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Aplicaciones móviles a medida, ventajas de la transformación digital

Existen áreas de la empresa donde el personal se encuentra en constante movimiento. Un ejemplo son las empresas constructoras, donde en diferentes momentos los jefes de obra, los aparejadores, etc. se encuentran a pie de obra, aplicable asimismo a despachos de arquitectos o a empresas de proyectos de ingeniería donde parte del personal necesita estar fuera de la oficina.

Este entorno pasa a ser el lugar de trabajo donde más tiempo pasan, lejos de un despacho, de un escritorio o de un ordenador, sin poder acceder a los sistemas que un trabajador utilizaría en una oficina.

Los ordenadores portátiles solventaron ese bache, pero siguen siendo voluminosos y algo pesados para llevarlos encima en todo momento. Sin embargo, otros dispositivos móviles como tablets o smartphones, cumplen las funciones de centro de trabajo con un volumen y un peso reducidos.

El problema es que los programas empleados en las empresas (ERP, CRM, programas financieros y de contabilidad…) están diseñados para correr en ordenadores “comunes”, no en dispositivos móviles. Para ello, es necesario el uso de aplicaciones específicas para estos dispositivos.

Estas aplicaciones son un aspecto clave de la transformación digital de las empresas, otorgando la movilidad y el acceso a los sistemas necesarios a los profesionales que se encuentran sobre el terreno, lejos de una oficina.

Algunos programas de gestión tienen aplicaciones móviles para sus diferentes áreas (agenda comercial, gestión de almacenes, listas de tareas para proyectos…) descargables en las tiendas de aplicaciones de las diferentes plataformas (Android, iOS, Windows…) pero están limitadas a los estándares del área escogida, sin estar adaptadas a las modificaciones realizadas en la empresa ni a las necesidades específicas de la misma.

No obstante, se pueden crear aplicaciones a medida, orientadas a roles de usuario. Aplicaciones que aúnan diferentes áreas y las combinan de la manera más cómoda para llevar a cabo la actividad profesional que se requiera, y se comunique con los sistemas de información de la empresa.

El potencial de estas “nuevas” aplicaciones es mayor que el de las aplicaciones estándar, ya que permite su personalización en función de la actividad desempeñada, adecuándose a las necesidades del usuario y permitiendo la comunicación con los sistemas de gestión de la empresa.

Con ello se consiguen entonces dos propósitos: solventar la problemática de la movilidad, y adaptar totalmente la solución al grupo de profesionales involucrado, aprovechando así las ventajas que la transformación digital ofrece a las empresas.

Soluciones de control de las condiciones bancarias

Una buena gestión de la tesorería en una empresa es sinónimo de éxito.

El control de los flujos de caja y de las cuentas bancarias debe ser primordial para evitar problemas como la falta de liquidez o el exceso de tesorería; sobra destacar que ninguna de las situaciones son, para nada, recomendables.

Para ello, existen herramientas que mejoran la comunicación de las empresas con los bancos haciendo posible un control exhaustivo y dinámico de los cobros y pagos registrados en las diferentes cuentas, oficinas y entidades, así como de la evolución de los productos financieros donde las empresas tengan invertido el dinero o vayan a invertirlo.

Hasta este punto muchas de las soluciones del mercado cumplen, mejor o peor, estas premisas, pero el control de la tesorería no sólo finaliza aquí. Un control y una gestión de los movimientos de las cuentas es necesario, , pero también es necesario el control de las propias cuentas y bancos.

Las condiciones que la empresa firma con un banco al crear las cuentas pueden variar a lo largo del tiempo, incluso sin previo aviso. Un control de estas condiciones favorece sobremanera a la empresa, sabiendo en todo momento qué entidad o entidades con las que trabaja le ofrece mejores condiciones o cuál las ha modificado beneficiando o perjudicándola.

Esto se traduce en una gestión dinámica y eficiente de la tesorería y de los productos bancarios, ya que en última instancia permite a la empresa ahorrar dinero y evitar conflictos con las propias entidades.

En este sentido, Sage XRT aúna estas (y más) características que le otorgan las propiedades de una herramienta potente, flexible y tremendamente dinámica a la hora de gestionar y controlar la tesorería de su empresa y la comunicación bancaria.

Wearables: bienvenidos a la era post-pc

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A día de hoy utilizamos dispositivos electrónicos para casi todas las tareas que desarrollamos diariamente: el ordenador para trabajar, el móvil para comunicarnos, robots de cocina, aspiradoras autónomas, sistemas de navegación en los coches, videoconsolas para nuestro tiempo de ocio, etc.

La informática ha cambiado completamente nuestra manera de trabajar, empezando por los ordenadores, que ayudaron a ahorrar ingentes cantidades de papel en informes impresos y tiempo de trabajo invertido en el análisis de datos, y siguiendo por los dispositivos móviles, que nos permitieron trasladar dichos ordenadores a cualquier lugar.

El último horizonte tecnológico alcanzado ha sido la era “post-pc”, donde los ordenadores tal y como los conocemos han sido reemplazados en muchos puestos de trabajo por los dispositivos móviles, como los smartphones y las tablets, y recientemente, por los wearables o dispositivos portátiles.

Estos últimos están experimentando un alto crecimiento en cuanto a su uso en el entorno empresarial debido a su manejo intuitivo y, en muchas ocasiones, sin necesidad de usar las manos. Esta característica les otorga una ventaja sustancial respecto a los que están sustituyendo, dado que los dispositivos móviles necesitan una interacción manual para poder ser utilizados.

Los dispositivos portátiles asimismo recopilan datos de diversas fuentes que son, bien almacenados local o remotamente, o bien enviados a otros dispositivos para analizarlos para conseguir información relevante tanto de los procesos que ha realizado el trabajador, información sobre el propio trabajador e información sobre aspectos relevantes a la empresa.

Estos dispositivos son los encargados de recoger los datos, pero no son los encargados de procesar la información que éstos les brindan, necesitan algo más. Éstos necesitan comunicarse con los sistemas informáticos empresariales, como JD Edwards, mediante aplicaciones diseñadas específicamente para ellos.

Estas aplicaciones deben ser intuitivas y sencillas de manejar, a fin de cumplir el objetivo original de los dispositivos: facilitar de la manera más cómoda posible el trabajo al usuario, utilizándolos mediante interacciones manuales rápidas y sencillas o mediante comandos de voz.

Además el interfaz de usuario debe ser acorde al dispositivo empleado, así como su display, de manera que la información solicitada se pueda ver rápidamente y el operario pueda obtener la ayuda que necesite y seguir con su trabajo aumentando así su productividad y, por ende, la eficiencia de la propia empresa.

Los más empleados a día de hoy son los relojes (smartwatches), pulseras y gafas inteligentes (smartglasses). Éstos se emplean tanto en el mundo empresarial como de manera privada por los consumidores, dado que son dispositivos asequibles para este consumidor privado. No obstante, existen otros como anillos, prendas y brazaletes inteligentes que ya pueden adquirirse pero que se encuentran en las primeras fases de desarrollo y todavía no han alcanzado todo su potencial.

Los dispositivos mencionados tienen multitud de aplicaciones en las empresas dado que aumentan la productividad del trabajador al mismo tiempo que aumentan la de la empresa. Además, ésta última, consigue información en tiempo real sobre sus procesos y sus trabajadores, que puede utilizar en beneficio propio mejorando la eficiencia en sus procesos y la calidad del trabajo de sus empleados.

A día de hoy, los sectores que más utilizan esta tecnología son los sectores de logística, fabricación/manufactura y la venta al por menor. Estos dispositivos son muy utilizados en las tareas de almacén (picking, organización, inventario, etc.), donde los trabajadores, empleando en este ejemplo las gafas inteligentes, pueden conocer qué artículos y qué cantidad de los mismos son necesarios, dónde están localizados e ir escaneando dichos artículos y sus embalajes a medida que los van recogiendo y empaquetando, completando las tareas encomendadas y sin perder tiempo en utilizar una pistola de escaneo de códigos de barras y una lista, en pda/tablet o papel, de artículos y tareas por completar/recoger.

Estos dispositivos también son interesantes para la formación de los empleados, dado que gracias a la realidad aumentada, los equipos de trabajo del sector de la manufactura por ejemplo, pueden ver rápidamente las piezas o elementos que van a fabricar en el siguiente lote y ser formados mediante esta tecnología de manera mucho más rápida. Asimismo, de manera previa a la formación, el equipo de diseño puede utilizar la combinación de gafas y brazalete inteligentes para diseñar en 3D las nuevas piezas o elementos que posteriormente se fabricarán de una manera más dinámica y visual que en un dibujo en dos dimensiones.

A modo de conclusión, destacaría que la mayoría de estos dispositivos se encuentran en fases muy tempranas de desarrollo y que además algunos conservan una dependencia directa con los dispositivos móviles (smartwatches y smartphones en este caso) que les restan independencia, así que todavía tardarán algún tiempo en alcanzar todo su potencial, tanto en el uso privado como en el uso empresarial, llegando incluso a sustituir a los móviles y tablets en más de una ocasión.

Por ello, estar informado de estos avances tecnológicos podrá marcar la diferencia en un futuro no muy lejano entre su empresa y su competencia en el grado que esté también preparado para adoptar estas innovaciones, mediante la elección de un ERP integrable con esta tecnología, por ejemplo.

Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

imagen_pbcsLa planificación financiera y la realización de presupuestos pasan a formar parte de la nube agilizando ambos procesos y mejorando el reporting, ofreciendo a las empresas nuevas ventajas en la gestión del control presupuestario.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) ofrece a las empresas las herramientas necesarias para llevar a cabo los procesos de planificación financiera y presupuestación mediante servicios on-cloud, es decir, disponibles desde cualquier dispositivo que posea acceso a internet desde cualquier parte del mundo.

La principal ventaja que ofrece la solución cloud para la empresa es su rápida implantación, ya que no es necesaria una inversión en IT y su fiabilidad y rendimiento han sido probadas anteriormente con Hyperion Planning Application, recogiendo toda su funcionalidad. Destaca la flexibilidad en el despliegue de la solución en la organización ya que la solución se adapta al negocio y no al revés.

Oracle PBCS evita las mega-hojas de Excel, solucionando el problema de la compatibilidad de versiones y el gigantesco volumen de correos electrónicos que se da al actualizar el presupuesto por parte de cada filial o departamento. Además evita la consolidación errónea de datos al contar con un repositorio centralizado construido sobre una base de datos centralizada.

Oracle PBCS mejora también el reporting de la organización, permitiendo al usuario poder jugar con los datos y cambiarlos por divisa, por organización o por departamento de manera fácil e intuitiva, además de poder integrarlos en los informes de Microsoft Word o Powerpoint para una mayor personalización de los mismos.

Oracle PBCS permite el empleo de Excel como marco de trabajo mediante el Smart View, posibilitando al usuario modificar e introducir datos desde la solución directamente, o desde MS-office a fin de hacer más cómodo su trabajo.

A continuación os dejamos un vídeo resumen en inglés de la solución. Si quiere ampliar la información no dude en visitar la sección de la solución en nuestra página web o ponerse en contacto con nosotros.

 

 

Las soluciones de movilidad y la gestión de ventas

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Una parte importantísima de la actividad de ventas tiene lugar fuera de la empresa. Nunca ha sido un buen síntoma el tener a los comerciales en la oficina. Lo triste es que muchas veces estos tienen que pasar más tiempo en oficina del estrictamente necesario por cuestiones administrativas y de gestión detrayendo tiempo a la actividad principal a través de la cual aportan valor a la empresa, la venta.

Los sistemas de gestión comercial o CRM, en principio ideados como soporte y apoyo a la actividad comercial se han convertido muchas veces en justamente lo contrario, una herramienta de control que impone una carga administrativa y que mantiene ocupados a los comerciales reportando y rellenando formularios, para generar engrosar bases de datos que en muchos casos ni son revisadas ni correctamente procesadas para extraer el valor contenido en toda la información que reportan los comerciales. Al final todo se reduce a un análisis de ventas contra objetivos, sin que se profundice en el aspecto cualitativo de prospección de la información aportada que podría conducir con un poco de trabajo al desarrollo de estrategias de mercado y tácticas de venta que serían muy beneficiosas en el corto y medio plazo a los intereses de la empresa.

En muchos casos es imposible obtener este tipo de beneficios porque no se ha dedicado el tiempo necesario al análisis y desarrollo del sistema implantado, para adaptarlo a las necesidades reales de la empresa. Si cada empresa es un mundo, la gestión comercial y el marketing es un mundo dentro de ese mundo. Empresas con actividad muy parecida desarrollan estrategias de marketing y de venta totalmente dispares con necesidades de soporte intrínsecamente diferenciadas.

Las soluciones de movilidad como motor de cambio

Las soluciones de movilidad bien planteadas pueden aliviar de manera eficaz la carga administrativa extra que supone un sistema CRM para el comercial.  Los vendedores pueden rellenar fácilmente los partes de venta nada más terminar la visita, sin necesidad de sentarse frente a un ordenador. Mediante formularios inteligentes, se elimina la necesidad de introducir información como fecha, hora, clientes, etc. , que pueden ser incluidas directamente por el sistema o copiadas de la agenda.

El comercial puede aprovechar los momentos de espera o los tiempos muertos para rellenar los partes, maximizando así la productividad. Los pedidos y las consultas de disponibilidades también pueden realizarse al vuelo mientras se está hablando con el cliente, lo que no sólo mejora la calidad del servicio y rapidez de respuesta sino que además ofrece una imagen mucho más profesional de la empresa y su capacidad de gestión.

Además los comerciales pueden añadir notas de voz o imágenes enriqueciendo todavía más la información contenida en el sistema. Al facilitar las tareas de reporte se consigue no solamente mejorar la eficiencia sino que la información contenida en el sistema sea mucho más fidedigna y pueda ser utilizada de manera efectiva para mejorar la estrategia comercial de la empresa.

A nivel de control de la actividad comercial, las soluciones de movilidad permiten introducir sistemas de rastreo con los que incluso podemos monitorizar en tiempo real como está desplegada nuestra fuerza comercial.

Liberada la versión 11.1.1.9 de Oracle Business Intelligence

A mediados de Mayo de 2015 salió la nueva actualización de Oracle BI.  Hace pocas semanas la instalamos en nuestro entorno de pruebas  para evaluarla de forma detallada. El resultado ha sido bastante satisfactorio,  ya que introduce significativas  mejoras.

Interfaz             

No es que la haya habido un rediseño total de la interfaz de usuario, ya que  mantiene bastante coherencia con las versiones previas,  pero se han incluido una serie de nuevos diseños, más adaptados a las nuevas tendencias en UX. Por otro lado,  estos estilos son más fáciles de configurar y personalizar.

De hecho cuando actualizamos de la versión 11.1.1.7.1 a la versión 11.1.1.9.0 nos mantuvo el tradicional diseño de la 11G y  tuvimos que configurar el nuevo diseño llamado Skyros que es el mismo que lleva el producto de BI en la nube (Oracle BI Cloud Service). Este es su aspecto.

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Este es el diseño que  usaremos por defecto tanto para nuevos clientes como para aquellos que quieran actualizar a la última versión de OBI.  Una de las razones es que es mucho más sencilla la personalización de los colores corporativos, al ser un estilo basado en colores planos sin degradados, más acorde con las tendencias de diseño actuales. Esto hace además que la interfaz sea más ligera para el usuario. A continuación,  hacemos un breve repaso  a la evolución del diseño de las diferentes versiones del OBI.

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Como podéis comprobar, el último diseño es mucho más ligero, lo que hace más fácil trabajar durante largos periodos de tiempo con la herramienta. Se puede notar también el esfuerzo de Oracle por ir adaptando la herramienta a las últimas tendencias en diseño.

Administración                                                                                          

Se incluye un nuevo monitor de operaciones e información adicional para las tablas de auditoria, nuevas configuraciones de los ficheros instanceconfig.xml y nqsconfig.ini.

A parte se ha incorporado una funcionalidad que nos ha parecido muy interesante. El administrador si tiene que probar los permisos o ejecutar informes de otro usuario puede hacerlo directamente con la opción “actuar como”. No tiene que pedir la contraseña y salirse de la aplicación para volver a entrar.

Sin duda esta mejora hace mucho más sencillo las labores de administración y testeo. Permitiendo entregar a los usuarios el producto final sólido con menos esfuerzo, al eliminarse una tarea tan repetitiva y tedioso como la de los loggeos.

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Mobile App integrado en la instalación

Mobile App, es una funcionalidad que permite hacer aplicaciones no nativas con menús de cuadros de mando. Antes había que instalarlo y configurarlo aparte, ahora lo incluyen en la propia instalación.

Como podéis ver en la imagen  ahora para crear una aplicación móvil simplemente hay que hacer click en el menú de nuevo, donde aparece como una opción más.

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Más funcionalidad

+ Más opciones en la exportación, definir formatos personalizados en la exportación de cuadros de mando, cambiar la orientación de Excel, PDF,.. Es bastante interesante que se pueda elegir para determinados cuadros de mando no exportar imágenes y gráficas, solo tablas.

 

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+ Han incluido la opción de poder visualizar los gráficos en HTML5, antes solo era flash, ahora ambas opciones. Esto resuelve muchos problemas de compatibilidad con navegadores como Chrome que han comenzado a disminuir el soporte para Adobe Flash

+ Permite ordenar y buscar en las columnas y métricas del análisis

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+ Nueva visualización de mapa de árbol

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+ Mejora del asistente de la persistencia agregada para generar agregados con niveles de auto-corrección.

+ Permite en web guardar una métrica calculada y reutilizarla en otro análisis, antes esto se hacía en el RPD, ahora en ambos sitios.

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+ Preguntar antes de abrir, esto se puede configurar a nivel de cada página.

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Si lo marcamos, cuando el usuario acceda al panel de control le bloquea la ejecución de todos los análisis, esto nos ahorra consultas innecesarias de la primera ejecución de cada página y poder elegir los filtros primeros para luego darle a “continuar” y visualizar lo que queremos ver.

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Podemos estar ante la última actualización de Oracle BI 11, una versión que ha durado cerca de 6 años y seguramente Oracle tenga planes de lanzar para Febrero de 2016 el nuevo OBIEE 12c.

Esperamos que el artículo haya sido de vuestro interés.

La importancia de la visibilidad en la información

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Cuando se trata de percibir la perspectiva, el donde, el cómo y el cuándo siempre son importantes. Dependiendo de cómo veamos un determinado elemento nos puede parecer una cosa u otra. En la imagen superior vemos como una sencilla pieza de metal puede parecer muy distinta, dependiendo de su ubicación. Dándonos incluso la impresión de ser una forma imposible tipo las ilusiones ópticas de Escher o la escalera de Penrose.

A la hora de visualizar la información este problema se ve agravado. Nuestra vista está hecha para captar variaciones en el volumen, el color y la forma. Nuestros ojos no fueron diseñados o evolucionados para leer caracteres. Por eso el principal problema al que nos enfrentamos cuando visualizamos datos “crudos” es distinguir lo que realmente es más importante. Cuando revisamos una hoja de cálculo vemos antes nuestros ojos filas y columnas de cifras prácticamente indistinguibles, que hay que revisar con mucho cuidado para encontrar lo que estamos buscando. Eso claro está siempre y cuando sepamos qué es lo que estamos buscando, lo cual no siempre es posible. Muchas veces tenemos que buscar a Wally, sin saber realmente quien es Wally.

Somos buenos diferenciando rostros y formas de andar, distinguiendo un animal que corre a lo lejos o la silueta de nuestro deportivo favorito. Pero para saber a qué cifra de las cientos que vemos en nuestra pantalla debemos prestar atención necesitamos mucho trabajo. Y si la información está mal estructurada, no sería raro que nos encontráramos con alguna escalera de Penrose en nuestra hoja de cálculo.

El formato de la información un paso imprescindible en el proceso de reporting

Para poder sacar más partido a nuestra limitada capacidad disponemos de múltiples recursos que deberíamos de utilizar de manera imprescindible en nuestro proceso de reporting. Los recursos son numerosos, desde utilizar un tamaño distinto para los caracteres de encabezados y secciones importantes hasta la incorporación de gráficos dinámicos y elementos interactivos que nos permitan explorar los datos de una manera proactiva. Sacando así todo el jugo posible a la información que tenemos ante nosotros.

El problema es que para hacerlo necesitamos de tres recursos importantes esfuerzo, tiempo y además de pequeñas dosis de talento y creatividad. En muchas empresas, el dedicar recursos a actividades de este tipo está sin duda mal visto. Cuando no se considera una auténtica pérdida de tiempo. No está carente de lógica esta postura si tenemos en cuenta la cantidad de horas que se suele emplear en las empresas en crear informes y documentación que luego nadie revisa.

Pero conviene hacerse una pregunta: ¿Por qué nadie revisa esos informes? En la mayoría de los casos la respuesta es sencilla, porque son densos, de poca legibilidad, mal estructurados, casi sin formato y no ofrecen información de valor. La cantidad de tiempo que se necesita para extraer algo de información valiosa de ellos suele ser desorbitada. En pocas palabras: son infumables.

Por eso es interesante plantearse que a lo mejor no son necesarios tantos informes, ni tantas hojas de cálculo. Tal vez lo que realmente necesitamos son menos informes mejor hechos. O mejor aún, porque no disponer de informes pre-configurados y con un buen formato que podemos consultar en tiempo real mientras trabajamos contra datos únicos y contrastados. Ese sin duda es el futuro.

La barrera entre información y operaciones

La revolución tecnológica de las últimas décadas ha imprimido una velocidad a nuestra sociedad, inconcebible en cualquier otro periodo histórico. Somos capaces de producir y hacer muchas más cosas, mucho más rápido. Esto implica tener que tomar más decisiones, el problema es que con nuestra capacidad intelectual el límite de nuestra atención es igual de limitado que el de nuestros predecesores.  Por lo tanto necesitamos de herramientas que nos permitan sacar el máximo partido a nuestras limitadas capacidades.

Durante décadas, los sistemas de gestión en la empresa han tenido una clara orientación transaccional, ancladas en el terreno de lo operativo: realizar movimientos de cuentas, asignar unidades de stock,  etc. Los sistemas de reporting o información y análisis estaban más enfocados a  generar informes ejecutivos para los centros de decisión, generalmente la alta dirección.  Estos se encargaban de definir las directrices que los niveles más bajos de la jerarquía se dedicaban a asumir de la manera más estricta posible, sin modificaciones ni desviaciones. Esta forma de articular las empresas se ha acabado mostrando totalmente ineficiente en un entorno donde los cambios son vertiginosos. En los que no se pueden esperar a que las lentas correas de transmisión comuniquen los cambios coyunturales a la dirección y esta emita unos  nuevos planes de acción para que sean aplicados por los mandos intermedios.

Barrera entre reporting y ERP

Hoy en día las empresas son organizaciones mucho más flexibles y dinámicas. La preparación de los cuadros bajos e intermedios ha mejorado enormemente. Las estructuras se han optimizado con esquemas en los que cada empleado es el encargado de sacar adelante su área de responsabilidad. Esto unido a los avances en nuevas tecnologías ha permitido un nuevo modelo de organización. Pero todavía queda mucho por hacer.

Los mandos intermedios y el resto de empleados necesitan disponer de información relevante, clara y concisa que les permita tomar las decisiones correctas a la velocidad que nos marca el mercado.

Para poder cubrir estas necesidades los usuarios han de disponer de herramientas potentes y de uso sencillo. Estas han de permitirles obtener resultados de manera inmediata sin tener que solicitar la creación de informes al Departamento de IT.

Aplicaciones de gestión que integran el Reporting

Por muy sencillo que sea el uso de nuestra herramienta de reporting siempre es un incordio tener que estar cambiando de aplicación para poder consultar la información. Esto distrae la atención del usuario y disminuye la visibilidad. Lo ideal es integrar los reports en el mismo espacio de trabajo. Así el usuario puede tomar decisiones en tiempo real, consultando la información a medida que tiene que se van planteando las cuestiones.

De esta manera se consigue obtener un flujo de trabajo dinámico en el que los usuarios cuentan con información pertinente para poder tomar las mejores decisiones. Derribando la barrera entre software trasaccional y analítico conseguiremos incrementar las cuotas de productividad y eficiencia en nuestra empresa.

Informe de Nucleus Research sobre el mercado del ERP:

En diciembre de 2013 la consultora Nucleus Research, especializada en la valoración de software empresarial publicó su último informe sobre soluciones ERP. Aunque el informe no cubre específicamente el mercado español, siempre es interesante, tenerlo en cuenta ya que muchas veces sus conclusiones son perfectamente extrapolables a nuestro país.

La posición del comprador

La consultora considera el mercado de ERP para el segmento medio alto, como un mercado totalmente maduro, en el que prácticamente todos los clientes cuentan con una solución y es difícil que aparezcan compradores nuevos.

Algunas compañías debido a la obsolescencia de su solución o los cambios en la empresa que la han convertido en deficitaria a la hora de dar soporte a las operaciones actuales, pueden presentar un perfil parecido al de compradores nuevos que querrán obtener una solución casi desde cero.  Otro pequeño grupo de empresas buscan soluciones no tan complejas como las que tienen actualmente y que les permitan reducir los costes en IT.

También podemos encontrar el grupo de conglomerados empresariales que han crecido mediante adquisiciones y que en un momento dado pueden optar por integrar sus sistemas de gestión en uno sólo. De no ser este el caso, será necesario que inviertan en software que les permita mejorar la integración entre las distintas soluciones implantadas en cada empresa.

Pero salvo estas excepciones marginales, la mayoría de los compradores se mantendrán en dos posiciones. La de rentabilizar su software instalado, evitando realizar inversiones importantes, si consideran que este satisface las necesidades de la empresa. En el otro lado encontramos a  aquellos que opten por incorporar nueva funcionalidad mediante paquetes de terceros o que incluso puedan migrar a versiones más recientes para incorporar nueva funcionalidad incorporada por el fabricante.

En un escenario como este, se hace crucial la capacidad de los fabricantes para innovar con roadmaps de producto capaces de aportar valor

La posición de los vendedores

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Para valorar la idoneidad de cada solución Nucleus toma en consideración dos principales variable, la funcionalidad y la usabilidad. Estamos sin duda de acuerdo en este planteamiento, que aunque reduccionista recoge los dos principales factores a valorar en un software: su capacidad para hacer cosas y lo fácil que resulta hacerlas.

Dicho esto hay que hacer una advertencia. A mayor funcionalidad más dificultad de uso y probablemente esto empeore la usabilidad. Esto no quiere decir que las aplicaciones complejas no puedan tener una buena usabilidad o que pueda haber aplicaciones poco funcionales con mala usabilidad.

En cuanto al cuadrante cabe destacar la posición destacada que ocupa Oracle con sus cuatro soluciones muy bien posicionadas. SAP a pesar de ser considerada la solución con más funcionalidad, viene lastrada por su escasa usabilidad, superada ampliamente por JD Edwards e incluso por Axapta en este campo.

También merece la pena destacar la posición de algunos nuevos retadores en el mercado, que vienen con planteamientos innovadores. Aunque, tal vez sea pronto para valorarlos, el tiempo pondrá a cada uno en su sitio.