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Aplicaciones móviles a medida, ventajas de la transformación digital

Existen áreas de la empresa donde el personal se encuentra en constante movimiento. Un ejemplo son las empresas constructoras, donde en diferentes momentos los jefes de obra, los aparejadores, etc. se encuentran a pie de obra, aplicable asimismo a despachos de arquitectos o a empresas de proyectos de ingeniería donde parte del personal necesita estar fuera de la oficina.

Este entorno pasa a ser el lugar de trabajo donde más tiempo pasan, lejos de un despacho, de un escritorio o de un ordenador, sin poder acceder a los sistemas que un trabajador utilizaría en una oficina.

Los ordenadores portátiles solventaron ese bache, pero siguen siendo voluminosos y algo pesados para llevarlos encima en todo momento. Sin embargo, otros dispositivos móviles como tablets o smartphones, cumplen las funciones de centro de trabajo con un volumen y un peso reducidos.

El problema es que los programas empleados en las empresas (ERP, CRM, programas financieros y de contabilidad…) están diseñados para correr en ordenadores “comunes”, no en dispositivos móviles. Para ello, es necesario el uso de aplicaciones específicas para estos dispositivos.

Estas aplicaciones son un aspecto clave de la transformación digital de las empresas, otorgando la movilidad y el acceso a los sistemas necesarios a los profesionales que se encuentran sobre el terreno, lejos de una oficina.

Algunos programas de gestión tienen aplicaciones móviles para sus diferentes áreas (agenda comercial, gestión de almacenes, listas de tareas para proyectos…) descargables en las tiendas de aplicaciones de las diferentes plataformas (Android, iOS, Windows…) pero están limitadas a los estándares del área escogida, sin estar adaptadas a las modificaciones realizadas en la empresa ni a las necesidades específicas de la misma.

No obstante, se pueden crear aplicaciones a medida, orientadas a roles de usuario. Aplicaciones que aúnan diferentes áreas y las combinan de la manera más cómoda para llevar a cabo la actividad profesional que se requiera, y se comunique con los sistemas de información de la empresa.

El potencial de estas “nuevas” aplicaciones es mayor que el de las aplicaciones estándar, ya que permite su personalización en función de la actividad desempeñada, adecuándose a las necesidades del usuario y permitiendo la comunicación con los sistemas de gestión de la empresa.

Con ello se consiguen entonces dos propósitos: solventar la problemática de la movilidad, y adaptar totalmente la solución al grupo de profesionales involucrado, aprovechando así las ventajas que la transformación digital ofrece a las empresas.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

imagen_pbcsLa planificación financiera y la realización de presupuestos pasan a formar parte de la nube agilizando ambos procesos y mejorando el reporting, ofreciendo a las empresas nuevas ventajas en la gestión del control presupuestario.

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) ofrece a las empresas las herramientas necesarias para llevar a cabo los procesos de planificación financiera y presupuestación mediante servicios on-cloud, es decir, disponibles desde cualquier dispositivo que posea acceso a internet desde cualquier parte del mundo.

La principal ventaja que ofrece la solución cloud para la empresa es su rápida implantación, ya que no es necesaria una inversión en IT y su fiabilidad y rendimiento han sido probadas anteriormente con Hyperion Planning Application, recogiendo toda su funcionalidad. Destaca la flexibilidad en el despliegue de la solución en la organización ya que la solución se adapta al negocio y no al revés.

Oracle PBCS evita las mega-hojas de Excel, solucionando el problema de la compatibilidad de versiones y el gigantesco volumen de correos electrónicos que se da al actualizar el presupuesto por parte de cada filial o departamento. Además evita la consolidación errónea de datos al contar con un repositorio centralizado construido sobre una base de datos centralizada.

Oracle PBCS mejora también el reporting de la organización, permitiendo al usuario poder jugar con los datos y cambiarlos por divisa, por organización o por departamento de manera fácil e intuitiva, además de poder integrarlos en los informes de Microsoft Word o Powerpoint para una mayor personalización de los mismos.

Oracle PBCS permite el empleo de Excel como marco de trabajo mediante el Smart View, posibilitando al usuario modificar e introducir datos desde la solución directamente, o desde MS-office a fin de hacer más cómodo su trabajo.

A continuación os dejamos un vídeo resumen en inglés de la solución. Si quiere ampliar la información no dude en visitar la sección de la solución en nuestra página web o ponerse en contacto con nosotros.

 

 

Los retos de la industria actual

Los ciclos económicos y las revoluciones tecnológicas acaban transformando toda la economía desde el sector más primario hasta el más sofisticado de los servicios. Estamos en un momento de la historia en el que hemos asistido a una integración y transformación de los mercados sin parangón y una revolución digital en la red que ha afectado a actividades económicas tan variadas como la agencias de contactos o la venta de artículos de segunda mano.

La industria manufacturera basada en planes de inversión a largo plazo y activos con periodos largos de amortización es por naturaleza menos permeable a las tendencias del mercado. Las importantes barreras de entrada a los mercados industriales tanto por inversión como por conocimiento hacen que el tiempo discurra más despacio. No se puede renovar una refinería cada vez que una lumbrera de Silicon Valley crea una nueva aplicación para medición de flujos  en un Smartphone pero tampoco se puede vivir de espaldas al mundo.

Hemos llegado a un punto en el que los  grandes conglomerados industriales están comenzando a hacer cambios en sus modelos de negocio para afrontar los grandes retos de nuestro tiempo. Creemos por tanto que es interesante tener una perspectiva de cuales son esos principales retos.

La digitalización y el Internet de las cosas

Durante los últimos lustros la revolución digital ha transformado casi todos los sectores de la economía, con  distinto grado de afectación. La industria ha sido más conservadora  que otras actividades como la venta al detalle o el turismo. Pero como decimos en España a todo cerdo le llega su San Martín y parece que este es el momento de la industria.

A diferencia de otros sectores más etéreos como el entretenimiento o la educación, la industria está inextricablemente ligada al mundo físico. Con todas las implicaciones, altas inversiones en maquinaria, equipos y plantas, largos periodos de amortización que retrasan los ciclos de innovación y un largo etc… Y en general unas altas barreras de entrada al mercado que hacen que este sea menos accesible a nuevas formas de innovación. Cuanto más grande o “pesada” es una industria, más complejo es la introducción de nuevas mejoras.

Esto ha supuesto que la digitalización sólo haya llegado parcialmente, ya que casi todas las empresas cuentan con sistemas de gestión, el grado de cobertura que estos ofrecen sobre el conjunto total de operaciones de la empresa es mucho más limitado que en otros sectores, concentrado principalmente en la parte administrativa y financiera del negocio. Lo complejo y poco frecuente de muchas de sus operaciones hace que las empresas no puedan contar con total cobertura funcional a través de las soluciones estándar del mercado. Esto les hace optar por el desarrollo de sistemas a medida integrados con el estándar.

En un futuro próximo las empresas industriales deberán de ser capaces de cerrar exitosamente la brecha de la digitalización, ya que de lo contrario acabarán pagando un precio muy caro.

Pero hay un reto mayúsculo que el sector industrial debe afrontar y que está hecho a su medida, este es el internet de las cosas. En los últimos años la reducción del tamaño y precio de procesadores, sensores y dispositivos, así como el abaratamiento de las comunicaciones ha hecho posible que las redes M2M sean asequibles y funcionales para gran cantidad de empresas. El sector industrial por su alta intensidad en el uso de activos es un candidato perfecto para la incorporación de este tipo de tecnologías.

En gran medida la adopción de las redes M2M puede permitir  a las empresas una completa digitalización de sus operaciones, con un mayor control sobre procesos productivos y logísticos. Una reducción de los costes y una gestión mucho más eficiente del mantenimiento de los equipos y activos fijos. Y en general una gestión de la cadena de suministros mucho más sensible a los cambios en los mercados que permitirá desarrollar una gestión de inventarios mucho más ajustada y eficiente.

 

Nuevas tecnologías

Por otro lado la tecnología siempre puede suponer un factor de contracción y expansión del comercio internacional. Así como el uso del sistema de “containers” y los bajos precios del crudo han permitido incrementar el nivel de comercio hasta niveles sin precedentes, el desarrollo de nuevas tecnologías como energías renovables, la creación de “nano materiales inteligentes” o un mayor desarrollo del reciclaje podrían tener un impacto netamente negativo en el comercio de hidrocarburos y materias primas.

Existe una amenaza a la bonanza del comercio internacional más de fondo todavía y es la expansión de las tecnologías de impresión en 3D.

El auge económico de los últimos dos siglos y medio se basa en los beneficios de fabricar largas series de productos idénticos, vía especialización y economías de escala, frente al modelo tradicional artesanal de fabricación.  Las ventajas en términos de bienestar material logrado para gran parte de la humanidad son indiscutibles, esto unido a los avances en ciencia, técnica, educación y transporte, ha hecho que la humanidad haya conocido un auge de la prosperidad sin parangón en ningún otro periodo histórico. El desarrollo de la impresión 3D así cómo el del software de diseño está permitiendo un nuevo cambio de paradigma en el que la creación de pequeñas series y productos únicos  es una alternativa rentable.

Hoy en día se pueden imprimir en 3D gran cantidad de materiales: diversos tipos de plásticos, acero, aluminio, plata, etc… Cada vez con mayores niveles de calidad y precisión. La impresión en 3D supone una automización casi absoluta del proceso de fabricación.  Esto tiene unos efectos absolutamente disruptores en las fuerzas competitivas de los mercados en los que puede ser aplicada esta tecnología.  Para comenzar hace que los costes laborales dejen de ser un factor competitivo. Cuesta prácticamente operar lo mismo una máquina aquí que en China, por lo tanto la cercanía con el cliente vuelve a ser un factor clave competitivo ya que la diferencia está más en los costes de transporte que en la mano de obra.

Por otro lado supone un cambio cultural en la forma de comprar y consumir productos, cada uno puede tener su propio producto, la publicidad y el marketing de masas perderán relevancia. ¿Qué sentido tendrá intentar convencer a la gente de que compren un producto igual al que tiene todo el mundo cuando pueden obtener algo mucho más personalizado y propio por un coste más asequible? El diseño estará en el centro de este nuevo modelo y la diversificación y segmentación alcanzará niveles insospechados.

La estabilidad internacional

La industria ha sabido adaptarse con rapidez a la  apertura de los mercados internacionales, bien sea mediante la implantación de centros productivos en lugares que permiten obtener unos costes de fabricación más asequibles, abriendo la cadena de suministros a un mayor número de proveedores o simplemente ofreciendo sus productos en número creciente de mercados.

Realmente estamos en un punto en el que la economía difícilmente pueda estar más internacionalizada.  Los precios del crudo y los avances en materia  de transporte marítimo han contribuido a que este factor se cumpla. La pregunta más obvia por tanto es… ¿y ahora qué?

Lo lógico es que asistamos a más de lo mismo. En el sentido en el que la revolución que ha supuesto la capacidad productiva china, convertida en la fábrica del mundo es un proceso que ya se ha visto antes cuando otras economías adoptaron la revolución industrial. Los salarios, estándares de vida e impuestos tenderán a crecer en China para ir igualándose con los de sus compradores. ¿Cuál será el siguiente paso? ¿El traslado de los centros productivos hacía nuevas economías emergentes? Ese es el patrón seguido hasta ahora. Por lo tanto todas aquellas industrias que basan su estrategia en la búsqueda de menores costes laborales tendrán que tener la flexibilidad suficiente para adaptarse a la nueva situación.

ERP y modelo de negocio

En un entorno en el que han caído gran parte de las barreras geográficas y culturales, el modelo de negocio de una empresa es crucial. Sólo un buen modelo de negocio nos permite  generar valor para nuestros clientes de una forma sostenible.

Este define la esencia profunda de lo que realmente es y hace nuestra empresa, más allá de vender un tipo de producto u ofrecer un determinado servicio. Los restaurantes con dos estrellas Michelin y las cadenas de comida rápida  ofrecen básicamente el mismo servicio, pero de una forma totalmente distinta. Es ahí donde está la clave, en el cómo se hace y no en el que se hace.

Empresas que ofrecen productos  que a priori no tienen nada que ver, pueden tener un modelo de negocio totalmente diferente, como en el caso de los productos de lujo, ya sean coches, joyas o vestidos de alta costura. Podríamos caer en la tentación de asociar el modelo de negocio a los distintos segmentos de mercado. Aunque esta podría ser una buena aproximación, la realidad es un poco más compleja

El modelo de negocio se compone de un conjunto de procesos, normas, pautas, convenciones y consensos   que permiten poner en práctica la visión de la empresa sobre un determinado negocio. Nótese que esta siempre hablando de elementos intangibles. No son directamente observables pero sin ellos la empresa no sería nada.  Son en cierta manera el alma de la empresa.

Pero esto sólo es una parte de la ecuación. Para poder convertir nuestro modelo de negocio en un sistema real capaz de dar respuesta a los deseos de nuestros clientes debemos de contar con una infraestructura adecuada que lo soporte. Cuando hablamos de infraestructura no solamente nos estamos refiriendo a edificios, vehículos y activos fijos. También estamos hablando recursos humanos, estructura legal, recursos financieros y por supuesto sistema de información y gestión. Un sistema formal que tiene que contar con un soporte documental o transaccional. Lo que en definitiva viene a hacer un ERP.

Los sistemas de gestión juegan un papel fundamental a la hora de desplegar nuestro modelo de negocio y han de formar una capa inmediatamente superior a la definición del mismo. Vienen a ser la tela invisible que une todos los recursos y que determina las relaciones que se dan entre ellos. Transforma un modelo de negocio en algo más detallado, con unidades de negocio, departamentos, instalaciones, cuentas, almacenes, depósitos, planes de fabricación, presupuesto de tesorería,  entradas, salidas, recursos  y un  largo etc… Todo ello con relaciones y jerarquias bien definidas y estructuradas.

De la capacidad y flexibilidad de nuestros sistemas dependerá en gran medida las posibilidades reales de desarrollo de nuestro modelo de negocio tal y como hayamos planteado y su posterior adaptación a las contingencias que tiene que afrontar cualquier empresa.

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El ERP y el modelo de negocio

Existen dos maneras principales de confrontar nuestro ERP o sistema de gestión con nuestro modelo de negocio. La primera, más frecuente de lo que nos gustaría consiste en adaptar la empresa a una solución vertical prediseñada según los requisitos de otra empresa para la que fue concebida la solución, todo bajo el pretexto de ahorrar algunos euros en el corto plazo.

En la gran mayoría de las ocasiones las empresas que se dejan arrastrar por esta opción, suelen cometer un grave error. A menos claro está que su máxima expectativa sea una supervivencia precaria que les conduzca a una muerte lenta.

A nivel particular la empresa diluye su propia identidad asumiendo la forma de trabajar de otra empresa que aunque esté en un mismo sector puede tener un modelo de negocio totalmente diferente. En segundo lugar, la extensión de este tipo soluciones tiende a empobrecer la oferta homogeneizándola y haciendo más difícil distinguir a los competidores. Lo que se acaba convirtiendo en una guerra de precios. Hasta que llega un competidor con un planteamiento más audaz que pone patas arriba el mercado.

El camino más audaz

Existe una segunda vía que consiste en utilizar el software como herramienta para desarrollar nuestra visión y hacer realidad nuestro modelo de negocio. Es un camino tal vez más difícil, pero es nuestra única opción para poder forjar ventajas competitivas que sean sostenibles con el tiempo.

Para ello siempre es mejor contar con soluciones con una amplia funcionalidad que nos permitan configurar la solución en base a nuestras necesidades reduciendo al mínimo la necesidad de desarrollos a medida.

Este es un aspecto crucial ya que a la larga los desarrollos a medida harán más difícil la evolución de nuestro sistema conforme cambien los mercados o planteamientos empresariales  o simplemente haya un cambio tecnológico.

La eficiencia extrema: esa lenta asesina de empresas

Hace poco en una conversación con un experto en sistemas y bases de datos, este nos explicó su forma de calcular las especificaciones para un determinado sistema: “Cuando tengo que dimensionar un sistema calculo cuanto necesitará para funcionar de manera optima, luego le añado un entre 50 y un 100% de capacidad. Y esa es la recomendación que hago a mis clientes”.

Su forma de proceder en principio me pareció chocante, porque contradecía toda la ortodoxia que se ha formado alrededor de la eficiencia como único e incontestable mantra a la hora de gestionar una empresa. Y lo curioso es que tenía razón: la eficiencia puede resultar muy peligrosa.

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¿Queremos eficiencia?: empecemos aplicándonosla a nosotros mismos

Muchos de los “gurús” de la eficiencia, desde políticos has empresarios por banqueros y consultores, son personas con gustos caros a los que le gusta la buena vida. Sólo son predicadores de la eficiencia, ni  tan siquiera creyentes, ni mucho menos  practicantes.

No renuncia al placer de una ducha diaria, una ingesta de calorías superior a la necesaria, al aire acondicionado, la nevera. Tampoco estarían dispuestos a extirparse y vender un riñón, un pulmón y un ojo. Órganos totalmente prescindibles para la vida y que generan un gasto energético adicional que no aporta nada a nuestra eficiencia. Nadie que compre un coche  y del que quiera obtener una vida util aceptable lo llevará siempre con el accelerador a fondo.

Tal como apuntaba el autor del “El cisne negro” la eficiencia es un principio que rara vez vemos aplicado en la sabía naturaleza, donde todo ser viviente no funciona durante mucho tiempo al 90% de su capacidad, es más lo hacen en muy contadas ocasiones. Siempre respondiendo a algún peligro inminente o alguna necesidad imperiosa. Lo inteligente es contar con reservas, margen para responder ante eventos   inesperados. Cuando vamos siempre al 90% de nuestra capacidad cualquier vaivén del destino que no hayamos sido capaces de prever, nos pillará sin aliento. Y créanme nos encontraremos muchos a lo largo de nuestro camino.

La eficiencia por la eficiencia

No estamos defendiendo que haya que ser ineficientes, todo lo contrario. Lo que decimos es que la eficiencia debe de ser un medio para la creación de valor, no un fin en sí mismo. Hay que contar siempre con un margen de seguridad tanto a nivel financiero, como de capacidad  productiva y etc.…  No podemos andar siempre con la lengua fuera, pensando en el pan de hoy. Debemos de ser capaces de evitar el hambre del mañana.

El autor antes citado destacaba como el gusto por la eficiencia financiera y las ganancias a corto plazo fueron uno de los desencadenantes de la reciente crisis económica, una crisis de deuda.  Los romanos tenían un dicho: “Feliz es el que no debe nada”. Las culturas de origen grecolatino siempre han tenido claro este planteamiento, de ahí la prohibición de la usura en el judaísmo, el cristianismo y el Islam, que por otro lado también ha sido constatado en civilizaciones más antiguas como las mesopotámicas.

En cambio la ortodoxia actual extendida a lo largo y ancho de escuelas de negocio y facultades de economía es la de que es mejor tomar dinero prestado que constituir todo el capital con fondos propios. Por eso cuando viene la tormenta, las empresas sin músculo financiero propio acaban siendo arrastradas por la corriente. Ya saben el término medio está la virtud. Guarden siempre alguna reserva, nunca sabemos lo que está por venir.

La verdadera rentabilidad de un ERP

La rentabilidad de un ERP

Aun siendo un enemigo declarado de los acrónimos, me las he apañado para incluir 2 en 4 palabras. Tal vez sea porque el término retorno sobre la inversión me parece una penosa traducción de un término anglosajón para el que ya tenemos una palabra en español: rentabilidad.

La adquisición de un ERP viene a ser una inversión en bienes de equipo y como toda inversión debemos de prestar mucha atención a su rentabilidad. Cada inversión  responde a una decisión empresarial y por tanto tiene asociado un coste de oportunidad. El problema con los paquetes ERP es que es imposible saberlo, en la medida en que ese coste de oportunidad va asociado a otras decisiones de inversión descartadas que nunca podremos saber que tal hubieran funcionado. Hacer una simulación de cómo habría funcionado un ERP que nos adquirimos ese dedicarse hacer especulaciones cabalísticas.

Por lo tanto cualquier aproximación al ROI ha de  basarse sobre la situación previa a la implantación del ERP con respecto al sistema actual una vez estabilizado. El problema es que esto tampoco es sencillo, para comenzar en la mayoría de los casos carecemos de mediciones detalladas de cual era impacto del sistema de gestión en el funcionamiento de la empresa y la cuenta de resultados. Si el sistema de gestión cumple con unos requisitos mínimos de calidad comenzaremos a disponer de referencias.

¿Se  puede medir el ROI sin un sistema de referencias homologable? Si, pero para ello tendremos que plantearnos antes mucha cuestiones.

El problema de las dimensiones y la ponderación

Tomemos un ejemplo sencillo con el anterior sistema de gestión, el envío de pedidos y el servicio de atención al cliente eran deficientes y esto nos hacía perder clientes. Si estas deficiencias se corrigen con el nuevo sistema es lógico que tengamos un aumento de ventas además de una mejora en la retención de clientes. Por muy evidente que sea esa mejora, existen muchas variables que pueden influir en la mejora, por tanto es muy aventurado imputar la totalidad del aumento en las ventas a una mejora en el sistema de gestión.

Pero el verdadero nudo gordiano de la dificultad de medir la rentabilidad de un nuevo ERP, radica en el empecinamiento de intentar medir todo basándonos en unidades monetarias. Este enfoque resulta muchas veces insuficiente a la hora de conocer que mejoras nos aporta un nuevo ERP. Los incrementos ventas pueden venir acompañados de una disminución en la rentabilidad de la empresa o incluso pueden llegar a generar pérdidas. Una empresa puede mejorar su rentabilidad merced a una decisión estratégica pero a la  larga esta puede comprometer su viabilidad.

Las mejoras en la gestión pueden venir también en términos de un mejor conocimiento del negocio, una mejor capacidad de respuesta o un mayor control sobre los procesos. Algunas de estas cuestiones son imposibles de medir en términos cuantitativos, otras se pueden medir pero no necesariamente en euros.

Durante décadas la eficiencia se ha convertido en el credo universal de la gestión empresarial pero más eficiencia no siempre es mejor. Se puede llegar a hacer más cosas con menos recursos, pero hacerlas peor y por tanto perder clientes.

Imagínense que pasaría si Ferrían Adría pasase a servir hamburguesas en vez de complejos menús de degustación en su restaurante. Probablemente su capacidad para servir cenas aumentaría exponencialmente pero dudo mucho que la gente se acercara a su restaurante para paladear un sucedáneo de la Big Mac. Y es que el valor que aporta a sus clientes no es simplemente llenarles el buche.

Aquí se encuentra la clave para poder medir la rentabilidad que nos aporta un ERP a nuestra empresa y es la capacidad de aportar más valor a nuestros clientes. Esa es la base que debemos de utilizar para realizar cualquier valoración sobre la idoneidad de una inversión. Aportando más valor las ventas y la rentabilidad vienen por añadidura. No queramos construir la casa por el tejado.

El ERP y el cálculo de beneficios: en búsqueda de la rentabilidad (II)

Tal y como explicábamos en nuestro anterior artículo, para poder abordar en profundidad el tema del cálculo de beneficios tendremos primero que tomar una serie de decisiones:

¿A qué nivel de detalle queremos llegar? ¿Nos interesa simplemente conocer el beneficio que obtenemos con cada producto o queremos saber cuánto ganamos con cada producto y con cada cliente, cada semana?

El conocimiento es poder, por lo que nosotros recomendamos llegar cuanto más lejos mejor. Muchas veces asumimos que hay que vender los productos al mismo precio a todos los clientes, cuando la rentabilidad que obtenemos con ellos es menor o incluso negativa.  Si queremos llegar a ser realmente competitivos tendremos que saber perfectamente por donde entra y sale cada céntimo.

¿Cómo asignamos nuestra estructura de costes indirectos? Este es un ejercicio que requiere de un profundo conocimiento  y comprensión del modelo de negocio de la empresa, además de dedicar un buen número de horas la incómoda tarea de pensar.

Pero si no estamos dispuestos a realizar a fondo este paso más nos vale que no avancemos más en el proceso. Si no lo hacemos, corremos el riesgo de acabar alimentando un sistema que nos es útil, ya que al basarse en unos supuestos pocos realistas acaba suministrándonos datos inconsistentes que nos llevan a tomar decisiones erróneas.

– ¿Cómo recogemos e integramos toda esa información? Si nuestra empresa  cuenta con un ERP completamente integrado que recoja nuestros procesos, casi toda la información debería de estar contenida en la base de datos, pero este caso no suele ser el más común.

Muchas empresas cuentan con otros sistemas como  CRM, PM, PLM, CMS que muchas veces pueden contener información sustancial, que es necesario incorporar. Otras veces la información puede provenir de fuentes de terceros o incluso no estar recogida en ningún tipo de soporte informático. Es necesario que desarrollemos un sistema de recogida e integración de toda esa información capaz de reflejar la estructura de costes que hemos inferido.

¿Qué criterios de clasificación utilizamos para separar el grano de la paja? No podemos estar analizando cada una de las cifras obtenidas con todo detalle. Tenemos que establecer unos umbrales de rentabilidad tanto negativa como positiva a partir de los cuales debamos de prestar atención. Es conveniente establecer también estos umbrales a distintos niveles de agregación (cliente/producto, territorio/producto, etc..)

 

De la contabilidad B hasta la contabilidad XYZ

Algunos de los sistemas ERP más avanzados nos ofrecen la posibilidad de configurar una infinidad de libros contables esto especialmente útil en el caso de querer realizar una contabilidad avanzada de costes que nos permita focalizarnos en nuestras operaciones más rentables.

No todas las suites del mercado disponen de la funcionalidad suficiente como para realizar este procedimiento con todo tipo detalles. Las de más prestigio del mercado en cambio sí que son capaces.

En el caso de JD Edwards EntepriseOne por citar un ejemplo, nos ofrece hasta 30 códigos de categoría adicionales para clasificación adicional de las distintas unidades de negocio dentro de la empresa ya sea por criterios geográficos, organizacionales o de productos.

Disponemos además de 23 códigos de categoría adicionales para clasificar la naturaleza de la operación registrada con los que podemos almacenar información relativa a cuentas y subcuentas contables. Toda este información también puede ser asociada a una persona o entidad concreta, como por ejemplo un empleado, un proveedor o un cliente. Todo esto es más que suficiente para poder dar soporte al sistema más exigente y significativo que podamos concebir.

Tratamiento y selección masiva de datos

Con nuestro ERP podemos ser capaces de extraer toda la información procesada que nos arroje los resultados definitivos. Pero dado al uso intensivo del sistema corremos el riesgo de sobrecargar el sistema, especialmente la base de datos.

Para este tipo de tareas es mucho más conveniente disponer de una sistema de inteligencia de negocios que se encargue de realizar todas las labores de extracción y proceso durante periodos de inactividad, como por la noche. Con ello garantizaremos la operatividad de nuestro sistema.

Además este tipo de herramientas nos ofrecen formatos de presentación impecables que facilitan enormemente el estudio detallado de la información. Otros son capaces mediante sistemas de alertas de estudiar los resultados y solo informarnos de aquellos casos excepcionales que se encuentren fuere de los márgenes de seguridad que hayamos preconfigurado.

Esperamos que os hayan sido de utilidad estos dos artículos.

Anterior artículo de la serie:

El ERP y el cálculo de beneficios (I)

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Reduciendo el coste del reporting en la empresa

Al igual que en cualquier tarea importante muchas veces lo más dificil es saber por donde tenemos que comenzar. En un artículo anterior del mes de Febrero, definimos con claridad cual es eran los princpales componentes del coste del reporting en la empresa. Teniendo claros estos conceptos, podemos emprender de manera mucho más fácil acciones que nos permitan reducir su coste para nuestra empresa.

Mejorando la infraestructura

A nivel de infraestructura es siempre el personal de la propia empresa el que mejor puede determinar acciones para reducir costes. No obstante, una de las principales razones de sobrecostes en la que incurren muchas empresas suele ser un uso de diversos sistemas de reporting.

El escenario que se plantea en muchos casos es el siguiente: una compañía utiliza diversos sistemas para sus distintos departamentos, delegaciones o divisiones. Cada una de estas herramientas cuenta con su propia solución de reporting. Esto al final no solamente representa  en un mayor coste, sino que además impide una visión compartida acerca de la realidad de la empresa a nivel interno. Por tanto una mayor integración a todos los niveles suele redundar en una importe disminución de los costes, en hardware, licencias y software  y en el coste final de la información, mejorando casi siempre la fiabilidad de la misma.

Si queremos disminuir los gastos de nuestra empresa en consumibles, la digitalización es sin duda nuestra mejor opción. Minimizando el coste en papel, impresoras, carpetas de colores y demás consumibles, no solamente ahorraremos una gran cantidad de dinero, sino que también mejoraremos la seguridad de la información en la empresa. Previniéndonos contra potenciales problemas  que se puedan derivar de la pérdida de información.

Mejorando la eficiencia

El apartado donde más podemos recortar los costes de reporting es sin duda en el tiempo que emplean los usuarios en buscar y procesar la información que necesitan. Estudios previos indican que algo más del 20% del tiempo de los empleados para los que el conocimiento forma una parte importante de su trabajo (oficinas, técnicos, informáticos, etc…), es utilizado en la obtención de información que resulta importante para su trabajo. Esta cifra sube hasta un 40% cuando hablamos de profesionales cuyo trabajo son principalmente tareas administrativas.

Sea cual sea la posición que ocupe cualquier persona en la organización, con buena información podrá hacer mejor su trabajo. Pero no sólo se trata de una cuestión eficiencia, la seguridad también es importante. Una gran cantidad de los recursos que se de reporting que se utilizan a día de hoy en las empresas se corresponde a labores de control y supervisión, tanto a nivel operativo como estratégico.  Las labores de control, consisten básicamente en cerciorarse que todo marcha bien y de que no se produce ninguna anomalía no prevista en el transcurso de las operaciones.

Pues bien, a día de hoy con un buen sistema de inteligencia de negocios este tipo de tareas pueden automatizarse. Podemos establecer criterios que indiquen al sistema en que podría consistir esas anomalías: una rotura de stock, un nivel demasiado alto de impagos por parte de un cliente,  una  disminución de un 20% en el número de pedidos de una zona. Después solo tenemos que poner a trabajar a nuestro sistema que se encargará de ir rastreando nuestros datos comprobando que no se haya producido anomalía que les hemos indicado. En cuanto lo  detecte, enviará notificaciones mediante mensajes a las personas responsables o con capacidad para resolver ese problema en cuestión.

 

Las redes sociales en el ámbito profesional

Antes de empezar, he de reconocer que yo también piqué el anzuelo. Sí, también me tragué el camelo de las redes sociales. A nivel personal, nunca he sido muy aficionado a su uso. Esto no impidió que en un momento dado me vi arrastrado por el tsunami y abrí los típicos perfiles en redes sociales: Twitter, Facebook, Google , et., a pesar de que mi intuición que me decía que eso no iba con nuestro negocio… Al principio fue simplemente un refuerzo del posicionamiento orgánico, con el tiempo Google cambió sus criterios y comenzó a dejar de tener en cuenta los enlaces en redes sociales como FB o Twitter, a excepción parece ser de Google .

Como no, también nos dejamos caer por LinkedIn esa nueva Ítaca, para profesionales y empresas que en teoría es la red social ideal para el B2B.  El problema es que en LinkedIn todo el mundo está porque quiere vender algo, poca gente tiene presencia en esta red para intercambiar, interactuar y conocer. Esto lo convierte prácticamente en un infierno virtual para vendedores: muchos colegas de profesión y pocos compradores.

Por otro lado el uso de las redes sociales como herramienta profesional coarta el  tono, la temática utilizada y en general la comunicación fluida, lo que a larga se traduce en una pobreza general del canal. Casi nadie habla como profesional con la misma franqueza que puede hacerlo en su ámbito personal. Al final la corrección política¸ ese monstruo que devora nuestra libertades, acaba convirtiendo las redes sociales de profesionales en enorme páramo aburrido lleno de vacuidades y generalidades con un muy poco contenido de interés. Donde nadie quiere granjearse una enemistad y todo el mundo quiere quedar bien con todos, por eso de no cerrarse ninguna puerta. En definitiva, la cuadratura del círculo.

El problema de la fiabilidad

Esto hace que a la postre y en general, el contenido de LinkedIn sea menos fiable que la edición del Pravda de la tarde. Pondré un ejemplo, si una empresa está considerando cambiar su ERP y pide consejo sobre que aplicación escoger, el grupo en cuestión se llenará de comentarios y sugerencias de personas involucradas con la marca x o y, contando las bondades de su productos.   Los que realmente tendría que hablar de su experiencia, usuarios de las aplicaciones, verán en cierta medida coartada su libertad, ya que su exposición es pública y según la creencia generalizada en el mundo de la empresa no conviene crearse enemigos de manera gratuita sin sacar nada a cambio. A fin de cuentas, el Director de Informática de mi empresa puede ser amigo del comercial del fabricante del ERP X o amigo intimo del Director de Proyecto de la empresa que nos lo implantó. Así de todos modos las personas que tienen información sobre cuestiones de interés, se preguntan ¿Qué gano yo con todo esto? Y automáticamente se inhiben de emitir su opinión.

Las redes sociales mataron el anonimato en Internet, con él puede que también muera la sinceridad con la que la gente se expresaba en los foros. Curiosamente las mejores fuentes de información en Internet sobre asuntos críticos, siguen siendo los comentarios anónimos y semianónimos. Y es que olvidamos con frecuencia que unas de las grandes ventajas que tiene Internet es la privacidad o incluso la identidad múltiple, que nos permite emitir nuestra opinión con libertad sin que seamos castigados por ello, lo que al contrario sucede casi siempre en la vida real.

Grupos de LinkedIn con nombres del estilo  “Social Media e Innovación en la empresa”, deberían de llamarse en realidad: “Community Managers con pocos clientes en busca de algún cliente”. Los profesionales que basan su trabajo en el conocimiento rara vez están dispuestos a regalar su verdadero conocimiento que es el instrumento a través del cual se ganan la vida.

Algunas implicaciones obvias del uso de las redes sociales en el ámbito profesional

Utilizar las redes sociales en horas de trabajos, es lógicamente considerado un síntoma de vagancia y desocupación, a menos claro está, que las utilices para vender algo. Esta es la razón por la las redes sociales para profesionales al final  resultan ser una horda de vendedores y profesionales del marketing, o lo que es peor aún, de expertos en redes sociales. Sí, he dicho bien, esa nueva plaga que estamos padeciendo, los que hoy nos venden una campaña en redes sociales hace cuatro años nos hubieran sugerido que comprar un terreno en secondlife.es

Por otro lado el tiempo y la capacidad de atención son dos de los recursos más limitados de los que disponemos. La multitarea humana solo funciona parcialmente en las mujeres, muy pocos hombres son capaces de hacer varias cosas a la vez y casi ningún humano es capaz de realizar dos cosas complejas a la vez, a menos de que sean tareas mecanizables, en cuyo caso al final siempre resulta preferible poner una máquina.

El caso es que si empleamos mucho tiempo en las redes sociales, de alguna manera se lo estamos robando, a algún otro tipo de actividad. Si prestamos atención a una cosa no podemos prestársela a otra.  El que pasa mucha en las redes sociales tal vez lo hace porque no tiene mucho trabajo, y si no lo tiene, tal vez es porque no sea muy bueno en lo que hace. A menos claro está, que esté intentando vender algo a través de las redes sociales.

Cuanto más pienso en las redes sociales  más me acuerdo de Apple y de los maestros en la organización industrial que innovaron a base de eliminar lo superfluo y centrarse en las cosas que realmente aportan valor.  En la redes sociales hay mucho de superficial, improductivo y lo que es peor, de cotilleo.

Mi yo  real y mi yo digital: la falsificación de la identidad digital

Con el ascenso de los medios sociales orientados a profesionales ha surgido un nuevo tipo de picaresca, la del amejoramiento o incluso falsificación de la identidad digital. El procedimiento es muy sencillo,  hay que sacar nuestro mejor traje y nuestra mirada/sonrisa más interesante para obtener una buena foto. Incluso si tenemos algún colega que maneje el Photoshop, podemos pedirle que nos haga unos retoques, que juegue con los canales o que nos blanquee los ojos y añada un desenfoque  gaussiano, que nos de una toque místico e incluso mágico, algo que nos distinga del resto de los gañanes que circulan por las redes sociales. Esta es sin duda la parte más importante.

Ahora solamente tenemos que edulcorar un poco nuestra experiencia, donde pone Reponedor Carrefour en Torrejón, simplemente debemos sustituirlas por Responsable Operativo de SCM en Carrefour- Zona Centro. Lo importante es utilizar muchos nombres raros en inglés, nombres para puestos muy largos, que desanimen al lector a llegar hasta el final de línea y largas parrafadas sobre las labores desempeñadas, que como siempre han de dejar impresionados al lector. Al puesto anterior por ejemplo, le iría muy bien una descripción de este tipo:

Durante mi periodo en este cargo tuve oportunidad mejorar mi capacidad para la organización y el orden (“nota del autor: equivale a coloque muchos tomates y cebollas”), así como comprender las complejas interdependencias que generan que se generan en los circuitos de abastecimiento del sector de la alimentación. (Ahora solo falta poner una nota humana) Pero lo más importante fue el trabajo en equipo y la maravillosa gente con la que tuve oportunidad de compartir mi trabajo, bla, blaba, blaba, blaba…..

Solo nos queda un detalle, ponerle una guinda al pastel en forma de recomendaciones apañadas con algún colega, a cambio claro está de recomendaciones en su perfil y vola, ya tenemos nuestra ración personal de botox digital.

Como conclusión diré algo que puede chirriar en esta era del maquillaje y las falsas apariencias. Ser y parecer son dos tareas que exigen mucho esfuerzo y dedicación, no se puede hacer bien ninguna de las dos. No se puede servir a dos señores a la vez, o te dedicas a aparentar o te dedicas a ser…

Cuantificando el retorno de inversión. El ROI en proyectos TIC (III)

Poniéndole el cascabel al gato

Si no hemos realizado un buen análisis de las operaciones actuales de nuestra empresa y sus procesos administrativos, no merece la pena realizar ningún cálculo sobre la potencial mejora que nos proporcionará el sistema, a menos que una de nuestras pasiones sea la de escribir relatos de ciencia ficción. De hecho lo realmente raro y excepcional es que este tipo de análisis se realicen.

Lo primero que debemos de establecer son las principales ventajas que aporta un nuevo sistema a la empresa. Si nos atenemos a los folletos de los fabricantes de software descubriremos que son decenas, cuando no cientos. A nivel de cálculo del retorno de inversión lo que nos interesa principalmente son dos variables que pueden ser cuantificables en cierta medida: eficiencia y operatividad.

Para obtener una cifra razonable sobre la repercusión de la eficiencia ganada con el nuevo sistema tenemos que tomar el cálculo hecho previamente y conforme a las estructura realizada (por departamentos, procesos, subsidiarias, etc..) comenzar a descontar los costes de los procesos eliminados con el nuevo sistema, descontar las mejoras en eficiencia conseguidas y añadir las penalizaciones que pudiera suponer el nuevo sistema. La cifra obtenida nos dará el ahorro total que obtendríamos para realizar el mismo número de operaciones. Dividido por el coste obtenido del sistema anterior obtendríamos el porcentaje de mejora en la eficiencia.

El cálculo de las mejoras en operatividad es algo más complejo, el objetivo principal es cuantificar el aumento en la capacidad operativa obtendríamos con el nuevo sistema. Esto es especialmente interesante para organizaciones inmersas en planes de expansión. De nada sirve aumentar nuestras ventas sino tenemos la capacidad operativa suficiente de para poder atender un mayor número de pedidos en nuestra empresa.  A groso modo podemos aplicarlo en base al coeficiente de mejora en la eficiencia obtenido en el anterior apartado.

Por otro lado toda mejora en eficiencia suele llevar aparejada una mejora en la operatividad esto siempre funciona así, en este sentido pero no siempre en el inverso. Puede ser que mejoras en la operatividad de una empresa como la apertura de una nueva línea de fabricación puedan hacerla más operativa pero menos eficiente.

Las mejoras y su impacto competitivo

Otro punto a tener en cuenta es cómo estas mejoras pueden afectar a la posición competitiva del la empresa en el mercado. Por un lado puede permitirnos mejorar la rentabilidad con unos mayores dividendos  que pueden ser repartidos o reinvertidos a fin de mejorar todavía más la posición competitiva. La otra opción más lógica sería repercutir estas mejoras en una bajada de precios que nos permitiera incrementar nuestra cuota de mercado.

Sea cual sea la estrategia de nuestra empresa, cualquier estimación sobre el ROI ha de centrarse en nuestros objetivos estratégicos. Lo lógico es que antes de considerar un proyecto tengamos realizado un análisis o plan estratégico de la empresa y sepamos qué tipo de mejoras en eficiencia debemos de buscar. Si por ejemplo la empresa busca una reducción de precios que le permita mejorar su posición competitiva habrá que emplearse a fondo en la mejora de eficiencias operativas o búsqueda de sinergias con el canal de suministros. Este puede ser de por si un planteamiento muy válido a la hora de comenzar a considerar un nuevo proyecto y nos facilitará enormemente todo el proceso de análisis.

Ver otros artículos de esta serie:

Medir el ROI en proyectos IT

Los beneficios de un proyecto IT