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Reduciendo el coste del reporting en la empresa

Al igual que en cualquier tarea importante muchas veces lo más dificil es saber por donde tenemos que comenzar. En un artículo anterior del mes de Febrero, definimos con claridad cual es eran los princpales componentes del coste del reporting en la empresa. Teniendo claros estos conceptos, podemos emprender de manera mucho más fácil acciones que nos permitan reducir su coste para nuestra empresa.

Mejorando la infraestructura

A nivel de infraestructura es siempre el personal de la propia empresa el que mejor puede determinar acciones para reducir costes. No obstante, una de las principales razones de sobrecostes en la que incurren muchas empresas suele ser un uso de diversos sistemas de reporting.

El escenario que se plantea en muchos casos es el siguiente: una compañía utiliza diversos sistemas para sus distintos departamentos, delegaciones o divisiones. Cada una de estas herramientas cuenta con su propia solución de reporting. Esto al final no solamente representa  en un mayor coste, sino que además impide una visión compartida acerca de la realidad de la empresa a nivel interno. Por tanto una mayor integración a todos los niveles suele redundar en una importe disminución de los costes, en hardware, licencias y software  y en el coste final de la información, mejorando casi siempre la fiabilidad de la misma.

Si queremos disminuir los gastos de nuestra empresa en consumibles, la digitalización es sin duda nuestra mejor opción. Minimizando el coste en papel, impresoras, carpetas de colores y demás consumibles, no solamente ahorraremos una gran cantidad de dinero, sino que también mejoraremos la seguridad de la información en la empresa. Previniéndonos contra potenciales problemas  que se puedan derivar de la pérdida de información.

Mejorando la eficiencia

El apartado donde más podemos recortar los costes de reporting es sin duda en el tiempo que emplean los usuarios en buscar y procesar la información que necesitan. Estudios previos indican que algo más del 20% del tiempo de los empleados para los que el conocimiento forma una parte importante de su trabajo (oficinas, técnicos, informáticos, etc…), es utilizado en la obtención de información que resulta importante para su trabajo. Esta cifra sube hasta un 40% cuando hablamos de profesionales cuyo trabajo son principalmente tareas administrativas.

Sea cual sea la posición que ocupe cualquier persona en la organización, con buena información podrá hacer mejor su trabajo. Pero no sólo se trata de una cuestión eficiencia, la seguridad también es importante. Una gran cantidad de los recursos que se de reporting que se utilizan a día de hoy en las empresas se corresponde a labores de control y supervisión, tanto a nivel operativo como estratégico.  Las labores de control, consisten básicamente en cerciorarse que todo marcha bien y de que no se produce ninguna anomalía no prevista en el transcurso de las operaciones.

Pues bien, a día de hoy con un buen sistema de inteligencia de negocios este tipo de tareas pueden automatizarse. Podemos establecer criterios que indiquen al sistema en que podría consistir esas anomalías: una rotura de stock, un nivel demasiado alto de impagos por parte de un cliente,  una  disminución de un 20% en el número de pedidos de una zona. Después solo tenemos que poner a trabajar a nuestro sistema que se encargará de ir rastreando nuestros datos comprobando que no se haya producido anomalía que les hemos indicado. En cuanto lo  detecte, enviará notificaciones mediante mensajes a las personas responsables o con capacidad para resolver ese problema en cuestión.

 

Cuantificando el retorno de inversión. El ROI en proyectos TIC (III)

Poniéndole el cascabel al gato

Si no hemos realizado un buen análisis de las operaciones actuales de nuestra empresa y sus procesos administrativos, no merece la pena realizar ningún cálculo sobre la potencial mejora que nos proporcionará el sistema, a menos que una de nuestras pasiones sea la de escribir relatos de ciencia ficción. De hecho lo realmente raro y excepcional es que este tipo de análisis se realicen.

Lo primero que debemos de establecer son las principales ventajas que aporta un nuevo sistema a la empresa. Si nos atenemos a los folletos de los fabricantes de software descubriremos que son decenas, cuando no cientos. A nivel de cálculo del retorno de inversión lo que nos interesa principalmente son dos variables que pueden ser cuantificables en cierta medida: eficiencia y operatividad.

Para obtener una cifra razonable sobre la repercusión de la eficiencia ganada con el nuevo sistema tenemos que tomar el cálculo hecho previamente y conforme a las estructura realizada (por departamentos, procesos, subsidiarias, etc..) comenzar a descontar los costes de los procesos eliminados con el nuevo sistema, descontar las mejoras en eficiencia conseguidas y añadir las penalizaciones que pudiera suponer el nuevo sistema. La cifra obtenida nos dará el ahorro total que obtendríamos para realizar el mismo número de operaciones. Dividido por el coste obtenido del sistema anterior obtendríamos el porcentaje de mejora en la eficiencia.

El cálculo de las mejoras en operatividad es algo más complejo, el objetivo principal es cuantificar el aumento en la capacidad operativa obtendríamos con el nuevo sistema. Esto es especialmente interesante para organizaciones inmersas en planes de expansión. De nada sirve aumentar nuestras ventas sino tenemos la capacidad operativa suficiente de para poder atender un mayor número de pedidos en nuestra empresa.  A groso modo podemos aplicarlo en base al coeficiente de mejora en la eficiencia obtenido en el anterior apartado.

Por otro lado toda mejora en eficiencia suele llevar aparejada una mejora en la operatividad esto siempre funciona así, en este sentido pero no siempre en el inverso. Puede ser que mejoras en la operatividad de una empresa como la apertura de una nueva línea de fabricación puedan hacerla más operativa pero menos eficiente.

Las mejoras y su impacto competitivo

Otro punto a tener en cuenta es cómo estas mejoras pueden afectar a la posición competitiva del la empresa en el mercado. Por un lado puede permitirnos mejorar la rentabilidad con unos mayores dividendos  que pueden ser repartidos o reinvertidos a fin de mejorar todavía más la posición competitiva. La otra opción más lógica sería repercutir estas mejoras en una bajada de precios que nos permitiera incrementar nuestra cuota de mercado.

Sea cual sea la estrategia de nuestra empresa, cualquier estimación sobre el ROI ha de centrarse en nuestros objetivos estratégicos. Lo lógico es que antes de considerar un proyecto tengamos realizado un análisis o plan estratégico de la empresa y sepamos qué tipo de mejoras en eficiencia debemos de buscar. Si por ejemplo la empresa busca una reducción de precios que le permita mejorar su posición competitiva habrá que emplearse a fondo en la mejora de eficiencias operativas o búsqueda de sinergias con el canal de suministros. Este puede ser de por si un planteamiento muy válido a la hora de comenzar a considerar un nuevo proyecto y nos facilitará enormemente todo el proceso de análisis.

Ver otros artículos de esta serie:

Medir el ROI en proyectos IT

Los beneficios de un proyecto IT

El coste del reporting en la empresa

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En nuestro anterior artículo dejamos entrever cuales eran los dos principales categorías de reporting en la empresa.  No obstante ahora aprovecharemos para definirlos con un poco más de profundidad.

El reporting operativo tiene una carácter transaccional, como su propio nombre indica sirve aporta la información necesaria a los distintos usuarios para que el flujo de operaciones corrientes de la empresa pueda ser llevado a cabo de la manera más eficiente. Aunque a nivel operativo se toman también muchas decisiones, el reporting en este nivel el facilitar el cumplimiento del  trabajo designado y no tanto la toma de decisiones. La información recogida por tanto,  suele tener un nivel más bajo de abstracción. El operario de almacén que tienen que preparar un pedido necesita datos concretos sobre los productos que componen ese pedido y donde encontrarlos en almacén en este caso estamos hablando de información a nivel de registro que no necesita ser casi procesada y que suele ser extraída directamente de los sistemas de la empresa como el ERP.

A nivel estratégico la información requerida tiene un nivel de agregación y abstracción más alto, está mucho más procesada. Dado que su misión mostrar de manera rápida y concisa la marcha de un departamento, producto,  línea de productos o incluso de toda la empresa, un informe de este tipo requiere una cantidad mucho mayor de trabajo, no solamente a nivel cálculo y extracción, sino también de diseño, concepción y presentación.

Este tipo de reporting ha de servir como soporte a decisiones cruciales así como para monitorizar la marcha de empresa. Cuando las organizaciones tienen un cierto nivel de complejidad suelen utilizar sistemas de Inteligencia de Negocios para poder generar este tipo de informes o cuadros de mando, aunque el nivel de penetración de este tipo de herramientas y sistemas no es todavía tan profundo como cabría esperar.

Componentes del coste del reporting e en la empresa

Independientemente del sistema de información que utilice cualquier empresa, ya sea a mano o mecanizado, podemos distinguir diversas unidades de coste comunes a cualquier sistema: infraestructura, consumibles, mantenimiento y tiempo de uso por parte del personal.

Por la infraestructura de un sistema de información entendemos el conjunto de medios materiales e inmateriales que permiten la existencia y funcionamiento de ese sistema. Bien sean equipos informáticos o mecánicos, software, planes operativos, estructuras organizativas o ubicaciones físicas. Tanto si la utilización de esos recursos por parte del sistema es total o parcial, deben ser incluidos como parte de la infraestructura. Por solo citar un ejemplo una aplicación de reporting puede estar instalada en un servidor compartido con otras aplicaciones. Por lo tanto no sería lógico imputar todo el coste de ese servidor al sistema de reporting.

A nivel de imputación de costes, aparentemente tal vez sea el apartado más sencillo a la hora de identificar el coste de un sistema de información. Todo esto claro dependiendo siempre de la complejidad de cada caso.  Existen paquetes de software en los que la función de reporting es solo una parte del total y que además no es realizada por los usuarios. Existen maneras por supuesto de calcular una estimación, pero a la hora de la verdad casi nadie quiere llegar tan al fondo de la cuestión.  No obstante no debería ser muy difícil obtener unas estimaciones bastante útiles sin invertir un esfuerzo excesivo.

Los consumibles como su nombre indica son elementos fungibles y agotables, tradicionalmente los sistemas de reporting que se apoyan más sobre el papel tienen un mayor coste de consumibles como cartuchos de tinta para impresoras, papel carpetas, clips, etc… Actualmente  los sistemas informáticos de gestión documental permiten reducir el coste de consumibles hasta su mínima expresión. No obstante hemos considerado interesante el mencionar este apartado dado que a día de hoy todavía son muchas las empresas que hacen un uso intensivo de este tipo de recursos.

Los costes de mantenimiento y mejora comprenden todas las operaciones de  mantenimiento necesarias para asegurar la operatividad del sistema, además de las mejoras incorporadas a fin de dar respuesta a las necesidades no satisfechas por parte de los usuarios. Un buen diseño, así como un buen dimensionamiento y escalabilidad del mismo, nos permitirán minimizar este tipo costes especialmente los de mejora.

Respecto al tiempo de uso del  sistema por parte del personal, este uno de los más elevados. Ya que prácticamente todos los miembros de la organización necesita información para realizar su trabajo. Algunos estudios han calculado que las personas emplean un 20% de su tiempo de trabajo en la búsqueda de información. Con un sistema de información que tenga una buena usabilidad e indexabilidad podemos conseguir importantes ahorros a nuestra empresa, sin necesidad de grandes inversiones.

El coste del no reporting en la empresa

 

Las empresas necesitan información para sobrevivir, igual que los seres vivos. Los Sistemas de Información de una empresa vienen a ser el equivalente al de nuestro sistema nervioso: reocogen, procesan y distribuyen información a todos los centros de operativos y de decisiones.  Desde  instrucciones acerca de las acciones a seguir y como completarlas, como datos clave que permitan tomar  en cada momento las decisiones más oportunas.

¿Seríamos capaces de correr si nuestro cerebro no dispusiera de cantidades ingentes de información de aspectos tales  posición, relieve del, cansancio de los músculos, objetivo a alcanzar y un largo etc.. ? No, en la empresa pasa algo parecido. Los transportistas no pueden entregar la mercancia en su destino,  sino tienen un detalle de adonde tienen que ir, los operarios del almacen dificilmente podrán preparar los envíos sino disponen de la información sobre los artículos que incluye cada pedido y a  que parte del almacén tienen que ir a buscarlos. Y así continuamos con la cadena hasta el comercial que dificilmente podrá realizar su labor sino cuenta con datos sobre clientes o principales ofertas a realizar. Tal es la importancia la información en la empresa, que hay compañías que crean productos, sin tener ni fabricas ni almacenes, sólo personas, conocimiento y sistemas de información.

Para que un vehículo de Opel fabricado en Figueruelas pueda llegar a un cliente en Bélgica se necesitan de grandes flujos de información entre el concesionario de Flandes y la Central de Bruselas, la Central de Bruselas y la fábrica de Opel, entre los distintos departamentos de la fábrica, con proveedores, administraciones y un largo etc.. Todo esto simplemente para poder llevar a cabo la actividad ordinaria de una empresa el fabricar y distribuir productos. ¿Cuánta información y cuanto habrá que procesarla a la hora tomar decisiones de carácter estratégico?

Por tanto queda claro que el coste del no reporting es inasumible, ninguna empresa puede sobrevivir sin información. Harina de otro costal es la calidad de ese reporting ¿necesita mi empresa de un complejo almacén automatizado para poder calcular el valor del stock o por contra lo puede realizar un operario con una libreta y un boli?  ¿Necesitamos un DataWarehouse para poder realizar un análisis detallado del funcionamiento de la empresa o compartiremos una hoja Excel entre departamentos donde cada uno pondrá los datos que crea  más interesantes?

El ERP y el CRM, dos perros con un mismo collar

Para calibrar la importancia de un buen sistema de reporting en una empresa sólo tenemos que plantearnos el siguiente  supuesto. Imagínese dos empresas compuestas por trabajadores idénticos, con idénticos recursos materiales y financieros. Una dispone de un buen sistema de información y la otra no. ¿cuál de las dos cree usted que lo hará mejor?

Pero hay algo todavía más inquietante.. El no disponer de la información adecuada en un momento dado puede empujarnos a tomar decisiones equivocadas que acaben perjudicando a nuestra empresa. Es en estos momentos cuando más caro nos sale no tener un buen sistema de información de nuestra empresa. Porque son muy pocas las empresas que pueden sobrevivir a una mala decisión estratégica.

Y vosotros que pensais, ¿hasta que punto es crucial la información en la empresa?

¿Como medir el retorno de inversión de las TIC en nuestra empresa?

La vuelta al Taylorismo: tiempos, tareas, personas y procesos.

La medición del retorno de inversión en  términos de mejora en la eficiencia sobre las operaciones realizadas actualmente es el más realista de cuantos se puede realizar a la hora de evaluar la idoneidad de un nuevo proyecto.  No obstante como toda estimación está sujeta a variaciones.

Los principales beneficios que ofrecen las soluciones informáticas a las empresas (especialmente las soluciones ERP, Gestión Documental, BI y CRM) son una automatización de procesos administrativos que ha de redundar en una mayor eficiencia y operatividad de la empresa.  Para saber hasta qué punto mejoraremos con la nueva solución,  hemos de ser capaces  en primer lugar de valorar cual es nuestro nivel productividad. Para la realización de tareas administrativas el mayor consumo de recursos suele ser en salarios de personal. Una buena aproximación sería identificar todos los procesos administrativos que sea realizan en la empresa e imputarles los costes directos e indirectos asociados, en la medida de lo posible. Intentaremos ilustrar todo esto con un ejemplo práctico.

Si por ejemplo en nuestro Departamento de Administración hay dos personas dedicadas simplemente a la emisión de facturas, que junto con los  informáticos y las licencias de software actualmente utilizados, tienen un coste para la empresa de 70.000€ y sabemos que  sacan al año una media de 10.000 facturas por un importe de 30.000.000 € podemos determinar que el coste administrativo de cada factura es de 7€.  Este tipo de cálculos han de ser la base de cualquier valoración seria sobre la rentabilidad de un proyecto.

Pongamos otro ejemplo. La elaboración de análisis, reports, extracción de listado y presentación de informes es  una de las tareas administrativas más frecuentes en las empresas. Su principal utilidad es servir de soporte en la toma de decisiones, controlar las operaciones y justificar el realizado.  Las tareas de reporting, solamente considerando lo que es la extracción de datos, procesado y edición para su presentación, cuestan todos los años a las empresas una gran cantidad de dinero. Todo esto viene agravado por el hecho de que este tipo de tareas suelen ser realizadas por personal cualificado, que suele tener un coste por hora trabajada bastante elevado para la empresa. Todo ello sin mencionar el desperdicio de recursos que supone  tener a personal cualificado haciendo este tipo de tareas administrativas en vez de otro tipo de actividades que generen un mayor valor para la empresa.

A pesar de todo esto, son muchísimas las empresas que jamás se han planteado el emprender un proyecto de inteligencia de  negocios, que mejore la eficiencia en ese campo. La respuesta que dan es sencilla, ¿para qué quiero una solución que me de informes que ya obtengo de manera manual?  Si muchos  de esos directivos tuvieran un informe detallado sobre el coste del reporting en su empresa, serían mucho más propensos a estudiar un proyecto de este tipo.

Y es que los beneficios de los sistemas informáticos tienen un alto componente intangible, por lo que la misión de la persona que pretenda impulsar un proyecto es hacer tangibles las ventajas que acarrearía a la empresa.

Las razones para plantearse un cambio de sistema

Por un lado cuando muchas empresas  se deciden a implantar una nueva solución ERP, muchas veces suelen arrastrar problemas de funcionamiento graves que lastran su competitividad. Cuando un coche echa humo por el capó y la temperatura del motor nos marca niveles muy altos no es necesario ir a la ITV para saber que el coche está estropeado. Por lo tanto este tipo de proyectos muchas veces vienen marcados por la acuciante irreversibilidad de los hechos más que por una visión estratégica a largo plazo. En este caso siempre es recomendable  tener una estimación de los costes que este tipo de fallos suelen tener para la empresa, como por ejemplo horas de trabajo perdidas por caídas del sistema.

En otras ocasiones menos comunes el cambio o la adquisición de un nuevo sistema viene determinado por cambio en la orientación estratégica de la empresa (apertura de sedes en el extranjero o fabricación de nuevos productos) que ponen en evidencia las carencias del actual sistema y la empresa se ve en la necesidad mejorar el sistema actual.

Redes Sociales y espionaje industrial

¿Has recibido alguna sospechosa invitación a unirte la red de un competidor en LinkedIn o en Facebook? Esta es la técnica más rudimentaria de espionaje industrial en redes sociales. Consiste en ir agregando gente a tu red, para poder ver sus contactos, impidiendo  que ellos puedan ver los tuyos.

La mayoría de los usuarios tienen un pérfil abierto, es decir, permiten que cualquier persona dentro de su red pueda ver sus contactos. Cuando alguien actúa de mirón, activa una opción en su perfil para evitar que sus contactos sean vistos.

La siguiente técnica más básica es la suplantación de identidad. A priori nada impide a un usuario crearse un perfil con el nombre de un famoso o de alguien importante y utlizarlo para conseguir contactos. ¿Quien sería capaz de rechazar una invitación de Emilio Botín o de Juan Carlos I?

Pero la cosa no queda hay, allá por el 2007 se detectarón oleadas de mensajes infectados de troyanos, que fueron dirigidos de manera muy personalizada a ejecutivos de importantes empresas.  Con el tiempo, las técnicas se han ido sofisticando cada vez más.

Otro potencial coladero  son las API´s de las redes sociales, que mediante programación permiten que terceros accedan a los datos almacenados los servidores de Facebook o Twitter, por citar algunas conocidos ejemplos. Aunque a priori se necesita de la autorización del usuario, no es muy difícil conseguirla mediante engaño. Muchas ofertas comerciales requieren que el usuario, se haga fan de una empresa, así como muchas páginas nos solicitan autentificarnos vía facebook o twitter. Al hacerlo nos sale un ventana donde nos comunican que el sitio en cuestión requiere acceder a algunos datos de nuestra cuenta. Si, es una de esas ventanas que casi nadie leemos porque tenemos demasiada prisa en darle al botón de aceptar.

Este mismo procedimiento puede ser usada para acceder a los sistemas de un usuario mediante aplicaciones gratuitas para móviles. Al descargarlas tenemos que conceder ciertos permisos a la aplicación en cuestión para acceder a datos y rutinas almacenadas en un dispositivo. Si por ejemplo permitimos a una aplicación acceder a nuestra agenda y al envío de datos por internet, nada podría impedirle a priori, el enviar todos los datos de nuestra agenda a terceros.

Un mantra repetido hasta la saciedad en los ultimos dos años, es que las redes sociales son un fuente potencial de grandes beneficios para los usuarios. Visto que también tienen sus peligros, puede que sea cierto ya que la el riesgo siempre va asociado a la ganancia. Y vosotros que opinais: ¿existen más riesgos ocultos en las redes sociales?