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La flexibilidad en los sistemas de gestión

Gestión y entorno empresarial

Una de las pocas constantes en el mundo de los negocios es que los mercados están siempre en movimiento. Resulta una paradoja que lo único que podamos dar como estable sea el continuo movimiento, pero la realidad siempre suele ser más compleja de lo que nos gustaría.

No sólo los mercados están en continuo movimiento. Las empresas también tienen como referencia los marcos legales y regulatorios dictados por las respectivas administraciones de los distintos países en los que operan. La influencia de dichos marcos influye en aspectos tan variados como la gestión de empleados, seguridad en instalaciones, gestión de impuestos, especificaciones de productos y un largo etc.. de cuestiones.  Estos marcos no solamente están sujetos a cambios,sino que además obligan a las a cumplir con los requisitos legales de los distintos países y mercados en los que operan.

Cualquier empresa que opte no solamente a mejorar,  sino también a mantener su posición competitiva ha de tener un cierto nivel de flexibilidad, para ser capaz de reaccionar a todos estos cambios en el entorno.

No solamente eso, la empresa en sí también está sujeta a cambios, siempre se pueden abrir nuevos mercados, crear nuevas líneas de negocio, participar en fusiones, adquisiciones o simplemente realizar cambios en estrategia que acaban modificando el modelo de negocio o transformando la operativa de la empresa.

 

Modelo de negocio y sistemas de gestión

Podemos definir el modelo de negocio como la forma en que una empresa crea valor para sus clientes, dotando de una estructura a sus operaciones y orientándose a las necesidades de ciertos segmentos de mercado.

Es tan importante el modelo de negocio que en muchas ocasiones vemos más similitudes entre empresas de distintos sectores que desarrollan un modelo de negocio parecido que entre empresas del mismo sector. El modelo de negocio de una empresa aunque muchas veces no sea manifiesto o desarrollado de forma consciente abarca y define todo, desde la política de distribución y de precios, hasta la comunicación, política de recursos humanos, aprovisionamientos, etc… Todo viene determinado por el modelo de negocio de cada empresa.

Aunque el modelo de negocio no es algo que se cambie todos los días, no es algo inmutable está siempre en movimiento. A veces de manera suave e imperceptible otras de manera de brusca cuando las cosas se ponen difíciles y la situación exige de importantes golpes de timón.

Los sistemas de gestión de una empresa por tanto, han de tener la flexibilidad suficiente para poder recoger y reflejar todos estos cambios sin suponer un lastre en la evolución.

 

El papel de los sistemas de gestión en la adopción del cambio

Los sistemas de gestión son la infraestructura básica de cualquier empresa que facilitan el trabajo coordinado de los empleados para lograr la consecución de los objetivos. Sirven además de soporte para la interacción con terceros como clientes, proveedores y administraciones.

Por su naturaleza inclusiva los SdG han de incluir todas las operaciones que como hemos indicado, se encuentran afectadas en distinto grado de intensidad por los cambios en su entorno. Los sistemas de gestión por tanto han de tener la flexibilidad suficiente para poder variar su estructura y lógica de funcionamiento y así dar soporte a los cambios en las operaciones

Es aquí donde se plantea un dilema, la flexibilidad a la hora de evolucionar y mantener un sistema de gestión añade un plus de complejidad y por tanto de coste, tanto en recursos técnicos, humanos y económicos. Dado que la flexibilidad hoy en día es un requisito y no una opción, este sobrecoste no puede ser evitado, no obstante existen maneras de reducir la complejidad que supone el disponer de un sistema de gestión flexible.

La principal es contar con soluciones altamente parametrizables, que eviten al máximo la necesidad de desarrollos adicionales. Esto no solamente evita sobrecostes, sino que a largo plazo hace la solución mucho más estable, manejable y fácil de mantener y evolucionar.

JD Edwards EnterpriseOne, además de contar con un altísimo nivel de parametrización, aporta una arquitectura de solución basada en dos capas, una tecnológica y otra funcional. Esto permite que los desarrollos y adaptaciones que realiza la empresa no tengan ningún impacto en el core de la solución. Permitiendo que las empresas cuenten con la última tecnología sin tener que estar preocupados por migrar todas las modificaciones realizadas con cada nueva actualización de la capa funcional.
Además JD Edwards EnterpriseOne ofrece un entorno de desarrollo propio y controlado que facilita las migraciones de la capa funcional cuando la empresa considera que puede beneficiarse por los cambios aportados por una nueva versión.

Comparativa JD Edwards vs Axapta (III): Módulos disponibles

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Funcionalidad de Axapta vs JD Edwards

Nos encontramos frente a dos auténticos pesos pesados dentro de la industria del software empresarial. Por un lado JD Edwards un ERP originalmente concebido para grandes corporaciones que ha sabido adaptarse a las necesidades de la mediana empresa y por el otro lado Axapta,  que tras una importante inversión en mejoras por parte de Microsoft aspira a buscarse un lugar entre los grandes jugadores de la escena.

Hacer una comparativa de todos los módulos disponibles en ambas aplicaciones supone un pequeño reto. En primer lugar, no es fácil conseguir un listado con todos los módulos y la funcionalidad básica. Para conseguirlo hay que navegar un poco por internet. Las listas de precios son la fuente más fiable para conseguir información, aunque en este aspecto hemos de reconocer que es mucho más clara  la información aportada por Oracle, aunque si quieren pueden juzgar ustedes: AxaptaJD Edwards. Una vez conseguido esto es necesario completar el cuadro añadiendo la funcionalidad específica de cada módulo o submodulos.

Así las cosas vamos a hacer un repaso a la funcionalidad aportada a cada área de la empresa ya que a la postre esta es la manera más certera para lograr una visión global de lo que nos ofrece cada ERP.

Área de Finanzas:

Ambas soluciones incluyen un módulo de gestión financiera, que sobre el papel tienen funcionalidad similar. Esto no quiere decir que ambos funcionen igual de bien, sino que sobre el papel, al menos, son capaces de hacer cosas parecidas: Contabilidad general, Cuentas a pagar y cobrar, etc..  Otra cosa será con que eficacia y eficiencia lo hacen y en qué medida tienen la flexibilidad suficiente para adaptarse a las necesidades de cada empresa.

Ambas aplicaciones están preparadas para trabajar con varias divisas, compañías y localizaciones.  Por supuesto el paquete de finanzas en ambas soluciones se halla estrechamente integrado con el resto de módulos de la aplicación.

Ambas soluciones nos permiten la creación de varias compañías, libros contables así como dimensiones contables además el uso diferentes dimensiones contables que nos permitan evaluar la rentabilidad de los productos, filiales o unidades de negocio.

Ofrecen los tradicionales módulos de Contabilidad General, Cuentas a pagar y Cuentas a Cobrar. Dentro del área de finanzas ambas aplicaciones ofrecen módulos de Gestión de Gastos y gestión de activos fijos. En el último caso la funcionalidad ofrecida por JD Edwards es mucho más completa, contando con una solución para contabilidad de activos fijos.

En cuanto a contabilidad analítica se refiere hemos constatado que la capacidad de JD Edwards es mayor dada su flexibilidad para configurar estructuras contables. No obstante en el siguiente artículo de comparativa sobre la funcionalidad en finanzas de ambas aplicaciones entraremos en más detalle.

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Gestión de la cadena de suministros:

En esta área funcional es donde más se complica la labor de realizar una comparativa. La arquitectura modular y la forma de agrupar la funcionalidad difieren enormemente. Para comenzar Microsoft incluye el MRP en el módulo de SCM y en JD Edwards viene dentro del módulo de fabricación. La funcionalidad del módulo de Axapta denominado como  Supply Chain Management  está mayoritariamente incluida en el módulo de compras de JD Edwards EntepriseOne. A su vez el módulo de Axapta denominado como Inventory Management and Warehousing recoge la funcionalidad incluida en el módulo de Supply Chain Management de JD Edwards y parte de la funcionalidad del módulo Supply Demand Planning.  Vemos aquí un ejemplo de cómo un nombre idéntico es utilizado para agrupar funcionalidades totalmente distintas, la del área de compras en el caso de Microsoft y la del área de Logística y Gestión de Almacenes en el caso de JD Edwards.

Axapta por su parte desgrana demasiado la funcionalidad, incluyendo como submodulos algunas aplicaciones que se supone que deben de ser un estándar para cualquier módulo de compras. En cualquier caso parece que la funcionalidad ofrecida por Axapta para toda el área de SCM se queda algo corta en algunos casos, a juzgar por las soluciones ofrecidas por algunos partners, para ampliarla.

En cuanto al área de gestión de compras el enfoque planteado dista bastante. JD Edwards propone el enfoque del autoservicio de proveedores y de solicitudes de compra por parte de clientes que no encontramos en Axapta.  JD Edwards además incluye funcionalidad para gestión de contratos con proveedores y la subcontratación de operaciones.

Para el área de Logística y almacenes ambos productos ofrecen funcionalidad para gestión de inventarios y almacenes. JD  Edwards además también ofrece un módulo para  gestión de gráneles imprescindible para muchos sectores como el de las materias primas así como un módulo de gestión de transportes. En la documentación encontrada sobre Axapta no hemos podido localizar funcionalidad análoga.

Los datos de producto y lista de materiales en Axapta vienen incluidos en el módulo de inventario y almacén, mientras que en JD Edwards se incluyen en el de Fabricación, dentro del módulo denominado como Product Data Managament.

En cuanto a la Planificación de la Demanda JD Edwards ofrece un módulo específico para estas operaciones que incluye las aplicaciones de Demantra.

Gestión de ventas y relaciones con clientes:

Ambos paquetes incluyen soluciones para asignación de unidades a clientes ante situaciones de escasez de producto. A su vez ambas soluciones incluyen la posibilidad de fragmentar las entregas dentro de un pedido en varias expediciones, para adaptarse a situaciones de escasez de mercancía o simplemente adaptarse a las preferencias del cliente.

Axapta incluye en este módulo cuestiones como la gestión de las comisiones de comerciales, gestión de clientes y de reclamaciones que JD incluye en su módulo de CRM. JD Edwards por su parte incluye funcionalidad muy importante como la gestión avanzada de precios y la gestión de acuerdos y   contratos.

En cuanto al CRM, Axapta ofrece un módulo de marketing y otro que JD no incluye ya que esta parte se deja a la integración con otras aplicaciones de Oracle mucho más completas. Por su parte JD incluye gestión de casos (Servicio Técnico), Portal de clientes, gestión avanzada de precios y gestión avanzada de filiales.

Gestión de Activos Fijos:

El módulo de gestión de activos Fijos de JD Edwards incluye operaciones de mantenimiento que en Axapta vienen incluidas en el módulo de Service Management. JD Edwards además ofrece  como extra el módulo de Contabilidad de Activos Fijos.

Gestión de la Fabricación:

En cuanto a la  fabricación ambos  productos ofrecen funcionalidad para la gestión de la producción, rutas de fabricación, gestión de planta y planificación. JD Edwards además ofrece un módulo de Gestión de Calidad y de fabricación por proyectos.

Módulos adicionales:

JD Edwards en una de sus últimas release incorporó el módulo Gestión de Salud y Seguridad Laboral en la empresa, con su correspondiente extensión con el Oneview Reporting. Axapta no incluye funcionalidad similar.

Módulos verticales:

Por otro lado JD Edwards también incluye otros módulos como el de Construcción y Gestión Inmobiliaria, Agrícola y Bodegas, Apparel funcionalidad que tampoco encontramos en Axapta. La funcionalidad de estos “módulos verticales” será analizada más en profundidad en próximos artículos .

Comparativa Axapta vs JD Edwards (II): Plataformas tecnológicas

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A  nivel de plataforma tecnológica vemos las importantes diferencias entre ambas soluciones. A pesar de tratarse de dos paquetes de software que compiten en segmentos de mercados parecidos lo hacen con planteamientos totalmente diferentes.

Microsoft apuesta por un modelo basado en cliente pesado con instalaciones en cada equipo de usuario y una plataforma tecnológica cerrada que descansa íntegramente sobre productos de Microsoft: : Windows Server y base de datos SQL Server.

Oracle por el contrario, a pesar ser el principal fabricante de bases de datos del mundo y contar con la tecnología de RedHat para servidores Linux, opta por un modelo multiplataforma con soporte para varias base de de datos y sistemas operativos. De hecho un JD Edwards puede funcionar perfectamente sobre base de datos SQL Server y Servidores Windows.

Cliente pesado vs navegador web

A pesar de de las insinuaciones por parte de Microsoft de que sus ERP pronto podrán ser accesibles vía web, a día de hoy, Axapta es una plataforma basada en cliente pesado. Es decir, tiene que ser instalada en cada uno de los equipos en los que  se vaya acceder a la aplicación. Esto presenta varios inconvenientes.

Limita bastante la movilidad del personal así como la accesibilidad al sistema. Condiciona el hardware y el software a instalar en los equipos de los usuarios de la empresa, que estarán obligados a instalar Windows con el consiguiente pago de licencias. Dado que lo más habitual es que en las empresas se tenga una cierta uniformidad en cuanto IT se refiere, esto condicionará a utilizar una plataforma Microsoft no solamente a los usuarios de la aplicación sino seguramente al resto de la empresa.

Si algún día la empresa quiere reducir sus costes  de IT optando por opciones como Ubuntu, tendrá que abandonar Axapta. Los equipos con OSX o iOS de Apple tampoco pueden ejecutar Dynamics AX.

JD Edwards fue el primer ERP de Tier 1 que apostó por una solución 100% web. Consideramos que con el tiempo, esta apuesta ha demostrado ser un verdadero éxito. La principal pega que se ponía a las aplicaciones web  era una funcionalidad y experiencia de usuario más pobre. Debido a las mejoras experimentadas en los estándares web, materializadas en el  HTML5, CSS3 y mejoras en Javascript, se puede decir que esta desventaja inicial, ha sido totalmente superada. Hoy en día este tipo de aplicaciones ofrecen una experiencia de usuario totalmente homologable a las aplicaciones de escritorio.

Por otro lado este modelo de aplicación presenta importantes ventajas. No olvidemos que las aplicaciones más complejas del mundo como son Facebook o los servicios de Google, funcionan sobre arquitectura web. Para comenzar puede accederse a la aplicación  desde una máquina con cualquier sistema operativo instalado: Linux, Windows, OSX, Android, etc.. Solamente se necesita un navegador web, sin necesidad de instalación previa. Las actualizaciones son automáticas ya que al estar toda aplicación almacenada en el servidor simplemente basta con actualizar este. Esto por otra parte facilita las labores de mantenimiento.

Arquitectura básica

Axapta opta por modelo basado en Servidor de aplicaciones y Servidor de base de datos. Todo ello alojado en servidores con sistema Operativo Windows Server. La base de datos requerido es Microsoft SQL Server y servidor de Aplicaciones es Application Object Server (AOS) de Microsoft. Otros paquetes de software adicionales requeridos son los siguientes: Enterprise Portal, Enterprise Search, Help Server, Reporting Services Extensions  y Analysis Services integration. Además es necesario la instalación de un cliente en cada uno de los equipos que se va conectar  a la aplicación. Si el mismo está fuera de la red exige un programa adicional de comunicaciones (Terminal Server, Citrix).

JD Edwards opta por una solución más compleja a la que añade un servidor web que es el encargado de generar el código HTML que se visualiza en los navegadores. Por otro lado para lograr una arquitectura que soporta varias bases de datos y sistemas operativos se apoya en una capa intermedia de software denominada como middleware que se encarga de la interconexión entre los distintos sistemas.

A la hora de configurar existe un dilema por el que tendremos que decantarnos, simplicidad vs flexibilidad. A mayor flexibilidad mayor complejidad y a mayor simplicidad menos flexibilidad. Está claro que ante este dilema Microsoft y Oracle han optado por caminos muy distintos.

El mercado de aplicaciones ERP en España

Panorama de los fabricantes

En la imagen inferior hemos intentado sintetizar de manera gráfica cual es la composición del mercado de aplicaciones ERP en España.  La altura en la montaña indica el tamaño de la empresas a las que va dirigido ese ERP. El eje de X invertido indica la cuota de mercado, siendo las que más la izquierda están las que obtienen una mayor cuota de mercado.

Aunque hay cientos de fabricantes el mercado se distribuye entre unos pocos. Algunos como Microsoft atacan a todos los segmentos, otras como Oracle y  se centran en uno solo.  Que una empresa tenga alta cuota de mercado no garantiza en absoluto que su producto sea mejor, no obstante esto puede ofrecer ciertas garantías sobre la continuidad del producto.

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La tendencia general que hemos observado en el mercado durante los últimos años es una concentración del mercado. Esto no quita para que hayan aparecido nuevas soluciones. Pero en general, si que hemos visto un enorme retroceso de los pequeños fabricantes, especialmente aquellos orientados a un mercado local y con productos de escaso desarrollo asociados a plataformas tecnológicas antiguas como COBOL o AS400.

Por otra parte algunos fabricantes internacionales como Agresso han adquirido fabricantes nacionales como CCS cuyas soluciones han integrado en su cartera de productos hasta fusionarlas con otros productos.

En general la imagen superior ilustra con bastante precisión, la composición del mercado español para empresas con más de 1 millón de euros de facturación. Por debajo de esa cifra SAGE con productos como Contaplus tiene un claro liderazgo. Precisamente en ese segmento donde más retadores están surgiendo.

El mercado de partners

Como es lógico el mercado de partners está mucho más atomizado. Los partners de implantación nacional tienen siguen teniendo una fuerte presencia y a pesar de las incursiones de empresas extranjeras hemos visto como los locales han resistido con fuerza.  Aunque en cierta manera también existe una tendencia a la atomización, también el flujo de creación de nuevas empresas es mayor.

A la hora de contratar un partner, el factor humano tiene mayor consideración que las cuestiones de marca. Por lo tanto las pymes pueden competir con más tranquilidad.

Todo esto vale, para el mercado en general. Pero hay que tener en cuenta que cada fabricante pone sus condiciones para que una empresa pase a formar parte de su red de partners. Esto hace que nos encontremos con enfoques de canal totalmente diferenciados para atender identicossegmentos de mercado.

Microsoft por ejemplo, hasta hace poco ponía muy pocas barreras de entrada y no era muy dificil entrar a forma parte de su red de partners. Por un lado, esto tiene para el cliente la ventaja de que tiene muchas más opciones a la hora de escoger. Por otro lado la calidad media de los servicios prestados se ve resentida.

Otros fabricantes aplican políticas mucho más restricitivas a sus programas, lo que va justamente en la dirección opuesta. Un nivel mínimo de calidad más aceptable pero menores opciones donde escoger.

A pesar de lo general de este artículo, esperamos que sea de ayuda para obtener una visión global de los que es el mercado de aplicaciones ERP en España.