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Los campos calculados en Openbravo: el reporting instántaneo

Openbravo tiene un alto nivel usabilidad, lo que la convierten en una de las soluciones ERP más productivas para los usuarios. Hoy vamos a destacar los campos calculados. Una funcionalidad estándar aplicable a todas las vistas de datos en modo grid, que nos permite añadir columnas calculadas y sumatorios. Combinando estas dos funcionalidades podemos cubrir una gran parte de las necesidades más inmediatas de reporting, que pueden ser generados por parte los usuarios, sin necesidad de acudir al personal del Departamento IT

Una de los costes operativos más importante de un sistema ERP es  la generación de informes. Continuamente los usuarios de los diferentes departamentos solicitan la generación de reports operativos. Estos informes son imprescindibles para el funcionamiento diario y la toma de decisiones.  Además suelen tener un caracter efímero, por lo que rara vez son reutilizados.

El inteligente enfoque que plantea Openbravo es de lejos la mejor solución al problema que hemos visto hasta a la fecha, ya que nos da respuestas rápidas a preguntas sencillas que se nos plantean en el día a dia, evitándonos exportaciones a excel y la utilización de horas de desarrollo.

Creación de vistas personalizas con campos calculados y sumatarios en Openbravo

Y como para verlo, nada mejor que un ejemplo, os vamos a proponer uno sencillo y rápido. Partiendo de un listado histórico de todas las facturas emitidas a clientes

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Podemos fácilmente realizar agrupaciones, ordenaciones, sumatorios y campos calculados sobre el mismo formulario y guardarlo como una vista personalizada. El objetivo es conocer de manera rápida que importe tenemos pendiente de pago y cuanto corresponde a cada cliente y factura.

Comenzamos agrupando las facturas por cliente, esto nos permitirá aislar y acceder de manera rápida a los datos de cada cliente:

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A continuación creamos campos calculados de tipo fórmula operando sobre campos importe existentes así como sumatorios de los campos importe para totalizar los datos:

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Resultando el siguiente listado que puede guardarse como una vista para utilizarse en otras ocasiones:

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Este es tan sólo un pequeño ejemplo, el potencial que ofrece esta herramienta es sin duda prometedor. Esperamos que este pequeño artículo os haya sido de ayuda.

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Las claves para integrar un ERP con un comercio electrónico

A la hora de integrar nuestra aplicación de comercio electrónico con el ERP, debemos de prestar especial atención a algunos aspectos que son críticos para disponer de una solución totalmente funcional. 

Información sobre productos: La mayoría de las soluciones ERP incluyen gran cantidad de atributos para almacenar información relativa a productos. Muchos de ellos, suelen ser configurables por el usuario. Esto nos permite integrar de manera sencilla datos entre una aplicación y otra sin tener que introducirlos dos veces.

Existe como no, una excepción a este caso, los elementos multimedia, generalmente en los ERP no se suelen almacenar fotografías o videos de producto, en cambio en las aplicaciones de ecommerce este es una característica bastante extendida.  En principio esto no debería de suponer un problema,  ya que  no implica duplicar las entradas de datos. Simplemente que los datos básicos se introducirán en el ERP y los elementos multimedia se subirán a través de la aplicación de ecommerce.

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Como vemos en el gestor de Magento,  la cantidad de información clases de atributos que podemos almacenar sobre cada producto es bastante holgada. Como es lógico algunas de ellas no tendrá mucho sentido tenerlos reflejados en nuestro ERP. Si que debemos de prestar especial atención a los precios. Algunas soluciones ERP tienen funcionalidades muy completas en cuanto a precios y nos permiten establecer complejas reglas de fijación de precios.

Cuando integramos ambas soluciones, no será posible (al menos en el caso de Magento), el aprovechar esa funcionalidad y tendremos que aplicar a todos los usuarios un mismo criterio. Si bien es cierto que al menos en el caso de Magento, la solución es bastante fléxible y no sería imposible modificar mediante programación esta característica. Nosotros no hemos sido capaces de encontrar ningún plugin específico con esas características. Hacer un  desarrollo de ese tipo  puede ser bastante costoso, además de crítico.

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Inventarios: A la hora de integrar los inventarios,  la cosa es un poco más complicada, especialmente por el tema de los disponibles. Si la información sobre productos generalmente es más duradera, la la relativa a disponibilidades tiene un caracter más volatil.

La clave es que a ningún cliente le gusta tener un producto en el carro de compra y ver que al formalizar el pedido, sus artículos han desaparecido, porque han sido asignados a otro cliente o usuario mientras nosotros finalizábamos nuestro proceso de compra.

El encontrar una solución adecuada dependerá siempre de las prioridades de la empresa. Lo recomendable es que cuando un usuario selecciona un artículo para el que se le ha comunicado una disponibilidad, este debería de quedar retenido hasta que el comprador formalice el pedido o cierre la sesión. Eso implica una comunicación casi en tiempo real entre la aplicación de ecommerce y el ERP. Tenemos además el problema añadido de que muchas veces las compras no llegan a formalizarse,  y esto puede provocarnos en falsas roturas de stock, debido a artículos que aparecen como no disponibles porque otros usuarios los tienen retenidos aunque no vayan a comprarlos.

Facturación: Es imprescindible que todos los documentos generados especialmente los referidos a la facturación sean compartidos por ambos sistemas. Cuando nuestros clientes se descarguen una factura de nuestro portal de comercio electrónico, esa factura tendría que estar reflejada y recogida en nuestro ERP. El llevar dos sistemas paralelos de facturación complicaría enormemente la gestión  y aumentaría indebidamente la cantidad de trabajo necesaria.

Prestando atención a estos pocos elementos clave tendremos una integración mucho más funcional y sencilla, que nos permitirá facilitar enormemente nuestra gestión diaria.

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Cuantificando el retorno de inversión. El ROI en proyectos TIC (III)

Poniéndole el cascabel al gato

Si no hemos realizado un buen análisis de las operaciones actuales de nuestra empresa y sus procesos administrativos, no merece la pena realizar ningún cálculo sobre la potencial mejora que nos proporcionará el sistema, a menos que una de nuestras pasiones sea la de escribir relatos de ciencia ficción. De hecho lo realmente raro y excepcional es que este tipo de análisis se realicen.

Lo primero que debemos de establecer son las principales ventajas que aporta un nuevo sistema a la empresa. Si nos atenemos a los folletos de los fabricantes de software descubriremos que son decenas, cuando no cientos. A nivel de cálculo del retorno de inversión lo que nos interesa principalmente son dos variables que pueden ser cuantificables en cierta medida: eficiencia y operatividad.

Para obtener una cifra razonable sobre la repercusión de la eficiencia ganada con el nuevo sistema tenemos que tomar el cálculo hecho previamente y conforme a las estructura realizada (por departamentos, procesos, subsidiarias, etc..) comenzar a descontar los costes de los procesos eliminados con el nuevo sistema, descontar las mejoras en eficiencia conseguidas y añadir las penalizaciones que pudiera suponer el nuevo sistema. La cifra obtenida nos dará el ahorro total que obtendríamos para realizar el mismo número de operaciones. Dividido por el coste obtenido del sistema anterior obtendríamos el porcentaje de mejora en la eficiencia.

El cálculo de las mejoras en operatividad es algo más complejo, el objetivo principal es cuantificar el aumento en la capacidad operativa obtendríamos con el nuevo sistema. Esto es especialmente interesante para organizaciones inmersas en planes de expansión. De nada sirve aumentar nuestras ventas sino tenemos la capacidad operativa suficiente de para poder atender un mayor número de pedidos en nuestra empresa.  A groso modo podemos aplicarlo en base al coeficiente de mejora en la eficiencia obtenido en el anterior apartado.

Por otro lado toda mejora en eficiencia suele llevar aparejada una mejora en la operatividad esto siempre funciona así, en este sentido pero no siempre en el inverso. Puede ser que mejoras en la operatividad de una empresa como la apertura de una nueva línea de fabricación puedan hacerla más operativa pero menos eficiente.

Las mejoras y su impacto competitivo

Otro punto a tener en cuenta es cómo estas mejoras pueden afectar a la posición competitiva del la empresa en el mercado. Por un lado puede permitirnos mejorar la rentabilidad con unos mayores dividendos  que pueden ser repartidos o reinvertidos a fin de mejorar todavía más la posición competitiva. La otra opción más lógica sería repercutir estas mejoras en una bajada de precios que nos permitiera incrementar nuestra cuota de mercado.

Sea cual sea la estrategia de nuestra empresa, cualquier estimación sobre el ROI ha de centrarse en nuestros objetivos estratégicos. Lo lógico es que antes de considerar un proyecto tengamos realizado un análisis o plan estratégico de la empresa y sepamos qué tipo de mejoras en eficiencia debemos de buscar. Si por ejemplo la empresa busca una reducción de precios que le permita mejorar su posición competitiva habrá que emplearse a fondo en la mejora de eficiencias operativas o búsqueda de sinergias con el canal de suministros. Este puede ser de por si un planteamiento muy válido a la hora de comenzar a considerar un nuevo proyecto y nos facilitará enormemente todo el proceso de análisis.

Ver otros artículos de esta serie:

Medir el ROI en proyectos IT

Los beneficios de un proyecto IT

¿Hay que estar en las redes sociales?

En los últimos años ha surgido un nuevo credo universal cuyo principal dogma es que las redes sociales son la repanocha.  Si alguien no tiene un pérfil en Facebook es que simplemente no existe, si quieres tener relevancia, dedícate a darle al botón de Megusta de todo lo que publique la gente, seguro que también promocionaran tu contenido, aunque ni siquiera lo lea….

Nada nuevo bajo el sol

El concepto de red social, fue propuesto a principios del siglo XX,  aunque el fenómeno de comunicación social, no comenzó hasta comienzos del XXI con myspace.com, red social ahora caída en el olvido. A nivel de innovación las redes sociales no son fruto de desarrollo de ningún tipo de tecnología específica, surgen de aplicación de la tecnología web y los sistemas de gestión de bases de datos a la comunicación interpersonal. Nada nuevo bajo sol, las redes sociales funcionan bajo la misma tecnología que los grandes directorios o periódicos online. En los últimos tiempos algunas compañías como Twitter o Facebook han propugnado la utilización de nuevas tecnologías tipo No-SQL con la intención de dar respuestas a los problemas específicos de los grandes volúmenes de datos que manejan, pero no podemos olvidar que el núcleo esencial de Facebook, fue codificado en pocas semanas por un estudiante, hoy venerado como paradigma del emprendedor tecnológico.

La función principal de las redes sociales es la comunicación a nivel personal de forma masiva. A diferencia del e-mail nos permite comunicar contenido a muchas personas a la vez o recibir de manera simultánea las publicaciones de muchas personas. Conforme se ha ido extendiendo su uso a capas cada vez más amplias de la población también se ha convertido en el sustituto de un elemento que fue imprescindible para la comunicación durante la segunda mitad del siglo XX: el listín telefónico.

Así como antes cuando queríamos localizar a alguien utilizábamos el listín telefónico, ahora simplemente tecleamos su nombre en Facebook y podemos estar en contacto con él, a golpe de un par de clicks. Incluso podemos obtener mucha más información que consultando un listín para saber si realmente queremos recuperar el contacto con él. En pocas palabras: nos permite alcahuetear.

El verdadero secreto del éxito

Y esa es la verdadera diferencia de las redes sociales es que nos permiten ver y ser vistos, son el nuevo sustituto de la antigua plaza del pueblo a la que bajaban todos hablar. En mundo en el que generalmente nuestros vecinos suelen ser unos auténticos extraños gran parte de esa grata comunicación interpersonal se realiza vía Megusta. Hoy en día nuestro entorno físico no coincide con nuestro entorno emocional, solemos estar separados físicamente de la gente  que nos importa. Estas sin duda son las verdaderas claves que han hecho de las redes sociales un instrumento tan utilizado.

Como todo, las redes sociales necesitan dinero para funcionar, y era lógico que las empresas, tarde o temprano se hicieran notar en unos entornos virtuales de ocio donde la gente pasa tantas horas. Su modelo económico es similar al de la radio,  televisión y otros medios, digitales: pago por presencia.

El nuevo becerro de oro

Antes incluso de que las redes sociales tuvieran un mínimo éxito, centenares de apóstoles del nuevo credo salieron exaltados a proclamar las bondades de la nueva panacea. Poco a poco, lo que antes una afición esporádica como chatear en los foros, pasó a convertirse en nueva profesión determinante: el Comunity Manager que a través de foros, blogs, posts y tweets, se dedicaron a repetir al unísono el nuevo y sagrado mantra: hay que estar en las redes sociales.

Da igual que seas carpintero, fabricante de piezas para la industria aeroespacial, agente secreto o traficante de armas, es imprescindible tener presencia en las redes sociales.  A partir de entonces surgió una frenética carrea para crear perfiles en Twitter y páginas en Facebook, en la que se ha invertido gran cantidad de tiempo y esfuerzo con resultados dispares aunque pobres en las mayoría de los casos.  Y aun así todavía casi ninguna voz se ha alzado contra el nuevo mandamiento: hay que estar en las redes sociales.

Cualquier persona con un mínimo de sentido crítico, que no esté intoxicada por los efluvios del nuevo opio, se dará cuenta  de que hablar con nuestro carnicero a través de Facebook no nos aporta más valor que poner un sms o un correo. ¿Quién quiere ser amigo de su compañía de la luz? ¿Acaso merece la pena retwitear las hipotecas de nuestro banco?

ERP y diseño de interfaces de usuario

Si hay algún a

specto en el que los ERP´s se han quedado atrás con respecto a otro tipo de aplicaciones ese es el de la interfaz de usuario. Aunque hay que reconocer que desde las pantallas en negro del AS400 (todavía en uso en muchas empresas) hemos avanzado mucho, el diseño de interfaces de usuario y el diseño en general, ha sido uno de los aspectos más descuidados por los fabricantes de software para empresas.

En general los usuarios de herramientas profesionales, suelen estar bien entrenados y habituados al uso de un programa concreto. Gracias a esta suerte de Taylorismo Informático, se consiguen importantes mejoras en productividad. Esto siempre ha sido un freno a la hora de desarrollar mejoras en el diseño, a las cuales por otro lado, los fabricantes no suelen ser muy aficionados.

Tradicionalmente ha existido un cierto desencanto entre los diseñadores/artistas y los programadores/analistas de software para empresa. El sector no ha sabido entender muy bien el valor que aporta un buen diseño, y se ha concentrado más en el desarrollo de nueva funcionalidad y una mejora de la potencia, que en dotar a las aplicaciones de una usabilidad que realmente mejorará la productividad de los usuarios. Para la industria hasta hace poco tiempo, el diseño consistía básicamente en añadir colores, biseles, bordes y ribetes.

Pero el diseño de interfaces para software es mucho más que todo eso. En un entorno  donde muchas aplicaciones tienen una funcionalidad parecida, el diseño marca la diferencia, desde el principio. Todos sabemos lo que es el amor a primera vista, muchas veces nuestra preferencias son determinadas por la primera impresión, con las aplicaciones informáticas también pasa lo mismo. Si algo al principio nos parece feo será muy difícil que cambiemos esa impresión.

Diseño es usabilidad, es productividad

Mientras en algunas aplicaciones tenemos que  teclear en un campo de búsqueda y darle al enter y enviar, existen aplicaciones que aprovechándose de funcionalidades como los famosos campos de autocompletado, nos van sugiriendo opciones a medida que vamos escribiendo letras. Este tipo de de pequeñas ventajas en aplicaciones de uso intensivo como son los ERP, son las que a lo largo de un año.  Como usuario de una aplicación lentísima de CRM, con una pobre interfaz de usuario, se perfectamente de lo que estoy hablando.

Pero el diseño es algo más que la incorporación de elementos que nos permitan operar más rápido. También es por supuesto visibildad, pantallas en las que con un solo golpe de vista podamos ser capaces de localizar los elementos que necesitamos, herramientas, contenido, menús, etc… En definitiva pantallas en las que no sea tan necesario el tener que estar leyendo para saber donde están las cosas. En definitiva interfaces de usuario que sean intuititvas.

En las próxima serie de artículos vamos ir haciendo un análisis de las interfaces de usuario de soluciones de ERP, tanto en general como en concreto de las ofrecidas por distint

s fabricantes.

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Integración de un ERP comercio electrónico con ERP: Magento y Openbravo

El imparable ascenso del comercio electrónico

Durante los últimos años hemos asistido  a un crecimiento imparable del comercio electrónico. En 2011 se alcanzó una cifra record de más 9.000 millones de euros, todo un hito a destacar si tenemos en cuenta que en 2006 la cifra fue de poco más de 2.000 millones.  Conforme ha ido aumentando la penetración de internet en la sociedad española han sido cada vez más las empresas que ha decidido aprovecharse  del potencial que ofrece este nuevo canal de distribución. Muchas empresas importantes de comercio electrónico son compañías 100% online que no cuentan con tiendas físicas.

ERP integrado con comercio electrónico: Openbravo y Magento

Como una tienda online llega hasta un ERP

La manera más sencilla de montar una tienda online es a través de suites de software libre como Magento o Prestashop que nos permiten disponer de un portal online dedicado a la venta en poco tiempo y con un coste reducido. Como en casi todo, si queremos obtener un resultado de mejor calidad y más optimizado tendremos que dedicarle más tiempo y necesitaremos también de manos expertas.

Sea como fuere, muchas empresas que empezaron de manera modesta han conseguido crecer gracias al comercio electrónico y una vez que el negocio ha alcanzado un cierto volumen y complejidad surge la necesidad de implantar una solución de gestión que cubra los procesos de backoffice. Es en este momento cuando podemos decir sin lugar a dudas que el negocio ha alcanzado un cierto grado de madurez.

El problema al que se enfrenta cualquier empresa de este tipo es el de integrar su tienda online con el nuevo ERP sin que esto tenga un coste excesivo. Si tenemos que basarnos en desarrollos a medida para poder integrar ambas soluciones, el coste del proyecto puede dispararse y el tiempo de implantación también.

Existen soluciones más sencillas

Las soluciones basadas en estándares de código abierto o opensource tienen la ventaja de ser facilmente integrables, además siempre suelen contar con un amplias comunidades de usuarios y desarrolladores que en la práctica nos permiten disponer de un gran número de soluciones añadidas y conectores a un coste muy competitivo.

Tal es caso de Openbravo, el ERP libre más usado del mundo y Magento la plataforma de ecommerce con más presencia también a nivel mundial. Desde hace algún tiempo existe un conector para ambas soluciones que les permite compartir datos de productos, clientes y pedidos de venta de manera totalmente integrada.

El camino también puede realizarse en sentido inverso

Si su empresa está considerando la compra de un ERP y tiene previsto abrir una tienda onliine, debería de considerar seriamente la opción del tandem Openbravo/Magento, ya que le permitirá disponer de un potente ERP integrado con una solución de ecommerce a un precio realmente atractivo. En Golivepyme somos expertos en la implantación de Openbravo y podemos ayudarle a hacer su proyecto realidad.

Increible oferta para implantar Openbravo en su empresa

Desde Golivepyme, nuestra división de negocio especializada en pymes, hemos decidido echar el resto para que las pymes puedan disponer de un sistema de gestión, moderno  y eficiente como es Openbravo. Para ello hemos lanzado al mercado unos paquetes promocionales para instalaciones de 5 0 10 usuarios que recogen la problemática principal de este tipo de empresas, ya sean de distribución o fabricación.

Para poder aprovechar esta increible oferta solamente teneis que poneros en contacto con nosotros a través de nuestra web:  http://golivepyme.com