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Reduciendo el coste del reporting en la empresa

Al igual que en cualquier tarea importante muchas veces lo más dificil es saber por donde tenemos que comenzar. En un artículo anterior del mes de Febrero, definimos con claridad cual es eran los princpales componentes del coste del reporting en la empresa. Teniendo claros estos conceptos, podemos emprender de manera mucho más fácil acciones que nos permitan reducir su coste para nuestra empresa.

Mejorando la infraestructura

A nivel de infraestructura es siempre el personal de la propia empresa el que mejor puede determinar acciones para reducir costes. No obstante, una de las principales razones de sobrecostes en la que incurren muchas empresas suele ser un uso de diversos sistemas de reporting.

El escenario que se plantea en muchos casos es el siguiente: una compañía utiliza diversos sistemas para sus distintos departamentos, delegaciones o divisiones. Cada una de estas herramientas cuenta con su propia solución de reporting. Esto al final no solamente representa  en un mayor coste, sino que además impide una visión compartida acerca de la realidad de la empresa a nivel interno. Por tanto una mayor integración a todos los niveles suele redundar en una importe disminución de los costes, en hardware, licencias y software  y en el coste final de la información, mejorando casi siempre la fiabilidad de la misma.

Si queremos disminuir los gastos de nuestra empresa en consumibles, la digitalización es sin duda nuestra mejor opción. Minimizando el coste en papel, impresoras, carpetas de colores y demás consumibles, no solamente ahorraremos una gran cantidad de dinero, sino que también mejoraremos la seguridad de la información en la empresa. Previniéndonos contra potenciales problemas  que se puedan derivar de la pérdida de información.

Mejorando la eficiencia

El apartado donde más podemos recortar los costes de reporting es sin duda en el tiempo que emplean los usuarios en buscar y procesar la información que necesitan. Estudios previos indican que algo más del 20% del tiempo de los empleados para los que el conocimiento forma una parte importante de su trabajo (oficinas, técnicos, informáticos, etc…), es utilizado en la obtención de información que resulta importante para su trabajo. Esta cifra sube hasta un 40% cuando hablamos de profesionales cuyo trabajo son principalmente tareas administrativas.

Sea cual sea la posición que ocupe cualquier persona en la organización, con buena información podrá hacer mejor su trabajo. Pero no sólo se trata de una cuestión eficiencia, la seguridad también es importante. Una gran cantidad de los recursos que se de reporting que se utilizan a día de hoy en las empresas se corresponde a labores de control y supervisión, tanto a nivel operativo como estratégico.  Las labores de control, consisten básicamente en cerciorarse que todo marcha bien y de que no se produce ninguna anomalía no prevista en el transcurso de las operaciones.

Pues bien, a día de hoy con un buen sistema de inteligencia de negocios este tipo de tareas pueden automatizarse. Podemos establecer criterios que indiquen al sistema en que podría consistir esas anomalías: una rotura de stock, un nivel demasiado alto de impagos por parte de un cliente,  una  disminución de un 20% en el número de pedidos de una zona. Después solo tenemos que poner a trabajar a nuestro sistema que se encargará de ir rastreando nuestros datos comprobando que no se haya producido anomalía que les hemos indicado. En cuanto lo  detecte, enviará notificaciones mediante mensajes a las personas responsables o con capacidad para resolver ese problema en cuestión.

 

Liberada la nueva versión de Oracle BI con importantes mejoras: 11.1.7.0

Ya tenemos disponible la nueva versión de OBI 11.1.1.7.0, cumpliendo fechas y para todas las plataformas, aquí tenéis el link de descarga. Las principales mejoras de esta nueva versión tienen que ver con las opciones de visualización y la exporatación de datos a Excel. A continuación repasaremos algunas de las más destacadas.

Smart View
Esta funcionalidad es la más esperada y que tanto estuvo promocionando Oracle el año pasado. Consiste en un plugin que se instala en el Excel y podemos visualizar los datos directamente del catálogo y crearnos nuestros informes y tener nuestras excels actualizadas de forma automática. Este plugin es similar al ofrecido en otras soluciones de la familia como Hyperion y equivalente al PivotPoint de Microsoft. Eso si con una funcionalidad y una integración mucho más específica para Oracle BI.

El objetivo de este plugin es hacer realidad el sueño de muchos ejecutivos de poder trabajar con datos analíticos y precisos sobre hojas de cálculo.

1
Aspecto mejorado
Desde la versión primera de 11 de OBI no habían hecho un cambio de imagen, que aunque pequeño notan los detalles bien cuidados de las pestañas, los menús con formas redondeadas.

7
Nuevos componentes de visualización

En esta actualización aparecen nuevos componentes que nos facilitarán la vida, cierto es que con trucos podíamos llegar a conseguir el mismo efecto, pero no de manera tan natural como disponer del componente.
También BI nos sugiere al crear un análisis dependiendo de nuestros datos que tipo de vista es la más recomendada para mostrarlos.

5
Excel toma el protagonismo

Dos mejoras muy significativas dan lugar a pensar que Oracle tiene muy en cuenta a los usuarios que trabajan con Excel, la primera es el smart view y la segunda es que ya se puede exportar un dashboard a Excel 2007, antes solo se podía a html y pdf, y no solo se podrá exportar una sola página si no todas las pestañas del dashboard en sus respectivas hojas del Excel.

6
Pasos de navegación: Breadcrumbs
Pasos para la navegación se han añadido para ayudar a los usuarios a comprender su posición actual en Oracle BI contenido y el camino que se ha utilizado para navegar por el contenido. Aparecerán en la parte inferior de la página y los usuarios con un click volverán sobre sus pasos. Esta mejora hace mucho más comprensible la navegación en profundidad para los usuarios, minimizando el número de de refrescos de pantalla necesarios para echar hacia atrás varios pasos.

Estas sons algunas de las más de 200 mejoras que recoje la nueva versión.

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El coste del reporting en la empresa

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En nuestro anterior artículo dejamos entrever cuales eran los dos principales categorías de reporting en la empresa.  No obstante ahora aprovecharemos para definirlos con un poco más de profundidad.

El reporting operativo tiene una carácter transaccional, como su propio nombre indica sirve aporta la información necesaria a los distintos usuarios para que el flujo de operaciones corrientes de la empresa pueda ser llevado a cabo de la manera más eficiente. Aunque a nivel operativo se toman también muchas decisiones, el reporting en este nivel el facilitar el cumplimiento del  trabajo designado y no tanto la toma de decisiones. La información recogida por tanto,  suele tener un nivel más bajo de abstracción. El operario de almacén que tienen que preparar un pedido necesita datos concretos sobre los productos que componen ese pedido y donde encontrarlos en almacén en este caso estamos hablando de información a nivel de registro que no necesita ser casi procesada y que suele ser extraída directamente de los sistemas de la empresa como el ERP.

A nivel estratégico la información requerida tiene un nivel de agregación y abstracción más alto, está mucho más procesada. Dado que su misión mostrar de manera rápida y concisa la marcha de un departamento, producto,  línea de productos o incluso de toda la empresa, un informe de este tipo requiere una cantidad mucho mayor de trabajo, no solamente a nivel cálculo y extracción, sino también de diseño, concepción y presentación.

Este tipo de reporting ha de servir como soporte a decisiones cruciales así como para monitorizar la marcha de empresa. Cuando las organizaciones tienen un cierto nivel de complejidad suelen utilizar sistemas de Inteligencia de Negocios para poder generar este tipo de informes o cuadros de mando, aunque el nivel de penetración de este tipo de herramientas y sistemas no es todavía tan profundo como cabría esperar.

Componentes del coste del reporting e en la empresa

Independientemente del sistema de información que utilice cualquier empresa, ya sea a mano o mecanizado, podemos distinguir diversas unidades de coste comunes a cualquier sistema: infraestructura, consumibles, mantenimiento y tiempo de uso por parte del personal.

Por la infraestructura de un sistema de información entendemos el conjunto de medios materiales e inmateriales que permiten la existencia y funcionamiento de ese sistema. Bien sean equipos informáticos o mecánicos, software, planes operativos, estructuras organizativas o ubicaciones físicas. Tanto si la utilización de esos recursos por parte del sistema es total o parcial, deben ser incluidos como parte de la infraestructura. Por solo citar un ejemplo una aplicación de reporting puede estar instalada en un servidor compartido con otras aplicaciones. Por lo tanto no sería lógico imputar todo el coste de ese servidor al sistema de reporting.

A nivel de imputación de costes, aparentemente tal vez sea el apartado más sencillo a la hora de identificar el coste de un sistema de información. Todo esto claro dependiendo siempre de la complejidad de cada caso.  Existen paquetes de software en los que la función de reporting es solo una parte del total y que además no es realizada por los usuarios. Existen maneras por supuesto de calcular una estimación, pero a la hora de la verdad casi nadie quiere llegar tan al fondo de la cuestión.  No obstante no debería ser muy difícil obtener unas estimaciones bastante útiles sin invertir un esfuerzo excesivo.

Los consumibles como su nombre indica son elementos fungibles y agotables, tradicionalmente los sistemas de reporting que se apoyan más sobre el papel tienen un mayor coste de consumibles como cartuchos de tinta para impresoras, papel carpetas, clips, etc… Actualmente  los sistemas informáticos de gestión documental permiten reducir el coste de consumibles hasta su mínima expresión. No obstante hemos considerado interesante el mencionar este apartado dado que a día de hoy todavía son muchas las empresas que hacen un uso intensivo de este tipo de recursos.

Los costes de mantenimiento y mejora comprenden todas las operaciones de  mantenimiento necesarias para asegurar la operatividad del sistema, además de las mejoras incorporadas a fin de dar respuesta a las necesidades no satisfechas por parte de los usuarios. Un buen diseño, así como un buen dimensionamiento y escalabilidad del mismo, nos permitirán minimizar este tipo costes especialmente los de mejora.

Respecto al tiempo de uso del  sistema por parte del personal, este uno de los más elevados. Ya que prácticamente todos los miembros de la organización necesita información para realizar su trabajo. Algunos estudios han calculado que las personas emplean un 20% de su tiempo de trabajo en la búsqueda de información. Con un sistema de información que tenga una buena usabilidad e indexabilidad podemos conseguir importantes ahorros a nuestra empresa, sin necesidad de grandes inversiones.

El coste del no reporting en la empresa

 

Las empresas necesitan información para sobrevivir, igual que los seres vivos. Los Sistemas de Información de una empresa vienen a ser el equivalente al de nuestro sistema nervioso: reocogen, procesan y distribuyen información a todos los centros de operativos y de decisiones.  Desde  instrucciones acerca de las acciones a seguir y como completarlas, como datos clave que permitan tomar  en cada momento las decisiones más oportunas.

¿Seríamos capaces de correr si nuestro cerebro no dispusiera de cantidades ingentes de información de aspectos tales  posición, relieve del, cansancio de los músculos, objetivo a alcanzar y un largo etc.. ? No, en la empresa pasa algo parecido. Los transportistas no pueden entregar la mercancia en su destino,  sino tienen un detalle de adonde tienen que ir, los operarios del almacen dificilmente podrán preparar los envíos sino disponen de la información sobre los artículos que incluye cada pedido y a  que parte del almacén tienen que ir a buscarlos. Y así continuamos con la cadena hasta el comercial que dificilmente podrá realizar su labor sino cuenta con datos sobre clientes o principales ofertas a realizar. Tal es la importancia la información en la empresa, que hay compañías que crean productos, sin tener ni fabricas ni almacenes, sólo personas, conocimiento y sistemas de información.

Para que un vehículo de Opel fabricado en Figueruelas pueda llegar a un cliente en Bélgica se necesitan de grandes flujos de información entre el concesionario de Flandes y la Central de Bruselas, la Central de Bruselas y la fábrica de Opel, entre los distintos departamentos de la fábrica, con proveedores, administraciones y un largo etc.. Todo esto simplemente para poder llevar a cabo la actividad ordinaria de una empresa el fabricar y distribuir productos. ¿Cuánta información y cuanto habrá que procesarla a la hora tomar decisiones de carácter estratégico?

Por tanto queda claro que el coste del no reporting es inasumible, ninguna empresa puede sobrevivir sin información. Harina de otro costal es la calidad de ese reporting ¿necesita mi empresa de un complejo almacén automatizado para poder calcular el valor del stock o por contra lo puede realizar un operario con una libreta y un boli?  ¿Necesitamos un DataWarehouse para poder realizar un análisis detallado del funcionamiento de la empresa o compartiremos una hoja Excel entre departamentos donde cada uno pondrá los datos que crea  más interesantes?

El ERP y el CRM, dos perros con un mismo collar

Para calibrar la importancia de un buen sistema de reporting en una empresa sólo tenemos que plantearnos el siguiente  supuesto. Imagínese dos empresas compuestas por trabajadores idénticos, con idénticos recursos materiales y financieros. Una dispone de un buen sistema de información y la otra no. ¿cuál de las dos cree usted que lo hará mejor?

Pero hay algo todavía más inquietante.. El no disponer de la información adecuada en un momento dado puede empujarnos a tomar decisiones equivocadas que acaben perjudicando a nuestra empresa. Es en estos momentos cuando más caro nos sale no tener un buen sistema de información de nuestra empresa. Porque son muy pocas las empresas que pueden sobrevivir a una mala decisión estratégica.

Y vosotros que pensais, ¿hasta que punto es crucial la información en la empresa?

¿En que perdemos sin un sistema de inteligencia de negocios?

Implantar un sistema de Business Intelligence (Inteligencia de negocios) en una pyme es una de las inversiones menos costosas, ya que cuenta con el ROI más alto y la amortización más rápida de, prácticamente, todas las soluciones tecnológicas que se implantan.

Describamos un escenario. Llega la reunión mensual de la dirección de una Pyme española, asisten el gerente, director comercial, director financiero, director de Logística y director de Producción. A la reunión, donde se va a tratar el estado de la compañía, cada uno de estos directivos va acompañado de sus informes que, personalmente o a través de sus empleados directos han preparado. Esta preparación, ha llevado a cada directivo una mañana y parte de la tarde; pero a la hora de la reunión, es decir a las cinco de la tarde, sólo han tenido tiempo de echarles un ligero vistazo.

Comienza la reunión, cada uno empieza a exponer sus datos, éstos no coinciden y se enzarzan en una discusión sin término. El gerente hace entrar en la reunión al director de Informática (que, por supuesto, no estaba citado y depende del director financiero). Cada uno lo interroga sobre los datos que ha obtenido y el porqué de tantas divergencias, todo es incompresible y no se entiende la situación. El caso es que ha pasado el tiempo de la reunión, no se ha tratado ninguno de los temas previstos y se emplaza al director de Informática a tener la información fiable para la reunión que tendrá lugar el mes siguiente.

El director de Informática después de hablar con todos, ver de dónde han sacado los datos, confrontarlos y trabajar durante una semana, consigue que los datos sean más o menos consecuentes para la próxima reunión, por lo que ésta se celebra pudiendo tratar los asuntos previstos, pero a medida que se adentran en la misma ven cómo para algunas de las preguntas les siguen faltando datos, por lo que las respuestas no son acertadas y muchas de las decisiones no se pueden tomar.

Al día siguiente el gerente llama indignado al director de Informática a su despacho, le explica lo ocurrido y dice que no entiende cómo puede seguir ocurriendo esto una reunión tras otra, y le pregunta ¿no hay forma de conseguir tener toda la información que necesitamos? A lo que el director de Informática responde –el año pasado dentro del presupuesto sugerí adquirir una herramienta de B.I., pero con los recortes de presupuestos en informática únicamente dejaron dinero para el mantenimiento de lo existente-.

El gerente comenta que él no tenía constancia del asunto y que, además, como el mercado estaba como estaba, llegaron al acuerdo de congelar y suprimir gastos.

El director de Informática contesta:

– Yo no sólo presenté el presupuesto de inversión, sino que además hice un estudio de ROI de implantarlo y salía francamente favorable. El coste de implantación y mantenimiento estaba clarísimo y, además, acompañé que nos iba a beneficiar y cómo íbamos a recuperar la inversión y, prácticamente, se había amortizado antes de acabar el año. Pero si a esto le sumamos los problemas que ha habido por la falta de información coherente en las últimas reuniones, más el tiempo que yo he tardado simplemente en solucionar estos problemas puntuales, que no en solucionar el problema, ya que este se va a repetir, el ROI seguro que habría sido mayor y en menos tiempo.

– ¿Qué quieres decir?  -Preguntó el gerente.

– Si al estudio que hice añadimos el ahorro que supondría en costes operativos, es decir, evitar que cinco personas, más los empleados de éstas que les ayudan a recabar la información, más la semana que he dedicado personalmente a rehacer los informes, es dinero que hemos gastado. Si sumamos el tiempo que no han tenido los diferentes directores para analizar la situación porque estaban preparando estos informes, es dinero perdido. Si contamos los artículos que han quedado en stock y que ahora tendremos que vender más baratos porque nadie se percató de ello, es dinero no ganado. Y podría seguir así hasta mencionar más de veinte puntos que en el último mes nos han supuesto una pérdida de dinero o una oportunidad de negocio.

– Y con lo que tú dices, ¿podríamos solucionarlo? – Preguntó el gerente.

– Por supuesto – contesto el director de informática- pero además, podemos empezar por hacer una prueba, hagamos simplemente un cuadro de mandos para el departamento comercial y verá cómo la información es más ágil, la tendrán diariamente y sólo pulsando un botón.

– Pero, ¿podemos hacerla por departamentos? – preguntó el gerente.

– Por supuesto. – añadió el director informático. – No sólo podemos hacerla por departamentos, la podemos hacer para analizar necesidades concretas dentro de cualquier departamento, podemos añadir a los cuadros nuevas variables a medida que se presenten y sólo tenemos que trabajar una vez en analizar la situación y nos sirve para siempre. Podemos cruzar datos de diferentes cuadros y crear nuevos. En una palabra, podemos tener la información cuando la necesitemos. Tal es que podríamos convocar una reunión para dentro de diez minutos y llegaría antes la información que los directivos.

– Por favor póngase manos a la obra, empiece por el departamento Comercial, gracias. –Dijo el gerente.

Oracle BI: Incrementar el número de filas en la exportación a Excel

Si queremos exportar un análisis en Oracle BI nos damos cuenta que por defecto exportará de 500 en 500 filas y nunca podremos generar un informe en Excel con toda la información.

En la nueva versión OBI 11g,  podemos configurar gran multitud de parámetros dentro de la Enterprise manager.

 

Oracle Enterprise Manager 11g
Oracle Enterprise Manager 11g

Pero este es de aquellos casos que tendremos que modificar ficheros de configuración.

Dentro de la ruta:

<Middleware_HOME>\instances\instance1\config\OracleBIPresentationServicesComponent\coreapplication_obips1\

Deberemos configurar el fichero instanceconfig.xml.

Añadiendo las tags que falten:

<Views>

<Pivot>

<DefaultRowsDisplayedInDelivery>75</DefaultRowsDisplayedInDelivery>

<DefaultRowsDisplayedInDownload>500000</DefaultRowsDisplayedInDownload>

<DisableAutoPreview>false</DisableAutoPreview>

<MaxVisibleColumns>300</MaxVisibleColumns>

<MaxVisiblePages>1000</MaxVisiblePages>

<MaxVisibleRows>500000</MaxVisibleRows>

<MaxVisibleSections>30</MaxVisibleSections>

<DefaultRowsDisplayed>100</DefaultRowsDisplayed>

<MaxCells>500000</MaxCells>

</Pivot>

<Table>

<DefaultRowsDisplayedInDelivery>75</DefaultRowsDisplayedInDelivery>

<DefaultRowsDisplayedInDownload>500000</DefaultRowsDisplayedInDownload>

<MaxVisiblePages>1000</MaxVisiblePages>

<MaxVisibleRows>1000</MaxVisibleRows>

<MaxVisibleSections>30</MaxVisibleSections>

<DefaultRowsDisplayed>100</DefaultRowsDisplayed>

<MaxCells>500000</MaxCells>

</Table>

</Views>

Reiniciamos solo el servicio de presentación:

 

Ahora podrás exportar hasta 500.000 filas en Excel.

Por defecto el número máximo de filas a descargar está puesto a 500, ya que esto mejorará el rendimiento en aquellos lugares donde sea habitual realizar exportaciones.