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Las 5 cosas reducirán el coste total de tu ERP

1. Un roadmap detallado de nuevas versiones: Las herramientas que no evolucionan pueden ser a larga un lastre para su empresa. Si con el tiempo nuestra solución se va quedando atrás en funcionalidad y tecnología y además no es capaz de adaptarse a las nuevas exigencias que plantean los cambios en la empresa o en el mercado, nuestra decisión nos puede salir muy cara. Por eso las soluciones que cuentan con un compromiso explicito y concreto de desarrollo y evolución por parte del fabricante, a larga son siempre menos onerosas para la empresa. Eso si, el fabricante debe tener un mínimo de solvencia en terminos de trayectoria, solidez financiera de la empresa y una cierta posición el mercado.

Si su software se queda atrás, su empresa también corre  el riesgo de quedarse atrás y ese es un riesgo que nadie puede asumir.

2. Un compromiso de soporte a largo plazo explicito por parte del fabricante:  Sin un compromiso de soporte por parte del fabricante cualquier cambio como una actualización de tipos impositivos o la aplicación de un nuevo impuesto puede convertirse en una auténtico infierno. Con un soporte de primer nivel no supone ningún problema, pero sin él hace falta un conocimiento de primera mano del sistema y probablemente unas cuantas horas de desarrollo/configuración.

Si este tipo de situaciones comienzan a repetirse se vuelven cada vez más frecuentes con el tiempo, estaremos asumiendo un sobrecoste de mantenimiento que probablemente no contemplamos en el momento de la compra de nuestro ERP.

3. Un nutrido ecosistema de empresas de servicios asociados y freelancers: A lo largo de todo el ciclo de vida nuestra solución tendremos que contar seguramente con el servicio de terceros ajenos a la empresa especializados en el ERP. Por muy bien acotemos el alcance de nuestro proyecto, siempre estamos expuestos a cambios en la marcha del entorno, la empresa, rotaciones de personal etc… En ese caso siempre es preferible tener donde elegir y comparar.

4. Un entorno de desarrollo restringido:  Durante el ciclo de vida de un ERP los desarrollos suelen ser inevitables. Siempre es preferible que nuestra solución disponga de un entorno de desarrollo estructurado y organizado, que limite en cierta manera la capacidad de los desarrolladores para hacer modificaciones y que nos permita echar  para atrás aquellas modificaciones que a la larga creen problemas.

Tener además una organización estructurada de los desarrollos, facilitará enormemente las tareas de actualizaciones y cambios de versiones. En este tipo de proyectos lo que más trabajo requiere es actualizar los desarrollos a medida, especialmente cuando estos modifican aspectos de la funcionalidad básica de la solución.

5. Una arquitectura multiplataforma que garantice la independencia sobre el soporte de terceros:  Aunque a priori pueda ser más costoso el contar con un ERP que funcione sobre distintos sistemas operativos y bases de datos, a la larga esta opción nos da mucho más flexibilidad. Además, este tipo de soluciones suelen ser mucho más fáciles de integrar con software o equipos de tercero, lo que a la larga será inevitable en cualquier tipo de negocio.

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El ERP como motor de creación de valor: más allá de la eficiencia

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Hace  tiempo que tenía ganas de escribir este artículo, hoy leyendo este magnifico post,  en el blog de Anibal Goicoechea sobre el cambio de paradigma en los proyectos tecnológicos me he decidido. En el sector de las nuevas tecnologías todas las empresas llevamos años vendiendo la burra de la eficiencia, que está muy bien, pero el software para empresas debería de ser algo más que simplemente eso.

Que las soluciones ERP sirven para mejorar la eficiencia es un mantra bien sabido y repetido por fabricantes, partners y expertos en decenos de folletos, páginas webs, catálogos, post de blogs, tweets e inlcuso hasta en Facebook. Nadie pone en duda este axioma, pero a nuestro juicio, la verdadera cuestión es la siguiente: ¿los ERP solamente sirven para mejorar la eficiencia? ¿Es esta su principal misión?

¿Hacia donde nos lleva la eficiencia?

La eficiencia es un camino de una sola dirección, generalmente sólo hay una manera más eficiente de hacer un trabajo. Reconozcamos que aprovechar el papel higiénico usado para limpiarse los mocos es una formula muy eficiente de minimizar el gasto en consumibles, pero  que nadie está dispuesto a implementar.

La teoría general de sistemas nos dice los sistemas cerrados son mucho más eficientes que los sistemas abiertos, desgraciadamente las empresas, los seres humanos y los grupos sociales son sistemas abiertos. Algunos ejemplos de sistemas cerrados son una olla a presión o un pistón mecánico, así que ya lo saben si nuestro objetivo es eficiencia debemos aspirar a convertirnos en un mecanismo.

¿Existe algún otro objetivo que perseguir ?

Ahora bien en muchos casos la importancia de la eficiencia es secundaria cuando no irrelevante, tomemos cómo sencillo ejemplo el de la industria del lujo. En este tipo de productos, la eficiencia es un atributo a evitar, su sobriedad austera no encaja nada con la pompa y el exceso tan característico de productos cuya principal ventaja es que sirven para la ostentación. Está claro que es un ejemplo extremo, pero tenemos claros que a la hora de escoger un producto u otro lo que nos hace decantarnos es el valor que nos aporta, en relación a su precio.

La eficiencia empresarial que garantiza la mayoría de los fabricantes de soluciones ERP, principalmente tienes efectos sobre la segunda variable de los costes, que nos permite o bien bajar precios o ser más rentables, pero por muy eficiente que sea su empresa, sino aporta valor no irá muy lejos.

El objetivo principal que tendríamos que tener en mente a la hora de implantar, no sólo un ERP, sino cualquier solución empresarial, debe de ser incrementar la capacidad de la empresa para crear valor, una empresa eficiente que crea menos valor para sus clientes que la compentencia no es nada. Esta claro  que podemos generar valor mediante la eficiencia, pero este sólo es una pequeña parte del total.

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El uso de pantallas táctiles en ERP y otras aplicaciones empresariales

Si algo tiene caracteriza a un ERP es la amplia funcionalidad que ofrece y la cantidad de programas con los que podemos trabajar dentro de la misma suite. Esto tiene la lógica ventaja de la integración de las actividades de la emprsea, pero esta visión tan integradora no está exenta de ciertas limitaciones.  Como dice el refranero español, quien mucho abarca poco aprieta y este a la postre es un problema común a casi todas las suites ERP, tienen unas interfaces de usuario muy poco adaptadas a los roles específicos de cada usuario. Al final siempre acabamos viendo cuadrículas de datos, formularios de búsqueda y pestañas, a pesar de que utillizamos aplicaciones para cosas tan distintas como crear pedidos o planificar la producción, tenemos siempre la sensación de estar viendo la última pantalla.

Un cambio en el paradigma tecnológico

Las pantallas táctiles suponen una forma totalmente nueva de interactuar con los dispositivos electrónicos. En cierta medida son la evolución del ratón, que mediante un cursor nos permite introducir un dedo virtual  dentro de la pantalla de nuestro ordenador. Ahora en vez de tocar los elementos a través del cursor podemos hacerlo con nuestros propios dedos. Esto facilita en general todo tipo de interacciones, salvo las de introducir o picar datos. Por razones de ergonomía la manera más rápida de escribir con un teclado es la tradicional utilizada con las máquinas de escribir, sentado con los antebrazos apoyados sobre una superficie plana. Con teclados virtuales se pueden conseguir resultados parecidos e incluso superiores (al no tener que presionar las teclas podemos escribir más rápido). Salvo esta excepción el trabajo es mucho más fluido y la experiencia del usuario mucho más agradable.

Si además tenemos en cuenta que los sistemas informáticos cada vez se nutren menos de datos picados a manos y que el tener un pantalla táctil no significa  el renunciar al teclado ya que  podemos incorporar uno físico o virtual las excusas para no incorporar este nuevo tipo de tecnologías son cada vez más escasas.

Del usuario a la empresa

El principal problema que existe en las empresas a la hora de incorporar este que la industria del software empresarial es bastante más lenta que la del software de consumo. En el segmento alto del ERP salvo Oracle que ha hecho JD Edwards compatible con Ipad y ha lanzado aplicaciones móviles como parte integrada de su software de inteligencia de negocios, hemos encontrado pocos esfuerzos por parte los fabricantes.

Además para conseguir que esta tecnología sea aplicable y operativa no basta con que las aplicaciones actuales sean compatibles con el uso de dispositivos táctiles, es neceario un completo rediseño de las interfaces de usuario de acuerdo con esta nueva forma de interactuar con las aplicaciones. Por lo que parece hasta el momenot, no vemos muchos movimientos en la industria encaminados a esta transición. Tal vez prefieran seguir ordeñando de manera tranquila los clientes actuales. Pero en cualquier caso han de tener cuidado, en cualquier momento puede aparecer un retador.

Infografía: El impacto negativo del papel en la empresa

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A veces es complejo explicar las ventajas que ofrecen productos como la gestión documental a las empresa, por muy beneficiosos que sean. Conscientes de que una imagen vale más que mil palabras, hemos creado una infografía que muestra con imágenes y algunas cifras cual es el impacto del papel en la empresa. Los estudios sobre los que está basada la infografía son de Gartner de 2001 y 1997. Como siempre esteamos abiert a culaquier duda o sugerencia

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Los caminos de la innovación XI: Innovación por arqueología

¿Se puede innovar mirando hacia atrás? Por supuesto, existe la noción general de que las el progreso es lineal y que las cosas siempre tienden a mejor. No se cómo se ha logrado inocular esta idea en la mente del público, pero el caso que en muchos aspectos, especialmente cualitativos, la calidad de muchos productos o servicios ha empeorado de forma notable, aunque se produzcan de forma mucho más barata. Ya hace casi dos mil años Horacio escribió: “Nuestros padres, peores que nuestros abuelos, nos engendraron a nosotros aún más depravados y nosotros daremos una progenie todavía más incapaz”, no es que esté de acuerdo con esa visión tan rigorista sobre la decadencia del género humano, pero tampoco es cierta, esa estúpida idea de que todo lo nuevo es mejor.

Sólo al que echar un vistazo a algunos de los productos básico como la leche, los huevos, el pan y los alimentos en general.  En algunos sectores como el de la moda, la innovación simplemente consiste en rescatar elementos obsoletos y mezclarlo con la estética actual. Por eso las revistas de moda están llenas de comentarios del estilo: vuelven los pantalones de campaña, una mirada al estilo de los años 20…

Seamos claros, innovar está muy bien, pero para que haya progreso tienen que haber conservación. Sin conservación pero con cambio sólo hay evolución, lo que en muchas ocasiones puede sigfnicar decadencia.  Muchas veces la verdadera innovación consiste en rescatar elementos que se han perdido, por eso los fabricantes de pan de molde intentan convencernos que han conseguido equipararlo con el tradicional pan de leña.

Algunas sugerencias para la innovación arqueológica

Haz una lista de los atributos de tu producto, haz otra listas de los productos que cumplían la misma función que el tuyo y que lo han sustituido, a falta de esto siempre puedes tirar de versiones viejas. La cuestión consiste en comparar que atributos son mejores en los productos sustituidos y ver  de que manera se podrían incorporar al producto actual.

Muchas veces podemos ser capaces de darle un toque extra de glamur o de calidad aparente con rediseño estético del producto que  le dé un look más retro. Eso es lo que hacen las universidades, en su afán por parecer instituciones más respetables intentan hacer valer su antigüedad.

La conclusión de este post es sencilla: a veces, para poder mirar hacia adelante (innovar), es necesario saber mirar hacia atrás.  Tened, cuidado la innovación está ahí afuera.

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Los mandamientos del Director de TI en la empresa

    1. No te atarás a ninguna tecnología ni fabricantes concreto: Cuantas veces hemos oído hablar de profesionales que son pro-Microsoft o pro-Oracle. El Director de IT equilibrado  y juicioso no tiene que ser ni pro ni anti. Ha de ser capaz de juzgar a cada fabricante en base a sus virtudes y defectos.   Aun cuando casi todo nuestra infraestructura esté basada en un único fabricante, no debemos de despreciar  las virtudes de las otras. Los profesionales de la tecnología no pueden comportarse como Fanboys de Apple o de Android.
    2. No serás nunca el último en abandonar una tecnología: Es cierto que todavía hay muchas empresas con su ERP funcionando sobre AS400, pero.. ¿qué pasa cuando tienen un problema con su base de datos? Muchas veces las pasan canutas hasta que pueden encontrar un experto en DB2 que les saque del apuro. A veces es difícil encontrar profesionales cualificados sobre tecnologías maduras que cuentan con amplia presencia en el mercado. Todavía es más difícil encontrar expertos de tecnologías que están en claro retroceso. El soporte ofrecido por los fabricantes de software siempre ha sido objeto de todo tipo de críticas, hasta en productos que son estratégicos para ellos. ¿Cuanto peor será para los productos que están intentando forzar a sus clientes a que los sustituyan por nuevas versiones?
    3. No serás nunca el primero en probar una nueva tecnología: A cada nueva versión le siguen decenas o incluso cientos de parches para tapar todos los bugs. ¿Quieres ser tú el listo que se los coma todos? Estoy seguro de que no, en informática empresarial ir a la última tiene un precio muy caro. La mayoría de los fabricantes tienen sede en el extranjero y los servicios de soporte no son todo lo buenos que cabría esperar. Incluso los partners más expertos, no tienen un dominio aceptable de la nueva versión hasta que han tenido algún tiempo para trastear con ella. ¡Cuidado! Esto no es el mundo de la pasarela, aquí el ir al última suele tener más inconvenientes que ventajas.
    4. Menos es más: Conforme vamos añadiendo aplicaciones desperdigadas al arsenal de nuestra empresa y las vamos integrando, estamos creado un Leviatán que algún día puede terminar devorándonos. La manera más fácil de llegar a este punto es aferrándonos a un desarrollo a medida hecho en la propia empresa. Incapaces de abandonar a nuestra criatura, comenzamos a integrarla con otras soluciones que ofrecen la funcionalidad que nosotros no hemos sabido/podido desarrollar. Sabemos que no siempre un ERP es capaz de ofrecer toda la funcionalidad necesaria y que a veces hay que optar por comprar/desarrollar soluciones adicionales. En cualquier caso, más vale 8 que 80.
    5. Santificarás los entornos de prueba: Los experimentos son geniales, permiten avanzar y consolidar nuevos horizontes, eso sí en casa y con gaseosa. En las empresas donde nos jugamos el pan, es mejor acotar la creatividad a entornos controlados donde los daños potenciales no tienen un impacto real en el sistema. Está claro que todo esto del testeo y del control de versiones puede ser muy aburrido, pero la alternativa es muy arriesgada.
    6. Documentarás tus desarrollos: Si sabemos que es un peñazo estar documentando todo, que es muy  triste invertir horas y horas en generar documentos que probablemente no leerá nadie. Pero  ¿qué pasa cuando hay problemas? Ahí es cuando nos alegramos de haber dedicado ese tiempo extra a generar documentación, de todos esos comentarios en nuestras líneas de código. No sólo ahorran trabajo, sino que muchas son la única diferencia entre una cagada y una catástrofe.
    7. Honrarás la movilidad: No todos los roles de una empresa tienen se desempeñan con el culo pegado a una silla. Para muchos profesionales el tener que sentarse a teclear datos es una  pérdida de tiempo y un secuestro de tiempo de sus funciones principales. Hoy en día tenemos muchas opciones para no restar dinamismo a comerciales, personal de almacén, recepciones, repartidores, planta.. y un largo etc.. Este es un campo totalmente inexplorado en el casi todas las empresas tenemos mucho margen para mejorar.
    8. Promoverás la innovación: El Departamento de IT tiene que jugar un papel clave en la cultura innovadora de cada empresa. A fin de cuentas, no esperarás que la innovación surja del Departamento Financiero, la contabilidad creativa puede ser peligrosa.
    9. Darás preferencia a las soluciones web: Esto tal vez sea el punto más discutible, pero nuestra experiencia nos ha demostrado que las aplicaciones web tienen innumerables ventajas y además han mejorado mucho su apariencia y funcionalidad. No necesitan instalaciones, se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión y navegador, solamente requieren realizar cambios en el servidor.

Los caminos de la innovación(VII): Innovacción por fragmentación

¿Cuantas veces hemos comprado productos que incluían cosas que en realidad no necesitábamos? Una forma de innovar, muy apropiada además en estos tiempos de crisis, consiste en fragmentar productos complejos y venderlos por partes. Esto es particularmente válido en industrias como la del software y los servicios.

Solo por sólo citar un ejemplo, cuando una empresa adquiere un paquete de software, muchas veces se ve obligada a pagar por funcionalida que no utiliza, desde complejas herramientas incluidas con las bases de datos, hasta funcionalidades incluidas dentro de módulos que no se utilizan. No niego que la paquetización ofrezca muchas ventajas que permite ofrecer  productos integrados a un coste menor, pero debería de existir siempre la posibilidad de adquirir todos los componentes por separado.

Y hasta aquí el post de hoy, muchos podrán considerarlo demasiado obvio y sencillo, pero muchas veces las mejores soluciones son obvias y sencillas. Tened cuidado, la innovación esta ahí afuera.

El futuro es de las pymes

Desde hace años venimos oyendo que no hay futuro para las pequeñas empresas, que la concentración acabará haciendo que todos los sectores acaben en manos de unas pocos empresas. Este uno de los muchos clichés que se ha instalado en el imaginario colectivo, cuando analizamos la situación desde un pisto de vista histórico nos damos cuenta de que a pesar de que existen lógicos movimientos de concentración en los distintos mercados, cada día surgen nuevas empresas como setas en todos los ambitos que hacen que la tendencia sea exactamente la contraria. Todos los mercados  tienden atomizarse, a hacerse  cada vez más complejos. Es un fenómeno universal y que vemos en todas partes desde la materia que compone el universo hasta en las especies..

El caso del sector financiero

Durante los ultimos años hemos asistido a una crisis brutal de la banca y han desaparecido una gran cantidad de entidades en todo el mundo, en España concretamente hemos pasado de 47 entidades a tan sólo 10, tras los procesos de restructuración. La tendencia a la complejidad no es algo lineal, tiene sus picos. En el mundo occidental la caida del imperio romano supuso un descenso en la complejidad de las estrúcturas. Los servicios de banca e intermediación financiera desaparecieron practicamente.  Durante los siglos X, XI y XII este tipo de servicios fueron prestados por las Ordenes Militares que inventaron los servicios de Banca Pública y permitían el disposición de capitales a larga distancia basandose en la emisión de documentos. Al llegar el renacimiento la sofistificación de los servicios ya había sobrepasado con mucho a la de los romanos. A pesar de todo unas pocas casa familiares, mayoritariamente italianas ser repartían la casi totalidad del negocio, poco a poco los distintos paises europeos fueron desarrollando industrias financieras propias.

Hoy en día a pesar que se haya reducido a una cuarta parte el número de entidades bancarias, existen cientos sino miles de otras empresas que ofrecen servicios financieros como seguros o prestamos al consumo.  No olvidemos que los bancos son sociedades reguladas con importantes privilegios y restricciones, lo que dificulta mucho su creacion.

El caso del cine

Hace algunas decadas las grandes producciones de cine eran realizadas integramente por un único estudio. Hoy en día para producir una película suelen participar un gran número de empresas desde productoras, emrpesas de casting, efectos especiales, localizadores de escenarios y un largo etc.. La clave de este proceso de atomización se enraiza en los principios de división del trabajo, cada vez se van creando nuevas unidades que se especializan en tareas mucho más específicas y que por tanto son mucho más productivos en sus campos de especialización.

Esta es la principal razón por la que las pymes siempre tendrán un lugar, la división del trabajo es uno de los pocos principios económicos que se ha demostrado practicamente inalterable  a lo largo de todo la historia. Cuando las condiciones del entorno económico, legal y social son estables tiende a desarrollarse hasta las últimas consecuencicas. Es por esto que sin duda alguna, el futuro es de las pymes.

Los caminos de la innovación(VI): Innovar por contraposición

¿No estás cansado de siempre lo mismo? ¿Porque no hacer algo totalmente distinto? Algo que sea todo lo contrario a lo que hay hasta ahora. Durante años hemos considerado los viajes organizados como algo relacionado con la tercera edad, ¿existía alguna conexión oculta que crea una asociación indisoluble entre jubilados y viajes organizados? No, para nada, simplemente era la orientación que se le había dado a un producto concreto, hoy en día disponemos de viajes organizados para solteros, mujeres, dueños de animales de compañia o aficionados al arte románico.

Otro ejemplo más claro lo tenemos en sector de la comida rápida, desarrollado como industria organizada y franquiciable en norteamérica, durante años fue asociado a las hamburguesas, pizzas. En España hace algunos años algunas franquicias como Pans&Companys y Bocattas, decidieron aplicar ese planteamiento al tradicional bocadillo español. La idea es sencilla, a todos nos gusta que nos sirvan la comida rápida, pero muchos preferimos un bocadillo con pan crujiente y mucha más variedad de ingredientes, a una grasienta hamburguesa servida en pan de molde azucarado. Por suerte hubo ahí una empresa que supo captar esa necesidad para satisfacer una demanda latente en el mercado.

La contraposición como tendencia natural

Todos llevamos un rebelde dentro al que le gusta decir que no. Nadie quiere que le impongan  nada, ¿quien no ha hecho nunca algo estupido simplmente por llevar la contraria? En la historia parece que la contraposición también funciona: cristianismo  vs ateismo, capitalismo vs marxismo, socialismo vs liberalismo, realismo vs cubismo. Halla donde surge una tendencia dominante aparece una contratendencia que recoge elementos que la corriente principal no ha reflejado.

Nada parece indicar que este rifirrafe vaya para algún día. El día esto sucede probablemente dejará de girar el mundo, pero mientras tanto el innovador puede aprovecharse de esta repulsión magnetica, que ejerce su influjo sobre nosotros al igual que la gravedad. Haya donde veas una tendencia que haya alcanzado el éxito piensa que puede haber una contratendencia que conduzca a un nicho de mercado interesante, o quien sabe incluso a un mercado mayor como le paso Android con Apple.

Como siempre las posibilidades son infinitas. Tengan cuidado, la innovación esta ahí afuera….. y también muy adentro de nosotros….

Los caminos de la innovación(V): Innovación por optimización

Hay cosa muy importante que debemos de tener en cuenta a la hora de innovar, y es que la verdadera innovación practicamente no existe, al menos a nivel funcional. ¿Que diferencias hay entre un mensajero a caballo, un telegrafo, un telefono o el email? A nivel de los beneficios que aportan practicamente ninguna, son simplemente distintos sistemas para transportar información, la única diferencia está en el ahorro de tiempo y esfuerzo.

¿Tiene su lógica no? Al fin y al cabo la naturaleza de la especia humana no ha variado sustancialmente en los ultimos 200.000 años, seguimos haciendo las mismas cosas. El Facebook no viene a ser más que una versión digital de la plaza del pueblo donde corrían los chismorreos, salvo que no es necesario ir ningún lado, podemos enterarnos de los cotilleos comodamente desde nuestro sofa o mientras  vamos al  trabajo en autobús o tranvía.

Algunos ejemplos

El email permite enviar textos e imagenes a desde Madrid a Moscú en menos de un segundo, algo que puede hacer perfectamente un jinete a caballo, salvo que hubiera requerido de varios meses de travesía, en caso de no perecer en el intento. Este principio es expuesto por Mario Martínez Tercero en su libro Occidente, La fase final. Os recomiendo su lectura si quereis profundizar más en este principio. Según el propio Martínez Tercero, desde esta perspectiva pocos productos suponen una verdadera novedad y salvo los Rayos X y otro tipo de sensores que nos permiten captar fenómenos no perceptibles por nuestros sentidos.

Si no os quereis devanar el seso incoporando mejores a vuestro producto, simplemente hacerlo mejor. Que haga lo mismo de manera más rápida y más barata. Es así como de ir a pie pasamos a ir caballo, de ahí al tren, del tren al coche, el avión y la nave espacial. ¿Que diferencia hay entre escribir libros a mano o hacerlo con una imprenta? Que cuesta muchísimo menos esfuerzo el obtener mil copias.  Son sólo algunos ejemplos, pero seguro que vosotros podeis encontrar muchos más. Buscad la inspiración y andar con cuidado, la innovación esta ahí afuera….