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Infografía: El impacto negativo del papel en la empresa

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A veces es complejo explicar las ventajas que ofrecen productos como la gestión documental a las empresa, por muy beneficiosos que sean. Conscientes de que una imagen vale más que mil palabras, hemos creado una infografía que muestra con imágenes y algunas cifras cual es el impacto del papel en la empresa. Los estudios sobre los que está basada la infografía son de Gartner de 2001 y 1997. Como siempre esteamos abiert a culaquier duda o sugerencia

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El coste del no reporting en la empresa

 

Las empresas necesitan información para sobrevivir, igual que los seres vivos. Los Sistemas de Información de una empresa vienen a ser el equivalente al de nuestro sistema nervioso: reocogen, procesan y distribuyen información a todos los centros de operativos y de decisiones.  Desde  instrucciones acerca de las acciones a seguir y como completarlas, como datos clave que permitan tomar  en cada momento las decisiones más oportunas.

¿Seríamos capaces de correr si nuestro cerebro no dispusiera de cantidades ingentes de información de aspectos tales  posición, relieve del, cansancio de los músculos, objetivo a alcanzar y un largo etc.. ? No, en la empresa pasa algo parecido. Los transportistas no pueden entregar la mercancia en su destino,  sino tienen un detalle de adonde tienen que ir, los operarios del almacen dificilmente podrán preparar los envíos sino disponen de la información sobre los artículos que incluye cada pedido y a  que parte del almacén tienen que ir a buscarlos. Y así continuamos con la cadena hasta el comercial que dificilmente podrá realizar su labor sino cuenta con datos sobre clientes o principales ofertas a realizar. Tal es la importancia la información en la empresa, que hay compañías que crean productos, sin tener ni fabricas ni almacenes, sólo personas, conocimiento y sistemas de información.

Para que un vehículo de Opel fabricado en Figueruelas pueda llegar a un cliente en Bélgica se necesitan de grandes flujos de información entre el concesionario de Flandes y la Central de Bruselas, la Central de Bruselas y la fábrica de Opel, entre los distintos departamentos de la fábrica, con proveedores, administraciones y un largo etc.. Todo esto simplemente para poder llevar a cabo la actividad ordinaria de una empresa el fabricar y distribuir productos. ¿Cuánta información y cuanto habrá que procesarla a la hora tomar decisiones de carácter estratégico?

Por tanto queda claro que el coste del no reporting es inasumible, ninguna empresa puede sobrevivir sin información. Harina de otro costal es la calidad de ese reporting ¿necesita mi empresa de un complejo almacén automatizado para poder calcular el valor del stock o por contra lo puede realizar un operario con una libreta y un boli?  ¿Necesitamos un DataWarehouse para poder realizar un análisis detallado del funcionamiento de la empresa o compartiremos una hoja Excel entre departamentos donde cada uno pondrá los datos que crea  más interesantes?

El ERP y el CRM, dos perros con un mismo collar

Para calibrar la importancia de un buen sistema de reporting en una empresa sólo tenemos que plantearnos el siguiente  supuesto. Imagínese dos empresas compuestas por trabajadores idénticos, con idénticos recursos materiales y financieros. Una dispone de un buen sistema de información y la otra no. ¿cuál de las dos cree usted que lo hará mejor?

Pero hay algo todavía más inquietante.. El no disponer de la información adecuada en un momento dado puede empujarnos a tomar decisiones equivocadas que acaben perjudicando a nuestra empresa. Es en estos momentos cuando más caro nos sale no tener un buen sistema de información de nuestra empresa. Porque son muy pocas las empresas que pueden sobrevivir a una mala decisión estratégica.

Y vosotros que pensais, ¿hasta que punto es crucial la información en la empresa?

¿Como medir el retorno de inversión de las TIC en nuestra empresa?

La vuelta al Taylorismo: tiempos, tareas, personas y procesos.

La medición del retorno de inversión en  términos de mejora en la eficiencia sobre las operaciones realizadas actualmente es el más realista de cuantos se puede realizar a la hora de evaluar la idoneidad de un nuevo proyecto.  No obstante como toda estimación está sujeta a variaciones.

Los principales beneficios que ofrecen las soluciones informáticas a las empresas (especialmente las soluciones ERP, Gestión Documental, BI y CRM) son una automatización de procesos administrativos que ha de redundar en una mayor eficiencia y operatividad de la empresa.  Para saber hasta qué punto mejoraremos con la nueva solución,  hemos de ser capaces  en primer lugar de valorar cual es nuestro nivel productividad. Para la realización de tareas administrativas el mayor consumo de recursos suele ser en salarios de personal. Una buena aproximación sería identificar todos los procesos administrativos que sea realizan en la empresa e imputarles los costes directos e indirectos asociados, en la medida de lo posible. Intentaremos ilustrar todo esto con un ejemplo práctico.

Si por ejemplo en nuestro Departamento de Administración hay dos personas dedicadas simplemente a la emisión de facturas, que junto con los  informáticos y las licencias de software actualmente utilizados, tienen un coste para la empresa de 70.000€ y sabemos que  sacan al año una media de 10.000 facturas por un importe de 30.000.000 € podemos determinar que el coste administrativo de cada factura es de 7€.  Este tipo de cálculos han de ser la base de cualquier valoración seria sobre la rentabilidad de un proyecto.

Pongamos otro ejemplo. La elaboración de análisis, reports, extracción de listado y presentación de informes es  una de las tareas administrativas más frecuentes en las empresas. Su principal utilidad es servir de soporte en la toma de decisiones, controlar las operaciones y justificar el realizado.  Las tareas de reporting, solamente considerando lo que es la extracción de datos, procesado y edición para su presentación, cuestan todos los años a las empresas una gran cantidad de dinero. Todo esto viene agravado por el hecho de que este tipo de tareas suelen ser realizadas por personal cualificado, que suele tener un coste por hora trabajada bastante elevado para la empresa. Todo ello sin mencionar el desperdicio de recursos que supone  tener a personal cualificado haciendo este tipo de tareas administrativas en vez de otro tipo de actividades que generen un mayor valor para la empresa.

A pesar de todo esto, son muchísimas las empresas que jamás se han planteado el emprender un proyecto de inteligencia de  negocios, que mejore la eficiencia en ese campo. La respuesta que dan es sencilla, ¿para qué quiero una solución que me de informes que ya obtengo de manera manual?  Si muchos  de esos directivos tuvieran un informe detallado sobre el coste del reporting en su empresa, serían mucho más propensos a estudiar un proyecto de este tipo.

Y es que los beneficios de los sistemas informáticos tienen un alto componente intangible, por lo que la misión de la persona que pretenda impulsar un proyecto es hacer tangibles las ventajas que acarrearía a la empresa.

Las razones para plantearse un cambio de sistema

Por un lado cuando muchas empresas  se deciden a implantar una nueva solución ERP, muchas veces suelen arrastrar problemas de funcionamiento graves que lastran su competitividad. Cuando un coche echa humo por el capó y la temperatura del motor nos marca niveles muy altos no es necesario ir a la ITV para saber que el coche está estropeado. Por lo tanto este tipo de proyectos muchas veces vienen marcados por la acuciante irreversibilidad de los hechos más que por una visión estratégica a largo plazo. En este caso siempre es recomendable  tener una estimación de los costes que este tipo de fallos suelen tener para la empresa, como por ejemplo horas de trabajo perdidas por caídas del sistema.

En otras ocasiones menos comunes el cambio o la adquisición de un nuevo sistema viene determinado por cambio en la orientación estratégica de la empresa (apertura de sedes en el extranjero o fabricación de nuevos productos) que ponen en evidencia las carencias del actual sistema y la empresa se ve en la necesidad mejorar el sistema actual.

El triangulo de la gestión eficiente: ERP, Inteligencia de Negocios y Gestión Documental Integradas

Se acabaron los tiempos en los que  tener un ERP apañado garantizaba la competitividad de la empresa. En un entorno en el que todas las empresas tienen un ERP, este se convierte en un requisito y no en una ventaja competitiva. Está claro que no todo el mundo es capaz de sacarle el máximo partido a su ERP, pero conforme avanza la tecnología, se hace cada más necesario el dotar a la empresa de herramientas que permitan hacer más eficaz su gestión, especialmente en el ámbito de la gestión administrativa y de la toma de decisiones.
La inteligencia de negocios el factor clave para sacar más rendimiento a su ERP

Si de verdad quiere rentabilizar a fondo su inversión en ERP, lo primero que debería considerar, una vez que haya alcanzado un cierto grado de optimización en su sistema, es comenzar a explotar de manera sistemática toda la información que genera e incorporarla a la gestión estratégica y operativa de su empresa.

Lamentablemente los ERP al ser concebidos cómo sistemas transaccionales no son capaces ofrecernos este tipo de analíticas complejas . Muchos tienen capacidades de reporting a nivel operativo, generalmente bastante limitadas,  que suelen sobrecargar el sistema haciéndolo más lento, con todos los problemas que esto acarrea. Para poder contar con información de calidad que nos permita realizar una toma de decisiones más seguras es necesario disponer de un sistema de inteligencia de negocios, capaz de convertir esos registros de nuestra de base de datos en información procesada que facilite nuestro trabajo.

Contrariamente a lo que se piensa esto puede hacerse económica y gradualmente. Comenzando por las áreas críticas de su empresa, donde la toma de decisiones necesita de información más estructurada, logrará un retorno de inversión más rápido. Conforme vayan creciendo las necesidades podrá ir desplegando la solución. No nos cansaremos de repetirlo, pocas cosas nos permiten sacar un mayor rendimiento a cada euro invertido que un buen sistema de inteligencia de negocios.

La gestión documental: la tercera pata del banco

Por muy informatizada que tengamos la gestión de nuestra empresa, los documentos con soporte físico juegan un papel muy importante dentro de la empresa. Es necesario gestionar facturas, contratos, presupuestos, expedientes, albaranes, impresos oficiales, recibos y un largo etc. Para trabajar con ellos es necesario generarlos, recibirlos, copiarlos, archivarlos, buscarlos, consultarlos, enviarlos y modificarlos.

La cuestión es que con un buen sistema de gestión documental e podremos ahorrar grandes cantidades de dinero y trabajo farragoso, lo que a larga supone más beneficio, menos recursos infrautilizados y una mejor motivación del personal.

Según un estudio realizado por Gartner, se estimó en 8 horas semanales el tiempo de trabajo destinado a la gestión documental por profesionales cuyo trabajo estaba basado en la gestión del conocimiento.  Gestionar un documento con un sistema de gestión documental requiere cuatro veces menos trabajo  que hacerlo de manualmente,  sin contar con la mejora en seguridad los costes extra que pueden suponer un documento perdido o dañado.

La verdadera clave está en hacer que los tres sistemas trabajen integrados

Disponer de estos tres sistemas de gestión permitirá a su empresa alcanzar altas cotas de eficiencia, pero todavía se puede ir un paso un más allá: conseguir una verdadera integración entre los tres sistemas. Que cada vez que hagamos un listado de facturas en nuestro ERP tengamos un enlace al original de cada una de esas facturas. Obtener y explotar datos con nuestro sistema de inteligencia de negocios sobre la utilización y gestión de esos documentos. Disponer de enlaces a análisis e informes claves sobre cada cliente, dentro de su ficha en el ERP. Estos son sólo algunos ejemplos, las posibilidades son ilimitadas.

Las soluciones empresariales basadas en entorno web son el medio perfecto para lograr esa integración, al compartir un plataforma tecnológica común y una usabilidad similar la integración se hace mucho más sencilla tanto para los técnicos y programadores cómo para los usuarios.