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Comparativa Axapta vs JD Edwards (IV): Gestión Financiera

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Comparar soluciones ERP es algo ya complejo de por sí, intentar comparar la funcionalidad en cuanto a gestión financiera es todavía más complicado.

A diferencia de un almacén que puede ser gestionado con una cierta discrecionalidad por parte de cada de empresa (aunque luego casi todas se adapten a unos pocos modelos de gestión), las cuentas de una empresa están fuertemente sujetas a las regulaciones y normativas fiscales.  Por tanto, sólo existe una manera de hacer las cosas, lo que tiende a homogeneizar en cierta medida las soluciones aportadas por los distintos fabricantes.

Ambos paquetes cuentan sobradamente con la funcionalidad más estándar: cuentas a pagar, cuentas a cobrar, activos fijos, gestión de gastos, reports, analítica y demás . Ambas soluciones son multicompañia, multimoneda y disponen de multiples localizaciones para países de todo el mundo.  No obstante cuando entramos a valorar en detalle la solución de Oracle resulta ser bastante más completa.

Obtener información detallada de la funcionalidad es dificil por la forma de exponera que tienen los fabricantes. Cuando uno revisa la documentación no es extraño leer frase del tipo: “Obtener una visión general del beneficio financiero, realizar previsiones estratégicas y tomar decisiones más fiables”. Muchas veces uno llega a plantearse si la documentación ofrecida tiene el  objetivo de informar o de confundir. Cuando uno pasa varias horas leyendo la documetación comercial y técnica disponible un termina ahogado entre tanta frase vacua y tanta jerga técnica que amenaza continuamente con romper las más elementales normas de la construcción gramatical. Pasamos detallar las características principales de los distintos submódulos:

Contabilidad General: Ambas soluciones ofrecen flexibilidad a la hora de establecer periodos contables así como la configuración distintos libros diarios. No obstante JD Edwards parece ir un paso más allá en la flexibilidad ofrecida para configurar estructuras contables.

Ambas soluciones establecen procedimientos para el control y aprobación de los asientos contables.

Axapta ofrece la asignación automática basada en porcentajes para cuentas y dimensiones. Este es un método permite automatizar la entrada de asientos contables. JD Edwards ofrece las Instrucciones de Contabilidad Avanzadas  que son una opción más avanzada pero a la vez más compleja.

Ambas soluciones parecen bien preparadas para la gestión de múltiples compañías, países y divisas. No obstante para emitir un juicio certero sería necesario realizar un análisis más en profundidad, pero por las opiniones que he conseguido reunir ambas suites van bastante parejas en este aspecto.

Cuentas a pagar:   En este aportado la funcionalidad de JD Edward es sin duda superior. La documentación aportada por los fabricantes es bastante pobre, algunas funcionalidades que se dan por supuestas apenas son mencionadas. Hay que destacar que el listado de funcionalidad aportado por Oracle es mucho más detallado.

Ambas soluciones soportan varios métodos de entrada de factura. Son capaces de gestionar de manera automática el pago de intereses.

Cabe destacar la capacidad de JD Edwards para soportar la  gestión procesos de negocio y como permite customizar el proceso de cobros. Oracle destaca 35 características esenciales frente 10 aportadas por Microsoft. Algunas son tan complejas y avanzadas como la inclusión de algoritmos predefinidos por el usuario o el establecimiento de relaciones padre hijo. En este apartado sin duda JD Edwards aporta más funcionalidad.

Cuentas a cobrar:  Ambos paquetes soportan la  gestión de pagos en múltiples divisas así como diversos métodos y condiciones de pago. De JD Edwards sabemos que permite el pago fraccionado así como el pago por parte de terceros, AX también ofrece opciones de pago flexible. Ambas suites realizan también el registro de facturas.

En este apartado JD Edwards también aporta funcionalidad adicional como la detección de facturas duplicadas, la doble comparación de cotización así como múltiples cuentas de banco en las que recibir pagos.

Gestión de activos:  Las dos soluciones realizan una gestión completa de todo el ciclo de vida del activo con diversos métodos de amortización.

No obstante las posibilidades que ofrece JD Edwards son mucho más completas. La gestión de activos es un apartado del módulo de Finanzas en Axapta. JD Edwards en cambio dispone de un módulo completo dedicado enteramente a la gestión de activos fijos, que incluye la gestión del mantenimiento así como el análisis de costes de los equipos.

Analítica y reporting

Una parte importante de la gestión financiera en la empresa es la elaboración y extracción de reports e informes. Este aspecto puede ser clave Para más inri tanto Microsoft como Oracle han hecho un importante esfuerzo en la mejora de las herramientas ofrecidas para reporting.

Microsoft ha incorporado los centros de funciones para Director Financiero, Director de Cuentas, Controller, Coordinador de Pagos, Administrador de cobros, contable.  Los centros de funciones vienen a ser una especie Cuadros de Mando orientados a roles de usuario/empresa en los que se muestran gráficas sobre indicadores clave así como enlaces a informes. Viene a ser una especie de pantalla de inicio orientada  roles de usuario.

JD Edwards ha hecho una apuesta muy concreta en los últimos años por integrar de manera sencilla el reporting operativo en todos sus módulos con la solución OneView Reporting. Esto unido a las capacidades de embeber aplicaciones en JD Edwards y de configurar las pantallas de usuario con total libertad, permite llevar un paso más allá las opciones de personalización por parte del usuario. Este aspecto le otorga una enorme libertad para configurar la herramienta de la manera que le sea más productiva. Este capacidad se muestra más en profundidad en los siguientes videos:

 

Esperamos que este breve análisis os haya sido de ayuda. Recibid un cordial saludo.

 

La verdadera rentabilidad de un ERP

La rentabilidad de un ERP

Aun siendo un enemigo declarado de los acrónimos, me las he apañado para incluir 2 en 4 palabras. Tal vez sea porque el término retorno sobre la inversión me parece una penosa traducción de un término anglosajón para el que ya tenemos una palabra en español: rentabilidad.

La adquisición de un ERP viene a ser una inversión en bienes de equipo y como toda inversión debemos de prestar mucha atención a su rentabilidad. Cada inversión  responde a una decisión empresarial y por tanto tiene asociado un coste de oportunidad. El problema con los paquetes ERP es que es imposible saberlo, en la medida en que ese coste de oportunidad va asociado a otras decisiones de inversión descartadas que nunca podremos saber que tal hubieran funcionado. Hacer una simulación de cómo habría funcionado un ERP que nos adquirimos ese dedicarse hacer especulaciones cabalísticas.

Por lo tanto cualquier aproximación al ROI ha de  basarse sobre la situación previa a la implantación del ERP con respecto al sistema actual una vez estabilizado. El problema es que esto tampoco es sencillo, para comenzar en la mayoría de los casos carecemos de mediciones detalladas de cual era impacto del sistema de gestión en el funcionamiento de la empresa y la cuenta de resultados. Si el sistema de gestión cumple con unos requisitos mínimos de calidad comenzaremos a disponer de referencias.

¿Se  puede medir el ROI sin un sistema de referencias homologable? Si, pero para ello tendremos que plantearnos antes mucha cuestiones.

El problema de las dimensiones y la ponderación

Tomemos un ejemplo sencillo con el anterior sistema de gestión, el envío de pedidos y el servicio de atención al cliente eran deficientes y esto nos hacía perder clientes. Si estas deficiencias se corrigen con el nuevo sistema es lógico que tengamos un aumento de ventas además de una mejora en la retención de clientes. Por muy evidente que sea esa mejora, existen muchas variables que pueden influir en la mejora, por tanto es muy aventurado imputar la totalidad del aumento en las ventas a una mejora en el sistema de gestión.

Pero el verdadero nudo gordiano de la dificultad de medir la rentabilidad de un nuevo ERP, radica en el empecinamiento de intentar medir todo basándonos en unidades monetarias. Este enfoque resulta muchas veces insuficiente a la hora de conocer que mejoras nos aporta un nuevo ERP. Los incrementos ventas pueden venir acompañados de una disminución en la rentabilidad de la empresa o incluso pueden llegar a generar pérdidas. Una empresa puede mejorar su rentabilidad merced a una decisión estratégica pero a la  larga esta puede comprometer su viabilidad.

Las mejoras en la gestión pueden venir también en términos de un mejor conocimiento del negocio, una mejor capacidad de respuesta o un mayor control sobre los procesos. Algunas de estas cuestiones son imposibles de medir en términos cuantitativos, otras se pueden medir pero no necesariamente en euros.

Durante décadas la eficiencia se ha convertido en el credo universal de la gestión empresarial pero más eficiencia no siempre es mejor. Se puede llegar a hacer más cosas con menos recursos, pero hacerlas peor y por tanto perder clientes.

Imagínense que pasaría si Ferrían Adría pasase a servir hamburguesas en vez de complejos menús de degustación en su restaurante. Probablemente su capacidad para servir cenas aumentaría exponencialmente pero dudo mucho que la gente se acercara a su restaurante para paladear un sucedáneo de la Big Mac. Y es que el valor que aporta a sus clientes no es simplemente llenarles el buche.

Aquí se encuentra la clave para poder medir la rentabilidad que nos aporta un ERP a nuestra empresa y es la capacidad de aportar más valor a nuestros clientes. Esa es la base que debemos de utilizar para realizar cualquier valoración sobre la idoneidad de una inversión. Aportando más valor las ventas y la rentabilidad vienen por añadidura. No queramos construir la casa por el tejado.

Comparativa JD Edwards vs Axapta (III): Módulos disponibles

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Funcionalidad de Axapta vs JD Edwards

Nos encontramos frente a dos auténticos pesos pesados dentro de la industria del software empresarial. Por un lado JD Edwards un ERP originalmente concebido para grandes corporaciones que ha sabido adaptarse a las necesidades de la mediana empresa y por el otro lado Axapta,  que tras una importante inversión en mejoras por parte de Microsoft aspira a buscarse un lugar entre los grandes jugadores de la escena.

Hacer una comparativa de todos los módulos disponibles en ambas aplicaciones supone un pequeño reto. En primer lugar, no es fácil conseguir un listado con todos los módulos y la funcionalidad básica. Para conseguirlo hay que navegar un poco por internet. Las listas de precios son la fuente más fiable para conseguir información, aunque en este aspecto hemos de reconocer que es mucho más clara  la información aportada por Oracle, aunque si quieren pueden juzgar ustedes: AxaptaJD Edwards. Una vez conseguido esto es necesario completar el cuadro añadiendo la funcionalidad específica de cada módulo o submodulos.

Así las cosas vamos a hacer un repaso a la funcionalidad aportada a cada área de la empresa ya que a la postre esta es la manera más certera para lograr una visión global de lo que nos ofrece cada ERP.

Área de Finanzas:

Ambas soluciones incluyen un módulo de gestión financiera, que sobre el papel tienen funcionalidad similar. Esto no quiere decir que ambos funcionen igual de bien, sino que sobre el papel, al menos, son capaces de hacer cosas parecidas: Contabilidad general, Cuentas a pagar y cobrar, etc..  Otra cosa será con que eficacia y eficiencia lo hacen y en qué medida tienen la flexibilidad suficiente para adaptarse a las necesidades de cada empresa.

Ambas aplicaciones están preparadas para trabajar con varias divisas, compañías y localizaciones.  Por supuesto el paquete de finanzas en ambas soluciones se halla estrechamente integrado con el resto de módulos de la aplicación.

Ambas soluciones nos permiten la creación de varias compañías, libros contables así como dimensiones contables además el uso diferentes dimensiones contables que nos permitan evaluar la rentabilidad de los productos, filiales o unidades de negocio.

Ofrecen los tradicionales módulos de Contabilidad General, Cuentas a pagar y Cuentas a Cobrar. Dentro del área de finanzas ambas aplicaciones ofrecen módulos de Gestión de Gastos y gestión de activos fijos. En el último caso la funcionalidad ofrecida por JD Edwards es mucho más completa, contando con una solución para contabilidad de activos fijos.

En cuanto a contabilidad analítica se refiere hemos constatado que la capacidad de JD Edwards es mayor dada su flexibilidad para configurar estructuras contables. No obstante en el siguiente artículo de comparativa sobre la funcionalidad en finanzas de ambas aplicaciones entraremos en más detalle.

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Gestión de la cadena de suministros:

En esta área funcional es donde más se complica la labor de realizar una comparativa. La arquitectura modular y la forma de agrupar la funcionalidad difieren enormemente. Para comenzar Microsoft incluye el MRP en el módulo de SCM y en JD Edwards viene dentro del módulo de fabricación. La funcionalidad del módulo de Axapta denominado como  Supply Chain Management  está mayoritariamente incluida en el módulo de compras de JD Edwards EntepriseOne. A su vez el módulo de Axapta denominado como Inventory Management and Warehousing recoge la funcionalidad incluida en el módulo de Supply Chain Management de JD Edwards y parte de la funcionalidad del módulo Supply Demand Planning.  Vemos aquí un ejemplo de cómo un nombre idéntico es utilizado para agrupar funcionalidades totalmente distintas, la del área de compras en el caso de Microsoft y la del área de Logística y Gestión de Almacenes en el caso de JD Edwards.

Axapta por su parte desgrana demasiado la funcionalidad, incluyendo como submodulos algunas aplicaciones que se supone que deben de ser un estándar para cualquier módulo de compras. En cualquier caso parece que la funcionalidad ofrecida por Axapta para toda el área de SCM se queda algo corta en algunos casos, a juzgar por las soluciones ofrecidas por algunos partners, para ampliarla.

En cuanto al área de gestión de compras el enfoque planteado dista bastante. JD Edwards propone el enfoque del autoservicio de proveedores y de solicitudes de compra por parte de clientes que no encontramos en Axapta.  JD Edwards además incluye funcionalidad para gestión de contratos con proveedores y la subcontratación de operaciones.

Para el área de Logística y almacenes ambos productos ofrecen funcionalidad para gestión de inventarios y almacenes. JD  Edwards además también ofrece un módulo para  gestión de gráneles imprescindible para muchos sectores como el de las materias primas así como un módulo de gestión de transportes. En la documentación encontrada sobre Axapta no hemos podido localizar funcionalidad análoga.

Los datos de producto y lista de materiales en Axapta vienen incluidos en el módulo de inventario y almacén, mientras que en JD Edwards se incluyen en el de Fabricación, dentro del módulo denominado como Product Data Managament.

En cuanto a la Planificación de la Demanda JD Edwards ofrece un módulo específico para estas operaciones que incluye las aplicaciones de Demantra.

Gestión de ventas y relaciones con clientes:

Ambos paquetes incluyen soluciones para asignación de unidades a clientes ante situaciones de escasez de producto. A su vez ambas soluciones incluyen la posibilidad de fragmentar las entregas dentro de un pedido en varias expediciones, para adaptarse a situaciones de escasez de mercancía o simplemente adaptarse a las preferencias del cliente.

Axapta incluye en este módulo cuestiones como la gestión de las comisiones de comerciales, gestión de clientes y de reclamaciones que JD incluye en su módulo de CRM. JD Edwards por su parte incluye funcionalidad muy importante como la gestión avanzada de precios y la gestión de acuerdos y   contratos.

En cuanto al CRM, Axapta ofrece un módulo de marketing y otro que JD no incluye ya que esta parte se deja a la integración con otras aplicaciones de Oracle mucho más completas. Por su parte JD incluye gestión de casos (Servicio Técnico), Portal de clientes, gestión avanzada de precios y gestión avanzada de filiales.

Gestión de Activos Fijos:

El módulo de gestión de activos Fijos de JD Edwards incluye operaciones de mantenimiento que en Axapta vienen incluidas en el módulo de Service Management. JD Edwards además ofrece  como extra el módulo de Contabilidad de Activos Fijos.

Gestión de la Fabricación:

En cuanto a la  fabricación ambos  productos ofrecen funcionalidad para la gestión de la producción, rutas de fabricación, gestión de planta y planificación. JD Edwards además ofrece un módulo de Gestión de Calidad y de fabricación por proyectos.

Módulos adicionales:

JD Edwards en una de sus últimas release incorporó el módulo Gestión de Salud y Seguridad Laboral en la empresa, con su correspondiente extensión con el Oneview Reporting. Axapta no incluye funcionalidad similar.

Módulos verticales:

Por otro lado JD Edwards también incluye otros módulos como el de Construcción y Gestión Inmobiliaria, Agrícola y Bodegas, Apparel funcionalidad que tampoco encontramos en Axapta. La funcionalidad de estos “módulos verticales” será analizada más en profundidad en próximos artículos .

Comparativa Axapta vs JD Edwards (II): Plataformas tecnológicas

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A  nivel de plataforma tecnológica vemos las importantes diferencias entre ambas soluciones. A pesar de tratarse de dos paquetes de software que compiten en segmentos de mercados parecidos lo hacen con planteamientos totalmente diferentes.

Microsoft apuesta por un modelo basado en cliente pesado con instalaciones en cada equipo de usuario y una plataforma tecnológica cerrada que descansa íntegramente sobre productos de Microsoft: : Windows Server y base de datos SQL Server.

Oracle por el contrario, a pesar ser el principal fabricante de bases de datos del mundo y contar con la tecnología de RedHat para servidores Linux, opta por un modelo multiplataforma con soporte para varias base de de datos y sistemas operativos. De hecho un JD Edwards puede funcionar perfectamente sobre base de datos SQL Server y Servidores Windows.

Cliente pesado vs navegador web

A pesar de de las insinuaciones por parte de Microsoft de que sus ERP pronto podrán ser accesibles vía web, a día de hoy, Axapta es una plataforma basada en cliente pesado. Es decir, tiene que ser instalada en cada uno de los equipos en los que  se vaya acceder a la aplicación. Esto presenta varios inconvenientes.

Limita bastante la movilidad del personal así como la accesibilidad al sistema. Condiciona el hardware y el software a instalar en los equipos de los usuarios de la empresa, que estarán obligados a instalar Windows con el consiguiente pago de licencias. Dado que lo más habitual es que en las empresas se tenga una cierta uniformidad en cuanto IT se refiere, esto condicionará a utilizar una plataforma Microsoft no solamente a los usuarios de la aplicación sino seguramente al resto de la empresa.

Si algún día la empresa quiere reducir sus costes  de IT optando por opciones como Ubuntu, tendrá que abandonar Axapta. Los equipos con OSX o iOS de Apple tampoco pueden ejecutar Dynamics AX.

JD Edwards fue el primer ERP de Tier 1 que apostó por una solución 100% web. Consideramos que con el tiempo, esta apuesta ha demostrado ser un verdadero éxito. La principal pega que se ponía a las aplicaciones web  era una funcionalidad y experiencia de usuario más pobre. Debido a las mejoras experimentadas en los estándares web, materializadas en el  HTML5, CSS3 y mejoras en Javascript, se puede decir que esta desventaja inicial, ha sido totalmente superada. Hoy en día este tipo de aplicaciones ofrecen una experiencia de usuario totalmente homologable a las aplicaciones de escritorio.

Por otro lado este modelo de aplicación presenta importantes ventajas. No olvidemos que las aplicaciones más complejas del mundo como son Facebook o los servicios de Google, funcionan sobre arquitectura web. Para comenzar puede accederse a la aplicación  desde una máquina con cualquier sistema operativo instalado: Linux, Windows, OSX, Android, etc.. Solamente se necesita un navegador web, sin necesidad de instalación previa. Las actualizaciones son automáticas ya que al estar toda aplicación almacenada en el servidor simplemente basta con actualizar este. Esto por otra parte facilita las labores de mantenimiento.

Arquitectura básica

Axapta opta por modelo basado en Servidor de aplicaciones y Servidor de base de datos. Todo ello alojado en servidores con sistema Operativo Windows Server. La base de datos requerido es Microsoft SQL Server y servidor de Aplicaciones es Application Object Server (AOS) de Microsoft. Otros paquetes de software adicionales requeridos son los siguientes: Enterprise Portal, Enterprise Search, Help Server, Reporting Services Extensions  y Analysis Services integration. Además es necesario la instalación de un cliente en cada uno de los equipos que se va conectar  a la aplicación. Si el mismo está fuera de la red exige un programa adicional de comunicaciones (Terminal Server, Citrix).

JD Edwards opta por una solución más compleja a la que añade un servidor web que es el encargado de generar el código HTML que se visualiza en los navegadores. Por otro lado para lograr una arquitectura que soporta varias bases de datos y sistemas operativos se apoya en una capa intermedia de software denominada como middleware que se encarga de la interconexión entre los distintos sistemas.

A la hora de configurar existe un dilema por el que tendremos que decantarnos, simplicidad vs flexibilidad. A mayor flexibilidad mayor complejidad y a mayor simplicidad menos flexibilidad. Está claro que ante este dilema Microsoft y Oracle han optado por caminos muy distintos.

El mercado de aplicaciones ERP en España

Panorama de los fabricantes

En la imagen inferior hemos intentado sintetizar de manera gráfica cual es la composición del mercado de aplicaciones ERP en España.  La altura en la montaña indica el tamaño de la empresas a las que va dirigido ese ERP. El eje de X invertido indica la cuota de mercado, siendo las que más la izquierda están las que obtienen una mayor cuota de mercado.

Aunque hay cientos de fabricantes el mercado se distribuye entre unos pocos. Algunos como Microsoft atacan a todos los segmentos, otras como Oracle y  se centran en uno solo.  Que una empresa tenga alta cuota de mercado no garantiza en absoluto que su producto sea mejor, no obstante esto puede ofrecer ciertas garantías sobre la continuidad del producto.

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La tendencia general que hemos observado en el mercado durante los últimos años es una concentración del mercado. Esto no quita para que hayan aparecido nuevas soluciones. Pero en general, si que hemos visto un enorme retroceso de los pequeños fabricantes, especialmente aquellos orientados a un mercado local y con productos de escaso desarrollo asociados a plataformas tecnológicas antiguas como COBOL o AS400.

Por otra parte algunos fabricantes internacionales como Agresso han adquirido fabricantes nacionales como CCS cuyas soluciones han integrado en su cartera de productos hasta fusionarlas con otros productos.

En general la imagen superior ilustra con bastante precisión, la composición del mercado español para empresas con más de 1 millón de euros de facturación. Por debajo de esa cifra SAGE con productos como Contaplus tiene un claro liderazgo. Precisamente en ese segmento donde más retadores están surgiendo.

El mercado de partners

Como es lógico el mercado de partners está mucho más atomizado. Los partners de implantación nacional tienen siguen teniendo una fuerte presencia y a pesar de las incursiones de empresas extranjeras hemos visto como los locales han resistido con fuerza.  Aunque en cierta manera también existe una tendencia a la atomización, también el flujo de creación de nuevas empresas es mayor.

A la hora de contratar un partner, el factor humano tiene mayor consideración que las cuestiones de marca. Por lo tanto las pymes pueden competir con más tranquilidad.

Todo esto vale, para el mercado en general. Pero hay que tener en cuenta que cada fabricante pone sus condiciones para que una empresa pase a formar parte de su red de partners. Esto hace que nos encontremos con enfoques de canal totalmente diferenciados para atender identicossegmentos de mercado.

Microsoft por ejemplo, hasta hace poco ponía muy pocas barreras de entrada y no era muy dificil entrar a forma parte de su red de partners. Por un lado, esto tiene para el cliente la ventaja de que tiene muchas más opciones a la hora de escoger. Por otro lado la calidad media de los servicios prestados se ve resentida.

Otros fabricantes aplican políticas mucho más restricitivas a sus programas, lo que va justamente en la dirección opuesta. Un nivel mínimo de calidad más aceptable pero menores opciones donde escoger.

A pesar de lo general de este artículo, esperamos que sea de ayuda para obtener una visión global de los que es el mercado de aplicaciones ERP en España.

El ERP y el cálculo de beneficios: en búsqueda de la rentabilidad (I)

Un poco de historia

La invención de la escritura surgió de la necesidad de establecer un sistema contable. Hace como unos seis mil años, los templos y ciudades sumerios, habían alcanzado tal nivel de prosperidad que se hizo necesario la creación de un método para llevar la contabilidad de los bienes gestionados. En un principio se utilizaron sellos que al ser presionados sobre tablas de arcillas fresca, creaban marcas al estilo de las hendiduras sobre huesos utilizadas por pueblos más primitivos. La principal  novedad aportada por los sumerios fue que las marcas eran una representación pictográfica de los elementos a contabilizar, además de otras marcas que ayudaban a identificar personas y fechas.

Posteriormente comenzaron a utilizar sellos insertados en rodillos, lo que hizo más rápido el proceso, además de dotar a los documentos de un formato más organizado que facilitaba su lectura.  El llegar hasta nuestro actual sistema de numeración posicional de base diez, costó unos 3.000 años y sólo fue 13 siglos más tarde cuando ese sistema fue importado a Europa gracias a Fibonacci.

Solo un siglo más tarde, alrededor del 1340 en Génova surgió el sistema de contabilidad por partida doble, que no fue fundamentado de manera escrita hasta finales del siglo XV por Luca Paccioli. Desde entonces las aportaciones teóricas han sido más bien escasas, las pocas conocidas parecen haber sido bastante desaventuradas.  Algunos  afirman que una parte importante de la actual crisis se debe al cambio de normas contable. Concretamente de la valoración de los activos, pasando del principio de valoración conservadora al método de valoración a precios de mercado.

Sea como fuere, el objetivo de último de un sistema contable es el cálculo del  beneficio o la pérdida, una simple operación substractiva que puede convertirse en complejísima.

El concepto beneficio y su profundidad

Cuando hablamos de beneficio, todos pensamos en una cifra global a final de año, que nos arroja el resultado global de una empresa. Lo cierto es que cada operación, al igual que cada acción en la vida tiene un coste y  un beneficio y es aquí donde la cosa realmente se complica.

Surge la cuestión de los costes que no son directamente  imputables a ninguna operación en concreto.  Otras veces los costes que sí que son directamente imputables, son difíciles de cuantificar, como por ejemplo los costes comerciales. A veces es muy difícil saber cuánto tiempo ha invertido un comercial en cada operación o cliente.

Llegado a este punto la lógica formal deja de tener tanta importancia  y  lo sustancial viene a ser lo que tiene sentido para la forma de funcionar de cada empresa. Esto incluye la cuestión de hasta donde quieren llegar con esto del cálculo de beneficios. Porque cálculo de los beneficios y pérdidas es una actividad que consume tiempo y recursos.  Con la informatización de los sistemas de administración el coste de realización de cálculos ha caído enormemente, en unos pocos segundos podemos realizar miles de cálculos que hace cien o cuatrocientos años hubieran supuesto días enteros de trabajo.

Pero esto no quiere decir que el coste haya desaparecido, estos sistemas han de ser configurados y es necesario decirles que es lo que tienen calcular. Además toda la información obtenida tiene que ser revisada, clasificada, analizada, asimilada e interpretada. Por si fuera poco muchos de los sistemas ERP que encontramos en el mercado carecen de la flexibilidad necesaria para llegar a llevar una contabilidad del beneficio hasta el nivel más alto de detalle.

Si somos lo bastante afortunados de contar con ERP capaz de llegar  a ese nivel detalle tal vez nos demos cuenta de que para tratar de manera adecuada semejante nivel de información necesitaremos un sistema de inteligencia de negocios. Aunque eso, “es harina de otro post”.

Siguiente artículo de la serie:

El ERP y el cálculo de beneficios (II)

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La nube se esfuma…. ¿otras campaña de relaciones públicas que no ha cambiado el mundo?

Las nubes son masas visibles de gotas de aguas microscópicas suspendidas en el aire, que por naturalezas son inestables y efímeras. Teniendo en cuenta sus principales características, cada vez me cuesta más comprender al “figura” que tuvo la genial idea de utilizarlo como denominador sistema de almacenamiento virtual basado en servidores propiedad de un tercero, en vez de unidades de almacenamiento locales insertadas en los correspondientes equipos. Porque si, las nubes no evocan ligereza, pero también falta de solidez y perduración. No suena nada seguro eso de almacenar en una nube.

En una anterior serie de artículos (La Nube I y La Nube II) tratamos de mostrar los que se escondía detrás de esta nueva guerra conceptual y cuál era la razón última que impulsaba la masiva y  transversal operación  cuyo objetivo último es favorecer un cambio de paradigma en cuanto al almacenamiento de información se refiere para consumidores y empresas. Todo consiste en una brutal campaña de RR.PP,  en la que los proveedores de servicios de internet tipo Google o Amazon quieren expandir su poder y ámbito de actuación. Intereses por supuesto, totalmente legítimos.

El máximo exponente de todo este nuevo movimiento son sin duda los Chromebooks. Una nueva raza de portátiles sin prácticamente disco duro y con un sistema operativo cuya interfaz gráfica está basada en el navegador Google Chrome.  Aunque  no ha sido el fracaso más sonado de los de Mountain View, si que ha sido a mi juicio el más estrepitoso por encima incluso de Google Wave, ya que esta es sin duda la propuesta más original de Google hasta la hasta la aparición de las famosas gafas.

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Y es que no está nada mal eso de tener documentos en la nube, pero almacenar toda nuestra información ahí… no lo sé, tal vez me esté volviendo viejo, no lo acabo de ver. A pesar del aumento de la velocidad en las conexiones, las unidades de almacenamiento interno han aumentado su rapidez y capacidad también, gracias al progresivo abandono de los soportes ópticos y mécanicos por memorias tipo flash  . Cada vez se trabaja con archivos más pesados y la conexiones todavía no han alcanzado su punto óptimo (¿has probado a descargarte una película de HD en tu móvil?).

Por mucho que se empeñen, la seguridad siempre estará en tela de juicio. Me sigue pareciendo mucho más fácil hackear una cuenta de Google o Outlook que acceder a un equipo privado. Todo ello sin mencionar la “angustia” que genera  el no ser propietario del soporte físico que contiene todos nuestros archivos.

Las empresas no compran ni nubes ni humo

Si en algún sitio no ha calado el mensaje de la nube, ese ha sido en el mercado corporativo. Personalmente no he conocido ninguna empresa que haya trasladado sus datos a un servidor en la nube propiedad de un ISP. Me han llegado referencias a través de terceros de alguna  pequeña compañía. Pero en las contadas ocasiones en que esto se da, son pequeñas empresas que por cuestiones de presupuesto o falta de personal IT, no pueden afrontar los costes que supone disponer de una infraestructura en condiciones.

Según un reciente informe de IBM, la nube ha dejado de ser una prioridad para los directores de IT. No nos extraña, un CIO tiene a su cargo muchas responsabilidades. Una de ellas es estar atento a las nuevas tecnologías que continuamente emergen en el mercado. Esto no quiere decir que tenga que salir corriendo detrás de cada perdiz que se divisa a lo lejos en el monte.

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Los criterios de compra de las organizaciones suelen ser primordialmente racionales (al menos eso queremos creer) y para cambiar la estrategia tecnológica de una empresa se necesita algo más que promesas de ligereza y música celestial. Un cambio de paradigma implica que tiene haber ventajas sustanciales que justifiquen tamaño esfuerzo.  Los compradores de humo duran muy poco en esta salvaje jungla.

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Como sacar el máximo partido a una nueva implantación de ERP

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1. Invertir el máximo tiempo posible en saber con detalle que es lo que  estamos buscando: Una parte importante de la energía y los recursos invertidos en un proyecto de implantación ERP, se van en dimes y diretes. Cambios de última hora, fuera del alcance inicial del proyecto, que se podrían haber evitado dedicando más tiempo  e implicación a la fase de análisis. Por muy valioso que sea nuestro tiempo, a nuestra empresa siempre le sale más rentable que nosotros dediquemos 2 horas de trabajo a pensar que pagar una hora de consultoría. Un proyecto de implantación suele ser cosa de dos y cada parte tiene que afrontar su trabajo.

Es casi imposible acometer un proyecto sin incluir alguna modificación. Aunque hagamos una fase de análisis de necesidades prácticamente perfecta, estamos siempre expuestos a los cambios en el entorno y la compañía. Pero cuanto más claro tengamos el rumbo, menos desviaciones tendremos. Como decía Séneca: “No hay viento favorable para el barco que no tiene rumbo..”.

2. Replantearse los flujos de trabajo de la empresa: La implantación de un nuevo ERP es un momento perfecto para acometer un  rediseño de los principales procesos de negocio internos de la empresa. En la medida en que seamos capaces de llevar a cabo esta labor, podremos sacar mucho más partido nuestro nuevo ERP.  Sabemos que esta es tarea ardua, que implica a casi toda la organización y encontraremos mucha resistencia al cambio. La actitud más frecuente por parte de los departamentos implicados es afirmar que se hace casi todo bien y que apenas hay margen para la mejora.  Casi siempre, esto suele estar bastante alejado de la realidad.

Si no somos capaces de aprovechar esta ocasión para hacer un rediseño de los workflows, difícilmente tendremos una oportunidad mejor. El no hacerlo lastrará la competitividad de su empresa y el hacerlo a destiempo, una vez que la solución ya está implantada sería mucho más costoso  que si lo incluimos en nuestro proyecto de implantación.

3. No intentar que el nuevo ERP simplemente haga lo mismo que el anterior pero con menos fallos: No debemos dejar que la zona de comodidad de los usuarios condicione el proyecto. Es muy habitual que al cambiar de aplicación los usuarios quieran que la nueva haga lo mismo  de la misma manera (menos esfuerzo para aprender y adaptarme) pero con menos fallos y  más rápido. En definitiva, lo más cómodo para ellos. El problema es que una empresa no se monta para hacerles la vida más fácil a los usuarios sino a los clientes. Tampoco estamos diciendo que haya que complicarse de manera innecesaria, todo lo contrario. Cuanto más cómodos se sientan con la herramienta más productivos serán.

Una empresa tiene que ser capaz de evolucionar si se queda estancada pronto morirá. En cambio si somos capaces de deshacernos los clichés sobre lo que creemos que es nuestra empresa y somos capaces de dejar atrás la comodidad de hacer las cosas siempre igual estaremos haciéndonos un favor a nosotros mismos. A la larga las cosas serán mucho mejores para todos.

4. Escuchar a todas las partes implicadas en la empresa, seguro que tienen algo que decir: Muchas veces los proyectos discurren alejados de los usuarios  y son muy pocos los que tienen en cuenta a los usuarios antes de la formación. Este es un grave error que se comete muchas veces por no complicar más las cosas. A cambio perdemos muchas veces el valioso punto de vista de personas que están día a día lidiando con el sistema y que tienen unos conocimientos muy específicos y detallados sobre los proceso de negocio de la empresa. Conocen todos los inconvenientes que surgen cuando se intenta convertir la teoría de los despachos, en la realidad de la empresa y además saben como salvarlos.

No solamente es recomendable escuchar a todas las partes implicadas en nuestra empresa, sino también hacer extensible esta actitud de escucha a clientes, proveedores y colaboradores… Al fin y al cabo ellos son nuestro público objetivo y cualquier mejora en nuestra forma de trabajar con ellos, especialmente con nuestros clientes, será capaz de aportar dinamismo y competitividad a nuestra empresa.

5. Pensar no solamente en lo que se necesita, sino también en lo que sería deseable y la situación ideal que nos gustaría alcanzar:    Como hemos destacado en puntos anteriores la implantación de un nuevo ERP es una oportunidad excepcional para cambiar las cosas. Es el momento de no pensar solamente en lo que necesitamos sino ir un poco más allá, intentar buscar la excelencia.  El invertir algo de tiempo en plantearnos este tipo de cuestiones apenas encarecerá el coste total del proyecto, pero a cambio podremos obtener un retorno de la inversión mucho mayor, además de una posición competitiva más favorable para nuestra empresa.

No es un ejercicio complejo, se trata simplemente de poner la guinda al pastel y pensar que nos haría falta para hacer las cosas de manera sobresaliente, no solamente notable. Luego juzgaremos si merece la pena o no en función del sobrecoste, el implantar esa funcionalidad extra que nos permita alcanzar ese grado de excelencia.

6. Invertir tiempo formando a los usuarios en el uso de la interface y técnicas de productividad:   Esta simple medida puede aumentar enormemente la productividad de todos los usuarios. Formándoles en el uso general de la interface del ERP, no solamente mejoraremos la productividad, también reduciremos el periodo de adaptación y lograremos eliminar objeciones a la adopción de la herramienta.

Los usuarios avanzados de herramientas complejas como Autocad, Photoshop y los propios ERP, tienen estrategias que les hacen más productivos. Utilizan los atajos de teclado, los campos de búsqueda rápida y las listas de Favoritos, esto les permite hacer más con menos esfuerzo.  En la medida en que consigamos transmitir a los usuarios los mejores trucos para trabajar con la aplicación seremos más capaces de rentabilizar nuestra inversión en el nuevo ERP.

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El uso de pantallas táctiles en ERP y otras aplicaciones empresariales

Si algo tiene caracteriza a un ERP es la amplia funcionalidad que ofrece y la cantidad de programas con los que podemos trabajar dentro de la misma suite. Esto tiene la lógica ventaja de la integración de las actividades de la emprsea, pero esta visión tan integradora no está exenta de ciertas limitaciones.  Como dice el refranero español, quien mucho abarca poco aprieta y este a la postre es un problema común a casi todas las suites ERP, tienen unas interfaces de usuario muy poco adaptadas a los roles específicos de cada usuario. Al final siempre acabamos viendo cuadrículas de datos, formularios de búsqueda y pestañas, a pesar de que utillizamos aplicaciones para cosas tan distintas como crear pedidos o planificar la producción, tenemos siempre la sensación de estar viendo la última pantalla.

Un cambio en el paradigma tecnológico

Las pantallas táctiles suponen una forma totalmente nueva de interactuar con los dispositivos electrónicos. En cierta medida son la evolución del ratón, que mediante un cursor nos permite introducir un dedo virtual  dentro de la pantalla de nuestro ordenador. Ahora en vez de tocar los elementos a través del cursor podemos hacerlo con nuestros propios dedos. Esto facilita en general todo tipo de interacciones, salvo las de introducir o picar datos. Por razones de ergonomía la manera más rápida de escribir con un teclado es la tradicional utilizada con las máquinas de escribir, sentado con los antebrazos apoyados sobre una superficie plana. Con teclados virtuales se pueden conseguir resultados parecidos e incluso superiores (al no tener que presionar las teclas podemos escribir más rápido). Salvo esta excepción el trabajo es mucho más fluido y la experiencia del usuario mucho más agradable.

Si además tenemos en cuenta que los sistemas informáticos cada vez se nutren menos de datos picados a manos y que el tener un pantalla táctil no significa  el renunciar al teclado ya que  podemos incorporar uno físico o virtual las excusas para no incorporar este nuevo tipo de tecnologías son cada vez más escasas.

Del usuario a la empresa

El principal problema que existe en las empresas a la hora de incorporar este que la industria del software empresarial es bastante más lenta que la del software de consumo. En el segmento alto del ERP salvo Oracle que ha hecho JD Edwards compatible con Ipad y ha lanzado aplicaciones móviles como parte integrada de su software de inteligencia de negocios, hemos encontrado pocos esfuerzos por parte los fabricantes.

Además para conseguir que esta tecnología sea aplicable y operativa no basta con que las aplicaciones actuales sean compatibles con el uso de dispositivos táctiles, es neceario un completo rediseño de las interfaces de usuario de acuerdo con esta nueva forma de interactuar con las aplicaciones. Por lo que parece hasta el momenot, no vemos muchos movimientos en la industria encaminados a esta transición. Tal vez prefieran seguir ordeñando de manera tranquila los clientes actuales. Pero en cualquier caso han de tener cuidado, en cualquier momento puede aparecer un retador.

Las habilidades de Gestión para el Director de IT

La mayoría de los Directores de IT de nuestro país cuentan con un pérfil técnico y son una escasa minoría los que no cuentan con formación técnico-científica, especialmente ingeniera informática, y que su principal foco de experiencia es la gestión y no la tecnología.

Cuando un técnico pasa ocupar un puesto de Director o Responsable de Departamento es lógico que tenga ciertas lagunas en cuanto al mundo de las gestión se refiere que es una profesión totalmente diferente y que requiere de un arsenal distinto de habilidades y conocimientos.

No obstante muchos Directores de IT, suelen cubrir la carencia en formación con un talento y tendencia innata hacia al liderazgo. Aunque con esto muchas veces tal vez les más que suficiente, nunca viene mal tener en consideración cuales serán las principales habilidades de gestión que le ayudarán a desempeñar mejor su puesto:

1. Negociación: En el campo de las nuevas tecnologías, el Director de IT es muchas veces como el el lazarillo que guía a la empresa a ciegas por el complejo mundo de la tecnología. Por su posición y función además ha de jugar un papel clave en la negociación con proveedores de tecnología, ya sea de productos o de servicios.  Para desarrollar bien esta función no basta simplemente con tener un conocimiento profundo de los productos y servicios, es necesario también saber negociar. Para ello sólo hay un secreto: preparación, existen innumerables guías, algunas de ellas incluso gratuitas, sobre negociación, con sólo dedicar un poco de tiempo  a aplicar la teoría a cada negociación concreta su capacidad de negociación mejorará de manera sustancial.

2. Delegación: Cuando uno es el jefe tiene que saber delegar y que sean otros los que se ocupen de los detalles. Esto es algo que suele costar mucho a las personas con perfil técnico que pasan a ocupar cargos de gestión. Pero es algo fundamental, el arquitecto no puede estar colocando los ladrillos tienen que estar atento al conjunto.

3. Comunicación: Dirigir significa colaborar e interactuar y para esto es necesario ser capaz de comunicar. No todo el mundo es un comunicador nato, pero con un algo de entranamiento y preparación cualquiera de nosotros puede mejorar sustancialmente su capacidad de comunicar. Un consejo, hay que poner siempre una chispa de emoción a todo lo que intentamos transmitir, las personas nos somos CPU´s, necesitamos que nos hagan sentir para atraer nuestra atención.

4.Visión Estratégica: Se acabó el echar balones y achicar agua para la que nave no se hunda. Un directivo no solamente tiene que ser consciente de la realidad de la empresa, también tiene que tener un ojo siempre oteando el horizonte. En busca de oportunidades, amenazas y retos. No podemos dejar el viento nos arrastre de lado a lado.

5. Liderazgo: Dirigir bien es liderar, en el buen sentido de la palabra. Quítale todas las connotaciones tiránicas o despóticas  que tengas asociadas a ese concepto. El verdadero líder es que el sabe dirigir con vocación de servicio. Cuando tienes un equipo de personas a tu cargo, tienes una responsabilidad hacia ellos, has de ser capaz de sacar lo mejor de cada uno y juntarlo para que dos más dos no sean cuatro, sino cinco o siete.

Estas son sólo algunas de las principales, hay muchas más. Pero el que domine de verdad estas cinco, ciertamente necesitará de muy poco más…