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Cómo reducir los costes financieros y de gestión en la empresa

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La financiación es un elemento clave en cualquier proyecto empresarial, en la actualidad pocas son las empresas que consiguen salir adelante sin ningún tipo de financiación. Por otro lado el las formulas de financiación por parte de los bancos a las empresas se han ido ampliando con el tiempo y se han hecho cada vez más sofisticadas, no solamente para proyectos de inversión, sino como forma de generar liquidez mediante el descuento de efectos u otros métodos que se han convertido en unos recursos muy extendidos. A todo esto debemos añadir que las empresas también actúan como financieras a la hora de facilitar a sus clientes la compra de sus productos, debido a la estructura de los mercados, esta práctica es en muchos casos un requisito y no una opción.

Al final de todo esto el resultado es que tenemos un cruce de operaciones financieras que generan un coste añadido a la empresa y que muchas veces no está controlado. Para minimizar estos costes financieros las empresas han de contar con las herramientas de control y gestión adecuadas. Hoy en día es difícil encontrar un ERP capaz de ofrecer en su funcionalidad un tratamiento efectivo y completo de estas operaciones. Por si fuera poco, toda esta operativa genera unos costes administrativos que rara vez son cuantificados. Solamente la integración de los movimientos bancarios en nuestros sistema contable de gestión requiere una importante cantidad de trabajo y esto puede verse agravado según la tipología del negocio. Generalmente a mayor volumen de movimientos e instituciones financieras con las que tratamos mayor será el coste que nos generará.

El caso es que con las herramientas adecuadas se pueden reducir y controlar los gastos financieros y los costes burocráticos asociados. Los pasos a dar son sencillos. El primero es conseguir una centralización de las comunicaciones bancarias mediante herramientas online. Con ello automatizamos y procesamos todos los extractos de los bancos con los que trabajamos, sin necesidad de ir a la web de cada banco y descargarlos. Los ficheros vienen ya pre procesados y revisados por lo que no solamente ahorramos tiempo y esfuerzo, también minimizamos la posibilidad de errores.

Lo siguiente es la utilización de soluciones para conciliación bancaria. Casar los movimientos bancarios con nuestros apuntes contables es un proceso, lento, tedioso y peligroso. Con una buena solución para conciliación bancaria se pueden conseguir resultados de conciliación automática de más del 80% de los movimientos. Después de esto el sistema nos muestra los asientos que tiene dudosos y que nosotros simplemente tenemos que revisar y aprobar. Estos sistemas no solo nos permiten reducir el tiempo necesario para la conciliación sino que además reduce sustancialmente el número de errores.

Hasta ahora hemos visto como reducir los costes burocráticos de la gestión de financiera. Pero, ¿cómo reducir los costes financieros en sí? La respuesta es sencilla, con una planificación y gestión de la tesorería eficiente. Esto puede realizarse con una simple hoja de cálculo pero si queremos ser realmente eficientes lo mejor es contar con una herramienta dedicada que nos permita realizar previsiones de manera automática para así minimizar nuestras necesidades de financiación externa.

Existen en el mercado herramientas como Sage XRT que por un coste bastante razonable son capaces de brindarnos toda esta funcionalidad y mucho más. Su instalación e implementación son proyectos sencillos que no requieren demasiados recursos internos y con un retorno de la inversión muy rápido.

¿Que es la industria 4.0?

Hasta ahora las empresas industriales no habían sido del todo permeables a la revolución digital, principalmente debido al uso intensivo de activos fijos de gran coste que son los que permiten crear las economías de escala. Este hecho acarrea como consecuencia planes de inversión a largo plazo, creando unas barreras de entrada importantes lo que hace que el sector evolucione con mayor lentitud que otros.

Industria 4.0 es un termino paraguas que recoge todos los sistemas de gestión de producción que integran algunas de las nuevas tecnologías más pujantes como Internet of Things(IoT), impresión 3D,  la robótica colaborativa y los sistemas ciberfísicos y la cultura hágalo usted mismo.  Se trata de ir un paso más allá en la digitalización de los procesos industriales con la idea de encabezar una nueva revolución industrial, la llamada 4ª revolución industrial.  Estas deberían contar  con un nivel sin precedentes de automatización  e interconectividad, con cadenas de producción más integradas con los mercados y la demanda. Lejos de ser un concepto consolidado la industria 4.0 abarca muchas tendencias tecnologías que a veces no resultan de todo compatibles. Por ejemplo la cultura “maker” y el desarrollo de la impresión 3D se contraponen totalmente con el concepto de fábrica y grandes series.

La idea es lograr mediante la cibernética no solamente una mejor coordinación entre los elementos productivos sino además también entre la demanda y la oferta.  Lo que a la postre debería significar una eficiencia casi absoluta en la cadena de suministros.

Es importante señalar que el concepto de industria 4.0 no está asociado a ninguna tecnología en concreto, se trata más bien de nuevas formas de organizar la producción basándonos en esas tecnologías, muchas de las cuales están  plenamente maduras y han sido totalmente adoptadas en otros ámbitos de actuación. Al igual que pasó con la revolución de la web 2.0 cuyo catalizador fueron tecnologías que estaban al alcance de todos, como la inserción de datos a través  de formularios y las peticiones asíncronas a servidor, en teoría en este momento tenemos todo lo necesario para crear fábricas 4.0 e incluso algunas industrias punteras han adaptado estas tecnologías.

Otro de los conceptos que se pretenden desarrollar es la creación de una especie de sistemas de “plug & play” para maquinaria industrial, esto es decir buscar una compatibilidad entre máquinas que permitieran un acople y desacople sencillo del sistema productivo. Algo parecido a lo que se logra con los terminales y las redes informáticas. Lógicamente este planteamiento tiene cierta limitación y está principalmente orientado a la fabricación discreta ya que hay gran cantidad industrias como las materias primas y los fabricantes de bienes de equipos que cuentan no solamente con gran cantidad de maquinaria diseñada a medida sino que además cuentan con muchos procesos que a día de hoy aun se resisten a la mecanización.

Principales aspectos de la industria 4.0

Uno de los principales aspectos de la industria 4.0 es la interconectividad entre máquinas, las denominadas redes M2M, en las que las máquinas intercambian información y toman decisiones en base a  esa información y otras recibidas del exterior de la red como pueden ser datos de pedidos, oscilaciones de precios etc…  Aunque la tecnología necesaria para el desarrollo de este tipo de redes existe desde hace lustros, en general se carecía del la experiencia, conocimiento y pericia necesarias para hacerlas funcionar de manera rentable frente otros métodos más tradicionales de organización de la producción. Esto ha hecho que su aplicación hasta la fecha haya sido bastante limitada. Recordemos que no solo se trata de lograr un cierto nivel de automatización en las operaciones productivas también es necesario lograr una integración armoniosa con el resto de elementos que configuran la actividad de una empresa industrial, como son la gestión financiera, cadena de suministros, clientes, etc. Esto requiere  de un conocimiento profundo del funcionamiento no solamente de los procesos productivos y cadena de suministros, sino además también del mercado.

Otro factor que ha frenado el desarrollo de las redes M2M ha sido el precio y la capacidad de dispositivos, conexiones y sensores. En los últimos años la reducción del tamaño y precio de los procesadores y la universalización de las conexiones internet ha permitido abaratar sensiblemente el coste de este tipo de tecnologías. La electrónica asociada a dispositivos más complejos como sensores, también se ha abaratado aunque no en la misma medida.

La utilización de sensores conectados permite a las máquinas y bienes de equipo utilizados en procesos de producción una capacidad de auto diagnóstico que simplifica y abarata las operaciones de mantenimiento, logrando elevar además los niveles de operatividad y vida útil de los equipos.

Los sistemas ciberfísicos

Otro aspecto interesante es el desarrollo  de herramientas de simulación que nos permiten construir replicas virtuales de las cadenas de valor industrial lo que nos permite generar simulaciones de procedimientos, métodos de organización o simplemente test de stress.

Son sistemas computaciones colaborativos encargados del control de elementos físicos. Aunque pueda sonar futurista este tipo de sistemas tienen décadas de existencias y encontramos sus precursores en instalaciones como las centrales nucleares o hidroeléctricas. Son una evolución de los sistemas incrustados como los que podemos encontrar en routers wifi, lavadoras e incluso lavavajillas actuales. La principal diferencia es la utilización de sensores que permiten autorregulación por así decirlo del sistema, que no solamente se dedica a regular  dispositivos físicos en base a un programa preestablecido sino que además monitoriza información proveniente de esos sensores y es capaz de tomar decisiones que alteren el curso normal del funcionamiento del sistema para adaptarse a esos cambios en el entorno.

Un ejemplo de sistema ciberfísicos sería la Skynet de Terminator, en la que el manejo de la defensa se deja en manos de un sistema informático que toma decisiones en base a la información recibida a través de sensores y sistemas de vigilancia teniendo además capacidad táctica de activar sistemas de defensa.  Otra versión más simplificada de este enfoque es el Mantenimiento Basado en Condiciones del Equipo, presente en algunos ERP como JD Edwards EnterpriseOne.  Básicamente el ERP hace un seguimiento continua de lecturas provenientes de los sensores de los equipos y es capaz de emitir órdenes de trabajo en base al estado de los equipos e incluso realizar modificaciones en  la planificación.

Cambios en los modelos de organización: la empresa del futuro

El principal objetivo, además de mejorar la eficiencia, es lograr una mejor capacidad de respuesta y adaptación a los cambios en la demanda y los mercados, integrando con mayor fluidez en el proceso productivo las necesidades y conveniencias de toda la cadena de valor, desde proveedores hasta consumidores.

Las industrias que implementan este tipo de esquemas además son capaces de generar grandes flujos de información con unos niveles sin precedentes hasta la fecha. Estos, usados convenientemente con las más potentes herramientas de análisis y analistas de negocio capacitados, permiten obtener un profundo grado de conocimiento y comprensión de todos los procesos de negocios de la empresa.

Los retos de la industria actual

Los ciclos económicos y las revoluciones tecnológicas acaban transformando toda la economía desde el sector más primario hasta el más sofisticado de los servicios. Estamos en un momento de la historia en el que hemos asistido a una integración y transformación de los mercados sin parangón y una revolución digital en la red que ha afectado a actividades económicas tan variadas como la agencias de contactos o la venta de artículos de segunda mano.

La industria manufacturera basada en planes de inversión a largo plazo y activos con periodos largos de amortización es por naturaleza menos permeable a las tendencias del mercado. Las importantes barreras de entrada a los mercados industriales tanto por inversión como por conocimiento hacen que el tiempo discurra más despacio. No se puede renovar una refinería cada vez que una lumbrera de Silicon Valley crea una nueva aplicación para medición de flujos  en un Smartphone pero tampoco se puede vivir de espaldas al mundo.

Hemos llegado a un punto en el que los  grandes conglomerados industriales están comenzando a hacer cambios en sus modelos de negocio para afrontar los grandes retos de nuestro tiempo. Creemos por tanto que es interesante tener una perspectiva de cuales son esos principales retos.

La digitalización y el Internet de las cosas

Durante los últimos lustros la revolución digital ha transformado casi todos los sectores de la economía, con  distinto grado de afectación. La industria ha sido más conservadora  que otras actividades como la venta al detalle o el turismo. Pero como decimos en España a todo cerdo le llega su San Martín y parece que este es el momento de la industria.

A diferencia de otros sectores más etéreos como el entretenimiento o la educación, la industria está inextricablemente ligada al mundo físico. Con todas las implicaciones, altas inversiones en maquinaria, equipos y plantas, largos periodos de amortización que retrasan los ciclos de innovación y un largo etc… Y en general unas altas barreras de entrada al mercado que hacen que este sea menos accesible a nuevas formas de innovación. Cuanto más grande o “pesada” es una industria, más complejo es la introducción de nuevas mejoras.

Esto ha supuesto que la digitalización sólo haya llegado parcialmente, ya que casi todas las empresas cuentan con sistemas de gestión, el grado de cobertura que estos ofrecen sobre el conjunto total de operaciones de la empresa es mucho más limitado que en otros sectores, concentrado principalmente en la parte administrativa y financiera del negocio. Lo complejo y poco frecuente de muchas de sus operaciones hace que las empresas no puedan contar con total cobertura funcional a través de las soluciones estándar del mercado. Esto les hace optar por el desarrollo de sistemas a medida integrados con el estándar.

En un futuro próximo las empresas industriales deberán de ser capaces de cerrar exitosamente la brecha de la digitalización, ya que de lo contrario acabarán pagando un precio muy caro.

Pero hay un reto mayúsculo que el sector industrial debe afrontar y que está hecho a su medida, este es el internet de las cosas. En los últimos años la reducción del tamaño y precio de procesadores, sensores y dispositivos, así como el abaratamiento de las comunicaciones ha hecho posible que las redes M2M sean asequibles y funcionales para gran cantidad de empresas. El sector industrial por su alta intensidad en el uso de activos es un candidato perfecto para la incorporación de este tipo de tecnologías.

En gran medida la adopción de las redes M2M puede permitir  a las empresas una completa digitalización de sus operaciones, con un mayor control sobre procesos productivos y logísticos. Una reducción de los costes y una gestión mucho más eficiente del mantenimiento de los equipos y activos fijos. Y en general una gestión de la cadena de suministros mucho más sensible a los cambios en los mercados que permitirá desarrollar una gestión de inventarios mucho más ajustada y eficiente.

 

Nuevas tecnologías

Por otro lado la tecnología siempre puede suponer un factor de contracción y expansión del comercio internacional. Así como el uso del sistema de “containers” y los bajos precios del crudo han permitido incrementar el nivel de comercio hasta niveles sin precedentes, el desarrollo de nuevas tecnologías como energías renovables, la creación de “nano materiales inteligentes” o un mayor desarrollo del reciclaje podrían tener un impacto netamente negativo en el comercio de hidrocarburos y materias primas.

Existe una amenaza a la bonanza del comercio internacional más de fondo todavía y es la expansión de las tecnologías de impresión en 3D.

El auge económico de los últimos dos siglos y medio se basa en los beneficios de fabricar largas series de productos idénticos, vía especialización y economías de escala, frente al modelo tradicional artesanal de fabricación.  Las ventajas en términos de bienestar material logrado para gran parte de la humanidad son indiscutibles, esto unido a los avances en ciencia, técnica, educación y transporte, ha hecho que la humanidad haya conocido un auge de la prosperidad sin parangón en ningún otro periodo histórico. El desarrollo de la impresión 3D así cómo el del software de diseño está permitiendo un nuevo cambio de paradigma en el que la creación de pequeñas series y productos únicos  es una alternativa rentable.

Hoy en día se pueden imprimir en 3D gran cantidad de materiales: diversos tipos de plásticos, acero, aluminio, plata, etc… Cada vez con mayores niveles de calidad y precisión. La impresión en 3D supone una automización casi absoluta del proceso de fabricación.  Esto tiene unos efectos absolutamente disruptores en las fuerzas competitivas de los mercados en los que puede ser aplicada esta tecnología.  Para comenzar hace que los costes laborales dejen de ser un factor competitivo. Cuesta prácticamente operar lo mismo una máquina aquí que en China, por lo tanto la cercanía con el cliente vuelve a ser un factor clave competitivo ya que la diferencia está más en los costes de transporte que en la mano de obra.

Por otro lado supone un cambio cultural en la forma de comprar y consumir productos, cada uno puede tener su propio producto, la publicidad y el marketing de masas perderán relevancia. ¿Qué sentido tendrá intentar convencer a la gente de que compren un producto igual al que tiene todo el mundo cuando pueden obtener algo mucho más personalizado y propio por un coste más asequible? El diseño estará en el centro de este nuevo modelo y la diversificación y segmentación alcanzará niveles insospechados.

La estabilidad internacional

La industria ha sabido adaptarse con rapidez a la  apertura de los mercados internacionales, bien sea mediante la implantación de centros productivos en lugares que permiten obtener unos costes de fabricación más asequibles, abriendo la cadena de suministros a un mayor número de proveedores o simplemente ofreciendo sus productos en número creciente de mercados.

Realmente estamos en un punto en el que la economía difícilmente pueda estar más internacionalizada.  Los precios del crudo y los avances en materia  de transporte marítimo han contribuido a que este factor se cumpla. La pregunta más obvia por tanto es… ¿y ahora qué?

Lo lógico es que asistamos a más de lo mismo. En el sentido en el que la revolución que ha supuesto la capacidad productiva china, convertida en la fábrica del mundo es un proceso que ya se ha visto antes cuando otras economías adoptaron la revolución industrial. Los salarios, estándares de vida e impuestos tenderán a crecer en China para ir igualándose con los de sus compradores. ¿Cuál será el siguiente paso? ¿El traslado de los centros productivos hacía nuevas economías emergentes? Ese es el patrón seguido hasta ahora. Por lo tanto todas aquellas industrias que basan su estrategia en la búsqueda de menores costes laborales tendrán que tener la flexibilidad suficiente para adaptarse a la nueva situación.

Como influir a nivel interno en el proceso de implantación de un ERP

infuir_proceso_erpLa compra de un ERP por parte de una organización es un proceso complejo con implicaciones para todos los departamentos. La capacidad funcional y de uso que ofrezca la solución a los problemas específicos de nuestro departamento tendrá  implicaciones  a largo plazo en nuestra forma de trabajar e integrarnos con el resto de la empresa.

A  la hora de optar por una solución ERP es recomendable tener una visión global de empresa y no dejarse llevar por cuestiones departamentales que afectan solo a una pequeña parte. Lo óptimo es que cada departamento tenga una presencia en el proceso y sea capaz de poner encima de la mesa cuáles son sus necesidades y requerimientos para que la solución cumpla con sus expectativas y necesidades. No hacerlo es una imprudencia con consecuencias a largo plazo.

Los departamentos deben observar una actitud asertiva e integradora. Con  una implicación una implicación activa en el proyecto, orientados a la mejora, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone el cambio. Debemos plantear las necesidades a cubrir en nuestro departamento y si observamos resistencias en el resto, el camino es demostrar el impacto negativo que en el futuro tendrá para la organización. No debemos de olvidar nunca que uno de los principales objetivos es siempre integrar las operaciones de la empresa de forma efectiva

Saber lo que queremos

Lo primero es hacer un análisis de que ventajas y mejoras esperamos lograr y que aspectos clave del funcionamiento de nuestro departamento, no queremos que se vean alterados. Lo interesante en esta fase es ser lo más extensivo posible y luego priorizar los objetivos según su importancia, conscientes de que generalmente va a ser muy difícil que todos se cumplan. Por eso es muy importante tener claro que es lo irrenunciable.

Para poder defender nuestra posición nada mejor que aportar datos y cifras. Aunque a veces estas puedan tener un carácter especulativo. Es mejor una especulación fundada y elaborada que una valoración a voz de pronto.

Un buen negociador tiene clara siempre la lista de prioridades e incluso hará especial énfasis en aspectos que no son realmente importantes para él a fin poder utilizarlos como concesión a la otra parte, asegurándose así el no renunciar a ninguno de sus puntos clave.

Desarrollar una estrategia

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos obtener llega el momento de definir una estrategia. Para ello debemos de ser capaces de manejar un enfoque lo más amplio posible.  Cuando tratamos asuntos complejos que involucran a muchas personas con fuertes conflictos de intereses, nos enfrentamos a niveles de complejidad que no admiten soluciones sencillas ni lineales. Máxime si tenemos en cuenta que cualquier solución que no satisfaga ampliamente a todas las partes puede ser considerada como un fracaso.

Primer frente: Participar y ejercer cierto control  sobre el proceso

Cuando se da un proceso de cambio de este tipo, no suele haber muchos voluntarios a nivel interno con ganas  de implicarse. En la mayoría de los casos un cambio de ERP suele verse como un mal inevitable. Algo que la empresa necesita para mejorar y seguir creciendo pero que supondrá una molestia durante el tiempo que dure, entorpeciendo los quehaceres diarios pero que con el tiempo traerá una supuesta mejora que aún está por demostrar. Siempre hay gente implicada que cree en la importancia del proyecto, convencida de que es necesario para que la empresa pueda progresar. También hay personas que no tienen ningún interés en el cambio y que se dedican a torpedear el proyecto de manera más o menos indirecta. Casi siempre ambos extremos son una minoría y el grueso general de la empresa suele adherirse a la primera visión.

Si queremos aprovechar el proceso para el provecho de nuestro departamento, debemos de ser capaces de manejar las expectativas que este genera en las distintas partes implicadas. La indiferencia por parte de otros,  puede ser un factor clave en nuestro favor a la hora de poder ejercer un cierto control sobre el proceso. Teniendo una implicación temprana y activa seremos capaces de lograr la influencia necesaria para hacer valer nuestro punto de vista además de información de primera mano sobre su marcha y las implicaciones. Pudiendo influir sobre fechas, recursos y fases de despliegue.

Segundo frente: La búsqueda de aliados internos

En un proceso entre varias partes es muy complicado salir victorioso en solitario. Por eso es importante saber alinear y alinearnos con el resto de agentes implicados. Un buen método es comenzar por aquellos departamentos o partes de la empresa que están más estrechamente vinculados con nuestra área funcional, ya que seguramente habrá muchos procesos en los que intervienen ambos departamentos y en los que una mejora traería un beneficio mutuo.

Por ejemplo cualquier mejora en los proceso de recepción de materiales incide positivamente en el departamento de fabricación.  Siendo conscientes de estas relaciones, podemos encontrar más puntos de entendimiento con el resto de departamentos, para entre todos ser capaces de definir una solución que realmente responda a las necesidades de la empresa.

Otro factor muy importante a tener en cuenta son las luchas de poder inherentes a cualquier organización, incluso las caritativas. Cualquier cambio estructural importante tiene implicaciones potenciales en el status quo y las relaciones de poder. Aquí entramos muchas veces en cuestiones de carácter personal que poco o nada tienen que ver con una buena gestión. Muchas veces se invierte más esfuerzo en ganarse de cualquier manera la confianza de los superiores que en el desempeño correcto del trabajo. Nadie mejor que usted puede saber cómo está la situación en  su empresa, pero esto no siempre es suficiente. Conviene reflexionar sobre cómo se comportarán las distintas personas clave ante el nuevo proyecto. No podemos pasar por alto la capacidad de veto o de impulso que algunas personas clave pueden tener sobre aspectos que nos resultan cruciales.

Tercer frente: las relaciones con el partner

En más de un 90% de los casos las implantaciones son llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa que trabaja de forma estrecha  con el equipo interno. Cuando una consultora afronta un proyecto como este, debe de hacer una gestión del cambio efectiva que elimine o minimice las trabas al proyecto. Para esto es imprescindible contar con aliados dentro de la empresa.

¿Pero qué ventajas puede obtener su departamento de tener una buena relación con el partner? Muchas y muy variadas. El proceso de implantación de un ERP es a dos partes y para lograr el éxito se necesita una implicación muy activa por parte de ambos. Es el partner el que propone un plan de proyecto, calendarios, etc… y en general la mayor parte de las acciones que por supuesto tendrán que ser ratificadas por la empresa. Si conseguimos establecer un puente de comunicación y confianza efectivo con la consultora, tenemos mucho ganado de nuestra parte.

Una actitud colaborativa con el partner hará la transición mucho más fructífera, evitando problemas y maximizando beneficios. Además son ellos los que cuentan con la experiencia en este tipo de proyectos y pueden asesorarnos de manera valiosa a la hora plantear estrategias o adoptar mejoras.

Si tenemos en cuenta estos tres puntos, estaremos en disposición de maximizar el potencial de la nueva solución para nuestro departamento, ejerciendo una influencia positiva que se traduzca en mejoras en el trabajo de nuestro equipo y los resultados ofrecidos.

 

Golive lanza la Guía con para el comprador de soluciones ERP

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El proceso de selección, adquisición e implantación de un ERP es uno de los más complejos que puede afrontar una empresa a lo largo de su existencia. Rara vez habrá un proyecto que involucre de forma tan directa a tantos departamentos y personas de la organización, además de sus implicaciones indirectas para clientes y proveedores.

Según los datos que hemos ido recopilando la duración media de  un ERP viene a ser de unos diez años, con cambios de versión cada 3 o 5 años. Lógicamente estas cifras varían mucho dependiendo del tipo de empresa y software utilizado. Existen muchas empresas que disponen actualmente de ERP´s con más de 15 o 20 años.  Por tanto es muy raro encontrar personal en los departamentos de IT con experiencia en este tipo proyectos. Máxime cuando la implantación siempre suele ser llevada por una consultora externa e incluso muchas veces  se utiliza el apoyo de consultoras también para la selección del producto. No es descabellado decir que generalmente el cambio de ERP es algo que se hace una vez en la vida. De hecho hoy en día los ERP son más duraderos que los matrimonios.

El proceso de incorporación de un ERP por otro lado tiene un importante componente de análisis  empresarial y de gestión, tanto de procesos como de proyecto. La parte  tecnológica aunque importante, no tiene más importancia que cuestiones como el análisis de negocio, la integración en el plan estratégico y la gestión del cambio. De hecho es muy  recomendable no sólo disponer de habilidades de gestión para afrontar este tipo de proyectos sino además tener conocimientos específicos sobre el desarrollo de los mismos.

Este tipo de cuestiones suelen estar más asociados al ámbito de la consultoría que al del conocimiento tecnológico y de la lógica de negocio interno que suelen tener personal de IT de las propias compañías.  Con el fin de intentar suplir esta carencia hemos creado esta guía, haciendo un compendio de todo el conocimiento y las experiencias adquiridas a fuerza de haber participado en muchos proyectos de este tipo. Este ha sido un proceso sumamente didáctico al habernos dado la oportunidad de reconsiderar toda nuestra experiencia.

Ponemos por tanto esta guía a vuestra disposición, con las esperanza de poder escuchar vuestra opinión y seguir aprendiendo para así poder seguir mejorándola en la medida de lo posible. Para acceder a ella sólo tenéis que seguir este enlace y rellenar un breve formulario.

La gestión logística como ventaja competitiva

La logística es la ciencia y  arte de disponer de los recursos adecuados en el momento y lugar oportuno. Se trata de  responder a preguntas¿qué? ¿cuando? ¿donde? ¿cómo?  y ¿a quien?.  Es una disciplina antigua que va mucho más allá del campo empresarial. Hunde sus raíces en lo militar y ha jugado un papel clave a lo largo de la historia en el desempeño de muchas batallas.

Los sitios, una táctica militar tan frecuente hasta la invención de la aviación aérea, no son más que una forma de guerra logística.  Cercar al enemigo hasta que agote sus recursos y una vez agotados esperar  a que se rinde o caer sobre él. Fue así como los romano tomaron Numancia.

Durante siglos, los grandes estrategas militares han mostrado su honda preocupación en todos los asuntos relativos a la logística, conscientes de que hasta el ejército más poderoso, sin suministros, acaba convirtiéndose en una legión de desesperados famélicos. Todo este conocimiento ha sido en gran parte  transferido a las empresas en su batalla por conquistar los mercados.

La guerra de nuestro tiempo

Hoy en día con  unos mercados internacionales totalmente conectados y con las fronteras más permeables de la historia, la gestión logística se ha convertido en aspecto crucial. Máxime cuando la diferenciación por producto es cada vez más difícil. Y la batalla de la imagen de marca  y la publicidad sólo puede ser jugada por los grandes jugadores.

El tener la habilidad de colocar nuestro producto en el lugar y momento adecuado, a un precio asumible por nuestros clientes, pone a nuestra empresa en una posición ventajosa. No hay que olvidar que el producto que no está disponible a la hora de ser comprado se convierte en un producto inexistente.

La gestión de la cadena de suministros

No solamente hay que saber hacer llegar al cliente nuestros productos, también es crucial saber abastecerse. Esto puede marcar la diferencia entre ser competitivos o no serlo. El mantener un nivel mínimo de stock, hacer un aprovechamiento total de las compras y obtenerlas al  mejor precio posible, es un factor clave si queremos hacer a nuestra empresa competitiva en precios.

Para lograrlo hay que crear relaciones estables y duraderas con nuestros proveedores. Comunicarles de manera inteligente que es lo que necesitamos, para que se adapten más fácilmente a nuestras necesidades y ofrecerles los incentivos adecuados. Para recorrer un camino largo, nada mejor que contar con socios de largo recorrido.

La gestión competitiva de la logística

Algunos estudios determinan que los costes totales de la logística suponen un 30% del total de los costes de la empresa y suponen un 9.25% de media sobre el precio de venta.

Muchas veces la clave no es estar en todas  las batallas, sino en encarar aquellas batallas que  realmente merecen la pena. Especialmente en aquellos sitios pocos rentables. La base fundamental de una gestión logística competitiva es tener bien identificados los costes operativos y saber cómo son afectadas por variables como la ubicación, el producto, forma de pago u otras como el nivel de servicio al cliente. Muchas veces unos altos costes logísticos vienen asociados a la presencia en mercados y clientes que no son realmente interesantes o que todavía no hemos encontrado una forma para poder abordarlos con una mayor rentabilidad.

Para hacer esto de manera exitosa tenemos que tener claro la identidad de nuestro producto y de nuestra empresa. Nadie espera poder encontrar una botella Möet Chandom en una tasca de pueblo. No tiene sentido servir vino de marca “Hacendado” en Puerto Banus. Son dos ejemplos muy extremos. Pero en cualquier categoría o rama de productos y canal de distribución es fácil encontrar ejemplos de presencias inadecuadas.

Cada vez que hacemos un esfuerzo para colocar nuestro producto en un canal o en punto de venta que no nos interesa, estamos desperdiciando una energía valiosísima que podría ser empleada en propósitos más adecuados.

La cuestión de los recursos propios en la logística

En la guerra tradicional siempre ha habido una cierta desconfianza hacia los mercenarios. Aunque el fondo cualquier soldado que cobra un salario, es un mercenario. Cuando está en juego algo tan crucial como la hegemonía o la supervivencia de un país es lógico no  contar con extranjeros.

Pero en la lucha por los mercados, todos somos extranjeros y mercenarios. Salvo el emprendedor o visionario que quiere sacar adelante su proyecto y los que se unen a él por convicción o afinidad personal (que son una ínfima minoría), todos estamos en esto por dinero.  El principal ánimo de los mercados es el lucro. Por eso hay que saber valorar los recursos ajenos.

Se puede hacer un gran producto sin tener una sola fábrica. Se puede tener una gestión logística excelente sin poseer un solo camión o almacén. Alguna empresa como Nike, que es puntera en su segmento no tiene ni lo otro. Coca-Cola tampoco.

Por eso tener una estrategia logística ganadora es una cuestión de conocimiento, ideas, control, información, relaciones e ímpetu.

Cuando planteamos un sistema logístico debemos de ser capaces concebirlo no como algo fijo y monolítico. Sino con un organismo vivo. Adaptable, abierto en constante búsqueda de señales de su entorno. Con un propósito. Sólo así conseguiremos hacer de la nuestra gestión logística una ventaja competitiva.

 

¿Cómo sacar partido al Cloud en mi empresa?

Para poder obtener un beneficio de real de la migración a plataformas Cloud en su empresa, lo primero y más importante es tener una idea clara de cuáles son los costes actuales en cuanto a equipos informáticos, infraestructuras, software, soporte y mantenimiento se refiere. Si queremos realizar un cambio exitoso es necesario tener en cuenta la amortización de las inversiones en curso.

Si por ejemplo su empresa renovó hace poco todos los equipos, comprando licencias perpetuas de Windows, Office o instaló hace poco un ERP adquiriendo servidores, licencias y servicios difícilmente podrá sacar partido de un cambio de paradigma, si esto implica tener que desaprovechar todas las inversiones en curso.

No obstante no todas ventajas de la adopción del Cloud se basan en una cuestión de dinero efectivo sobre el coste actual. También hay que tener en cuenta la flexibilidad que nos ofrece este modelo, a la hora de poder adaptar los costes operativos de nuestra empresa a la realidad de cada momento. Esto no solamente mejorará nuestra capacidad de respuesta ante aumentos o disminuciones en la demanda, también nos ayudará a mejorar las posibilidades de supervivencia de nuestra empresa, reduciendo nuestra exposición a las malas  decisiones de inversión.

Si una empresa hace un importante desembolso en un nuevo Centro de Datos y un ERP de Tier 1 con importante coste en número determinado de licencias y luego sufre un importante descenso en ventas, que le obliga a rehacer su estructura, puede tener un problema grave. Se encontrará con una potente inversión de la cual difícilmente podrá sacar partido. En cambio con un modelo Cloud, tendrá garantizado que sus costes operativos siempre se adapten a las necesidades de cada momento.

Al final lo que estamos debatiendo aquí es un medio de alquiler frente a propiedad. En general el mundo empresarial la tendencia es potenciar el primero frente a la propiedad. Sólo hay que ver el claro ejemplo de cómo la mayoría de los grandes bancos se han deshecho de la propiedad de gran parte de los espacios que ocupan.

 

Ahorrando en equipos e infraestructuras

La parte más obvia de ahorro que se le viene a  la cabeza  es el ahorro en servidores. Dependiendo del tamaño de la empresa este puede ser un buen pico.  En instalaciones de un sistema ERP por ejemplo que requiera un servidor propio, lo cual es necesario en la mayoría de los casos cuando hablamos de empresas de un cierto tamaño, suele representar entre un 20% del presupuesto. Con sus costes de luz, ventilación, espacio y mantenimiento.  Está claro que si optamos en modelo Cloud estos costes desaparecen.  ¿Pero son estos lo únicos costes que podemos reducir?

Si atendemos a los equipos portátiles y de sobremesa que se utilizan hoy en las empresas veremos con facilidad que la mayoría de ellos están sobredimensionados. Es decir salvo honrosas excepciones en los que se utilizan programas de escritorio que demandan altos niveles de recursos computacionales o incluso hardware especial como tarjetas de video. En el resto de las ocasiones los equipos son utilizados para tareas básicas de ofimática y como mero cliente de sistemas centralizados.

Y es ahí donde surgen las oportunidades. Si su empresa está totalmente inmersa en una arquitectura Cloud o 100% web. Puede tener un ahorro importante en equipos mediante la adquisición de dispositivos con Chrome OS. Este sistema operativo de Google hecho para trabajar en la web funciona sobre equipos muy ligeros de hardware, poca RAM, casi nada de disco duro. Pero más que suficiente para la mayoría de usuarios. Son rápidos y fáciles de manejar. Se actualizan de manera automática, con el consiguiente ahorro en mantenimiento de equipos. Incluyen software para realizar de manera gratuita muchas de las tareas más comunes: textos, hojas de cálculo, presentaciones, incluso videoconferencias. Tal vez no estén al  nivel de la última versión de Microsoft Office pero ofrecen una calidad mucho más que suficiente para la mayoría de los usuarios.

Ahorrando en software mediante el Cloud

Está es sin duda la parte más compleja. Si bien los ahorros en vil metal se pueden presentar de manera clara en cuanto al software la cosa puede ser más compleja de determinar,  aunque a priori pueda parecer igual de sencillo.

Lo primero que  tenemos que tener en cuenta es el coste de transición. Cuando cambiamos de un ordenador viejo a uno nuevo podemos recuperar fácilmente nuestro nivel previo de productividad en cuestión de horas o días. Pero cuando hablamos del uso de aplicaciones empresariales complejas, es otra historia. Especialmente cuando hablamos de usuarios con un alto nivel de eficiencia que conocen a la perfección el software y sus atajos y que llevan años trabajando con la misma herramienta. El conseguir que vuelvan a rendir al mismo nivel es cuestión de dinero y tiempo. Recursos en formación y un periodo de adaptación con menor rendimiento.

No obstante si tenemos en cuenta las mejoras en usabilidad que se han dado en los últimos años en todo tipo de aplicaciones. Ciertamente esta brecha se puede ver reducir. Especialmente cuando hablamos aplicaciones web. Que comparten por lo general unos estándares básicos de navegación e interfaz gráfica comunes.

En cuanto al coste de suscripción, que sustituye al coste de adquisición, mantenimiento y actualización, cabe duda que las barreras de entrada son siempre menores. Ya que un pago mensual de cuota frente a un desembolso importante inicial viene a significar una financiación de facto.

La duda que surge a muchas empresas es si a la larga sale rentable el modelo de suscripción. Bueno para esto siempre hay que echar números. Lo que está claro que un modelo por suscripción es más fácil que el número de licencias en uso sea siempre el justo que necesitamos.

En un modelo Cloud las aplicaciones son auto actualizables, lo que nos permite disponer siempre de la última versión con todas la mejoras incorporadas.

 

Resumiendo si una empresa quiere aprovechar al máximo su migración a entornos cloud, tiene que tener en cuenta los ciclos de amortización, estar abierta a nuevas posibilidades y sobre todo. Adoptar un modelo u otro de pleno. Quedarse a medio camino puede genera costes innecesarios. Gracias por vuestra atención.

5 tendencias tecnológicas que están revolucionaran el software para empresas

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Aunque la adopción de innovaciones tecnológicas por parte de las empresas en el campo del software es mucho lenta que en los mercados de consumo. Actualmente hay varias brechas que indican que se van a producir importantes cambios en mercado del software empresarial.

APIS E INTEGRACIÓN

Las API´s (Aplicattion Program Interface) son conjuntos de subrutinas y funciones que permiten que una cierta biblioteca pueda ser utilizada por otro software como capa de abstracción.  Puede ser que este término sea desconocido por mucha gente, pero casi todos los usuarios de internet hacen uso de ellas a diario, aunque sea de forma inconsciente. Gracias a ellas podemos ver los últimos tweets que se han  publicado relacionados con un artículo, disfrutar de mapas de Google incrustados en las webs y muchas más cosas.

El verdadero potencial de las API´s es que permiten construir una solución con alta funcionalidad sin tener que desarrollar de manera exhaustiva cada uno de los aspectos sistema. Nos permiten apoyarnos en el software de terceros para incorporar funciones que de otra forma hubieran sido muy costosas de desarrollar.

El ejemplo más obvio puede ser la incorporación de funcionalidad geográfica y mapas. Si cada software que necesita incorporar capacidades geográficas tuviera que desarrollar un sistema propio el coste sería totalmente prohibitivo.

WEB Y CLOUD

Hoy podemos decir de manera casi definitiva que los estándares HTML5 y CSS3 están implantados de forma universal. Esto quiere decir que hoy en día casi la totalidad de los usuarios que se conecta a internet puede disfrutar en su navegador web de aplicaciones con altos estándares de calidad en cuanto interactividad, formato, responsividad y calidad gráfica, unidos a las ventajas estándar de las aplicaciones web. Esto es cierto incluso en entornos 3D gracias a tecnologías como WebGL.

Según datos de nuestra web solo un 3% de los usuarios está en versiones anteriores a IE9. El resto de usuarios está utilizando Chrome o Firefox, aplicaciones que se están actualizando constantemente a los últimos estándares de W3C o incluso a los todavía más avanzados de Webkit.  Hay que tener en cuenta que estos son datos referidos a usuarios con un perfil corporativo, en este sentido el verdadero empujón a los estándares más avanzados de la web ha sido la discontinuidad del soporte por parte de Microsoft para Windows XP, que incorporaba de serie IE8. Dado que muchos usuarios se limitan (especialmente en entornos profesionales) a utilizar el navegador que tienen de serie, esto era un auténtico cuello de botella que finalmente se ha solucionado.

Hay que destacar que las aplicaciones web son todavía una tecnología incipiente que no ha alcanzado su punto total de madurez. Por lo que todavía son de esperar mejoras en este campo, unidas a las que se produzcan en el diseño de interfaces de usuarios, protocolos de comunicación y desarrollo de aplicaciones en general.

 

INTERNET DE LAS COSAS

¿La lavadora conectándose a Internet para descargarse los últimos programas de lavado? Todo puede ser. Bromas aparte dentro de las tendencias tecnológicas más importantes, esta es sin duda la que más va a afectar a la empresa. Debido al uso intensivo de equipos y bienes.

Puede que el internet de las cosas suene como algo muy friki y vanguardista, pero las empresas de transporte que tienen un control de flota y un seguimiento de sus vehículos que permite a sus clientes saber por dónde anda su mercancía están metidos de lleno en el internet de las cosas. La domótica y la gestión del mantenimiento de equipos en base alertas son sólo algunos ejemplos del potencial del internet de las cosas.

El objetivo potencial es que cada equipo capaz de  generar información de relevencia pueda estar conectada a la empresa transmitiendo información e incluso recibiendo órdenes.  Esto abre grandes posibilidades en áreas como el mantenimiento, el transporte, la gestión comercial y la fabricación.

APLICACIONES MÓVILES

Las aplicaciones móviles han supuesto toda una revolución en la forma que tenemos de compartir, consultar y distribuir información. Aproximadamente un 90% de los usuarios se conecta a Facebook a través de su móvil y en el caso de Twitter este porcentaje es aún más elevado. Según datos de 2013 el 86% de los usuarios de internet utiliza el móvil para conectarse a internet. Solo hay que echar un vistazo en cualquier transporte público para darnos cuentas hasta qué punto las aplicaciones móviles han cambiado nuestro estilo de vida. Incluso la forma de presidir las sesiones del congreso de los diputados.

A pesar de que la generalización del uso de aplicaciones móviles ha corrido como la pólvora el impacto que estas han tenido en el mundo de la empresa ha sido más bien escaso. La principal razón ha sido la desidia de la gran mayoría de los fabricantes, ya que desde hace años algunos fabricantes como Oracle han puesto de a disposición de sus clientes un amplio catálogo de aplicaciones móviles  que funcionan como parte integrada de algunas de sus soluciones más importantes como son JD Edwards EnterpriseOne o ERP Cloud.

 

COLABORACIÓN SOCIAL

La forma de interactuar y colaborar con otros usuarios que han surgido gracias a la web 2.0 y las redes sociales han supuesto todo un hito en la utilización de la informática.  No se basan en ninguna tecnología específica sino en un uso bien adaptado a la forma que tiene la gente de comunicarse.

Por supuesto todas estas nuevas formas de colaboración con posts, mensajes y comentarios tienen su cabida en el mundo de la empresa, especialmente en el ámbito de la gestión por proyectos.

La filosofía de los Social Media abre las puertas hacía formas de trabajo más colaborativas. En las que es más fácil rastrear los cambios hechos,  hacer sugerencias, solicitar opiniones o interactuar de una forma mucho más fluida y asíncrona entre las miembros de un equipo encargados de una determinada tarea. Un ejemplo muy bueno de estas nuevas formas de colaboración las podemos encontrar en el nuevo ERP Cloud de Oracle.

EXPERIENCIA DE USUARIO

Un diseño cuidado de la experiencia de usuario no mejora de por si la capacidad funcional del una aplicación. Pero puede por sí solo incrementar notablemente la productividad de los usuarios y permitir que estos saquen el máximo partido de ella.

Hoy en día una para crear una experiencia de usuario de calidad en aplicaciones de gestión es necesario plantearse cuáles serán los roles de los distintos grupos de usuarios que van a utilizar la solución y crear unas interfaces de usuarios diferenciadas para cada tipo de usuario. También hay que tener en cuenta que dispositivos y aplicativos van utilizar para acceder a la solución y adaptarla no solamente a estos dispositivos sino también a los diferentes roles de usuario que utilizaran cada dispositivo.

Cuando creamos una interfaz de usuario solida y fluida, acortamos las necesidades de formación y adaptación a la herramienta así como rebajamos las barreras de entrada para nuevos usuarios.

Esperamos que este artículo haya sido interesante para todos.

La importancia de la visibilidad en la información

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Cuando se trata de percibir la perspectiva, el donde, el cómo y el cuándo siempre son importantes. Dependiendo de cómo veamos un determinado elemento nos puede parecer una cosa u otra. En la imagen superior vemos como una sencilla pieza de metal puede parecer muy distinta, dependiendo de su ubicación. Dándonos incluso la impresión de ser una forma imposible tipo las ilusiones ópticas de Escher o la escalera de Penrose.

A la hora de visualizar la información este problema se ve agravado. Nuestra vista está hecha para captar variaciones en el volumen, el color y la forma. Nuestros ojos no fueron diseñados o evolucionados para leer caracteres. Por eso el principal problema al que nos enfrentamos cuando visualizamos datos “crudos” es distinguir lo que realmente es más importante. Cuando revisamos una hoja de cálculo vemos antes nuestros ojos filas y columnas de cifras prácticamente indistinguibles, que hay que revisar con mucho cuidado para encontrar lo que estamos buscando. Eso claro está siempre y cuando sepamos qué es lo que estamos buscando, lo cual no siempre es posible. Muchas veces tenemos que buscar a Wally, sin saber realmente quien es Wally.

Somos buenos diferenciando rostros y formas de andar, distinguiendo un animal que corre a lo lejos o la silueta de nuestro deportivo favorito. Pero para saber a qué cifra de las cientos que vemos en nuestra pantalla debemos prestar atención necesitamos mucho trabajo. Y si la información está mal estructurada, no sería raro que nos encontráramos con alguna escalera de Penrose en nuestra hoja de cálculo.

El formato de la información un paso imprescindible en el proceso de reporting

Para poder sacar más partido a nuestra limitada capacidad disponemos de múltiples recursos que deberíamos de utilizar de manera imprescindible en nuestro proceso de reporting. Los recursos son numerosos, desde utilizar un tamaño distinto para los caracteres de encabezados y secciones importantes hasta la incorporación de gráficos dinámicos y elementos interactivos que nos permitan explorar los datos de una manera proactiva. Sacando así todo el jugo posible a la información que tenemos ante nosotros.

El problema es que para hacerlo necesitamos de tres recursos importantes esfuerzo, tiempo y además de pequeñas dosis de talento y creatividad. En muchas empresas, el dedicar recursos a actividades de este tipo está sin duda mal visto. Cuando no se considera una auténtica pérdida de tiempo. No está carente de lógica esta postura si tenemos en cuenta la cantidad de horas que se suele emplear en las empresas en crear informes y documentación que luego nadie revisa.

Pero conviene hacerse una pregunta: ¿Por qué nadie revisa esos informes? En la mayoría de los casos la respuesta es sencilla, porque son densos, de poca legibilidad, mal estructurados, casi sin formato y no ofrecen información de valor. La cantidad de tiempo que se necesita para extraer algo de información valiosa de ellos suele ser desorbitada. En pocas palabras: son infumables.

Por eso es interesante plantearse que a lo mejor no son necesarios tantos informes, ni tantas hojas de cálculo. Tal vez lo que realmente necesitamos son menos informes mejor hechos. O mejor aún, porque no disponer de informes pre-configurados y con un buen formato que podemos consultar en tiempo real mientras trabajamos contra datos únicos y contrastados. Ese sin duda es el futuro.

La barrera entre información y operaciones

La revolución tecnológica de las últimas décadas ha imprimido una velocidad a nuestra sociedad, inconcebible en cualquier otro periodo histórico. Somos capaces de producir y hacer muchas más cosas, mucho más rápido. Esto implica tener que tomar más decisiones, el problema es que con nuestra capacidad intelectual el límite de nuestra atención es igual de limitado que el de nuestros predecesores.  Por lo tanto necesitamos de herramientas que nos permitan sacar el máximo partido a nuestras limitadas capacidades.

Durante décadas, los sistemas de gestión en la empresa han tenido una clara orientación transaccional, ancladas en el terreno de lo operativo: realizar movimientos de cuentas, asignar unidades de stock,  etc. Los sistemas de reporting o información y análisis estaban más enfocados a  generar informes ejecutivos para los centros de decisión, generalmente la alta dirección.  Estos se encargaban de definir las directrices que los niveles más bajos de la jerarquía se dedicaban a asumir de la manera más estricta posible, sin modificaciones ni desviaciones. Esta forma de articular las empresas se ha acabado mostrando totalmente ineficiente en un entorno donde los cambios son vertiginosos. En los que no se pueden esperar a que las lentas correas de transmisión comuniquen los cambios coyunturales a la dirección y esta emita unos  nuevos planes de acción para que sean aplicados por los mandos intermedios.

Barrera entre reporting y ERP

Hoy en día las empresas son organizaciones mucho más flexibles y dinámicas. La preparación de los cuadros bajos e intermedios ha mejorado enormemente. Las estructuras se han optimizado con esquemas en los que cada empleado es el encargado de sacar adelante su área de responsabilidad. Esto unido a los avances en nuevas tecnologías ha permitido un nuevo modelo de organización. Pero todavía queda mucho por hacer.

Los mandos intermedios y el resto de empleados necesitan disponer de información relevante, clara y concisa que les permita tomar las decisiones correctas a la velocidad que nos marca el mercado.

Para poder cubrir estas necesidades los usuarios han de disponer de herramientas potentes y de uso sencillo. Estas han de permitirles obtener resultados de manera inmediata sin tener que solicitar la creación de informes al Departamento de IT.

Aplicaciones de gestión que integran el Reporting

Por muy sencillo que sea el uso de nuestra herramienta de reporting siempre es un incordio tener que estar cambiando de aplicación para poder consultar la información. Esto distrae la atención del usuario y disminuye la visibilidad. Lo ideal es integrar los reports en el mismo espacio de trabajo. Así el usuario puede tomar decisiones en tiempo real, consultando la información a medida que tiene que se van planteando las cuestiones.

De esta manera se consigue obtener un flujo de trabajo dinámico en el que los usuarios cuentan con información pertinente para poder tomar las mejores decisiones. Derribando la barrera entre software trasaccional y analítico conseguiremos incrementar las cuotas de productividad y eficiencia en nuestra empresa.