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Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

Visualización dinámica de datos: Datos, información, Conocimiento.

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La toma de decisiones en las empresas debe ser un proceso ágil y rápido. Para ello son necesarias herramientas que faciliten la gestión de los informes en tiempo real y permitan a los responsables de los departamentos tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

Los datos no son información por sí mismos, han de ser destilados para generar el conocimiento que será la base que fundamente la toma de decisiones. Las empresas manejan enormes volúmenes de datos y deben convertirlos a la mayor brevedad posible en información comprensible, útil y eficiente.

Contando con que el tiempo en las empresas es limitado y que nuestra capacidad para asimilar la información es aún menor (la mayoría de los cerebros sólo prestan atención durante un máximo de 45 minutos), necesitamos herramientas que sinteticen la información en formatos que faciliten su comprensión.

Para ello, los datos tienen que ser ordenados y organizados para que muestren la información que el usuario está buscando. La consecución de estos procesos puede distorsionar la información que se quiere dar, por lo que el usuario deberá crear jerarquías y modelos organizativos para garantizar la integridad y la coherencia de la información. Se debe evaluar, analizar y representar de manera que nos ayude a conocer su significado.

Es ahí donde entran en juego las herramientas de visualización dinámica, que ordenando y jerarquizando los datos suministrados muestran la información que el usuario demanda. Esta visualización, además de ser atractiva ha de plasmar, comparar y combinar los hechos más significativos para que el usuario pueda inferir su significado contextualizando la información.

Estas herramientas facilitan la exploración, algo que los antiguos sistemas no permitían. Esto se debe a que éstas plasman la información de manera visual y dinámica. Mediante gráficos de todo tipo, permiten al usuario navegar por la información de la manera más rápida posible mientras que con los métodos estáticos esto no era posible, empobreciendo la experiencia.

Estos gráficos y tablas pueden ser introducidos tanto en informes estáticos (powerpoints, pdfs, etc.) como en informes dinámicos, haciendo más interesantes aún las presentaciones a la hora de exponer la información.

Es aquí donde se observa un cambio sustancial en cuanto a la visualización de datos se refiere. En primer lugar tenemos los informes clásicos, en los que se desgrana la información de una manera estática, ya plasmada en el informe correspondiente sin posibilidad de variar lo existente.

Las herramientas de visualización de datos permiten no sólo visualizar los datos si no explorarlos, entendiendo esta exploración como navegar por ellos creando al mismo tiempo elementos dinámicos que ayuden al usuario a analizar la información de una manera mucho más eficiente.

A fin de cuentas una visualización de información explica historias, simplifica, mide, compara, explora, descubre…con el objetivo de convertir los datos en información y ésta última en conocimiento.

Sumado a estas ventajas, una herramienta de estas características basada en la nube (On Cloud) resulta mucho más interesante para todas aquellas personas del ámbito empresarial que deban realizar este tipo de análisis y/o presentaciones, dado que les otorga movilidad y facilidad en el acceso así como facilidad en el uso, ya que pueden emplearlas desde cualquier dispositivo con acceso a internet dejando a su elección cuál les resulta más cómodo para trabajar.

 

En este campo, Oracle ofrece una solución llamada Visual Analyzer (OVA) que integra a la perfección todos los datos relevantes de la empresa permitiendo una exploración de los datos eficiente y cómoda, y haciendo del reporting algo mucho más llevadero, visual e interesante.

Si desea más información, no dude en consultar la sección específica en nuestra página web:

http://onegolive.com/es/portfolio-golive-soluciones-consultoriaerp-crm-bi/oracle-visual-analyzer

¿El final de los ERP verticales?

ERP verticalesDurante los últimos diez años ha habido una proliferación de las aplicaciones orientadas a las actividades de un sector productivo determinado conocidas como software vertical. Todo parece indicar que este modelo  de negocio ha sufrido un agotamiento y que estamos asistiendo al comienzo de su declive.

Los orígenes del ERP vertical

El auge de las soluciones verticales tiene su origen en un momento en el que el ERP no era un producto totalmente maduro. Muchas suites carecían de funcionalidad específica para cubrir las necesidades de  algunos sectores, por lo que tenían que ser evolucionadas mediante desarrollos adicionales o integrados con terceras aplicaciones.  La falta de madurez tecnológica y de experiencia por parte de fabricantes y partners hacía mucho más caro este tipo de adaptaciones que siempre acababan constituyendo una parte sustancial del coste final de un proyecto.

Fue entonces cuando algunos integradores conscientes de las similitudes en los procesos por parte de empresas que operan en  un mismo sector cambiaron el panorama. Vieron que gran parte del trabajo realizado, especialmente los desarrollos y el conocimiento adquirido en organización de proyectos, podía ser reutilizado para reducir no solamente el coste de implantación sino también la duración de los proyectos.

Durante años este modelo fue un auténtico éxito. La cantidad de verticales que se desarrollaban para cada solución crecía como la espuma. Esto permitió a los principales fabricantes arañar una cuota de mercado importante a los fabricantes de aplicaciones sectoriales, en su mayor parte pequeñas empresas con un alcance local.

Las causas del declive

Como todo modelo de negocio, en las causas de su auge estaban implícitas las de su futuro declive. Por un lado la dinámica competitiva ha ido empujando a los fabricantes  a incorporar con cada nueva versión cada vez más y mejor funcionalidad.  Dejando menos margen a los partners para desarrollar soluciones con funcionalidad diferenciada.

Por otro lado, al aumentar la funcionalidad estándar, la personalización de aplicaciones comenzó a depender cada vez más parametrizaciones que de desarrollos. Esta situación siempre es preferible ya que aporta una mayor estabilidad al sistema y lo hace más fácil de evolucionar y mantener.

En cierta manera los fabricantes crecieron a costa de su propios partners que hacían soluciones verticales al igual que antaño lo hicieron a costa de los pequeños fabricantes locales. No es solamente que el modelo de soluciones verticales haya perdido parte de su sentido original, sino que además, poco a poco,  su alcance potencial se ha ido limitando cada vez más.

Efectos colaterales y dinámicas complejas

Como hemos apuntado en artículos anteriores, la apertura de los mercados y la tecnología han producido grandes cambios en la forma de hacer negocios en todos los sectores.

Siendo los ERP´s  los sistemas de información y gestión con más peso en las empresas, el desarrollo y evolución de estos tiene un impacto más profundo si cabe que otras tecnologías.  Este impacto llega a ser tal que en algunos casos estos cambios también llegan a verse en la dinámica de los mismos negocios.

Antes apuntábamos las soluciones verticales ha tenido un efecto positivo al reducir los costes de adquisición de un ERP para un gran número de empresas. Por otro lado su proliferación ha empobrecido el panorama competitivo de muchos sectores.

Bajo el argumento de incorporar las mejores prácticas los procesos de negocio se han uniformado en muchos sectores, provocando una homogenización de la oferta y una menor diferenciación entre competidores. Limitando la capacidad de las empresas de evolucionar sus modelos de negocio y haciendo a la postre del precio en el único factor clave en la toma de decisiones de los clientes.

Un futuro mucho más abierto

Los grandes fabricantes han optado por ofrecer una potente funcionalidad de serie junto con entornos de desarrollo controlado que permiten a las empresas realizar modificaciones y añadidos de una forma segura sin que esto afecte a la estabilidad, evolución y mantenimiento del sistema.

Otra tendencia creciente es la de convertir al ERP en una plataforma de desarrolla con una funcionalidad base e importante libertad para desarrollar y la posibilidad de adquirir funcionalidad más avanzado en formato tipo plugin en tiendas online.

En cualquier caso todo parece indicar que el futuro será mucho más abierto y que las empresas tendrán cada vez mejores opciones para crear y evolucionar modelos de negocio únicos capaces de responder  mejor a las demandas de sus clientes.

Desarrollando nuestro modelo de negocio con JD Edwards

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JD Edwards ofrece un enorme potencial a todas las empresas conscientes de la importancia de su modelo de negocio. Los dos principales puntos fuertes de JD Edwards son su funcionalidad y flexibilidad.

Los más de 70 módulos que componen la solución original desarrollada por el fabricante, ofrecen una vastísima funcionalidad que permite cubrir la casuística funcional de casi cualquier negocio o grupo empresarial.

Por si fuera poco, todos estos módulos trabajan perfectamente integrados y su grado de parametrización es altísimo. Este permite obtener una solución totalmente adaptada a las necesidades de nuestra empresa sin tener que incluir en costosos desarrollos que a medio y largo plazo suponen un lastre para la evolución, mantenimiento y mejora del sistema.

Con la flexibilidad de JD Edwards su empresa podrá disponer de las ventajas de una solución a medida con la garantía de una solución estable y soportada por uno de los fabricantes más reputados del sector.

Integración con otros sistemas

JD Edwards EntepriseOne goza de una arquitectura tipo SOA que facilita su integración con otras aplicaciones. Su estructura en dos capas, tecnología y aplicaciones, le permite funcionar sobre diversas plataformas, bases de datos, de forma independiente.

Son muchas las aplicaciones de la familia Oracle que disponen de integraciones preconstruidas para JD Edwards, facilitando todavía más la extensión de su funcionalidad. Pero gracias a la arquitectura SOA resulta mucho más fácil integrar JD Edwards con cualquier otro tipo de sistema, no sólo los de Oracle.

Esto permite a su empresa alcanzar las más altas cotas de automatización y eficiencia en cuanto gestión administrativa de la empresa se refiere. Evitará duplicidades de datos y conseguirá que todos los sistemas funcionen como un todo.

Una plataforma web garantía de flexibilidad

Hace más de 15 años JD Edwards hizo una apuesta arriesgada, ofrecer un ERP totalmente funcional en versión web. A pesar de las profundas críticas recibidas, principalmente por parte de los competidores, los años y la evolución tecnológica han demostrada que la apuesta fue totalmente acertada. De hecho, muchos de los críticos a este modelo de aplicación han acabado copiando este planteamiento para sus propias soluciones.

Al ser una aplicación 100% web, permite que los usuarios puedan conectarse a ella desde cualquier lugar y equipo, con total seguridad para su empresa. Este reduce enormemente el coste de expansión y de mantenimiento de la solución. Da igual que los usuarios trabajen, con un Mac, Windows, Internet Explorer o Mozilla. Que estén en la empresa o en su casa o viajando, el sistema siempre va estar disponible cuando lo necesiten.

Al no necesitar ningún tipo de instalación en los equipos de los usuarios, se reducen de manera importante los costes de mantenimiento y despliegue.

 

Los mandamientos de un proyecto ERP

Sin ánimo de dogmatizar, ahí van unos pocos preceptos que entendemos que ayudan a que  el proyecto de convierta en un éxito:

1. Hacer un análisis en profundidad del sistema actual: Si no conocemos bien nuestro actual ERP difícilmente podremos sacar partido a un nuevo sistema. Para ellos tenemos que evaluarlo con amplitud de miras:

¿Qué es lo que funciona bien?

–  ¿Qué es lo que funciona mal?

– ¿Qué cosas se podrían mejorar?

Y no solamente debemos de hacer un listado sin más, debemos de indaga un poco más e ir al porque de las cosas. Muchos problemas que se dan en las organizaciones no son tanto a causa del software sino de la manera de trabajar de la gente y de la forma de organizar los procesos por parte de la organización.

2. Tener claros los objetivos que queremos lograr: En un proyecto tan complejo como la implantación de un ERP es fácil perderse entre la cantidad de tareas, reuniones y cuestiones que tratar. Muchas veces una buena gestión del proyecto consiste en saber qué es primordial y que es lo que puede ser aplazado.

Para ello debemos de tener claras nuestras prioridades y saber qué pasos son necesarios para poder conseguirlas. La planificación del proyecto ha de estar basada en tareas e hitos. Los objetivos han de estar ponderados según su nivel de importancia. También debemos de ser flexibles porque conforme avanza el proyecto y nos vamos “metiendo en harina” a veces nos damos cuenta de que nuestras prioridades no eran realistas.

2. Crear un equipo interno de proyecto: Para que el proyecto sea un éxito no basta con contratar a una buena consultora. Se necesita una gran cantidad de trabajo interno e implicación en el proyecto, además de un cierto entusiasmo.

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No hay nada que enquiste más un proyecto que una deficiente asignación de responsabilidades. Tiene que quedar perfectamente definido quien se va a encargar de cada área del proyecto. Además esas personas han de disponer de una cierta autonomía a la hora de tomar decisiones. No deben estar ahogados por las exigencias del trabajo diario en su puesto habitual.

Además, es imprescindible la figura de un jefe de proyecto que asuma la organización del mismo y que sea capaz de tomar decisiones cuando no haya acuerdo entre los otros miembros del proyecto.

3. Establecer un calendario de proyecto. A poder ser razonable: Para muchos el planificar y estimar tiempos de ejecución sea una actividad que les quita tiempo de su trabajo. La carencia de tiempo suele ser un síntoma de su mala administración.

Es casi un estándar en la industria que casi ningún proyecto se acaba como fue planeado. Esto no quiere decir que no se acabe a tiempo. Muchas veces algunos puntos acaban descartados y otros tantos que no habían sido contemplados se convierten en prioridad.  No obstante sin una referencia temporal bien establecida es casi imposible sacar un proyecto adelante que tenga un parecido mínimo con lo que tenemos en mente.

4. Mantener reuniones semanales para evaluar la marcha del proyecto: La mejor manera de sacar partido a la planificación establecida es hacer una revisión continua de la misma. Lo habitual es tener una breve, de una hora más o menos al final de cada semana, acompañadas por revisiones más exhaustivas a final de mes o cada vez que se alcanza un hito significativo.

Conociendo las desviaciones y las incidencias surgidas en los últimos días, podremos hacer una gestión más eficiente de las mismas, minimizando su impacto para así acercarnos al máximo posible a nuestro plan inicial.

5. Hacer una gestión del cambio planeado y eficaz.  Se puede dar el caso de tener un buen ERP perfectamente implantado, pero que acabe siendo un fracaso porque no ha sido bien acogido por la organización. En ese caso seguramente nos encontremos ante una gestión del cambio eficiente.

Para hacer una correcta gestión del cambio es necesario hacer un importante esfuerzo de comunicación a todas las partes implicadas en el proyecto para que conozcan sus beneficios y que el impacto del cambio se minimice. No es una cuestión menor, ya que requiere de mucha habilidad y son pocas las consultoras capaces de hacerlo con maestría.

7. Llevar una contabilidad del proyecto para poder establecer el retorno de inversión: Ya hemos dedicado varios artículos al retorno de inversión en proyectos IT y más en concreto al caso de los ERP. Muchas veces los beneficios de un nuevo ERP parecen tan evidentes que nadie se plantea hacer un estudio sobre el retorno de la inversión. Por otro lado el realizarlo suele ser mucho más complejo que cuando se adquieren otro tipo de bienes de inversión como maquinaria o equipos.

No obstante el realizarlo además de los beneficios propios, nos ayudará a hacer una aproximación mucho más realista al proyecto.

8. Tener una mentalidad abierta al futuro: Es imposible acometer un proyecto que responda a las necesidades actuales y futuras de nuestras empresa, por la sencilla razón de que las ultimas son imposibles de estimar. Esto no quiere decir que no tengamos que desechar las contingencias futuras por inciertas.

Los anglosajones tienen un proverbio que ilustra a la perfección la manera de actuar en estos casos: “prepárate para peor, espera lo mejor”. La mejor opción es no dejar ninguna puerta cerrada y optar por solucione flexibles que nos permitan adaptarnos con rapidez a los cambios que seguro nos encontraremos en el futuro.

 

Como sacar el máximo partido a una nueva implantación de ERP

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1. Invertir el máximo tiempo posible en saber con detalle que es lo que  estamos buscando: Una parte importante de la energía y los recursos invertidos en un proyecto de implantación ERP, se van en dimes y diretes. Cambios de última hora, fuera del alcance inicial del proyecto, que se podrían haber evitado dedicando más tiempo  e implicación a la fase de análisis. Por muy valioso que sea nuestro tiempo, a nuestra empresa siempre le sale más rentable que nosotros dediquemos 2 horas de trabajo a pensar que pagar una hora de consultoría. Un proyecto de implantación suele ser cosa de dos y cada parte tiene que afrontar su trabajo.

Es casi imposible acometer un proyecto sin incluir alguna modificación. Aunque hagamos una fase de análisis de necesidades prácticamente perfecta, estamos siempre expuestos a los cambios en el entorno y la compañía. Pero cuanto más claro tengamos el rumbo, menos desviaciones tendremos. Como decía Séneca: “No hay viento favorable para el barco que no tiene rumbo..”.

2. Replantearse los flujos de trabajo de la empresa: La implantación de un nuevo ERP es un momento perfecto para acometer un  rediseño de los principales procesos de negocio internos de la empresa. En la medida en que seamos capaces de llevar a cabo esta labor, podremos sacar mucho más partido nuestro nuevo ERP.  Sabemos que esta es tarea ardua, que implica a casi toda la organización y encontraremos mucha resistencia al cambio. La actitud más frecuente por parte de los departamentos implicados es afirmar que se hace casi todo bien y que apenas hay margen para la mejora.  Casi siempre, esto suele estar bastante alejado de la realidad.

Si no somos capaces de aprovechar esta ocasión para hacer un rediseño de los workflows, difícilmente tendremos una oportunidad mejor. El no hacerlo lastrará la competitividad de su empresa y el hacerlo a destiempo, una vez que la solución ya está implantada sería mucho más costoso  que si lo incluimos en nuestro proyecto de implantación.

3. No intentar que el nuevo ERP simplemente haga lo mismo que el anterior pero con menos fallos: No debemos dejar que la zona de comodidad de los usuarios condicione el proyecto. Es muy habitual que al cambiar de aplicación los usuarios quieran que la nueva haga lo mismo  de la misma manera (menos esfuerzo para aprender y adaptarme) pero con menos fallos y  más rápido. En definitiva, lo más cómodo para ellos. El problema es que una empresa no se monta para hacerles la vida más fácil a los usuarios sino a los clientes. Tampoco estamos diciendo que haya que complicarse de manera innecesaria, todo lo contrario. Cuanto más cómodos se sientan con la herramienta más productivos serán.

Una empresa tiene que ser capaz de evolucionar si se queda estancada pronto morirá. En cambio si somos capaces de deshacernos los clichés sobre lo que creemos que es nuestra empresa y somos capaces de dejar atrás la comodidad de hacer las cosas siempre igual estaremos haciéndonos un favor a nosotros mismos. A la larga las cosas serán mucho mejores para todos.

4. Escuchar a todas las partes implicadas en la empresa, seguro que tienen algo que decir: Muchas veces los proyectos discurren alejados de los usuarios  y son muy pocos los que tienen en cuenta a los usuarios antes de la formación. Este es un grave error que se comete muchas veces por no complicar más las cosas. A cambio perdemos muchas veces el valioso punto de vista de personas que están día a día lidiando con el sistema y que tienen unos conocimientos muy específicos y detallados sobre los proceso de negocio de la empresa. Conocen todos los inconvenientes que surgen cuando se intenta convertir la teoría de los despachos, en la realidad de la empresa y además saben como salvarlos.

No solamente es recomendable escuchar a todas las partes implicadas en nuestra empresa, sino también hacer extensible esta actitud de escucha a clientes, proveedores y colaboradores… Al fin y al cabo ellos son nuestro público objetivo y cualquier mejora en nuestra forma de trabajar con ellos, especialmente con nuestros clientes, será capaz de aportar dinamismo y competitividad a nuestra empresa.

5. Pensar no solamente en lo que se necesita, sino también en lo que sería deseable y la situación ideal que nos gustaría alcanzar:    Como hemos destacado en puntos anteriores la implantación de un nuevo ERP es una oportunidad excepcional para cambiar las cosas. Es el momento de no pensar solamente en lo que necesitamos sino ir un poco más allá, intentar buscar la excelencia.  El invertir algo de tiempo en plantearnos este tipo de cuestiones apenas encarecerá el coste total del proyecto, pero a cambio podremos obtener un retorno de la inversión mucho mayor, además de una posición competitiva más favorable para nuestra empresa.

No es un ejercicio complejo, se trata simplemente de poner la guinda al pastel y pensar que nos haría falta para hacer las cosas de manera sobresaliente, no solamente notable. Luego juzgaremos si merece la pena o no en función del sobrecoste, el implantar esa funcionalidad extra que nos permita alcanzar ese grado de excelencia.

6. Invertir tiempo formando a los usuarios en el uso de la interface y técnicas de productividad:   Esta simple medida puede aumentar enormemente la productividad de todos los usuarios. Formándoles en el uso general de la interface del ERP, no solamente mejoraremos la productividad, también reduciremos el periodo de adaptación y lograremos eliminar objeciones a la adopción de la herramienta.

Los usuarios avanzados de herramientas complejas como Autocad, Photoshop y los propios ERP, tienen estrategias que les hacen más productivos. Utilizan los atajos de teclado, los campos de búsqueda rápida y las listas de Favoritos, esto les permite hacer más con menos esfuerzo.  En la medida en que consigamos transmitir a los usuarios los mejores trucos para trabajar con la aplicación seremos más capaces de rentabilizar nuestra inversión en el nuevo ERP.

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Cuantificando el retorno de inversión. El ROI en proyectos TIC (III)

Poniéndole el cascabel al gato

Si no hemos realizado un buen análisis de las operaciones actuales de nuestra empresa y sus procesos administrativos, no merece la pena realizar ningún cálculo sobre la potencial mejora que nos proporcionará el sistema, a menos que una de nuestras pasiones sea la de escribir relatos de ciencia ficción. De hecho lo realmente raro y excepcional es que este tipo de análisis se realicen.

Lo primero que debemos de establecer son las principales ventajas que aporta un nuevo sistema a la empresa. Si nos atenemos a los folletos de los fabricantes de software descubriremos que son decenas, cuando no cientos. A nivel de cálculo del retorno de inversión lo que nos interesa principalmente son dos variables que pueden ser cuantificables en cierta medida: eficiencia y operatividad.

Para obtener una cifra razonable sobre la repercusión de la eficiencia ganada con el nuevo sistema tenemos que tomar el cálculo hecho previamente y conforme a las estructura realizada (por departamentos, procesos, subsidiarias, etc..) comenzar a descontar los costes de los procesos eliminados con el nuevo sistema, descontar las mejoras en eficiencia conseguidas y añadir las penalizaciones que pudiera suponer el nuevo sistema. La cifra obtenida nos dará el ahorro total que obtendríamos para realizar el mismo número de operaciones. Dividido por el coste obtenido del sistema anterior obtendríamos el porcentaje de mejora en la eficiencia.

El cálculo de las mejoras en operatividad es algo más complejo, el objetivo principal es cuantificar el aumento en la capacidad operativa obtendríamos con el nuevo sistema. Esto es especialmente interesante para organizaciones inmersas en planes de expansión. De nada sirve aumentar nuestras ventas sino tenemos la capacidad operativa suficiente de para poder atender un mayor número de pedidos en nuestra empresa.  A groso modo podemos aplicarlo en base al coeficiente de mejora en la eficiencia obtenido en el anterior apartado.

Por otro lado toda mejora en eficiencia suele llevar aparejada una mejora en la operatividad esto siempre funciona así, en este sentido pero no siempre en el inverso. Puede ser que mejoras en la operatividad de una empresa como la apertura de una nueva línea de fabricación puedan hacerla más operativa pero menos eficiente.

Las mejoras y su impacto competitivo

Otro punto a tener en cuenta es cómo estas mejoras pueden afectar a la posición competitiva del la empresa en el mercado. Por un lado puede permitirnos mejorar la rentabilidad con unos mayores dividendos  que pueden ser repartidos o reinvertidos a fin de mejorar todavía más la posición competitiva. La otra opción más lógica sería repercutir estas mejoras en una bajada de precios que nos permitiera incrementar nuestra cuota de mercado.

Sea cual sea la estrategia de nuestra empresa, cualquier estimación sobre el ROI ha de centrarse en nuestros objetivos estratégicos. Lo lógico es que antes de considerar un proyecto tengamos realizado un análisis o plan estratégico de la empresa y sepamos qué tipo de mejoras en eficiencia debemos de buscar. Si por ejemplo la empresa busca una reducción de precios que le permita mejorar su posición competitiva habrá que emplearse a fondo en la mejora de eficiencias operativas o búsqueda de sinergias con el canal de suministros. Este puede ser de por si un planteamiento muy válido a la hora de comenzar a considerar un nuevo proyecto y nos facilitará enormemente todo el proceso de análisis.

Ver otros artículos de esta serie:

Medir el ROI en proyectos IT

Los beneficios de un proyecto IT

Estrategia para venta interna de proyectos TIC

Componiendo una estrategia

Una vez que hemos dado respuesta a todas las preguntas acerca del público al que nos dirigimos, componer una estrategia nos será mucho más fácil.  Probablemente  conforme estemos  analizando el problema vengan a nuestra mente soluciones. No obstante a la hora de diseñar estrategias de comunicación  hay varios puntos que si somos capaces de cubrir, tendremos una garantía más elevada de éxito.

Sin estrategia la partida está perdida

1. El mensaje tiene que ser homogéneo

Aunque nos vayamos a dirigir a diferentes públicos con distintas objeciones, el mensaje no puede tener contradicciones y ha de ser consistente. Debemos ser capaces de comunicar desde lo específico (el beneficio particular de los distintos grupos) a lo general (el beneficio global para la empresa).  Seleccionando pocos elementos que sean relevantes y coherentes entre sí, obtendremos mensajes más consistentes que a la postre serán más fáciles de comunicar.

Cómo dice el refrán se coge antes a un mentiroso que a un cojo y si no queremos que la estrategia se vuelva en nuestra contra debemos de ser capaces de prestar mucha atención a este punto.

3.      Priorizar con los interlocutores más válidos. Una de las mayores dificultades que los leones encuentran en grandes rebaños, es la capacidad para fijar la atención en una empresa. Si nosotros somos capaces de comprender esto tendremos mucho ganado. Quien mucho abarca poco aprieta.

4.      Planificar nuestras acciones. Me encanta que los planes salgan bien. Aunque rara vez se cumplan al 100%, es mucho mejor tener una plan de acción, cuanto más detallado mejor, que lanzarse a la piscina a ver que sale. Los planes siempre pueden ser rectificados.

Es muy importante tener en cuenta el momento y el lugar en el que vamos a realizar nuestra comunicaciones, ya que dependiendo de estos dos factores la probabilidad de éxito puede ser muy distinta.

Si somos capaces de tener en cuenta todos e estos puntos nuestro proyecto tendrá muchas más posibilidades de salir adelante. Garantizado.