El coste del reporting en la empresa

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En nuestro anterior artículo dejamos entrever cuales eran los dos principales categorías de reporting en la empresa.  No obstante ahora aprovecharemos para definirlos con un poco más de profundidad.

El reporting operativo tiene una carácter transaccional, como su propio nombre indica sirve aporta la información necesaria a los distintos usuarios para que el flujo de operaciones corrientes de la empresa pueda ser llevado a cabo de la manera más eficiente. Aunque a nivel operativo se toman también muchas decisiones, el reporting en este nivel el facilitar el cumplimiento del  trabajo designado y no tanto la toma de decisiones. La información recogida por tanto,  suele tener un nivel más bajo de abstracción. El operario de almacén que tienen que preparar un pedido necesita datos concretos sobre los productos que componen ese pedido y donde encontrarlos en almacén en este caso estamos hablando de información a nivel de registro que no necesita ser casi procesada y que suele ser extraída directamente de los sistemas de la empresa como el ERP.

A nivel estratégico la información requerida tiene un nivel de agregación y abstracción más alto, está mucho más procesada. Dado que su misión mostrar de manera rápida y concisa la marcha de un departamento, producto,  línea de productos o incluso de toda la empresa, un informe de este tipo requiere una cantidad mucho mayor de trabajo, no solamente a nivel cálculo y extracción, sino también de diseño, concepción y presentación.

Este tipo de reporting ha de servir como soporte a decisiones cruciales así como para monitorizar la marcha de empresa. Cuando las organizaciones tienen un cierto nivel de complejidad suelen utilizar sistemas de Inteligencia de Negocios para poder generar este tipo de informes o cuadros de mando, aunque el nivel de penetración de este tipo de herramientas y sistemas no es todavía tan profundo como cabría esperar.

Componentes del coste del reporting e en la empresa

Independientemente del sistema de información que utilice cualquier empresa, ya sea a mano o mecanizado, podemos distinguir diversas unidades de coste comunes a cualquier sistema: infraestructura, consumibles, mantenimiento y tiempo de uso por parte del personal.

Por la infraestructura de un sistema de información entendemos el conjunto de medios materiales e inmateriales que permiten la existencia y funcionamiento de ese sistema. Bien sean equipos informáticos o mecánicos, software, planes operativos, estructuras organizativas o ubicaciones físicas. Tanto si la utilización de esos recursos por parte del sistema es total o parcial, deben ser incluidos como parte de la infraestructura. Por solo citar un ejemplo una aplicación de reporting puede estar instalada en un servidor compartido con otras aplicaciones. Por lo tanto no sería lógico imputar todo el coste de ese servidor al sistema de reporting.

A nivel de imputación de costes, aparentemente tal vez sea el apartado más sencillo a la hora de identificar el coste de un sistema de información. Todo esto claro dependiendo siempre de la complejidad de cada caso.  Existen paquetes de software en los que la función de reporting es solo una parte del total y que además no es realizada por los usuarios. Existen maneras por supuesto de calcular una estimación, pero a la hora de la verdad casi nadie quiere llegar tan al fondo de la cuestión.  No obstante no debería ser muy difícil obtener unas estimaciones bastante útiles sin invertir un esfuerzo excesivo.

Los consumibles como su nombre indica son elementos fungibles y agotables, tradicionalmente los sistemas de reporting que se apoyan más sobre el papel tienen un mayor coste de consumibles como cartuchos de tinta para impresoras, papel carpetas, clips, etc… Actualmente  los sistemas informáticos de gestión documental permiten reducir el coste de consumibles hasta su mínima expresión. No obstante hemos considerado interesante el mencionar este apartado dado que a día de hoy todavía son muchas las empresas que hacen un uso intensivo de este tipo de recursos.

Los costes de mantenimiento y mejora comprenden todas las operaciones de  mantenimiento necesarias para asegurar la operatividad del sistema, además de las mejoras incorporadas a fin de dar respuesta a las necesidades no satisfechas por parte de los usuarios. Un buen diseño, así como un buen dimensionamiento y escalabilidad del mismo, nos permitirán minimizar este tipo costes especialmente los de mejora.

Respecto al tiempo de uso del  sistema por parte del personal, este uno de los más elevados. Ya que prácticamente todos los miembros de la organización necesita información para realizar su trabajo. Algunos estudios han calculado que las personas emplean un 20% de su tiempo de trabajo en la búsqueda de información. Con un sistema de información que tenga una buena usabilidad e indexabilidad podemos conseguir importantes ahorros a nuestra empresa, sin necesidad de grandes inversiones.

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Jorge Losilla

Un profesional de marketing y las nuevas tecnologías, tratando de sobrevivir en un mercado siempre cambiante. Apasionado del software y de la tecnología y aficiionado al arte digital. Estoy convencido de que hay mucho margen de mejora para lograr aplicaciones más amigables para la empresa. Jorge Losilla