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La gestión del conocimiento, un factor clave en la compra de software de gestión

Hoy en el mercado existen infinidad de productos para la gestión empresarial que son capaces de cubrir con creces las expectativas del cliente más exigente. Hace unos años era frecuente hablar de los arranques fallidos o desastrosos, entonces eran muchos los proyectos en los que no coincidían las metas del implantador (en muchos casos el propio fabricante) y la empresa.

La tecnología avanza vertiginosamente haciendo que todo sea más sencillo y fácil de poner en marcha, en general después de décadas de estar evolucionando los productos estos son muy estables, a esto se une que los modelos estándar cada día cubren más necesidades, por encima de lo que muchos negocios necesitan o son capaces de utilizar. Innegablemente esto ha influido positivamente en el éxito de implantación de proyectos ERP.

Pero además, ¿porqué actualmente son menos los proyectos que fallan en la implantación? Por mi experiencia, he comprobado que factores que antes no se tenían en cuenta a la hora de poner un proyecto en marcha tienen mucha influencia. Su omisión no era por falta de conocimiento, dado que se conocían y se planteaban, sino que faltaba formación dentro de las propias consultoras para llevarlo a cabo.

Cuando una empresa acomete un proyecto vital como el cambio del ERP, tiene objetivos muy claros: mejorar los procesos del negocio, facilitar el acceso a la información, etcétera. Pero aun existiendo magníficos profesionales tanto por parte de la empresa, como por parte de la consultora, los resultados no son los deseados. Se falla en las personas, en los sentimientos de las personas, no se realiza una buena gestión del cambio.

La gestión del cambio, es decir, hacer un buen trabajo con las personas de dentro y prepararlos para lo que va a venir es esencial, convencer a los participantes del proyecto dentro de la empresa y formar un equipo con los consultores, dando por hecho que el consultor es un experto en el producto que implanta es un factor clave de éxito.

Hoy en día las consultoras en general han evolucionado en estos aspectos y contemplan como claves de éxito una buena gestión del proyecto, un aseguramiento de la calidad en todas sus fases y por supuesto una delicada gestión del cambio. Ahora el cliente que desea implantar un producto, si quiere garantizarse el éxito debe de evaluar principalmente la capacidad de los consultores. No basta con contratar a una empresa de renombre; hay que asegurarse de que personas van a participar posteriormente en el proyecto, que roles desempeñaran y conocerlos antes de dar nuestra conformidad. El feeling que tengamos con ellos va a ser fundamental y se deben de valorar tanto las competencias intelectuales, como sus competencias personales; si no encajan el porcentaje de fracaso aumenta y el retorno de inversión se disipa, y lo que es peor, predispone a la organización a no volver a afrontar proyectos de este tipo en el futuro y perder competitividad.

El management para la PYME

A pesar de la gran difusión de programas educativos, seminarios y congresos sobre la gestión empresarial, cuesta encontrar alguno realmente orientado a la pequeña y mediana empresa. Los más prestigiosos ofrecen intervenciones de ejecutivos o consultores que han trabajado para grandes compañías con ingentes recursos y que aplican estrategias difícilmente asumibles para el resto de empresas. Pero… ¿realmente se pueden implementar el mismo tipo de estrategias en empresas de tamaños tan dispares?

El precedente de la guerra

En cierta medida el mundo empresarial, debe mucho a la herencia del mundo militar. Fueron los militares los que inventaron el concepto de la logística, la jerarquía que se observa en las empresas es en buena medida una adaptación de la militar, con una estructura de pirámide, agrupada por departamentos que convergen en un sólo mando. De hecho la división del trabajo es una característica muy destacada en ambas instituciones.

En el ejercito, al igual que en la empresa, vemos dos formas principales de afrontar la guerra, los ejércitos regulares y las guerrilla. Los ejercitos luchan por el control de un determinado espacio físico, las empresas luchan por control de un espacio económico.

Los ejércitos regulares basan su fuerza en la cantidad y la calidad de los recursos disponibles, las guerrillas basan estrategia en la rapidez el conocimiento del terreno.  La movilidad y la falta de instalaciones y equipo pesado es una ventaja para la guerrilla, su principal activo es el la habilidad y el conocimiento. Suelen moverse en pequeñas franjas de territorio que conocen a la perfección y rara vez se exponen al fuego enemigo, salvo cuando cuentan con una posición ventajosa.  Aunque nos pueda parecer que las guerrillas no tienen sentido en un mundo tecnológico como el nuestro, esta percepción sin duda es errónea. El ejercito americano, el más poderoso que ha conocido la humanidad, ha sido incapaz de lograr el control absoluto en zonas como Afganistán o Vietnam, siendo incluso derrotado en este ultimo país.

El combate de los mercados

Si extrapolamos esto al mundo de la empresa, podemos sacar varias conclusiones. Las pequeñas empresas que quieran sobrevivir en un futuro deberán estar compuestas por equipos de profesionales altamente especializados y aportar un know-how muy específico de su área de actividad. Al igual que las guerrillas tienen que estar perfectamente coordinadas, la movilidad entre nichos de mercado será un factor clave para poder garantizar su supervivencia.  Y sobre todo tienen que tener personalidad propia, no pueden limitarse a comportarse como lo haría una gran empresa. El apalancamiento, la compra de costosos equipos para infrautilizarlos o un coste excesivo en instalaciones pueden ser factores que pongan en peligro la viabilidad de su proyecto .

Estos son sólo unos principios, pero…. ¿acaso no existen muchos más ejemplos de pequeñas empresas altamente competitivas y que obtienen tasa de rentabilidad difíciles de lograr por organizaciones más grandes?

 

Existe margen para la mejora de las empresas españolas

La  crisis económica ha creado una ambiente derrotista que se extiende por una gran parte del tejido empresarial español. Una de sus principales características es el achacar la mala situación de las empresas a causas externas como la prima de riesgo, la gestión del gobierno o la conjunción de los astros. Aunque sin duda los factores externos pueden lastrar el resultado de una empresa, merece la pena reflexionar y darse cuenta de que durante estos años en los que los concurso de acreedores y las olas de impagos han arrasado la economía cual plaga bíblica, hay un gran número de empresas que han experimentado notables crecimientos, siempre sobre los cimientos de un modelo de negocio sólido.

Dejar de mirarse al ombligo….

Aunque en los últimos 10 años las grandes empresas españolas han comenzado un proceso de internacionalización muy importante, especialmente en el mundo de habla hispana, para la pequeña y mediana empresa la internacionalización siempre ha sido una asignatura pendiente.

La principal razón ha sido una histórica falta de miras y una cierta tendencia al aislacionismo, unido a un conformismo  que  ha puesto a la pyme española en una situación comprometida. Por si fuera poco, el mercado interno estuvo durante años al alza y no había necesidad de abrir fronteras. Mientras tanto, las empresas extranjeras han ido tomando posiciones en el mercado español, llevándose la parte de más grande de la tarta en muchos sectores como los medios de comunicación, la industria, la energía y la distribución.

No todo son desgracias…

Existen por otro lado en España innumerables empresas altamente competitivas, generalmente con más de 250 trabajadores, que triunfan en los mercados exteriores y que a pesar de las crisis han sabido capear el temporal e incluso han salido reforzadas. La principal diferencia entre unas y otras suele estar en la mentalidad con que están dirigidas. Está claro que las autoridades podrían llevar a cabo múltiples medidas que facilitarían la vida a las empresas. Pero no nos engañemos, en mundo globalizado como el nuestro, ninguna empresa que tenga un modelo de negocio solido tiene la más mínima posibilidad de sobrevivir, ni tan siquiera a base de subsidios. Es justo reclamar a los políticos y funcionarios que cumplan con su deber, pero la salvación, ruina, éxito o trabajo de nuestras empresas está en las personas que trabajamos en ellas.