Cuando se trata de percibir la perspectiva, el donde, el cómo y el cuándo siempre son importantes. Dependiendo de cómo veamos un determinado elemento nos puede parecer una cosa u otra. En la imagen superior vemos como una sencilla pieza de metal puede parecer muy distinta, dependiendo de su ubicación. Dándonos incluso la impresión de ser una forma imposible tipo las ilusiones ópticas de Escher o la escalera de Penrose.
A la hora de visualizar la información este problema se ve agravado. Nuestra vista está hecha para captar variaciones en el volumen, el color y la forma. Nuestros ojos no fueron diseñados o evolucionados para leer caracteres. Por eso el principal problema al que nos enfrentamos cuando visualizamos datos “crudos” es distinguir lo que realmente es más importante. Cuando revisamos una hoja de cálculo vemos antes nuestros ojos filas y columnas de cifras prácticamente indistinguibles, que hay que revisar con mucho cuidado para encontrar lo que estamos buscando. Eso claro está siempre y cuando sepamos qué es lo que estamos buscando, lo cual no siempre es posible. Muchas veces tenemos que buscar a Wally, sin saber realmente quien es Wally.
Somos buenos diferenciando rostros y formas de andar, distinguiendo un animal que corre a lo lejos o la silueta de nuestro deportivo favorito. Pero para saber a qué cifra de las cientos que vemos en nuestra pantalla debemos prestar atención necesitamos mucho trabajo. Y si la información está mal estructurada, no sería raro que nos encontráramos con alguna escalera de Penrose en nuestra hoja de cálculo.
El formato de la información un paso imprescindible en el proceso de reporting
Para poder sacar más partido a nuestra limitada capacidad disponemos de múltiples recursos que deberíamos de utilizar de manera imprescindible en nuestro proceso de reporting. Los recursos son numerosos, desde utilizar un tamaño distinto para los caracteres de encabezados y secciones importantes hasta la incorporación de gráficos dinámicos y elementos interactivos que nos permitan explorar los datos de una manera proactiva. Sacando así todo el jugo posible a la información que tenemos ante nosotros.
El problema es que para hacerlo necesitamos de tres recursos importantes esfuerzo, tiempo y además de pequeñas dosis de talento y creatividad. En muchas empresas, el dedicar recursos a actividades de este tipo está sin duda mal visto. Cuando no se considera una auténtica pérdida de tiempo. No está carente de lógica esta postura si tenemos en cuenta la cantidad de horas que se suele emplear en las empresas en crear informes y documentación que luego nadie revisa.
Pero conviene hacerse una pregunta: ¿Por qué nadie revisa esos informes? En la mayoría de los casos la respuesta es sencilla, porque son densos, de poca legibilidad, mal estructurados, casi sin formato y no ofrecen información de valor. La cantidad de tiempo que se necesita para extraer algo de información valiosa de ellos suele ser desorbitada. En pocas palabras: son infumables.
Por eso es interesante plantearse que a lo mejor no son necesarios tantos informes, ni tantas hojas de cálculo. Tal vez lo que realmente necesitamos son menos informes mejor hechos. O mejor aún, porque no disponer de informes pre-configurados y con un buen formato que podemos consultar en tiempo real mientras trabajamos contra datos únicos y contrastados. Ese sin duda es el futuro.