Tal y como explicábamos en nuestro anterior artículo, para poder abordar en profundidad el tema del cálculo de beneficios tendremos primero que tomar una serie de decisiones:
– ¿A qué nivel de detalle queremos llegar? ¿Nos interesa simplemente conocer el beneficio que obtenemos con cada producto o queremos saber cuánto ganamos con cada producto y con cada cliente, cada semana?
El conocimiento es poder, por lo que nosotros recomendamos llegar cuanto más lejos mejor. Muchas veces asumimos que hay que vender los productos al mismo precio a todos los clientes, cuando la rentabilidad que obtenemos con ellos es menor o incluso negativa. Si queremos llegar a ser realmente competitivos tendremos que saber perfectamente por donde entra y sale cada céntimo.
– ¿Cómo asignamos nuestra estructura de costes indirectos? Este es un ejercicio que requiere de un profundo conocimiento y comprensión del modelo de negocio de la empresa, además de dedicar un buen número de horas la incómoda tarea de pensar.
Pero si no estamos dispuestos a realizar a fondo este paso más nos vale que no avancemos más en el proceso. Si no lo hacemos, corremos el riesgo de acabar alimentando un sistema que nos es útil, ya que al basarse en unos supuestos pocos realistas acaba suministrándonos datos inconsistentes que nos llevan a tomar decisiones erróneas.
– ¿Cómo recogemos e integramos toda esa información? Si nuestra empresa cuenta con un ERP completamente integrado que recoja nuestros procesos, casi toda la información debería de estar contenida en la base de datos, pero este caso no suele ser el más común.
Muchas empresas cuentan con otros sistemas como CRM, PM, PLM, CMS que muchas veces pueden contener información sustancial, que es necesario incorporar. Otras veces la información puede provenir de fuentes de terceros o incluso no estar recogida en ningún tipo de soporte informático. Es necesario que desarrollemos un sistema de recogida e integración de toda esa información capaz de reflejar la estructura de costes que hemos inferido.
– ¿Qué criterios de clasificación utilizamos para separar el grano de la paja? No podemos estar analizando cada una de las cifras obtenidas con todo detalle. Tenemos que establecer unos umbrales de rentabilidad tanto negativa como positiva a partir de los cuales debamos de prestar atención. Es conveniente establecer también estos umbrales a distintos niveles de agregación (cliente/producto, territorio/producto, etc..)
De la contabilidad B hasta la contabilidad XYZ
Algunos de los sistemas ERP más avanzados nos ofrecen la posibilidad de configurar una infinidad de libros contables esto especialmente útil en el caso de querer realizar una contabilidad avanzada de costes que nos permita focalizarnos en nuestras operaciones más rentables.
No todas las suites del mercado disponen de la funcionalidad suficiente como para realizar este procedimiento con todo tipo detalles. Las de más prestigio del mercado en cambio sí que son capaces.
En el caso de JD Edwards EntepriseOne por citar un ejemplo, nos ofrece hasta 30 códigos de categoría adicionales para clasificación adicional de las distintas unidades de negocio dentro de la empresa ya sea por criterios geográficos, organizacionales o de productos.
Disponemos además de 23 códigos de categoría adicionales para clasificar la naturaleza de la operación registrada con los que podemos almacenar información relativa a cuentas y subcuentas contables. Toda este información también puede ser asociada a una persona o entidad concreta, como por ejemplo un empleado, un proveedor o un cliente. Todo esto es más que suficiente para poder dar soporte al sistema más exigente y significativo que podamos concebir.
Tratamiento y selección masiva de datos
Con nuestro ERP podemos ser capaces de extraer toda la información procesada que nos arroje los resultados definitivos. Pero dado al uso intensivo del sistema corremos el riesgo de sobrecargar el sistema, especialmente la base de datos.
Para este tipo de tareas es mucho más conveniente disponer de una sistema de inteligencia de negocios que se encargue de realizar todas las labores de extracción y proceso durante periodos de inactividad, como por la noche. Con ello garantizaremos la operatividad de nuestro sistema.
Además este tipo de herramientas nos ofrecen formatos de presentación impecables que facilitan enormemente el estudio detallado de la información. Otros son capaces mediante sistemas de alertas de estudiar los resultados y solo informarnos de aquellos casos excepcionales que se encuentren fuere de los márgenes de seguridad que hayamos preconfigurado.
Esperamos que os hayan sido de utilidad estos dos artículos.
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