¿En qué perdemos sin un sistema de inteligencia de negocios?

Implantar un sistema de Business Intelligence (Inteligencia de negocios) en una pyme es una de las inversiones menos costosas, ya que cuenta con el ROI más alto y la amortización más rápida de, prácticamente, todas las soluciones tecnológicas que se implantan.

Describamos un escenario. Llega la reunión mensual de la dirección de una Pyme española, asisten el gerente, director comercial, director financiero, director de Logística y director de Producción. A la reunión, donde se va a tratar el estado de la compañía, cada uno de estos directivos va acompañado de sus informes que, personalmente o a través de sus empleados directos han preparado. Esta preparación, ha llevado a cada directivo una mañana y parte de la tarde; pero a la hora de la reunión, es decir a las cinco de la tarde, sólo han tenido tiempo de echarles un ligero vistazo.

Comienza la reunión, cada uno empieza a exponer sus datos, éstos no coinciden y se enzarzan en una discusión sin término. El gerente hace entrar en la reunión al director de Informática (que, por supuesto, no estaba citado y depende del director financiero). Cada uno lo interroga sobre los datos que ha obtenido y el porqué de tantas divergencias, todo es incompresible y no se entiende la situación. El caso es que ha pasado el tiempo de la reunión, no se ha tratado ninguno de los temas previstos y se emplaza al director de Informática a tener la información fiable para la reunión que tendrá lugar el mes siguiente.

El director de Informática después de hablar con todos, ver de dónde han sacado los datos, confrontarlos y trabajar durante una semana, consigue que los datos sean más o menos consecuentes para la próxima reunión, por lo que ésta se celebra pudiendo tratar los asuntos previstos, pero a medida que se adentran en la misma ven cómo para algunas de las preguntas les siguen faltando datos, por lo que las respuestas no son acertadas y muchas de las decisiones no se pueden tomar.

Al día siguiente el gerente llama indignado al director de Informática a su despacho, le explica lo ocurrido y dice que no entiende cómo puede seguir ocurriendo esto una reunión tras otra, y le pregunta ¿no hay forma de conseguir tener toda la información que necesitamos? A lo que el director de Informática responde –el año pasado dentro del presupuesto sugerí adquirir una herramienta de B.I., pero con los recortes de presupuestos en informática únicamente dejaron dinero para el mantenimiento de lo existente-.

El gerente comenta que él no tenía constancia del asunto y que, además, como el mercado estaba como estaba, llegaron al acuerdo de congelar y suprimir gastos.

El director de Informática contesta:

– Yo no sólo presenté el presupuesto de inversión, sino que además hice un estudio de ROI de implantarlo y salía francamente favorable. El coste de implantación y mantenimiento estaba clarísimo y, además, acompañé que nos iba a beneficiar y cómo íbamos a recuperar la inversión y, prácticamente, se había amortizado antes de acabar el año. Pero si a esto le sumamos los problemas que ha habido por la falta de información coherente en las últimas reuniones, más el tiempo que yo he tardado simplemente en solucionar estos problemas puntuales, que no en solucionar el problema, ya que este se va a repetir, el ROI seguro que habría sido mayor y en menos tiempo.

– ¿Qué quieres decir?  -Preguntó el gerente.

– Si al estudio que hice añadimos el ahorro que supondría en costes operativos, es decir, evitar que cinco personas, más los empleados de éstas que les ayudan a recabar la información, más la semana que he dedicado personalmente a rehacer los informes, es dinero que hemos gastado. Si sumamos el tiempo que no han tenido los diferentes directores para analizar la situación porque estaban preparando estos informes, es dinero perdido. Si contamos los artículos que han quedado en stock y que ahora tendremos que vender más baratos porque nadie se percató de ello, es dinero no ganado. Y podría seguir así hasta mencionar más de veinte puntos que en el último mes nos han supuesto una pérdida de dinero o una oportunidad de negocio.

– Y con lo que tú dices, ¿podríamos solucionarlo? – Preguntó el gerente.

– Por supuesto – contesto el director de informática- pero además, podemos empezar por hacer una prueba, hagamos simplemente un cuadro de mandos para el departamento comercial y verá cómo la información es más ágil, la tendrán diariamente y sólo pulsando un botón.

– Pero, ¿podemos hacerla por departamentos? – preguntó el gerente.

– Por supuesto. – añadió el director informático. – No sólo podemos hacerla por departamentos, la podemos hacer para analizar necesidades concretas dentro de cualquier departamento, podemos añadir a los cuadros nuevas variables a medida que se presenten y sólo tenemos que trabajar una vez en analizar la situación y nos sirve para siempre. Podemos cruzar datos de diferentes cuadros y crear nuevos. En una palabra, podemos tener la información cuando la necesitemos. Tal es que podríamos convocar una reunión para dentro de diez minutos y llegaría antes la información que los directivos.

– Por favor póngase manos a la obra, empiece por el departamento Comercial, gracias. –Dijo el gerente.

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