El triangulo de la gestión eficiente: ERP, Inteligencia de Negocios y Gestión Documental Integradas

Se acabaron los tiempos en los que  tener un ERP apañado garantizaba la competitividad de la empresa. En un entorno en el que todas las empresas tienen un ERP, este se convierte en un requisito y no en una ventaja competitiva. Está claro que no todo el mundo es capaz de sacarle el máximo partido a su ERP, pero conforme avanza la tecnología, se hace cada más necesario el dotar a la empresa de herramientas que permitan hacer más eficaz su gestión, especialmente en el ámbito de la gestión administrativa y de la toma de decisiones.
La inteligencia de negocios el factor clave para sacar más rendimiento a su ERP

Si de verdad quiere rentabilizar a fondo su inversión en ERP, lo primero que debería considerar, una vez que haya alcanzado un cierto grado de optimización en su sistema, es comenzar a explotar de manera sistemática toda la información que genera e incorporarla a la gestión estratégica y operativa de su empresa.

Lamentablemente los ERP al ser concebidos cómo sistemas transaccionales no son capaces ofrecernos este tipo de analíticas complejas . Muchos tienen capacidades de reporting a nivel operativo, generalmente bastante limitadas,  que suelen sobrecargar el sistema haciéndolo más lento, con todos los problemas que esto acarrea. Para poder contar con información de calidad que nos permita realizar una toma de decisiones más seguras es necesario disponer de un sistema de inteligencia de negocios, capaz de convertir esos registros de nuestra de base de datos en información procesada que facilite nuestro trabajo.

Contrariamente a lo que se piensa esto puede hacerse económica y gradualmente. Comenzando por las áreas críticas de su empresa, donde la toma de decisiones necesita de información más estructurada, logrará un retorno de inversión más rápido. Conforme vayan creciendo las necesidades podrá ir desplegando la solución. No nos cansaremos de repetirlo, pocas cosas nos permiten sacar un mayor rendimiento a cada euro invertido que un buen sistema de inteligencia de negocios.

La gestión documental: la tercera pata del banco

Por muy informatizada que tengamos la gestión de nuestra empresa, los documentos con soporte físico juegan un papel muy importante dentro de la empresa. Es necesario gestionar facturas, contratos, presupuestos, expedientes, albaranes, impresos oficiales, recibos y un largo etc. Para trabajar con ellos es necesario generarlos, recibirlos, copiarlos, archivarlos, buscarlos, consultarlos, enviarlos y modificarlos.

La cuestión es que con un buen sistema de gestión documental e podremos ahorrar grandes cantidades de dinero y trabajo farragoso, lo que a larga supone más beneficio, menos recursos infrautilizados y una mejor motivación del personal.

Según un estudio realizado por Gartner, se estimó en 8 horas semanales el tiempo de trabajo destinado a la gestión documental por profesionales cuyo trabajo estaba basado en la gestión del conocimiento.  Gestionar un documento con un sistema de gestión documental requiere cuatro veces menos trabajo  que hacerlo de manualmente,  sin contar con la mejora en seguridad los costes extra que pueden suponer un documento perdido o dañado.

La verdadera clave está en hacer que los tres sistemas trabajen integrados

Disponer de estos tres sistemas de gestión permitirá a su empresa alcanzar altas cotas de eficiencia, pero todavía se puede ir un paso un más allá: conseguir una verdadera integración entre los tres sistemas. Que cada vez que hagamos un listado de facturas en nuestro ERP tengamos un enlace al original de cada una de esas facturas. Obtener y explotar datos con nuestro sistema de inteligencia de negocios sobre la utilización y gestión de esos documentos. Disponer de enlaces a análisis e informes claves sobre cada cliente, dentro de su ficha en el ERP. Estos son sólo algunos ejemplos, las posibilidades son ilimitadas.

Las soluciones empresariales basadas en entorno web son el medio perfecto para lograr esa integración, al compartir un plataforma tecnológica común y una usabilidad similar la integración se hace mucho más sencilla tanto para los técnicos y programadores cómo para los usuarios.

 

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