nuestras líneas de código. No sólo ahorran trabajo, sino que muchas son la única diferencia entre una cagada y una catástrofe.
    7. Honrarás la movilidad: No todos los roles de una empresa tienen se desempeñan con el culo pegado a una silla. Para muchos profesionales el tener que sentarse a teclear datos es una  pérdida de tiempo y un secuestro de tiempo de sus funciones principales. Hoy en día tenemos muchas opciones para no restar dinamismo a comerciales, personal de almacén, recepciones, repartidores, planta.. y un largo etc.. Este es un campo totalmente inexplorado en el casi todas las empresas tenemos mucho margen para mejorar.
    8. Promoverás la innovación: El Departamento de IT tiene que jugar un papel clave en la cultura innovadora de cada empresa. A fin de cuentas, no esperarás que la innovación surja del Departamento Financiero, la contabilidad creativa puede ser peligrosa.
    9. Darás preferencia a las soluciones web: Esto tal vez sea el punto más discutible, pero nuestra experiencia nos ha demostrado que las aplicaciones web tienen innumerables ventajas y además han mejorado mucho su apariencia y funcionalidad. No necesitan instalaciones, se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión y navegador, solamente requieren realizar cambios en el servidor.

El coste del reporting en la empresa

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En nuestro anterior artículo dejamos entrever cuales eran los dos principales categorías de reporting en la empresa.  No obstante ahora aprovecharemos para definirlos con un poco más de profundidad.

El reporting operativo tiene una carácter transaccional, como su propio nombre indica sirve aporta la información necesaria a los distintos usuarios para que el flujo de operaciones corrientes de la empresa pueda ser llevado a cabo de la manera más eficiente. Aunque a nivel operativo se toman también muchas decisiones, el reporting en este nivel el facilitar el cumplimiento del  trabajo designado y no tanto la toma de decisiones. La información recogida por tanto,  suele tener un nivel más bajo de abstracción. El operario de almacén que tienen que preparar un pedido necesita datos concretos sobre los productos que componen ese pedido y donde encontrarlos en almacén en este caso estamos hablando de información a nivel de registro que no necesita ser casi procesada y que suele ser extraída directamente de los sistemas de la empresa como el ERP.

A nivel estratégico la información requerida tiene un nivel de agregación y abstracción más alto, está mucho más procesada. Dado que su misión mostrar de manera rápida y concisa la marcha de un departamento, producto,  línea de productos o incluso de toda la empresa, un informe de este tipo requiere una cantidad mucho mayor de trabajo, no solamente a nivel cálculo y extracción, sino también de diseño, concepción y presentación.

Este tipo de reporting ha de servir como soporte a decisiones cruciales así como para monitorizar la marcha de empresa. Cuando las organizaciones tienen un cierto nivel de complejidad suelen utilizar sistemas de Inteligencia de Negocios para poder generar este tipo de informes o cuadros de mando, aunque el nivel de penetración de este tipo de herramientas y sistemas no es todavía tan profundo como cabría esperar.

Componentes del coste del reporting e en la empresa

Independientemente del sistema de información que utilice cualquier empresa, ya sea a mano o mecanizado, podemos distinguir diversas unidades de coste comunes a cualquier sistema: infraestructura, consumibles, mantenimiento y tiempo de uso por parte del personal.

Por la infraestructura de un sistema de información entendemos el conjunto de medios materiales e inmateriales que permiten la existencia y funcionamiento de ese sistema. Bien sean equipos informáticos o mecánicos, software, planes operativos, estructuras organizativas o ubicaciones físicas. Tanto si la utilización de esos recursos por parte del sistema es total o parcial, deben ser incluidos como parte de la infraestructura. Por solo citar un ejemplo una aplicación de reporting puede estar instalada en un servidor compartido con otras aplicaciones. Por lo tanto no sería lógico imputar todo el coste de ese servidor al sistema de reporting.

A nivel de imputación de costes, aparentemente tal vez sea el apartado más sencillo a la hora de identificar el coste de un sistema de información. Todo esto claro dependiendo siempre de la complejidad de cada caso.  Existen paquetes de software en los que la función de reporting es solo una parte del total y que además no es realizada por los usuarios. Existen maneras por supuesto de calcular una estimación, pero a la hora de la verdad casi nadie quiere llegar tan al fondo de la cuestión.  No obstante no debería ser muy difícil obtener unas estimaciones bastante útiles sin invertir un esfuerzo excesivo.

Los consumibles como su nombre indica son elementos fungibles y agotables, tradicionalmente los sistemas de reporting que se apoyan más sobre el papel tienen un mayor coste de consumibles como cartuchos de tinta para impresoras, papel carpetas, clips, etc… Actualmente  los sistemas informáticos de gestión documental permiten reducir el coste de consumibles hasta su mínima expresión. No obstante hemos considerado interesante el mencionar este apartado dado que a día de hoy todavía son muchas las empresas que hacen un uso intensivo de este tipo de recursos.

Los costes de mantenimiento y mejora comprenden todas las operaciones de  mantenimiento necesarias para asegurar la operatividad del sistema, además de las mejoras incorporadas a fin de dar respuesta a las necesidades no satisfechas por parte de los usuarios. Un buen diseño, así como un buen dimensionamiento y escalabilidad del mismo, nos permitirán minimizar este tipo costes especialmente los de mejora.

Respecto al tiempo de uso del  sistema por parte del personal, este uno de los más elevados. Ya que prácticamente todos los miembros de la organización necesita información para realizar su trabajo. Algunos estudios han calculado que las personas emplean un 20% de su tiempo de trabajo en la búsqueda de información. Con un sistema de información que tenga una buena usabilidad e indexabilidad podemos conseguir importantes ahorros a nuestra empresa, sin necesidad de grandes inversiones.

Exprimiendo Oracle BI al máximo: gestor documental y actualización de registros

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Cuando se trabaja con paquetes de aplicaciones  completos como Oracle BI, es fácil que parte de su funcionalidad nos pase inadvertida e incluso podemos llegar a sorpendernos de las cosas que podemos realizar con una misma aplicación.

Dentro de la suite de OBIEE encontramos quizás la más popular de todas sus aplicaciones, Oracle BI Answers, es una herramienta de análisis que procesa los datos desde múltiples orígenes para mostrarlos en un entorno web, y los usuarios pueden consultar y compartir los informes, cuadros de mando, kpi´s,… de todas las maneras y formatos posibles.

Estamos acostumbrados a usar la herramienta de Oracle para los usos que en principio se diseño, pero muchas veces obviamos algunas capacidades que la herramienta puede ofrecernos y que nos salven de utilizar otros interfaces ó tecnologías.

1.- Utilizarlo como gestor documental.

Recordemos que un gestor documental es un sistema para administrar documentos, organizarlos, compartirlos y dotarlos de seguridad.

En Oracle BI, administramos los informes con el catálogo, la herramienta nos permite subir todo tipo de ficheros de cualquier extensión, por lo que podremos subir a la plataforma imágenes y documentos para luego organizarlos, compartirlos y dotarles de seguridad para limitarlos a los usuarios que queramos.

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Además podremos usar, el buscador para encontrar nuestros documentos y consultarlos.
2.- Utilizarlo para insertar ó actualizar registros de un origen.

Sí, lo has leído bien, Oracle BI permite insertar, actualizar ó eliminar registros directamente de una base de datos ó actualizar una Excel, su implementación es muy sencilla, y su nombre es “writeback obiee”.

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Llegado el caso, te preguntarás ¿para qué necesito utilizar una herramienta de análisis para insertar registros, cuando para eso está mi ERP ó mi aplicación?

Siempre aparecen especificaciones nuevas que no las tiene contempladas nuestro ERP ó aplicación y no podemos asumir el coste ó el tiempo de modificarla donde habitualmente insertamos los registros,  además necesitamos que lo puedan modificar los usuarios a su antojo.

Con esta opción podemos ofrecerle al usuario un formulario de inserción, actualización y eliminación de registros, de manera rápida y sencilla, para luego consultarlos en la misma plataforma.

Supongamos que el responsable de ventas dispone de un informe de las ventas reales y quiere compararlos con los objetivos que mantiene en un excel. Quizás le interese poder modificar esos objetivos en la misma plataforma para después visualizarlos y compararlos con su valor real.

En definitiva, son usos menos conocidos los que nos brinda esta herramienta, que sin lugar a duda la hace la más completa del mercado.