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Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

El ERP y el cálculo de beneficios: en búsqueda de la rentabilidad (I)

Un poco de historia

La invención de la escritura surgió de la necesidad de establecer un sistema contable. Hace como unos seis mil años, los templos y ciudades sumerios, habían alcanzado tal nivel de prosperidad que se hizo necesario la creación de un método para llevar la contabilidad de los bienes gestionados. En un principio se utilizaron sellos que al ser presionados sobre tablas de arcillas fresca, creaban marcas al estilo de las hendiduras sobre huesos utilizadas por pueblos más primitivos. La principal  novedad aportada por los sumerios fue que las marcas eran una representación pictográfica de los elementos a contabilizar, además de otras marcas que ayudaban a identificar personas y fechas.

Posteriormente comenzaron a utilizar sellos insertados en rodillos, lo que hizo más rápido el proceso, además de dotar a los documentos de un formato más organizado que facilitaba su lectura.  El llegar hasta nuestro actual sistema de numeración posicional de base diez, costó unos 3.000 años y sólo fue 13 siglos más tarde cuando ese sistema fue importado a Europa gracias a Fibonacci.

Solo un siglo más tarde, alrededor del 1340 en Génova surgió el sistema de contabilidad por partida doble, que no fue fundamentado de manera escrita hasta finales del siglo XV por Luca Paccioli. Desde entonces las aportaciones teóricas han sido más bien escasas, las pocas conocidas parecen haber sido bastante desaventuradas.  Algunos  afirman que una parte importante de la actual crisis se debe al cambio de normas contable. Concretamente de la valoración de los activos, pasando del principio de valoración conservadora al método de valoración a precios de mercado.

Sea como fuere, el objetivo de último de un sistema contable es el cálculo del  beneficio o la pérdida, una simple operación substractiva que puede convertirse en complejísima.

El concepto beneficio y su profundidad

Cuando hablamos de beneficio, todos pensamos en una cifra global a final de año, que nos arroja el resultado global de una empresa. Lo cierto es que cada operación, al igual que cada acción en la vida tiene un coste y  un beneficio y es aquí donde la cosa realmente se complica.

Surge la cuestión de los costes que no son directamente  imputables a ninguna operación en concreto.  Otras veces los costes que sí que son directamente imputables, son difíciles de cuantificar, como por ejemplo los costes comerciales. A veces es muy difícil saber cuánto tiempo ha invertido un comercial en cada operación o cliente.

Llegado a este punto la lógica formal deja de tener tanta importancia  y  lo sustancial viene a ser lo que tiene sentido para la forma de funcionar de cada empresa. Esto incluye la cuestión de hasta donde quieren llegar con esto del cálculo de beneficios. Porque cálculo de los beneficios y pérdidas es una actividad que consume tiempo y recursos.  Con la informatización de los sistemas de administración el coste de realización de cálculos ha caído enormemente, en unos pocos segundos podemos realizar miles de cálculos que hace cien o cuatrocientos años hubieran supuesto días enteros de trabajo.

Pero esto no quiere decir que el coste haya desaparecido, estos sistemas han de ser configurados y es necesario decirles que es lo que tienen calcular. Además toda la información obtenida tiene que ser revisada, clasificada, analizada, asimilada e interpretada. Por si fuera poco muchos de los sistemas ERP que encontramos en el mercado carecen de la flexibilidad necesaria para llegar a llevar una contabilidad del beneficio hasta el nivel más alto de detalle.

Si somos lo bastante afortunados de contar con ERP capaz de llegar  a ese nivel detalle tal vez nos demos cuenta de que para tratar de manera adecuada semejante nivel de información necesitaremos un sistema de inteligencia de negocios. Aunque eso, “es harina de otro post”.

Siguiente artículo de la serie:

El ERP y el cálculo de beneficios (II)

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Como sacar el máximo partido a una nueva implantación de ERP

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1. Invertir el máximo tiempo posible en saber con detalle que es lo que  estamos buscando: Una parte importante de la energía y los recursos invertidos en un proyecto de implantación ERP, se van en dimes y diretes. Cambios de última hora, fuera del alcance inicial del proyecto, que se podrían haber evitado dedicando más tiempo  e implicación a la fase de análisis. Por muy valioso que sea nuestro tiempo, a nuestra empresa siempre le sale más rentable que nosotros dediquemos 2 horas de trabajo a pensar que pagar una hora de consultoría. Un proyecto de implantación suele ser cosa de dos y cada parte tiene que afrontar su trabajo.

Es casi imposible acometer un proyecto sin incluir alguna modificación. Aunque hagamos una fase de análisis de necesidades prácticamente perfecta, estamos siempre expuestos a los cambios en el entorno y la compañía. Pero cuanto más claro tengamos el rumbo, menos desviaciones tendremos. Como decía Séneca: “No hay viento favorable para el barco que no tiene rumbo..”.

2. Replantearse los flujos de trabajo de la empresa: La implantación de un nuevo ERP es un momento perfecto para acometer un  rediseño de los principales procesos de negocio internos de la empresa. En la medida en que seamos capaces de llevar a cabo esta labor, podremos sacar mucho más partido nuestro nuevo ERP.  Sabemos que esta es tarea ardua, que implica a casi toda la organización y encontraremos mucha resistencia al cambio. La actitud más frecuente por parte de los departamentos implicados es afirmar que se hace casi todo bien y que apenas hay margen para la mejora.  Casi siempre, esto suele estar bastante alejado de la realidad.

Si no somos capaces de aprovechar esta ocasión para hacer un rediseño de los workflows, difícilmente tendremos una oportunidad mejor. El no hacerlo lastrará la competitividad de su empresa y el hacerlo a destiempo, una vez que la solución ya está implantada sería mucho más costoso  que si lo incluimos en nuestro proyecto de implantación.

3. No intentar que el nuevo ERP simplemente haga lo mismo que el anterior pero con menos fallos: No debemos dejar que la zona de comodidad de los usuarios condicione el proyecto. Es muy habitual que al cambiar de aplicación los usuarios quieran que la nueva haga lo mismo  de la misma manera (menos esfuerzo para aprender y adaptarme) pero con menos fallos y  más rápido. En definitiva, lo más cómodo para ellos. El problema es que una empresa no se monta para hacerles la vida más fácil a los usuarios sino a los clientes. Tampoco estamos diciendo que haya que complicarse de manera innecesaria, todo lo contrario. Cuanto más cómodos se sientan con la herramienta más productivos serán.

Una empresa tiene que ser capaz de evolucionar si se queda estancada pronto morirá. En cambio si somos capaces de deshacernos los clichés sobre lo que creemos que es nuestra empresa y somos capaces de dejar atrás la comodidad de hacer las cosas siempre igual estaremos haciéndonos un favor a nosotros mismos. A la larga las cosas serán mucho mejores para todos.

4. Escuchar a todas las partes implicadas en la empresa, seguro que tienen algo que decir: Muchas veces los proyectos discurren alejados de los usuarios  y son muy pocos los que tienen en cuenta a los usuarios antes de la formación. Este es un grave error que se comete muchas veces por no complicar más las cosas. A cambio perdemos muchas veces el valioso punto de vista de personas que están día a día lidiando con el sistema y que tienen unos conocimientos muy específicos y detallados sobre los proceso de negocio de la empresa. Conocen todos los inconvenientes que surgen cuando se intenta convertir la teoría de los despachos, en la realidad de la empresa y además saben como salvarlos.

No solamente es recomendable escuchar a todas las partes implicadas en nuestra empresa, sino también hacer extensible esta actitud de escucha a clientes, proveedores y colaboradores… Al fin y al cabo ellos son nuestro público objetivo y cualquier mejora en nuestra forma de trabajar con ellos, especialmente con nuestros clientes, será capaz de aportar dinamismo y competitividad a nuestra empresa.

5. Pensar no solamente en lo que se necesita, sino también en lo que sería deseable y la situación ideal que nos gustaría alcanzar:    Como hemos destacado en puntos anteriores la implantación de un nuevo ERP es una oportunidad excepcional para cambiar las cosas. Es el momento de no pensar solamente en lo que necesitamos sino ir un poco más allá, intentar buscar la excelencia.  El invertir algo de tiempo en plantearnos este tipo de cuestiones apenas encarecerá el coste total del proyecto, pero a cambio podremos obtener un retorno de la inversión mucho mayor, además de una posición competitiva más favorable para nuestra empresa.

No es un ejercicio complejo, se trata simplemente de poner la guinda al pastel y pensar que nos haría falta para hacer las cosas de manera sobresaliente, no solamente notable. Luego juzgaremos si merece la pena o no en función del sobrecoste, el implantar esa funcionalidad extra que nos permita alcanzar ese grado de excelencia.

6. Invertir tiempo formando a los usuarios en el uso de la interface y técnicas de productividad:   Esta simple medida puede aumentar enormemente la productividad de todos los usuarios. Formándoles en el uso general de la interface del ERP, no solamente mejoraremos la productividad, también reduciremos el periodo de adaptación y lograremos eliminar objeciones a la adopción de la herramienta.

Los usuarios avanzados de herramientas complejas como Autocad, Photoshop y los propios ERP, tienen estrategias que les hacen más productivos. Utilizan los atajos de teclado, los campos de búsqueda rápida y las listas de Favoritos, esto les permite hacer más con menos esfuerzo.  En la medida en que consigamos transmitir a los usuarios los mejores trucos para trabajar con la aplicación seremos más capaces de rentabilizar nuestra inversión en el nuevo ERP.

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Reduciendo el coste del reporting en la empresa

Al igual que en cualquier tarea importante muchas veces lo más dificil es saber por donde tenemos que comenzar. En un artículo anterior del mes de Febrero, definimos con claridad cual es eran los princpales componentes del coste del reporting en la empresa. Teniendo claros estos conceptos, podemos emprender de manera mucho más fácil acciones que nos permitan reducir su coste para nuestra empresa.

Mejorando la infraestructura

A nivel de infraestructura es siempre el personal de la propia empresa el que mejor puede determinar acciones para reducir costes. No obstante, una de las principales razones de sobrecostes en la que incurren muchas empresas suele ser un uso de diversos sistemas de reporting.

El escenario que se plantea en muchos casos es el siguiente: una compañía utiliza diversos sistemas para sus distintos departamentos, delegaciones o divisiones. Cada una de estas herramientas cuenta con su propia solución de reporting. Esto al final no solamente representa  en un mayor coste, sino que además impide una visión compartida acerca de la realidad de la empresa a nivel interno. Por tanto una mayor integración a todos los niveles suele redundar en una importe disminución de los costes, en hardware, licencias y software  y en el coste final de la información, mejorando casi siempre la fiabilidad de la misma.

Si queremos disminuir los gastos de nuestra empresa en consumibles, la digitalización es sin duda nuestra mejor opción. Minimizando el coste en papel, impresoras, carpetas de colores y demás consumibles, no solamente ahorraremos una gran cantidad de dinero, sino que también mejoraremos la seguridad de la información en la empresa. Previniéndonos contra potenciales problemas  que se puedan derivar de la pérdida de información.

Mejorando la eficiencia

El apartado donde más podemos recortar los costes de reporting es sin duda en el tiempo que emplean los usuarios en buscar y procesar la información que necesitan. Estudios previos indican que algo más del 20% del tiempo de los empleados para los que el conocimiento forma una parte importante de su trabajo (oficinas, técnicos, informáticos, etc…), es utilizado en la obtención de información que resulta importante para su trabajo. Esta cifra sube hasta un 40% cuando hablamos de profesionales cuyo trabajo son principalmente tareas administrativas.

Sea cual sea la posición que ocupe cualquier persona en la organización, con buena información podrá hacer mejor su trabajo. Pero no sólo se trata de una cuestión eficiencia, la seguridad también es importante. Una gran cantidad de los recursos que se de reporting que se utilizan a día de hoy en las empresas se corresponde a labores de control y supervisión, tanto a nivel operativo como estratégico.  Las labores de control, consisten básicamente en cerciorarse que todo marcha bien y de que no se produce ninguna anomalía no prevista en el transcurso de las operaciones.

Pues bien, a día de hoy con un buen sistema de inteligencia de negocios este tipo de tareas pueden automatizarse. Podemos establecer criterios que indiquen al sistema en que podría consistir esas anomalías: una rotura de stock, un nivel demasiado alto de impagos por parte de un cliente,  una  disminución de un 20% en el número de pedidos de una zona. Después solo tenemos que poner a trabajar a nuestro sistema que se encargará de ir rastreando nuestros datos comprobando que no se haya producido anomalía que les hemos indicado. En cuanto lo  detecte, enviará notificaciones mediante mensajes a las personas responsables o con capacidad para resolver ese problema en cuestión.

 

Estrategia para venta interna de proyectos TIC

Componiendo una estrategia

Una vez que hemos dado respuesta a todas las preguntas acerca del público al que nos dirigimos, componer una estrategia nos será mucho más fácil.  Probablemente  conforme estemos  analizando el problema vengan a nuestra mente soluciones. No obstante a la hora de diseñar estrategias de comunicación  hay varios puntos que si somos capaces de cubrir, tendremos una garantía más elevada de éxito.

Sin estrategia la partida está perdida

1. El mensaje tiene que ser homogéneo

Aunque nos vayamos a dirigir a diferentes públicos con distintas objeciones, el mensaje no puede tener contradicciones y ha de ser consistente. Debemos ser capaces de comunicar desde lo específico (el beneficio particular de los distintos grupos) a lo general (el beneficio global para la empresa).  Seleccionando pocos elementos que sean relevantes y coherentes entre sí, obtendremos mensajes más consistentes que a la postre serán más fáciles de comunicar.

Cómo dice el refrán se coge antes a un mentiroso que a un cojo y si no queremos que la estrategia se vuelva en nuestra contra debemos de ser capaces de prestar mucha atención a este punto.

3.      Priorizar con los interlocutores más válidos. Una de las mayores dificultades que los leones encuentran en grandes rebaños, es la capacidad para fijar la atención en una empresa. Si nosotros somos capaces de comprender esto tendremos mucho ganado. Quien mucho abarca poco aprieta.

4.      Planificar nuestras acciones. Me encanta que los planes salgan bien. Aunque rara vez se cumplan al 100%, es mucho mejor tener una plan de acción, cuanto más detallado mejor, que lanzarse a la piscina a ver que sale. Los planes siempre pueden ser rectificados.

Es muy importante tener en cuenta el momento y el lugar en el que vamos a realizar nuestra comunicaciones, ya que dependiendo de estos dos factores la probabilidad de éxito puede ser muy distinta.

Si somos capaces de tener en cuenta todos e estos puntos nuestro proyecto tendrá muchas más posibilidades de salir adelante. Garantizado.