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Cómo reducir los costes financieros y de gestión en la empresa

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La financiación es un elemento clave en cualquier proyecto empresarial, en la actualidad pocas son las empresas que consiguen salir adelante sin ningún tipo de financiación. Por otro lado el las formulas de financiación por parte de los bancos a las empresas se han ido ampliando con el tiempo y se han hecho cada vez más sofisticadas, no solamente para proyectos de inversión, sino como forma de generar liquidez mediante el descuento de efectos u otros métodos que se han convertido en unos recursos muy extendidos. A todo esto debemos añadir que las empresas también actúan como financieras a la hora de facilitar a sus clientes la compra de sus productos, debido a la estructura de los mercados, esta práctica es en muchos casos un requisito y no una opción.

Al final de todo esto el resultado es que tenemos un cruce de operaciones financieras que generan un coste añadido a la empresa y que muchas veces no está controlado. Para minimizar estos costes financieros las empresas han de contar con las herramientas de control y gestión adecuadas. Hoy en día es difícil encontrar un ERP capaz de ofrecer en su funcionalidad un tratamiento efectivo y completo de estas operaciones. Por si fuera poco, toda esta operativa genera unos costes administrativos que rara vez son cuantificados. Solamente la integración de los movimientos bancarios en nuestros sistema contable de gestión requiere una importante cantidad de trabajo y esto puede verse agravado según la tipología del negocio. Generalmente a mayor volumen de movimientos e instituciones financieras con las que tratamos mayor será el coste que nos generará.

El caso es que con las herramientas adecuadas se pueden reducir y controlar los gastos financieros y los costes burocráticos asociados. Los pasos a dar son sencillos. El primero es conseguir una centralización de las comunicaciones bancarias mediante herramientas online. Con ello automatizamos y procesamos todos los extractos de los bancos con los que trabajamos, sin necesidad de ir a la web de cada banco y descargarlos. Los ficheros vienen ya pre procesados y revisados por lo que no solamente ahorramos tiempo y esfuerzo, también minimizamos la posibilidad de errores.

Lo siguiente es la utilización de soluciones para conciliación bancaria. Casar los movimientos bancarios con nuestros apuntes contables es un proceso, lento, tedioso y peligroso. Con una buena solución para conciliación bancaria se pueden conseguir resultados de conciliación automática de más del 80% de los movimientos. Después de esto el sistema nos muestra los asientos que tiene dudosos y que nosotros simplemente tenemos que revisar y aprobar. Estos sistemas no solo nos permiten reducir el tiempo necesario para la conciliación sino que además reduce sustancialmente el número de errores.

Hasta ahora hemos visto como reducir los costes burocráticos de la gestión de financiera. Pero, ¿cómo reducir los costes financieros en sí? La respuesta es sencilla, con una planificación y gestión de la tesorería eficiente. Esto puede realizarse con una simple hoja de cálculo pero si queremos ser realmente eficientes lo mejor es contar con una herramienta dedicada que nos permita realizar previsiones de manera automática para así minimizar nuestras necesidades de financiación externa.

Existen en el mercado herramientas como Sage XRT que por un coste bastante razonable son capaces de brindarnos toda esta funcionalidad y mucho más. Su instalación e implementación son proyectos sencillos que no requieren demasiados recursos internos y con un retorno de la inversión muy rápido.