Sin ánimo de dogmatizar, ahí van unos pocos preceptos que entendemos que ayudan a que el proyecto de convierta en un éxito:
1. Hacer un análisis en profundidad del sistema actual: Si no conocemos bien nuestro actual ERP difícilmente podremos sacar partido a un nuevo sistema. Para ellos tenemos que evaluarlo con amplitud de miras:
– ¿Qué es lo que funciona bien?
– ¿Qué es lo que funciona mal?
– ¿Qué cosas se podrían mejorar?
Y no solamente debemos de hacer un listado sin más, debemos de indaga un poco más e ir al porque de las cosas. Muchos problemas que se dan en las organizaciones no son tanto a causa del software sino de la manera de trabajar de la gente y de la forma de organizar los procesos por parte de la organización.
2. Tener claros los objetivos que queremos lograr: En un proyecto tan complejo como la implantación de un ERP es fácil perderse entre la cantidad de tareas, reuniones y cuestiones que tratar. Muchas veces una buena gestión del proyecto consiste en saber qué es primordial y que es lo que puede ser aplazado.
Para ello debemos de tener claras nuestras prioridades y saber qué pasos son necesarios para poder conseguirlas. La planificación del proyecto ha de estar basada en tareas e hitos. Los objetivos han de estar ponderados según su nivel de importancia. También debemos de ser flexibles porque conforme avanza el proyecto y nos vamos “metiendo en harina” a veces nos damos cuenta de que nuestras prioridades no eran realistas.
2. Crear un equipo interno de proyecto: Para que el proyecto sea un éxito no basta con contratar a una buena consultora. Se necesita una gran cantidad de trabajo interno e implicación en el proyecto, además de un cierto entusiasmo.
No hay nada que enquiste más un proyecto que una deficiente asignación de responsabilidades. Tiene que quedar perfectamente definido quien se va a encargar de cada área del proyecto. Además esas personas han de disponer de una cierta autonomía a la hora de tomar decisiones. No deben estar ahogados por las exigencias del trabajo diario en su puesto habitual.
Además, es imprescindible la figura de un jefe de proyecto que asuma la organización del mismo y que sea capaz de tomar decisiones cuando no haya acuerdo entre los otros miembros del proyecto.
3. Establecer un calendario de proyecto. A poder ser razonable: Para muchos el planificar y estimar tiempos de ejecución sea una actividad que les quita tiempo de su trabajo. La carencia de tiempo suele ser un síntoma de su mala administración.
Es casi un estándar en la industria que casi ningún proyecto se acaba como fue planeado. Esto no quiere decir que no se acabe a tiempo. Muchas veces algunos puntos acaban descartados y otros tantos que no habían sido contemplados se convierten en prioridad. No obstante sin una referencia temporal bien establecida es casi imposible sacar un proyecto adelante que tenga un parecido mínimo con lo que tenemos en mente.
4. Mantener reuniones semanales para evaluar la marcha del proyecto: La mejor manera de sacar partido a la planificación establecida es hacer una revisión continua de la misma. Lo habitual es tener una breve, de una hora más o menos al final de cada semana, acompañadas por revisiones más exhaustivas a final de mes o cada vez que se alcanza un hito significativo.
Conociendo las desviaciones y las incidencias surgidas en los últimos días, podremos hacer una gestión más eficiente de las mismas, minimizando su impacto para así acercarnos al máximo posible a nuestro plan inicial.
5. Hacer una gestión del cambio planeado y eficaz. Se puede dar el caso de tener un buen ERP perfectamente implantado, pero que acabe siendo un fracaso porque no ha sido bien acogido por la organización. En ese caso seguramente nos encontremos ante una gestión del cambio eficiente.
Para hacer una correcta gestión del cambio es necesario hacer un importante esfuerzo de comunicación a todas las partes implicadas en el proyecto para que conozcan sus beneficios y que el impacto del cambio se minimice. No es una cuestión menor, ya que requiere de mucha habilidad y son pocas las consultoras capaces de hacerlo con maestría.
7. Llevar una contabilidad del proyecto para poder establecer el retorno de inversión: Ya hemos dedicado varios artículos al retorno de inversión en proyectos IT y más en concreto al caso de los ERP. Muchas veces los beneficios de un nuevo ERP parecen tan evidentes que nadie se plantea hacer un estudio sobre el retorno de la inversión. Por otro lado el realizarlo suele ser mucho más complejo que cuando se adquieren otro tipo de bienes de inversión como maquinaria o equipos.
No obstante el realizarlo además de los beneficios propios, nos ayudará a hacer una aproximación mucho más realista al proyecto.
8. Tener una mentalidad abierta al futuro: Es imposible acometer un proyecto que responda a las necesidades actuales y futuras de nuestras empresa, por la sencilla razón de que las ultimas son imposibles de estimar. Esto no quiere decir que no tengamos que desechar las contingencias futuras por inciertas.
Los anglosajones tienen un proverbio que ilustra a la perfección la manera de actuar en estos casos: “prepárate para peor, espera lo mejor”. La mejor opción es no dejar ninguna puerta cerrada y optar por solucione flexibles que nos permitan adaptarnos con rapidez a los cambios que seguro nos encontraremos en el futuro.