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Las 5 cosas que no debe de tener tu ERP

1. Una lista muy grande bugs y parches: Al igual que no hay dos sin tres, se puede decir que no hay software sin bug.  Cuanto más grande y compleja es una aplicación, mayor es  la tendencia a la aparición de bugs o pequeños fallos con su la consiguiente aparición de parches para subsanarlos.  Un indicador muy importante de la calidad de un software, es la cantidad de parche publicados cada vez que se libera una nueva versión.

Como siempre, es una medida que debe ponerse dentro de un contexto. Cuantos más usuarios tenga la aplicación y más intensivo sea el uso de esta, mayor cantidad de errores aparecerán. No obstante, si muchos errores aparecen al poco de liberarse la nueva versión, podemos inferir que estos se producen al realizar operaciones relativamente comunes. Esto indica un deficiente trabajo de depuración y una baja calidad final del producto.

2. Una comunidad pequeña y cerrada de desarrolladores, funcionales y técnicos: Por muy bueno que sea tu equipo interno no puede llegar a todo. Hay tareas como la implantación y actualización a nuevas versiones que tienen una curva de aprendizaje muy prolongada y que rara vez se realizan en la empresa, para este tipo de tareas es mejor contratar recursos externos.

Lo mismo pasa con los programadores, aunque haya varios en plantilla cuando se producen picos intensos de trabajo también se necesita contratar personal externo.  En cualquiera de estos casos o en otros mucho que se puedan plantear, es mejor contar con una comunidad amplia de profesionales alrededor de nuestra solución, por cuestiones de calidad, precio y fiabilidad. El tamaño de la comunidad suele ser similar al de la base instalada.

3. Difícil de integrar: Por muy cerrado que tengamos el enfoque de nuestra estrategia tecnológica, lo que ya es de por si un error, nunca sabemos cuándo vamos a necesitar integrar nuestro ERP con otra solución, ya sea a nivel externo como interno. Es por tanto importante contar con una solución que sea fácil de integrar.

Las soluciones con arquitectura SOA (Services Oriented Architecture) y otras similares ofrecen una base sólida que facilita mucho el trabajo a la hora de realizar las integraciones, que por su naturaleza suelen ser casi siempre complejas.

4. Dependiente de la  tecnología de un sólo fabricante: Cualquier ERP necesita de software de terceros para funcionar: SO de servidores, bases de datos, navegadores, etc.. Cuanto más abierta se la plataforma tecnológica mejor para nosotros, ya corremos riesgos asociando nuestra suerte a la de nuestro partner y/o fabricante de ERP.

Si hacemos lo mismo para el resto de tecnologías que necesitamos estaremos incurriendo en un grave riesgo, vía incrementos injustificados en coste de nuevas versiones, falta de las mismas, poco soporte extendido para versiones antiguas y un largo etc.. Como con la integración es interesante tener cuantas más opciones abiertas mejor.

 5. Poca funcionalidad ofrecida por el fabricante, muchos verticales de partners: Para casi cualquier paquete ERP, mucha de la funcionalidad más específica depende de desarrollos verticales de partners. El tener la funcionalidad que nuestra empresa necesita,  siempre es mejor que no tenerla,  venga de donde venga. Pero cuando esta no ha sido desarrollada por el fabricante podemos incurrir en graves riesgos, especialmente cuando actualícenos a nuevas versiones del software. Además quedamos ligados para su mantenimiento casi de por vida con el partner que desarrolló las mejoras.

Nuevo video de Golive: Empresas más competitivas con Aplicaciones Web

En el canal de Youtube de Golive hemos estranado una nueva serie de videos. Se  trata de una colección de videos cortos en las que intentamos mostrar en forma de píldoras de conocimiento, algunos de los puntos más destacados de nuestra filosofía. Esto es, los puntos principales sobre los que una empresa ha de construir su estrategia en cuanto a nuevas tecnologías se refiere.

En esta primera ocasión hemos querido destacar las ventajas que el uso de aplicaciones web ofrecen para las empresas. Este tema ya ha sido mencionado en algún artículo en la web de Golive. No obstante los gráficos en movimiento nos ofrecen la posibilidad de ilustrar los mismo conceptos de una manera más rápida y con más dinamismo. Esperamos que sea de vuestro agrado.

Cualquier comentario duda o sugerencia son siempres bienvenidos.

Los mandamientos del Director de TI en la empresa

    1. No te atarás a ninguna tecnología ni fabricantes concreto: Cuantas veces hemos oído hablar de profesionales que son pro-Microsoft o pro-Oracle. El Director de IT equilibrado  y juicioso no tiene que ser ni pro ni anti. Ha de ser capaz de juzgar a cada fabricante en base a sus virtudes y defectos.   Aun cuando casi todo nuestra infraestructura esté basada en un único fabricante, no debemos de despreciar  las virtudes de las otras. Los profesionales de la tecnología no pueden comportarse como Fanboys de Apple o de Android.
    2. No serás nunca el último en abandonar una tecnología: Es cierto que todavía hay muchas empresas con su ERP funcionando sobre AS400, pero.. ¿qué pasa cuando tienen un problema con su base de datos? Muchas veces las pasan canutas hasta que pueden encontrar un experto en DB2 que les saque del apuro. A veces es difícil encontrar profesionales cualificados sobre tecnologías maduras que cuentan con amplia presencia en el mercado. Todavía es más difícil encontrar expertos de tecnologías que están en claro retroceso. El soporte ofrecido por los fabricantes de software siempre ha sido objeto de todo tipo de críticas, hasta en productos que son estratégicos para ellos. ¿Cuanto peor será para los productos que están intentando forzar a sus clientes a que los sustituyan por nuevas versiones?
    3. No serás nunca el primero en probar una nueva tecnología: A cada nueva versión le siguen decenas o incluso cientos de parches para tapar todos los bugs. ¿Quieres ser tú el listo que se los coma todos? Estoy seguro de que no, en informática empresarial ir a la última tiene un precio muy caro. La mayoría de los fabricantes tienen sede en el extranjero y los servicios de soporte no son todo lo buenos que cabría esperar. Incluso los partners más expertos, no tienen un dominio aceptable de la nueva versión hasta que han tenido algún tiempo para trastear con ella. ¡Cuidado! Esto no es el mundo de la pasarela, aquí el ir al última suele tener más inconvenientes que ventajas.
    4. Menos es más: Conforme vamos añadiendo aplicaciones desperdigadas al arsenal de nuestra empresa y las vamos integrando, estamos creado un Leviatán que algún día puede terminar devorándonos. La manera más fácil de llegar a este punto es aferrándonos a un desarrollo a medida hecho en la propia empresa. Incapaces de abandonar a nuestra criatura, comenzamos a integrarla con otras soluciones que ofrecen la funcionalidad que nosotros no hemos sabido/podido desarrollar. Sabemos que no siempre un ERP es capaz de ofrecer toda la funcionalidad necesaria y que a veces hay que optar por comprar/desarrollar soluciones adicionales. En cualquier caso, más vale 8 que 80.
    5. Santificarás los entornos de prueba: Los experimentos son geniales, permiten avanzar y consolidar nuevos horizontes, eso sí en casa y con gaseosa. En las empresas donde nos jugamos el pan, es mejor acotar la creatividad a entornos controlados donde los daños potenciales no tienen un impacto real en el sistema. Está claro que todo esto del testeo y del control de versiones puede ser muy aburrido, pero la alternativa es muy arriesgada.
    6. Documentarás tus desarrollos: Si sabemos que es un peñazo estar documentando todo, que es muy  triste invertir horas y horas en generar documentos que probablemente no leerá nadie. Pero  ¿qué pasa cuando hay problemas? Ahí es cuando nos alegramos de haber dedicado ese tiempo extra a generar documentación, de todos esos comentarios en nuestras líneas de código. No sólo ahorran trabajo, sino que muchas son la única diferencia entre una cagada y una catástrofe.
    7. Honrarás la movilidad: No todos los roles de una empresa tienen se desempeñan con el culo pegado a una silla. Para muchos profesionales el tener que sentarse a teclear datos es una  pérdida de tiempo y un secuestro de tiempo de sus funciones principales. Hoy en día tenemos muchas opciones para no restar dinamismo a comerciales, personal de almacén, recepciones, repartidores, planta.. y un largo etc.. Este es un campo totalmente inexplorado en el casi todas las empresas tenemos mucho margen para mejorar.
    8. Promoverás la innovación: El Departamento de IT tiene que jugar un papel clave en la cultura innovadora de cada empresa. A fin de cuentas, no esperarás que la innovación surja del Departamento Financiero, la contabilidad creativa puede ser peligrosa.
    9. Darás preferencia a las soluciones web: Esto tal vez sea el punto más discutible, pero nuestra experiencia nos ha demostrado que las aplicaciones web tienen innumerables ventajas y además han mejorado mucho su apariencia y funcionalidad. No necesitan instalaciones, se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión y navegador, solamente requieren realizar cambios en el servidor.

¿Como medir el retorno de inversión de las TIC en nuestra empresa?

La vuelta al Taylorismo: tiempos, tareas, personas y procesos.

La medición del retorno de inversión en  términos de mejora en la eficiencia sobre las operaciones realizadas actualmente es el más realista de cuantos se puede realizar a la hora de evaluar la idoneidad de un nuevo proyecto.  No obstante como toda estimación está sujeta a variaciones.

Los principales beneficios que ofrecen las soluciones informáticas a las empresas (especialmente las soluciones ERP, Gestión Documental, BI y CRM) son una automatización de procesos administrativos que ha de redundar en una mayor eficiencia y operatividad de la empresa.  Para saber hasta qué punto mejoraremos con la nueva solución,  hemos de ser capaces  en primer lugar de valorar cual es nuestro nivel productividad. Para la realización de tareas administrativas el mayor consumo de recursos suele ser en salarios de personal. Una buena aproximación sería identificar todos los procesos administrativos que sea realizan en la empresa e imputarles los costes directos e indirectos asociados, en la medida de lo posible. Intentaremos ilustrar todo esto con un ejemplo práctico.

Si por ejemplo en nuestro Departamento de Administración hay dos personas dedicadas simplemente a la emisión de facturas, que junto con los  informáticos y las licencias de software actualmente utilizados, tienen un coste para la empresa de 70.000€ y sabemos que  sacan al año una media de 10.000 facturas por un importe de 30.000.000 € podemos determinar que el coste administrativo de cada factura es de 7€.  Este tipo de cálculos han de ser la base de cualquier valoración seria sobre la rentabilidad de un proyecto.

Pongamos otro ejemplo. La elaboración de análisis, reports, extracción de listado y presentación de informes es  una de las tareas administrativas más frecuentes en las empresas. Su principal utilidad es servir de soporte en la toma de decisiones, controlar las operaciones y justificar el realizado.  Las tareas de reporting, solamente considerando lo que es la extracción de datos, procesado y edición para su presentación, cuestan todos los años a las empresas una gran cantidad de dinero. Todo esto viene agravado por el hecho de que este tipo de tareas suelen ser realizadas por personal cualificado, que suele tener un coste por hora trabajada bastante elevado para la empresa. Todo ello sin mencionar el desperdicio de recursos que supone  tener a personal cualificado haciendo este tipo de tareas administrativas en vez de otro tipo de actividades que generen un mayor valor para la empresa.

A pesar de todo esto, son muchísimas las empresas que jamás se han planteado el emprender un proyecto de inteligencia de  negocios, que mejore la eficiencia en ese campo. La respuesta que dan es sencilla, ¿para qué quiero una solución que me de informes que ya obtengo de manera manual?  Si muchos  de esos directivos tuvieran un informe detallado sobre el coste del reporting en su empresa, serían mucho más propensos a estudiar un proyecto de este tipo.

Y es que los beneficios de los sistemas informáticos tienen un alto componente intangible, por lo que la misión de la persona que pretenda impulsar un proyecto es hacer tangibles las ventajas que acarrearía a la empresa.

Las razones para plantearse un cambio de sistema

Por un lado cuando muchas empresas  se deciden a implantar una nueva solución ERP, muchas veces suelen arrastrar problemas de funcionamiento graves que lastran su competitividad. Cuando un coche echa humo por el capó y la temperatura del motor nos marca niveles muy altos no es necesario ir a la ITV para saber que el coche está estropeado. Por lo tanto este tipo de proyectos muchas veces vienen marcados por la acuciante irreversibilidad de los hechos más que por una visión estratégica a largo plazo. En este caso siempre es recomendable  tener una estimación de los costes que este tipo de fallos suelen tener para la empresa, como por ejemplo horas de trabajo perdidas por caídas del sistema.

En otras ocasiones menos comunes el cambio o la adquisición de un nuevo sistema viene determinado por cambio en la orientación estratégica de la empresa (apertura de sedes en el extranjero o fabricación de nuevos productos) que ponen en evidencia las carencias del actual sistema y la empresa se ve en la necesidad mejorar el sistema actual.

¿Cuales son los beneficios de un proyecto TIC para la empresa? El ROI en proyectos TIC(I)

La dificultad de cuantificar el beneficio futuro

Si hay una gran incógnita en los proyectos IT, es la de su retorno de inversión. Al contrario que en una inversión a plazo fijo, en la que sabemos a ciencia cierta cuánto dinero ponemos y cuanto nos devolverán. En los proyectos tecnológicos no suele estar claro ni lo primero, ni mucho menos lo segundo. Existen una gran cantidad de potenciales beneficios asociados a una mejora en los sistemas de información en la empresa que son incuantificables, por otro lado en proyectos tan complejos es imposible preveerlo todo, continuamente están surgiendo nuevas necesidades y algunas de las iniciativas planificadas pueden llegar a ser descartadas.

Tal es la situación, que la mayoría de los proyectos empresariales en este ambito no cuentan con un estudio de estas características, sino  que simplemente surgen del convencimiento de que existe mucho margen para la mejora, aunque sea incuantificable, o la evidencia de que la situación es manifiestamente mejorable.  En cualquier caso siempre es interesante tener un esquema básico de los principales beneficios que podemos esperar de cada nuevo proyecto.

Los beneficios potenciales

Estos pueden ser definidos como la capacidad para hacer algo que antes no podíamos hacer. El sistema puede dotar a la empresa de ciertas capacidades pero ha de ser el equipo el que sepa hacer uso de ellas.

Con un CRM o un sistema de inteligencia de negocios podemos ser capaces de detectar patrones de consumo de nuestros clientes que nos permitan desarrollar nuevos productos  que mejoren la rentabilidad de nuestra empresa o asegurar su continuidad en el medio plazo. Pero ¿cómo podemos tener todo esto en cuenta  la hora de medir el potencial retorno de inversión de un nuevo proyecto TIC ? En realidad es imposible, si queremos presentar un  cálculo del retorno de inversión  o plan de amortización al uso, como el que sea hace cuando se adquieren otros bienes de equipo.

No olvidemos que aunque los números puedan parecer ser lo único que cuenta en el mundo de la empresa, con nuestro pensamiento sólo podemos captar una fracción de la realidad, de esa porción sólo una parte la podemos expresar mediante el lenguaje y de esa parte sólo una parte puede ser representada matemáticamente.

Los beneficios potenciales tienen una doble vertiente, por un lado podrían permitir a la empresa adquirir ventajas competitivas y por otro lado podrían convertirse en ventajas competitivas para nuestros competidores (valga la redundancia).

Por lo tanto cualquier estudio sobre el retorno de la inversión de un proyecto TIC (me atrevería a decir que de cualquier proyecto ) es necesario reflejar también los beneficios potenciales, de carácter cualitativo y no cuantificable pero que en muchos casos suelen ser cruciales.

Las mejoras explícitas

Son cambios en nuestra operativa actual que nos permitirían realizar de manera más eficiente o rápida, algunas de las operaciones que estamos realizando. Por ejemplo la incorporación de un sistema EDI, permite ahorrar una cantidad importante de trabajo administrativo a la hora de realizar movimientos con proveedores y clientes.  Por su naturaleza más tangible, las ganancias que pueden reportar este tipo de mejoras son mucho más fáciles de cuantificar aunque no siempre se haga.

Como curiosidad conozco el caso de alguna empresa con presencia en varias paises que tras realizar un estudio concienzudo de sus costes operativos decidió no mecanizar algunas operaciones en determinados paises ya que el bajo coste de la mano no justificaba el montante de la inversión. Invirtiendo algo de tiempo esta empresa no sólo ahorró una buena cantidad de dinero que pudo dedicar a inversiones más productivas, sino que además evitó que su propio equipo andara enfrascado en proyectos que robaran tiempo de otras actividades estratégicas.

Los caminos de la innovación: Innovar bajo demanda

Esta serie de artículos pretende dar un repaso a los métodos más prácticos para incorporar la innovación no sólo a nuestra empresas, sino a cualquier actividad que realizemos.. Partiendo de la convicción de que innovar depende más de la actitud que de la tecnología, veremos cómo existen muchas maneras sencillas subirnos al carro de la innovación, sin tener que construir un acelerador de partículas.

Escuchar a los clientes

Steve Jobs decía “Puedes preguntarle a los clientes qué es lo que quieren y después intentar dárselo. Para cuando lo tengas construido, ellos querrán algo nuevo”. ¿Quiere decir esto que no debemos escuchar a nuestros clientes? Para nada, lo que realmente significa es que a veces incluso escuchar a nuestros clientes, puede no ser suficiente. En la medida de lo posible debemos anticiparnos, ser más conscientes que nuestros clientes acerca de sus necesidades latentes.   Esto nos permite tener una visión estratégica, saber hacia dónde nos llevan las tendencias.

Pero si algo está claro,  es que no debemos despreciar las sugerencias de nuestros clientes. Debemos buscarlas, fomentarlas  e incluso premiarlas. La excelencia está en los detalles y es muy difícil que una sola mente pueda controlarlos todos. Es más, la visión depende mucho del enfoque y nunca pueden tener la misma visión de un producto la empresa que la ha fabricado y sus clientes. Por eso es tan importante tener la mayor amplitud de miras posible y contar con el mayor número posible de puntos de vista a la hora de crear  o revisar un producto.

En general todos somos muy vagos a la hora de enviar nuestras sugerencias a nuestros proveedores a menos que estemos molestos por algo, por lo tanto deberíamos de ponerselo muy fácil. En este sentido no es descabellado utilizar una parte del packaging o de las campañas de publicidad para indicar a nuestros clientes que estamos siempre abiertos a nuevas sugerencias, esto podría incluso ayudarnos a la hora de diferenciarnos de nuestra competencia.
Escoger las aportaciones más valiosas

Está claro que cuanta más gente reclame un tipo de mejora concreta, más posibilidades tiene esta triunfar, es el valor de lo cuantitativo, pero no por ello debemos  de obviar lo cualitativo o incluso lo subjetivo.  A veces nos encontramos con sugerencias o propuestas minoritarias que pasan completamente inadvertidas y que esconden un potencial tremendo por su carácter disruptivo. Muchas veces este tipo de innovaciones suponen aplicar un tipo de enfoque totalmente distinto, hasta el punto de dejar el producto irreconocible. ¿Quién hubiera pensado hace 15 años una agencia de viajes para gays o mujeres divorciadas pudiera ser un negocio de éxito ? ¿Hace 70 años alguien habría pensado en añadir unas ruedas a una plancha de madera para practicar surf sobre el asfalto? Lo importante es no decirle que no a nada de antemano, hay que examinar todas las posibilidades en detalle.

Exportar la innovación

Ahora que ha conseguido aplicar una innovación a un producto debe preguntarse si innovación puede ser aplicada a algún otro producto de manera ventajosa. Si ve que no es aplicable, preguntesé si se puede aplicar algo de la lógica subyacente en la innovación. Aunque esto tal esta posibilidad debería de ser explorada más a  fondo en otro post. ¿Cuál es vuestra opinión? ¿Merece la pena?

La empresa ligera: la nube, perro viejo con nuevo collar (I)

La empresa ligera: el futuro de la nube

Si hoy en día hay un tema candente en el mundo de las tecnologías de información, ese es el de la nube o cloud computing. La nube, es un perro viejo con un nuevo collar. Se basa utilización de servicios de computación a través de internet para almacenar y procesar información.  Cosas tan poco novedosas  como Hotmail o la aplicación de correo de Terra no dejan de ser perfectos ejemplos de “cloud computing”. Los avances en estándares cómo Javascript, HTML5 o incluso del denostado Flash, han permitido dotar a las aplicaciones  web de un aspecto y usabilidad muy mejorada, equiparándolas en muchos casos a las aplicaciones de escritorio.

¿Para qué sirve y para que no sirve la computación en la nube?

Como decíamos antes la computación en la nube sirve para dos cosas básicamente para dos cosas: almacenar información y utilizar programas informáticos.

Hay que tener en cuenta que esta no siempre es la opción más interesante, dependiendo de nuestras necesidades de seguridad, disponibilidad y rapidez de acceso a la información.  Por eso muchas empresa se resisten a tener almacenada toda su información en el servidor de un tercero. Aunque sobre el  papel no hay ningún problema, la realidad siempre es una fuente de sorpresas. Por contra tenemos la cuestión de la velocidad, por muy ancha que sea nuestra conexión de banda, el acceso no será tan rápido cómo a los archivos almacenados en nuestro equipo, dado que estamos expuestos a la saturación de servidores del proveedor en cuestión, problemas en la línea o incluso las limitaciones de nuestro propio equipo o router wifi.

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A la hora de utilizar programas en la nube, la cosa no es tan sencilla. Hay aplicaciones más pesadas como Phothoshop, Autocad u otros programas de diseño en 3d que exigen de una alta capacidad de procesador y una importante utilización de disco duro. Alojar este tipo de aplicaciones en la nube, disminuiría mucho su rendimiento, en el caso claro está de que sea posible hacerlo. Si nuestra empresa tiene un almacén automático, no parece tener mucho sentido alojar el software que lo controla en un servidor de Amazon.

Por otro lado aplicaciones gigantescas como GoogleMaps o Facebooks que no pueden ser almacenadas en ningún equipo.  Y aunque pudiera hacer, tampoco tendría mucho sentido, ya que son usadas por millones de usuarios y cada uno de esos usuarios utiliza una parte ínfima del potencial de la aplicación.  Además exigen de constantes revisiones, modificaciones de código, aumento de la base de datos, que no tendría ningún sentido hacer en todos los equipos de cada usuario, mejor que se ejecuten una sola vez en el servidor central.  En casos como este el modelo cliente/servidor con conexiones a través de internet  es claramente la opción más adecuada. No hay más que echar un vistazo a Twitter, Facebook, Google y otras para convencerse de que a día hoy esta es la mejor manera de hacer las cosas. Pero… ¿hasta dónde puede llegar la nube…?

La nube hace aguas: Google Chrome OS

En 2009, a los pocos meses de haber lanzado su exitoso navegador Chrome, Google anunció el lanzamiento de un nuevo sistema operativo orientado a la nube. La criatura fue bautizada como  Chrome OS y pretendía ser un nuevo paradigma tecnológico: equipos sin prácticamente disco duro y procesadores mucho más livianos,  dado que actuarían como meros terminales de conexión a la nube. Esto en teoría debía hacerlos mucho más baratos, con tiempos de arranque reducidos prácticamente cero (cosa que ya sucede a día de hoy con los ordenadores y tablets en modo reposo).

Si tuviéramos que juzgar la iniciativa por éxito cosechado hasta hoy, sólo cabe una valoración: fracaso.  A día de hoy el número de equipos  vendidos con Chrome OS ha sido infimo. Por si fuera poco el precio de los primeros equipos han tenido un coste cercano a los  500€, precio por el cual se puede obtener un portátil con características bastante decentes y muchas más prestaciones y posibilidades  que un Chromebook. Si algo ha quedado demostrado es que la nube no es tan blanca cómo la pintan. ¿o acaso no hemos escuchado ya bastantes cuentos cómo para desconfiar de los grandes milagros? ¿no habeis tenido nunca alguna decepción con nuevas tecnologías que luego no han resultado ser tan buenas cómo cuando las  anunciaron?

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