A la hora de integrar nuestra aplicación de comercio electrónico con el ERP, debemos de prestar especial atención a algunos aspectos que son críticos para disponer de una solución totalmente funcional.
Información sobre productos: La mayoría de las soluciones ERP incluyen gran cantidad de atributos para almacenar información relativa a productos. Muchos de ellos, suelen ser configurables por el usuario. Esto nos permite integrar de manera sencilla datos entre una aplicación y otra sin tener que introducirlos dos veces.
Existe como no, una excepción a este caso, los elementos multimedia, generalmente en los ERP no se suelen almacenar fotografías o videos de producto, en cambio en las aplicaciones de ecommerce este es una característica bastante extendida. En principio esto no debería de suponer un problema, ya que no implica duplicar las entradas de datos. Simplemente que los datos básicos se introducirán en el ERP y los elementos multimedia se subirán a través de la aplicación de ecommerce.
Como vemos en el gestor de Magento, la cantidad de información clases de atributos que podemos almacenar sobre cada producto es bastante holgada. Como es lógico algunas de ellas no tendrá mucho sentido tenerlos reflejados en nuestro ERP. Si que debemos de prestar especial atención a los precios. Algunas soluciones ERP tienen funcionalidades muy completas en cuanto a precios y nos permiten establecer complejas reglas de fijación de precios.
Cuando integramos ambas soluciones, no será posible (al menos en el caso de Magento), el aprovechar esa funcionalidad y tendremos que aplicar a todos los usuarios un mismo criterio. Si bien es cierto que al menos en el caso de Magento, la solución es bastante fléxible y no sería imposible modificar mediante programación esta característica. Nosotros no hemos sido capaces de encontrar ningún plugin específico con esas características. Hacer un desarrollo de ese tipo puede ser bastante costoso, además de crítico.
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Inventarios: A la hora de integrar los inventarios, la cosa es un poco más complicada, especialmente por el tema de los disponibles. Si la información sobre productos generalmente es más duradera, la la relativa a disponibilidades tiene un caracter más volatil.
La clave es que a ningún cliente le gusta tener un producto en el carro de compra y ver que al formalizar el pedido, sus artículos han desaparecido, porque han sido asignados a otro cliente o usuario mientras nosotros finalizábamos nuestro proceso de compra.
El encontrar una solución adecuada dependerá siempre de las prioridades de la empresa. Lo recomendable es que cuando un usuario selecciona un artículo para el que se le ha comunicado una disponibilidad, este debería de quedar retenido hasta que el comprador formalice el pedido o cierre la sesión. Eso implica una comunicación casi en tiempo real entre la aplicación de ecommerce y el ERP. Tenemos además el problema añadido de que muchas veces las compras no llegan a formalizarse, y esto puede provocarnos en falsas roturas de stock, debido a artículos que aparecen como no disponibles porque otros usuarios los tienen retenidos aunque no vayan a comprarlos.
Facturación: Es imprescindible que todos los documentos generados especialmente los referidos a la facturación sean compartidos por ambos sistemas. Cuando nuestros clientes se descarguen una factura de nuestro portal de comercio electrónico, esa factura tendría que estar reflejada y recogida en nuestro ERP. El llevar dos sistemas paralelos de facturación complicaría enormemente la gestión y aumentaría indebidamente la cantidad de trabajo necesaria.
Prestando atención a estos pocos elementos clave tendremos una integración mucho más funcional y sencilla, que nos permitirá facilitar enormemente nuestra gestión diaria.