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Aplicaciones móviles a medida, ventajas de la transformación digital

Existen áreas de la empresa donde el personal se encuentra en constante movimiento. Un ejemplo son las empresas constructoras, donde en diferentes momentos los jefes de obra, los aparejadores, etc. se encuentran a pie de obra, aplicable asimismo a despachos de arquitectos o a empresas de proyectos de ingeniería donde parte del personal necesita estar fuera de la oficina.

Este entorno pasa a ser el lugar de trabajo donde más tiempo pasan, lejos de un despacho, de un escritorio o de un ordenador, sin poder acceder a los sistemas que un trabajador utilizaría en una oficina.

Los ordenadores portátiles solventaron ese bache, pero siguen siendo voluminosos y algo pesados para llevarlos encima en todo momento. Sin embargo, otros dispositivos móviles como tablets o smartphones, cumplen las funciones de centro de trabajo con un volumen y un peso reducidos.

El problema es que los programas empleados en las empresas (ERP, CRM, programas financieros y de contabilidad…) están diseñados para correr en ordenadores “comunes”, no en dispositivos móviles. Para ello, es necesario el uso de aplicaciones específicas para estos dispositivos.

Estas aplicaciones son un aspecto clave de la transformación digital de las empresas, otorgando la movilidad y el acceso a los sistemas necesarios a los profesionales que se encuentran sobre el terreno, lejos de una oficina.

Algunos programas de gestión tienen aplicaciones móviles para sus diferentes áreas (agenda comercial, gestión de almacenes, listas de tareas para proyectos…) descargables en las tiendas de aplicaciones de las diferentes plataformas (Android, iOS, Windows…) pero están limitadas a los estándares del área escogida, sin estar adaptadas a las modificaciones realizadas en la empresa ni a las necesidades específicas de la misma.

No obstante, se pueden crear aplicaciones a medida, orientadas a roles de usuario. Aplicaciones que aúnan diferentes áreas y las combinan de la manera más cómoda para llevar a cabo la actividad profesional que se requiera, y se comunique con los sistemas de información de la empresa.

El potencial de estas “nuevas” aplicaciones es mayor que el de las aplicaciones estándar, ya que permite su personalización en función de la actividad desempeñada, adecuándose a las necesidades del usuario y permitiendo la comunicación con los sistemas de gestión de la empresa.

Con ello se consiguen entonces dos propósitos: solventar la problemática de la movilidad, y adaptar totalmente la solución al grupo de profesionales involucrado, aprovechando así las ventajas que la transformación digital ofrece a las empresas.

Wearables: bienvenidos a la era post-pc

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A día de hoy utilizamos dispositivos electrónicos para casi todas las tareas que desarrollamos diariamente: el ordenador para trabajar, el móvil para comunicarnos, robots de cocina, aspiradoras autónomas, sistemas de navegación en los coches, videoconsolas para nuestro tiempo de ocio, etc.

La informática ha cambiado completamente nuestra manera de trabajar, empezando por los ordenadores, que ayudaron a ahorrar ingentes cantidades de papel en informes impresos y tiempo de trabajo invertido en el análisis de datos, y siguiendo por los dispositivos móviles, que nos permitieron trasladar dichos ordenadores a cualquier lugar.

El último horizonte tecnológico alcanzado ha sido la era “post-pc”, donde los ordenadores tal y como los conocemos han sido reemplazados en muchos puestos de trabajo por los dispositivos móviles, como los smartphones y las tablets, y recientemente, por los wearables o dispositivos portátiles.

Estos últimos están experimentando un alto crecimiento en cuanto a su uso en el entorno empresarial debido a su manejo intuitivo y, en muchas ocasiones, sin necesidad de usar las manos. Esta característica les otorga una ventaja sustancial respecto a los que están sustituyendo, dado que los dispositivos móviles necesitan una interacción manual para poder ser utilizados.

Los dispositivos portátiles asimismo recopilan datos de diversas fuentes que son, bien almacenados local o remotamente, o bien enviados a otros dispositivos para analizarlos para conseguir información relevante tanto de los procesos que ha realizado el trabajador, información sobre el propio trabajador e información sobre aspectos relevantes a la empresa.

Estos dispositivos son los encargados de recoger los datos, pero no son los encargados de procesar la información que éstos les brindan, necesitan algo más. Éstos necesitan comunicarse con los sistemas informáticos empresariales, como JD Edwards, mediante aplicaciones diseñadas específicamente para ellos.

Estas aplicaciones deben ser intuitivas y sencillas de manejar, a fin de cumplir el objetivo original de los dispositivos: facilitar de la manera más cómoda posible el trabajo al usuario, utilizándolos mediante interacciones manuales rápidas y sencillas o mediante comandos de voz.

Además el interfaz de usuario debe ser acorde al dispositivo empleado, así como su display, de manera que la información solicitada se pueda ver rápidamente y el operario pueda obtener la ayuda que necesite y seguir con su trabajo aumentando así su productividad y, por ende, la eficiencia de la propia empresa.

Los más empleados a día de hoy son los relojes (smartwatches), pulseras y gafas inteligentes (smartglasses). Éstos se emplean tanto en el mundo empresarial como de manera privada por los consumidores, dado que son dispositivos asequibles para este consumidor privado. No obstante, existen otros como anillos, prendas y brazaletes inteligentes que ya pueden adquirirse pero que se encuentran en las primeras fases de desarrollo y todavía no han alcanzado todo su potencial.

Los dispositivos mencionados tienen multitud de aplicaciones en las empresas dado que aumentan la productividad del trabajador al mismo tiempo que aumentan la de la empresa. Además, ésta última, consigue información en tiempo real sobre sus procesos y sus trabajadores, que puede utilizar en beneficio propio mejorando la eficiencia en sus procesos y la calidad del trabajo de sus empleados.

A día de hoy, los sectores que más utilizan esta tecnología son los sectores de logística, fabricación/manufactura y la venta al por menor. Estos dispositivos son muy utilizados en las tareas de almacén (picking, organización, inventario, etc.), donde los trabajadores, empleando en este ejemplo las gafas inteligentes, pueden conocer qué artículos y qué cantidad de los mismos son necesarios, dónde están localizados e ir escaneando dichos artículos y sus embalajes a medida que los van recogiendo y empaquetando, completando las tareas encomendadas y sin perder tiempo en utilizar una pistola de escaneo de códigos de barras y una lista, en pda/tablet o papel, de artículos y tareas por completar/recoger.

Estos dispositivos también son interesantes para la formación de los empleados, dado que gracias a la realidad aumentada, los equipos de trabajo del sector de la manufactura por ejemplo, pueden ver rápidamente las piezas o elementos que van a fabricar en el siguiente lote y ser formados mediante esta tecnología de manera mucho más rápida. Asimismo, de manera previa a la formación, el equipo de diseño puede utilizar la combinación de gafas y brazalete inteligentes para diseñar en 3D las nuevas piezas o elementos que posteriormente se fabricarán de una manera más dinámica y visual que en un dibujo en dos dimensiones.

A modo de conclusión, destacaría que la mayoría de estos dispositivos se encuentran en fases muy tempranas de desarrollo y que además algunos conservan una dependencia directa con los dispositivos móviles (smartwatches y smartphones en este caso) que les restan independencia, así que todavía tardarán algún tiempo en alcanzar todo su potencial, tanto en el uso privado como en el uso empresarial, llegando incluso a sustituir a los móviles y tablets en más de una ocasión.

Por ello, estar informado de estos avances tecnológicos podrá marcar la diferencia en un futuro no muy lejano entre su empresa y su competencia en el grado que esté también preparado para adoptar estas innovaciones, mediante la elección de un ERP integrable con esta tecnología, por ejemplo.

Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

El ERP en la nube, estado de la cuestión

Durante los últimos años hemos escuchado hasta la saciedad  que el futuro es la nube, que el cambio era inminente y que ya no había marcha atrás. A día de hoy tras varios años de inminencia, la realidad es que son muy pocos los fabricantes, especialmente entre los del segmento de aplicaciones corporativas, capaces de ofrecer una solución cloud estable, consolidada y ampliamente funcional.  Mientras que en otros tipos de aplicaciones como el CRM la cuota de mercado de las soluciones cloud cubre la práctica totalidad del mercado, en el ERP su presencia es bastante más baja.  ¿Cómo puede ser que el principal software de gestión empresarial esté perdiendo el tren de la nube?

La primera explicación que se suele ofrecer y que de entrada suena a excusa, es la de la complejidad, lógicamente es mucho más difícil adaptar un ERP a la nube que un CRM, pero cuando vemos que algunos fabricantes han sabido hacer los deberes y están ofreciendo soluciones en la nube, no sólo totalmente funcionales, sino siendo más avanzadas incluso que las soluciones tradicionales, al haber captado perfectamente la esencia del formato y ofreciendo capacidades colaborativas y sociales nunca antes vistas en las aplicaciones on premise.

Demasiadas cuentas pendientes

La principal razón de este atraso, es sin duda alguna es el bajo perfil innovador y de inversión de la mayoría de las compañías aprovechándose de las importantes barreras de entrada, los largos periodos de reposición, las dificultades para cambiar de producto por parte de los clientes y su dominio del mercado para adoptar una posición cómoda y rentable. Cómoda en el sentido de que en general la innovación en el producto ha sido escasa, limitándose por lo general a añadir algunas mejoras funcionales y de usabilidad, dependiendo de la envergadura de la actualización, y rentable porque se han dedicado a vivir de los ingresos recurrentes de un mercado cautivo, especialmente desde la desaparición de gran parte de los pequeños fabricantes.

No es de extrañar por tanto que el enorme cambio de paradigma que implica pasar de aplicaciones cliente/servidor on premise a soluciones en la nube se le haya atragantado a gran parte de la industria.  Durante más de una década la mayoría del sector se dedicó a desdeñar abiertamente las soluciones ERP basadas en estándares web. Sólo cuando el avance de las soluciones cloud ha sido algo imparable han comenzado a prestar atención a un modelo de desarrollo que lleva años revolucionando el mundo del software de aplicaciones colaborativas en todos los sectores.

Y es que las soluciones cloud son sobre todo, aunque no exclusivamente, soluciones web. El desarrollo de este tipo de soluciones requiere de un know-how y una experiencia totalmente distintas al de las aplicaciones de escritorio. Cuestiones como la usabilidad, el diseño adaptable a los distintos formatos y navegadores, la interacción con aplicaciones de terceros y demás son altamente complejas. Las soluciones ERP son a fin de cuentas mastodónticas aplicaciones que en los casos más extremos han de ser capaces de soportar miles de usuarios concurrentes. No es fácil por tanto cambiar el modelo de desarrollo de unos paquetes de software tan sofisticados y complejos.

Simplificando hasta el extremo, podemos decir que el desarrollo se divide en dos capas: funcional y visual, lógica de negocio e interfaz de usuario.

El desarrollo web  o front-end tiene más que ver con la segunda capa y ofrece importantes ventajas sobre el tradicional modelo de aplicaciones de escritorio: no hay necesidad de instalar previamente en cada equipo, se puede acceder desde cualquier lugar, pueden soportar cualquier dispositivo con conectividad y diversos clientes web, gracias a las cachés del navegador su velocidad de funcionamiento puede ser prácticamente instantánea. Además la utilización de elementos comunes de la navegación web hace que la adaptación a este tipo de herramientas sea mucho más fácil.

Pero para poder aprovechar todas estas ventajas es necesario un importante esfuerzo por parte del fabricante, además de un importante know-how y trayectoria. No se pueden comenzar a hacer buenas soluciones web de la noche a la mañana. Algunos productos más maduros como JD Edwards llevan ofreciendo una versión web desde 2001 y el producto no ha parado de evolucionar desde entonces. Por mucho que una solución cuente con una potente funcionalidad eso nunca será garantía de que al migrar a web el producto será un éxito. Ciertamente es un modelo de desarrollo complejo y no vemos claro que todos los fabricantes sean capaces de cambiar su modelo de negocio con éxito.

Otro tanto pasa con las aplicaciones móviles y las soluciones de movilidad. Mientras las aplicaciones móviles habían revolucionado ya el planeta, la mayoría de los ERP seguían corriendo sobre un cliente pesado de escritorio y sólo algunos de los sectores con necesidades más específicas como el transporte o la distribución minorista contaban con soluciones que cubrían sólo en parte sus requisitos de movilidad.

 

Pocas opciones para los compradores

A día de hoy, en el mercado del ERP de nivel 1 sólo hay dos fabricantes que tengan productos Cloud: Oracle y EPICOR. El resto de fabricantes se quedan en proyectos y promesas. Oracle ha sabido recoger toda la experiencia adquirida en el desarrollo de soluciones web como: JD Edwards EntepriseOne o Siebel CRM para ofrecer una gama de productos cloud capaz de satisfacer todas las necesidades de la empresa: ERP, Customer Experience, Infraestructura, Planificación y Analítica. Todas ellas de fácil integración para que el cliente pueda configurar una solución de negocio a su medida, sin tener que preocuparse de requerimientos técnicos, hardware, infraestructuras, mantenimientos o cambios de versión.

Y es que el vender soluciones cloud no significa simplemente cobrar un alquiler por el software, implica un profundo cambio de paradigma para poder hacer la tecnología mucho más accesible, integrable y rentable para el cliente.

 

Visualización dinámica de datos: Datos, información, Conocimiento.

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La toma de decisiones en las empresas debe ser un proceso ágil y rápido. Para ello son necesarias herramientas que faciliten la gestión de los informes en tiempo real y permitan a los responsables de los departamentos tomar la mejor decisión en el menor tiempo posible.

Los datos no son información por sí mismos, han de ser destilados para generar el conocimiento que será la base que fundamente la toma de decisiones. Las empresas manejan enormes volúmenes de datos y deben convertirlos a la mayor brevedad posible en información comprensible, útil y eficiente.

Contando con que el tiempo en las empresas es limitado y que nuestra capacidad para asimilar la información es aún menor (la mayoría de los cerebros sólo prestan atención durante un máximo de 45 minutos), necesitamos herramientas que sinteticen la información en formatos que faciliten su comprensión.

Para ello, los datos tienen que ser ordenados y organizados para que muestren la información que el usuario está buscando. La consecución de estos procesos puede distorsionar la información que se quiere dar, por lo que el usuario deberá crear jerarquías y modelos organizativos para garantizar la integridad y la coherencia de la información. Se debe evaluar, analizar y representar de manera que nos ayude a conocer su significado.

Es ahí donde entran en juego las herramientas de visualización dinámica, que ordenando y jerarquizando los datos suministrados muestran la información que el usuario demanda. Esta visualización, además de ser atractiva ha de plasmar, comparar y combinar los hechos más significativos para que el usuario pueda inferir su significado contextualizando la información.

Estas herramientas facilitan la exploración, algo que los antiguos sistemas no permitían. Esto se debe a que éstas plasman la información de manera visual y dinámica. Mediante gráficos de todo tipo, permiten al usuario navegar por la información de la manera más rápida posible mientras que con los métodos estáticos esto no era posible, empobreciendo la experiencia.

Estos gráficos y tablas pueden ser introducidos tanto en informes estáticos (powerpoints, pdfs, etc.) como en informes dinámicos, haciendo más interesantes aún las presentaciones a la hora de exponer la información.

Es aquí donde se observa un cambio sustancial en cuanto a la visualización de datos se refiere. En primer lugar tenemos los informes clásicos, en los que se desgrana la información de una manera estática, ya plasmada en el informe correspondiente sin posibilidad de variar lo existente.

Las herramientas de visualización de datos permiten no sólo visualizar los datos si no explorarlos, entendiendo esta exploración como navegar por ellos creando al mismo tiempo elementos dinámicos que ayuden al usuario a analizar la información de una manera mucho más eficiente.

A fin de cuentas una visualización de información explica historias, simplifica, mide, compara, explora, descubre…con el objetivo de convertir los datos en información y ésta última en conocimiento.

Sumado a estas ventajas, una herramienta de estas características basada en la nube (On Cloud) resulta mucho más interesante para todas aquellas personas del ámbito empresarial que deban realizar este tipo de análisis y/o presentaciones, dado que les otorga movilidad y facilidad en el acceso así como facilidad en el uso, ya que pueden emplearlas desde cualquier dispositivo con acceso a internet dejando a su elección cuál les resulta más cómodo para trabajar.

 

En este campo, Oracle ofrece una solución llamada Visual Analyzer (OVA) que integra a la perfección todos los datos relevantes de la empresa permitiendo una exploración de los datos eficiente y cómoda, y haciendo del reporting algo mucho más llevadero, visual e interesante.

Si desea más información, no dude en consultar la sección específica en nuestra página web:

http://onegolive.com/es/portfolio-golive-soluciones-consultoriaerp-crm-bi/oracle-visual-analyzer

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

imagen_pbcsLa planificación financiera y la realización de presupuestos pasan a formar parte de la nube agilizando ambos procesos y mejorando el reporting, ofreciendo a las empresas nuevas ventajas en la gestión del control presupuestario.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) ofrece a las empresas las herramientas necesarias para llevar a cabo los procesos de planificación financiera y presupuestación mediante servicios on-cloud, es decir, disponibles desde cualquier dispositivo que posea acceso a internet desde cualquier parte del mundo.

La principal ventaja que ofrece la solución cloud para la empresa es su rápida implantación, ya que no es necesaria una inversión en IT y su fiabilidad y rendimiento han sido probadas anteriormente con Hyperion Planning Application, recogiendo toda su funcionalidad. Destaca la flexibilidad en el despliegue de la solución en la organización ya que la solución se adapta al negocio y no al revés.

Oracle PBCS evita las mega-hojas de Excel, solucionando el problema de la compatibilidad de versiones y el gigantesco volumen de correos electrónicos que se da al actualizar el presupuesto por parte de cada filial o departamento. Además evita la consolidación errónea de datos al contar con un repositorio centralizado construido sobre una base de datos centralizada.

Oracle PBCS mejora también el reporting de la organización, permitiendo al usuario poder jugar con los datos y cambiarlos por divisa, por organización o por departamento de manera fácil e intuitiva, además de poder integrarlos en los informes de Microsoft Word o Powerpoint para una mayor personalización de los mismos.

Oracle PBCS permite el empleo de Excel como marco de trabajo mediante el Smart View, posibilitando al usuario modificar e introducir datos desde la solución directamente, o desde MS-office a fin de hacer más cómodo su trabajo.

A continuación os dejamos un vídeo resumen en inglés de la solución. Si quiere ampliar la información no dude en visitar la sección de la solución en nuestra página web o ponerse en contacto con nosotros.

 

 

Las soluciones de movilidad y la gestión de ventas

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Una parte importantísima de la actividad de ventas tiene lugar fuera de la empresa. Nunca ha sido un buen síntoma el tener a los comerciales en la oficina. Lo triste es que muchas veces estos tienen que pasar más tiempo en oficina del estrictamente necesario por cuestiones administrativas y de gestión detrayendo tiempo a la actividad principal a través de la cual aportan valor a la empresa, la venta.

Los sistemas de gestión comercial o CRM, en principio ideados como soporte y apoyo a la actividad comercial se han convertido muchas veces en justamente lo contrario, una herramienta de control que impone una carga administrativa y que mantiene ocupados a los comerciales reportando y rellenando formularios, para generar engrosar bases de datos que en muchos casos ni son revisadas ni correctamente procesadas para extraer el valor contenido en toda la información que reportan los comerciales. Al final todo se reduce a un análisis de ventas contra objetivos, sin que se profundice en el aspecto cualitativo de prospección de la información aportada que podría conducir con un poco de trabajo al desarrollo de estrategias de mercado y tácticas de venta que serían muy beneficiosas en el corto y medio plazo a los intereses de la empresa.

En muchos casos es imposible obtener este tipo de beneficios porque no se ha dedicado el tiempo necesario al análisis y desarrollo del sistema implantado, para adaptarlo a las necesidades reales de la empresa. Si cada empresa es un mundo, la gestión comercial y el marketing es un mundo dentro de ese mundo. Empresas con actividad muy parecida desarrollan estrategias de marketing y de venta totalmente dispares con necesidades de soporte intrínsecamente diferenciadas.

Las soluciones de movilidad como motor de cambio

Las soluciones de movilidad bien planteadas pueden aliviar de manera eficaz la carga administrativa extra que supone un sistema CRM para el comercial.  Los vendedores pueden rellenar fácilmente los partes de venta nada más terminar la visita, sin necesidad de sentarse frente a un ordenador. Mediante formularios inteligentes, se elimina la necesidad de introducir información como fecha, hora, clientes, etc. , que pueden ser incluidas directamente por el sistema o copiadas de la agenda.

El comercial puede aprovechar los momentos de espera o los tiempos muertos para rellenar los partes, maximizando así la productividad. Los pedidos y las consultas de disponibilidades también pueden realizarse al vuelo mientras se está hablando con el cliente, lo que no sólo mejora la calidad del servicio y rapidez de respuesta sino que además ofrece una imagen mucho más profesional de la empresa y su capacidad de gestión.

Además los comerciales pueden añadir notas de voz o imágenes enriqueciendo todavía más la información contenida en el sistema. Al facilitar las tareas de reporte se consigue no solamente mejorar la eficiencia sino que la información contenida en el sistema sea mucho más fidedigna y pueda ser utilizada de manera efectiva para mejorar la estrategia comercial de la empresa.

A nivel de control de la actividad comercial, las soluciones de movilidad permiten introducir sistemas de rastreo con los que incluso podemos monitorizar en tiempo real como está desplegada nuestra fuerza comercial.

Cómo reducir los costes financieros y de gestión en la empresa

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La financiación es un elemento clave en cualquier proyecto empresarial, en la actualidad pocas son las empresas que consiguen salir adelante sin ningún tipo de financiación. Por otro lado el las formulas de financiación por parte de los bancos a las empresas se han ido ampliando con el tiempo y se han hecho cada vez más sofisticadas, no solamente para proyectos de inversión, sino como forma de generar liquidez mediante el descuento de efectos u otros métodos que se han convertido en unos recursos muy extendidos. A todo esto debemos añadir que las empresas también actúan como financieras a la hora de facilitar a sus clientes la compra de sus productos, debido a la estructura de los mercados, esta práctica es en muchos casos un requisito y no una opción.

Al final de todo esto el resultado es que tenemos un cruce de operaciones financieras que generan un coste añadido a la empresa y que muchas veces no está controlado. Para minimizar estos costes financieros las empresas han de contar con las herramientas de control y gestión adecuadas. Hoy en día es difícil encontrar un ERP capaz de ofrecer en su funcionalidad un tratamiento efectivo y completo de estas operaciones. Por si fuera poco, toda esta operativa genera unos costes administrativos que rara vez son cuantificados. Solamente la integración de los movimientos bancarios en nuestros sistema contable de gestión requiere una importante cantidad de trabajo y esto puede verse agravado según la tipología del negocio. Generalmente a mayor volumen de movimientos e instituciones financieras con las que tratamos mayor será el coste que nos generará.

El caso es que con las herramientas adecuadas se pueden reducir y controlar los gastos financieros y los costes burocráticos asociados. Los pasos a dar son sencillos. El primero es conseguir una centralización de las comunicaciones bancarias mediante herramientas online. Con ello automatizamos y procesamos todos los extractos de los bancos con los que trabajamos, sin necesidad de ir a la web de cada banco y descargarlos. Los ficheros vienen ya pre procesados y revisados por lo que no solamente ahorramos tiempo y esfuerzo, también minimizamos la posibilidad de errores.

Lo siguiente es la utilización de soluciones para conciliación bancaria. Casar los movimientos bancarios con nuestros apuntes contables es un proceso, lento, tedioso y peligroso. Con una buena solución para conciliación bancaria se pueden conseguir resultados de conciliación automática de más del 80% de los movimientos. Después de esto el sistema nos muestra los asientos que tiene dudosos y que nosotros simplemente tenemos que revisar y aprobar. Estos sistemas no solo nos permiten reducir el tiempo necesario para la conciliación sino que además reduce sustancialmente el número de errores.

Hasta ahora hemos visto como reducir los costes burocráticos de la gestión de financiera. Pero, ¿cómo reducir los costes financieros en sí? La respuesta es sencilla, con una planificación y gestión de la tesorería eficiente. Esto puede realizarse con una simple hoja de cálculo pero si queremos ser realmente eficientes lo mejor es contar con una herramienta dedicada que nos permita realizar previsiones de manera automática para así minimizar nuestras necesidades de financiación externa.

Existen en el mercado herramientas como Sage XRT que por un coste bastante razonable son capaces de brindarnos toda esta funcionalidad y mucho más. Su instalación e implementación son proyectos sencillos que no requieren demasiados recursos internos y con un retorno de la inversión muy rápido.

¿Que es la industria 4.0?

Hasta ahora las empresas industriales no habían sido del todo permeables a la revolución digital, principalmente debido al uso intensivo de activos fijos de gran coste que son los que permiten crear las economías de escala. Este hecho acarrea como consecuencia planes de inversión a largo plazo, creando unas barreras de entrada importantes lo que hace que el sector evolucione con mayor lentitud que otros.

Industria 4.0 es un termino paraguas que recoge todos los sistemas de gestión de producción que integran algunas de las nuevas tecnologías más pujantes como Internet of Things(IoT), impresión 3D,  la robótica colaborativa y los sistemas ciberfísicos y la cultura hágalo usted mismo.  Se trata de ir un paso más allá en la digitalización de los procesos industriales con la idea de encabezar una nueva revolución industrial, la llamada 4ª revolución industrial.  Estas deberían contar  con un nivel sin precedentes de automatización  e interconectividad, con cadenas de producción más integradas con los mercados y la demanda. Lejos de ser un concepto consolidado la industria 4.0 abarca muchas tendencias tecnologías que a veces no resultan de todo compatibles. Por ejemplo la cultura “maker” y el desarrollo de la impresión 3D se contraponen totalmente con el concepto de fábrica y grandes series.

La idea es lograr mediante la cibernética no solamente una mejor coordinación entre los elementos productivos sino además también entre la demanda y la oferta.  Lo que a la postre debería significar una eficiencia casi absoluta en la cadena de suministros.

Es importante señalar que el concepto de industria 4.0 no está asociado a ninguna tecnología en concreto, se trata más bien de nuevas formas de organizar la producción basándonos en esas tecnologías, muchas de las cuales están  plenamente maduras y han sido totalmente adoptadas en otros ámbitos de actuación. Al igual que pasó con la revolución de la web 2.0 cuyo catalizador fueron tecnologías que estaban al alcance de todos, como la inserción de datos a través  de formularios y las peticiones asíncronas a servidor, en teoría en este momento tenemos todo lo necesario para crear fábricas 4.0 e incluso algunas industrias punteras han adaptado estas tecnologías.

Otro de los conceptos que se pretenden desarrollar es la creación de una especie de sistemas de “plug & play” para maquinaria industrial, esto es decir buscar una compatibilidad entre máquinas que permitieran un acople y desacople sencillo del sistema productivo. Algo parecido a lo que se logra con los terminales y las redes informáticas. Lógicamente este planteamiento tiene cierta limitación y está principalmente orientado a la fabricación discreta ya que hay gran cantidad industrias como las materias primas y los fabricantes de bienes de equipos que cuentan no solamente con gran cantidad de maquinaria diseñada a medida sino que además cuentan con muchos procesos que a día de hoy aun se resisten a la mecanización.

Principales aspectos de la industria 4.0

Uno de los principales aspectos de la industria 4.0 es la interconectividad entre máquinas, las denominadas redes M2M, en las que las máquinas intercambian información y toman decisiones en base a  esa información y otras recibidas del exterior de la red como pueden ser datos de pedidos, oscilaciones de precios etc…  Aunque la tecnología necesaria para el desarrollo de este tipo de redes existe desde hace lustros, en general se carecía del la experiencia, conocimiento y pericia necesarias para hacerlas funcionar de manera rentable frente otros métodos más tradicionales de organización de la producción. Esto ha hecho que su aplicación hasta la fecha haya sido bastante limitada. Recordemos que no solo se trata de lograr un cierto nivel de automatización en las operaciones productivas también es necesario lograr una integración armoniosa con el resto de elementos que configuran la actividad de una empresa industrial, como son la gestión financiera, cadena de suministros, clientes, etc. Esto requiere  de un conocimiento profundo del funcionamiento no solamente de los procesos productivos y cadena de suministros, sino además también del mercado.

Otro factor que ha frenado el desarrollo de las redes M2M ha sido el precio y la capacidad de dispositivos, conexiones y sensores. En los últimos años la reducción del tamaño y precio de los procesadores y la universalización de las conexiones internet ha permitido abaratar sensiblemente el coste de este tipo de tecnologías. La electrónica asociada a dispositivos más complejos como sensores, también se ha abaratado aunque no en la misma medida.

La utilización de sensores conectados permite a las máquinas y bienes de equipo utilizados en procesos de producción una capacidad de auto diagnóstico que simplifica y abarata las operaciones de mantenimiento, logrando elevar además los niveles de operatividad y vida útil de los equipos.

Los sistemas ciberfísicos

Otro aspecto interesante es el desarrollo  de herramientas de simulación que nos permiten construir replicas virtuales de las cadenas de valor industrial lo que nos permite generar simulaciones de procedimientos, métodos de organización o simplemente test de stress.

Son sistemas computaciones colaborativos encargados del control de elementos físicos. Aunque pueda sonar futurista este tipo de sistemas tienen décadas de existencias y encontramos sus precursores en instalaciones como las centrales nucleares o hidroeléctricas. Son una evolución de los sistemas incrustados como los que podemos encontrar en routers wifi, lavadoras e incluso lavavajillas actuales. La principal diferencia es la utilización de sensores que permiten autorregulación por así decirlo del sistema, que no solamente se dedica a regular  dispositivos físicos en base a un programa preestablecido sino que además monitoriza información proveniente de esos sensores y es capaz de tomar decisiones que alteren el curso normal del funcionamiento del sistema para adaptarse a esos cambios en el entorno.

Un ejemplo de sistema ciberfísicos sería la Skynet de Terminator, en la que el manejo de la defensa se deja en manos de un sistema informático que toma decisiones en base a la información recibida a través de sensores y sistemas de vigilancia teniendo además capacidad táctica de activar sistemas de defensa.  Otra versión más simplificada de este enfoque es el Mantenimiento Basado en Condiciones del Equipo, presente en algunos ERP como JD Edwards EnterpriseOne.  Básicamente el ERP hace un seguimiento continua de lecturas provenientes de los sensores de los equipos y es capaz de emitir órdenes de trabajo en base al estado de los equipos e incluso realizar modificaciones en  la planificación.

Cambios en los modelos de organización: la empresa del futuro

El principal objetivo, además de mejorar la eficiencia, es lograr una mejor capacidad de respuesta y adaptación a los cambios en la demanda y los mercados, integrando con mayor fluidez en el proceso productivo las necesidades y conveniencias de toda la cadena de valor, desde proveedores hasta consumidores.

Las industrias que implementan este tipo de esquemas además son capaces de generar grandes flujos de información con unos niveles sin precedentes hasta la fecha. Estos, usados convenientemente con las más potentes herramientas de análisis y analistas de negocio capacitados, permiten obtener un profundo grado de conocimiento y comprensión de todos los procesos de negocios de la empresa.

Como influir a nivel interno en el proceso de implantación de un ERP

infuir_proceso_erpLa compra de un ERP por parte de una organización es un proceso complejo con implicaciones para todos los departamentos. La capacidad funcional y de uso que ofrezca la solución a los problemas específicos de nuestro departamento tendrá  implicaciones  a largo plazo en nuestra forma de trabajar e integrarnos con el resto de la empresa.

A  la hora de optar por una solución ERP es recomendable tener una visión global de empresa y no dejarse llevar por cuestiones departamentales que afectan solo a una pequeña parte. Lo óptimo es que cada departamento tenga una presencia en el proceso y sea capaz de poner encima de la mesa cuáles son sus necesidades y requerimientos para que la solución cumpla con sus expectativas y necesidades. No hacerlo es una imprudencia con consecuencias a largo plazo.

Los departamentos deben observar una actitud asertiva e integradora. Con  una implicación una implicación activa en el proyecto, orientados a la mejora, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone el cambio. Debemos plantear las necesidades a cubrir en nuestro departamento y si observamos resistencias en el resto, el camino es demostrar el impacto negativo que en el futuro tendrá para la organización. No debemos de olvidar nunca que uno de los principales objetivos es siempre integrar las operaciones de la empresa de forma efectiva

Saber lo que queremos

Lo primero es hacer un análisis de que ventajas y mejoras esperamos lograr y que aspectos clave del funcionamiento de nuestro departamento, no queremos que se vean alterados. Lo interesante en esta fase es ser lo más extensivo posible y luego priorizar los objetivos según su importancia, conscientes de que generalmente va a ser muy difícil que todos se cumplan. Por eso es muy importante tener claro que es lo irrenunciable.

Para poder defender nuestra posición nada mejor que aportar datos y cifras. Aunque a veces estas puedan tener un carácter especulativo. Es mejor una especulación fundada y elaborada que una valoración a voz de pronto.

Un buen negociador tiene clara siempre la lista de prioridades e incluso hará especial énfasis en aspectos que no son realmente importantes para él a fin poder utilizarlos como concesión a la otra parte, asegurándose así el no renunciar a ninguno de sus puntos clave.

Desarrollar una estrategia

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos obtener llega el momento de definir una estrategia. Para ello debemos de ser capaces de manejar un enfoque lo más amplio posible.  Cuando tratamos asuntos complejos que involucran a muchas personas con fuertes conflictos de intereses, nos enfrentamos a niveles de complejidad que no admiten soluciones sencillas ni lineales. Máxime si tenemos en cuenta que cualquier solución que no satisfaga ampliamente a todas las partes puede ser considerada como un fracaso.

Primer frente: Participar y ejercer cierto control  sobre el proceso

Cuando se da un proceso de cambio de este tipo, no suele haber muchos voluntarios a nivel interno con ganas  de implicarse. En la mayoría de los casos un cambio de ERP suele verse como un mal inevitable. Algo que la empresa necesita para mejorar y seguir creciendo pero que supondrá una molestia durante el tiempo que dure, entorpeciendo los quehaceres diarios pero que con el tiempo traerá una supuesta mejora que aún está por demostrar. Siempre hay gente implicada que cree en la importancia del proyecto, convencida de que es necesario para que la empresa pueda progresar. También hay personas que no tienen ningún interés en el cambio y que se dedican a torpedear el proyecto de manera más o menos indirecta. Casi siempre ambos extremos son una minoría y el grueso general de la empresa suele adherirse a la primera visión.

Si queremos aprovechar el proceso para el provecho de nuestro departamento, debemos de ser capaces de manejar las expectativas que este genera en las distintas partes implicadas. La indiferencia por parte de otros,  puede ser un factor clave en nuestro favor a la hora de poder ejercer un cierto control sobre el proceso. Teniendo una implicación temprana y activa seremos capaces de lograr la influencia necesaria para hacer valer nuestro punto de vista además de información de primera mano sobre su marcha y las implicaciones. Pudiendo influir sobre fechas, recursos y fases de despliegue.

Segundo frente: La búsqueda de aliados internos

En un proceso entre varias partes es muy complicado salir victorioso en solitario. Por eso es importante saber alinear y alinearnos con el resto de agentes implicados. Un buen método es comenzar por aquellos departamentos o partes de la empresa que están más estrechamente vinculados con nuestra área funcional, ya que seguramente habrá muchos procesos en los que intervienen ambos departamentos y en los que una mejora traería un beneficio mutuo.

Por ejemplo cualquier mejora en los proceso de recepción de materiales incide positivamente en el departamento de fabricación.  Siendo conscientes de estas relaciones, podemos encontrar más puntos de entendimiento con el resto de departamentos, para entre todos ser capaces de definir una solución que realmente responda a las necesidades de la empresa.

Otro factor muy importante a tener en cuenta son las luchas de poder inherentes a cualquier organización, incluso las caritativas. Cualquier cambio estructural importante tiene implicaciones potenciales en el status quo y las relaciones de poder. Aquí entramos muchas veces en cuestiones de carácter personal que poco o nada tienen que ver con una buena gestión. Muchas veces se invierte más esfuerzo en ganarse de cualquier manera la confianza de los superiores que en el desempeño correcto del trabajo. Nadie mejor que usted puede saber cómo está la situación en  su empresa, pero esto no siempre es suficiente. Conviene reflexionar sobre cómo se comportarán las distintas personas clave ante el nuevo proyecto. No podemos pasar por alto la capacidad de veto o de impulso que algunas personas clave pueden tener sobre aspectos que nos resultan cruciales.

Tercer frente: las relaciones con el partner

En más de un 90% de los casos las implantaciones son llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa que trabaja de forma estrecha  con el equipo interno. Cuando una consultora afronta un proyecto como este, debe de hacer una gestión del cambio efectiva que elimine o minimice las trabas al proyecto. Para esto es imprescindible contar con aliados dentro de la empresa.

¿Pero qué ventajas puede obtener su departamento de tener una buena relación con el partner? Muchas y muy variadas. El proceso de implantación de un ERP es a dos partes y para lograr el éxito se necesita una implicación muy activa por parte de ambos. Es el partner el que propone un plan de proyecto, calendarios, etc… y en general la mayor parte de las acciones que por supuesto tendrán que ser ratificadas por la empresa. Si conseguimos establecer un puente de comunicación y confianza efectivo con la consultora, tenemos mucho ganado de nuestra parte.

Una actitud colaborativa con el partner hará la transición mucho más fructífera, evitando problemas y maximizando beneficios. Además son ellos los que cuentan con la experiencia en este tipo de proyectos y pueden asesorarnos de manera valiosa a la hora plantear estrategias o adoptar mejoras.

Si tenemos en cuenta estos tres puntos, estaremos en disposición de maximizar el potencial de la nueva solución para nuestro departamento, ejerciendo una influencia positiva que se traduzca en mejoras en el trabajo de nuestro equipo y los resultados ofrecidos.