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Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

El ERP en la nube, estado de la cuestión

Durante los últimos años hemos escuchado hasta la saciedad  que el futuro es la nube, que el cambio era inminente y que ya no había marcha atrás. A día de hoy tras varios años de inminencia, la realidad es que son muy pocos los fabricantes, especialmente entre los del segmento de aplicaciones corporativas, capaces de ofrecer una solución cloud estable, consolidada y ampliamente funcional.  Mientras que en otros tipos de aplicaciones como el CRM la cuota de mercado de las soluciones cloud cubre la práctica totalidad del mercado, en el ERP su presencia es bastante más baja.  ¿Cómo puede ser que el principal software de gestión empresarial esté perdiendo el tren de la nube?

La primera explicación que se suele ofrecer y que de entrada suena a excusa, es la de la complejidad, lógicamente es mucho más difícil adaptar un ERP a la nube que un CRM, pero cuando vemos que algunos fabricantes han sabido hacer los deberes y están ofreciendo soluciones en la nube, no sólo totalmente funcionales, sino siendo más avanzadas incluso que las soluciones tradicionales, al haber captado perfectamente la esencia del formato y ofreciendo capacidades colaborativas y sociales nunca antes vistas en las aplicaciones on premise.

Demasiadas cuentas pendientes

La principal razón de este atraso, es sin duda alguna es el bajo perfil innovador y de inversión de la mayoría de las compañías aprovechándose de las importantes barreras de entrada, los largos periodos de reposición, las dificultades para cambiar de producto por parte de los clientes y su dominio del mercado para adoptar una posición cómoda y rentable. Cómoda en el sentido de que en general la innovación en el producto ha sido escasa, limitándose por lo general a añadir algunas mejoras funcionales y de usabilidad, dependiendo de la envergadura de la actualización, y rentable porque se han dedicado a vivir de los ingresos recurrentes de un mercado cautivo, especialmente desde la desaparición de gran parte de los pequeños fabricantes.

No es de extrañar por tanto que el enorme cambio de paradigma que implica pasar de aplicaciones cliente/servidor on premise a soluciones en la nube se le haya atragantado a gran parte de la industria.  Durante más de una década la mayoría del sector se dedicó a desdeñar abiertamente las soluciones ERP basadas en estándares web. Sólo cuando el avance de las soluciones cloud ha sido algo imparable han comenzado a prestar atención a un modelo de desarrollo que lleva años revolucionando el mundo del software de aplicaciones colaborativas en todos los sectores.

Y es que las soluciones cloud son sobre todo, aunque no exclusivamente, soluciones web. El desarrollo de este tipo de soluciones requiere de un know-how y una experiencia totalmente distintas al de las aplicaciones de escritorio. Cuestiones como la usabilidad, el diseño adaptable a los distintos formatos y navegadores, la interacción con aplicaciones de terceros y demás son altamente complejas. Las soluciones ERP son a fin de cuentas mastodónticas aplicaciones que en los casos más extremos han de ser capaces de soportar miles de usuarios concurrentes. No es fácil por tanto cambiar el modelo de desarrollo de unos paquetes de software tan sofisticados y complejos.

Simplificando hasta el extremo, podemos decir que el desarrollo se divide en dos capas: funcional y visual, lógica de negocio e interfaz de usuario.

El desarrollo web  o front-end tiene más que ver con la segunda capa y ofrece importantes ventajas sobre el tradicional modelo de aplicaciones de escritorio: no hay necesidad de instalar previamente en cada equipo, se puede acceder desde cualquier lugar, pueden soportar cualquier dispositivo con conectividad y diversos clientes web, gracias a las cachés del navegador su velocidad de funcionamiento puede ser prácticamente instantánea. Además la utilización de elementos comunes de la navegación web hace que la adaptación a este tipo de herramientas sea mucho más fácil.

Pero para poder aprovechar todas estas ventajas es necesario un importante esfuerzo por parte del fabricante, además de un importante know-how y trayectoria. No se pueden comenzar a hacer buenas soluciones web de la noche a la mañana. Algunos productos más maduros como JD Edwards llevan ofreciendo una versión web desde 2001 y el producto no ha parado de evolucionar desde entonces. Por mucho que una solución cuente con una potente funcionalidad eso nunca será garantía de que al migrar a web el producto será un éxito. Ciertamente es un modelo de desarrollo complejo y no vemos claro que todos los fabricantes sean capaces de cambiar su modelo de negocio con éxito.

Otro tanto pasa con las aplicaciones móviles y las soluciones de movilidad. Mientras las aplicaciones móviles habían revolucionado ya el planeta, la mayoría de los ERP seguían corriendo sobre un cliente pesado de escritorio y sólo algunos de los sectores con necesidades más específicas como el transporte o la distribución minorista contaban con soluciones que cubrían sólo en parte sus requisitos de movilidad.

 

Pocas opciones para los compradores

A día de hoy, en el mercado del ERP de nivel 1 sólo hay dos fabricantes que tengan productos Cloud: Oracle y EPICOR. El resto de fabricantes se quedan en proyectos y promesas. Oracle ha sabido recoger toda la experiencia adquirida en el desarrollo de soluciones web como: JD Edwards EntepriseOne o Siebel CRM para ofrecer una gama de productos cloud capaz de satisfacer todas las necesidades de la empresa: ERP, Customer Experience, Infraestructura, Planificación y Analítica. Todas ellas de fácil integración para que el cliente pueda configurar una solución de negocio a su medida, sin tener que preocuparse de requerimientos técnicos, hardware, infraestructuras, mantenimientos o cambios de versión.

Y es que el vender soluciones cloud no significa simplemente cobrar un alquiler por el software, implica un profundo cambio de paradigma para poder hacer la tecnología mucho más accesible, integrable y rentable para el cliente.

 

ERP, industria 4.0 y redes M2M

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¿Qué es la industria 4.0? En la adaptación al cine de la novela “Yo robot”, de Isaac Asimov, en mitad de una persecución vemos como el protagonista se introduce en una fábrica de coches. La fábrica está totalmente automatizada, no vemos ni una persona en las zonas de ensamblaje o almacenamiento. Asistimos al ensamble completo de un un producto tan complejo como un coche sin ninguna clase de intervención humana directa. Tal vez este modelo productivo que nos plantea la película, sea una hipérbole, pero viendo esa escena nos podemos hacer una idea más aproximada de los que es la industria 4.0 que leyendo las farragosas definiciones que circulan por la web.

En definitiva es la transformación digital aplicada al mundo de la fabricación. La automatización llevada hasta su último extremo en el que las máquinas realizan todo el proceso productivo. Pero la industria 4.0 es mucho más que eso, significa tener conectados a los centros productivos al cliente, proveedores y múltiples fuentes de datos. Esto a día de hoy no es ciencia ficción. Mediante la integración entre sistemas de gestión y redes M2M, los sistemas son capaces de autorregularse y tomar decisiones en tiempo real en base a los cambios de la demanda, condiciones de la fábrica y suministros, aplicando las reglas de negocio previamente suministradas. Adaptando así el funcionamiento, la organización y la planificación de la fábrica  a las necesidades de la organización y los clientes.

Desde hace más de dos décadas los ERP se han convertido en los principales sistemas de gestión de las empresas en todo el mundo. Si la revolución digital va a transformar todo el sector industrial, que duda cabe de que los ERP no van a quedarse al margen de esta transformación ya que en ultima instancia serán los gestores de todas esta información.

 

Adaptando el ERP para trabajar con redes M2M

La integración de datos provenientes de sensores y dispositivos, como básculas de pesaje, sistemas de gestión de almacén o incluso localizadores en flotas de vehículos no es algo nuevo en las aplicaciones ERP. La cuestión clave es que hasta ahora estas integraciones generalmente eran desarrollos a medida hechos para casos específicos y concretos. En el resto de las ocasiones hablamos de soluciones verticales que establecen propuestas muy concretas para un único sector. Faltaba una arquitectura de solución capaz de integrar los datos provenientes de dispositivos y redes en las aplicaciones de negocio, de forma versátil y dinámica. Permitiendo integrar la mayor cantidad de información útil disponible sin tener que caer en costosos desarrollos y soluciones a medida que necesitan de esquemas rígidos que acaban lastrando la competitividad de la empresa.

A grandes rasgos, las redes M2M integradas con aplicaciones de negocio se componen de cuatro elementos básicos: dispositivos, pasarelas, servidores y aplicaciones de negocio.

Por dispositivos entendemos cualquier aparato capaz de captar información y realizar mediciones sobre diversas variables de interés tales como: localización, movimiento, condiciones ambientales, información de estado de máquinas y un largo etc…

Las pasarelas son dispositivos que se encargan de recoger información de varios dispositivos y filtrar y transformar esa información a formatos estándares para su transmisión a través de internet. El servidor recibe toda esta información que analiza, filtra y almacena en los repositorios de datos del ERP para que pueda ser usada por las aplicaciones de negocio.

Este tipo de arquitectura basada en pasarelas facilita enormemente la integración de datos en las aplicaciones de negocio ya que el servidor simplemente necesita un protocolo para comunicarse con las pasarelas y no uno protocolo y configuración por cada dispositivo a incorporar a la red. Realmente este diseño de red marca la diferencia entre la integración de dispositivos tradicional y el Internet de las cosas…Las pasarelas vienen a ser ordenadores diseñados y dedicados exclusivamente a la recogida de datos, con procesadores especializados y múltiples opciones de conexión y recogida de datos, generalmente tienen un aspecto mucho más robusto que un ordenador normal y carecen de pantalla o teclado ya que se accede a ellos de forma remota. A continuación podeis ver la imagen de una pasarela.

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Para entenderlo todo de forma más clara utilizaremos un ejemplo práctico y tal vez más sencillo de entender que uno industrial, el de una cadena de tiendas. En cada tienda tienda se dispone de estanterías inteligentes que detectan automáticamente cuando un producto es retirado de una estantería, también desde la caja se recoge información de los productos vendidos, además los sensores de la tienda detectan la afluencia total de personas, temperatura, humedad y demás. En lugar de conectar cada uno de esos dispositivos a la aplicación de negocio, con el uso de una pasarela podemos  centralizar la recogida de datos de todos los dispositivos de cada establecimiento en una una pasarela que hará de intermediario entre los dispositivos y el servidor.

Con esta arquitectura de red facilitamos la replicación de este modelo de redes M2M a otros establecimientos de la empresa, además de la integración de datos en el repositorio del ERP.  Las pasarelas M2M además son equipos específicamente diseñados para la recogida de datos provenientes de sensores y su conversión a diversos protocolos, con lo que soportan la mayor carga de complejidad a la hora integrar, además aportan otras ventajas como la seguridad extra en la red.

 

La flexibilidad en los sistemas de gestión

Gestión y entorno empresarial

Una de las pocas constantes en el mundo de los negocios es que los mercados están siempre en movimiento. Resulta una paradoja que lo único que podamos dar como estable sea el continuo movimiento, pero la realidad siempre suele ser más compleja de lo que nos gustaría.

No sólo los mercados están en continuo movimiento. Las empresas también tienen como referencia los marcos legales y regulatorios dictados por las respectivas administraciones de los distintos países en los que operan. La influencia de dichos marcos influye en aspectos tan variados como la gestión de empleados, seguridad en instalaciones, gestión de impuestos, especificaciones de productos y un largo etc.. de cuestiones.  Estos marcos no solamente están sujetos a cambios,sino que además obligan a las a cumplir con los requisitos legales de los distintos países y mercados en los que operan.

Cualquier empresa que opte no solamente a mejorar,  sino también a mantener su posición competitiva ha de tener un cierto nivel de flexibilidad, para ser capaz de reaccionar a todos estos cambios en el entorno.

No solamente eso, la empresa en sí también está sujeta a cambios, siempre se pueden abrir nuevos mercados, crear nuevas líneas de negocio, participar en fusiones, adquisiciones o simplemente realizar cambios en estrategia que acaban modificando el modelo de negocio o transformando la operativa de la empresa.

 

Modelo de negocio y sistemas de gestión

Podemos definir el modelo de negocio como la forma en que una empresa crea valor para sus clientes, dotando de una estructura a sus operaciones y orientándose a las necesidades de ciertos segmentos de mercado.

Es tan importante el modelo de negocio que en muchas ocasiones vemos más similitudes entre empresas de distintos sectores que desarrollan un modelo de negocio parecido que entre empresas del mismo sector. El modelo de negocio de una empresa aunque muchas veces no sea manifiesto o desarrollado de forma consciente abarca y define todo, desde la política de distribución y de precios, hasta la comunicación, política de recursos humanos, aprovisionamientos, etc… Todo viene determinado por el modelo de negocio de cada empresa.

Aunque el modelo de negocio no es algo que se cambie todos los días, no es algo inmutable está siempre en movimiento. A veces de manera suave e imperceptible otras de manera de brusca cuando las cosas se ponen difíciles y la situación exige de importantes golpes de timón.

Los sistemas de gestión de una empresa por tanto, han de tener la flexibilidad suficiente para poder recoger y reflejar todos estos cambios sin suponer un lastre en la evolución.

 

El papel de los sistemas de gestión en la adopción del cambio

Los sistemas de gestión son la infraestructura básica de cualquier empresa que facilitan el trabajo coordinado de los empleados para lograr la consecución de los objetivos. Sirven además de soporte para la interacción con terceros como clientes, proveedores y administraciones.

Por su naturaleza inclusiva los SdG han de incluir todas las operaciones que como hemos indicado, se encuentran afectadas en distinto grado de intensidad por los cambios en su entorno. Los sistemas de gestión por tanto han de tener la flexibilidad suficiente para poder variar su estructura y lógica de funcionamiento y así dar soporte a los cambios en las operaciones

Es aquí donde se plantea un dilema, la flexibilidad a la hora de evolucionar y mantener un sistema de gestión añade un plus de complejidad y por tanto de coste, tanto en recursos técnicos, humanos y económicos. Dado que la flexibilidad hoy en día es un requisito y no una opción, este sobrecoste no puede ser evitado, no obstante existen maneras de reducir la complejidad que supone el disponer de un sistema de gestión flexible.

La principal es contar con soluciones altamente parametrizables, que eviten al máximo la necesidad de desarrollos adicionales. Esto no solamente evita sobrecostes, sino que a largo plazo hace la solución mucho más estable, manejable y fácil de mantener y evolucionar.

JD Edwards EnterpriseOne, además de contar con un altísimo nivel de parametrización, aporta una arquitectura de solución basada en dos capas, una tecnológica y otra funcional. Esto permite que los desarrollos y adaptaciones que realiza la empresa no tengan ningún impacto en el core de la solución. Permitiendo que las empresas cuenten con la última tecnología sin tener que estar preocupados por migrar todas las modificaciones realizadas con cada nueva actualización de la capa funcional.
Además JD Edwards EnterpriseOne ofrece un entorno de desarrollo propio y controlado que facilita las migraciones de la capa funcional cuando la empresa considera que puede beneficiarse por los cambios aportados por una nueva versión.

El internet de las cosas y su impacto en la empresa

“¿Que es eso del Internet de las cosas? ¿Lavadoras que hablan con neveras?”, hace unos días escuché esta jocosa reflexión cerca de una máquina de café. Me hizo reír durante un buen rato. Como casi todo lo que nos hace gracia contenía una algo de verdad. El Internet de las cosas en esencia no es más que eso máquinas que se comunican entre ellas sin intervención humana más allá de la instalación y supervisión.  El principio es sencillo pero sus implicaciones son bastante profundas y en el ámbito empresarial no van significar simplemente que la fotocopiadora hablará con la máquina de café.

 

El sino de la evolución tecnológica

Una de las pocas tendencias constantes que podemos observar en el desarrollo tecnológico es la disminución del costes de oportunidad. Cada nueva tecnología a pesar de ofrecer unas ventajas casi siempre lleva asociado unos inconvenientes y limitaciones, en el caso de los vehículos podría ser el coste por consumo de carburantes, la contaminación, la autonomía de los vehículos o su incapacidad para circular por ciertos terrenos. En el caso de las soluciones de gestión y equipos electrónicos para empresas un claro ejemplo podrían ser los costes de implantación, mantenimiento así como la gran cantidad de conocimientos técnicos.

Conforme una tecnología se va desarrollando además de mejorar su funcionalidad, capacidad y potencia también se va perfeccionando para disminuir sus inconvenientes y limitaciones. De hecho cuando una tecnología alcanza un cierto grado de madurez este aspecto acaba por lo general convertido en un asunto prioritario. La velocidad máxima y potencia de los utilitarios se ha mantenido relativamente estable durante las dos ultimas décadas. Un coche con 140cv se considera que potencia más que suficiente para satisfacer las necesidades de desplazamiento de cualquier familia. ¿Donde se ha puesta el énfasis? En hacer los viajes más cómodos, con un menor consumo de combustible y con mayor seguridad.

En el caso de las soluciones para empresas pasa exactamente lo mismo. Las redes M2M llevan décadas siendo utilizadas por las empresas, aun cuando todavía no había ni siquiera inventado el termino M2M. El problema de este tipo infraestructuras era su elevado coste y alta complejidad técnica limitaba enormemente la capacidad de gran parte de las empresas de rentabilizar estas inversiones.

Durante los últimos 10 años hemos asistido a una disminución del coste, tamaño y consumo de los microprocesadores y dispositivos, así como una universalización de las redes de comunicación, una mayor estandarización de los protocolos de comunicación además de un mayor disponibilidad de personal formado y capacitado para diseñar montar, instalar y explotar este tipo de sistemas. En resumen la tecnología ha alcanzado un punto de maduración en el que se va a hacer accesible y rentable para un número de empresas cada vez mayor.

Una nueva forma de interactúar con la tecnología

Si para algo sirve el que las máquinas puedan comunicarse y ajustar su comportamiento en base a la información recibida es para que nosotros tengamos que hablar menos con ellas, darles menos instrucciones y tener que estar menos encima. Al igual que un perro guardián bien adiestrado que protege la propiedad tanto si el amo está en casa como si no, las redes M2M (Machine to Machine) deben de ser capaces de realizar tareas complejas sin apenas necesidades de supervisión.

Esto lógicamente va a tener una consecuencia, la disminución de la complejidad técnica necesaria para realizar gran cantidad de procesos en la empresa.  Esto no quiere decir que desaparezcan las barreras de entradas, simplemente van cambiar. Pero si introduce un punto de inflexión, dado que a partir de ahora las cosas funcionaran mejor habrá que dedicar menos esfuerzo a hacerlas funcionar, de ahora en adelante el enfasis habrá que ponerlo cada vez más en analizar y comprender como tenemos que ponerlas a trabajar para que ayudan mejor a la consecución de los objetivos de nuestro negocio.

La comprensión del negocio una auténtica barrera de entrada

Necesitan eso sí de unas instrucciones y reglas de negocio bien definidas y estructuradas, en las que hay que invertir tiempo y esfuerzo y que sobre todo exigen una comprensión previa y profunda de los procesos de negocio involucrados y conectados con el trabajo de esa red M2M lo cual no está al alcance de todas las empresas. El conocimiento técnico y la capacidad financiera serán un barrera de entrada menor, el conocimiento del mercado y los procesos de negocio serán los muros a franquear por los retadores en muchos mercados.

Si algo escasea son buenos analistas son buenos analistas, no tan sólo en los negocios sino en prácticamente cualquier faceta de la vida. Por tanto escasean también las  empresas que tengan una definición y conocimiento preciso de su modelo de negocio de los procesos implicados y su interrelación.

Nuevas tecnologías y optimización de la producción

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La producción flexible es el futuro de la industria, siempre lo ha sido y siempre lo será.  Fabricar solamente lo que vamos a vender, es algo fácil de decir pero no tan fácil de lograr.

En los comienzos de la industria el dar salida a la producción no suponía un gran problema. Tal y como decía Henry Ford: «cualquier cliente puede tener el coche del color que quiera siempre y cuando sea negro». Conforme la competencia fue creciendo y los stocks comenzaron a acumularse fue necesario el empezar a mirar las cosas desde otra óptica.

En un principio se creyó que simplemente era una cuestión de ajustar la cantidad de unidades producidas a la demanda. Aunque a priori tiene mucho sentido, si esta es nuestra única estrategia de mercado podemos acabar con una demanda de nuestros productos igual a 0. El análisis estadístico de las engañosas correlaciones, aportó una nueva teoría, la clave estaba en el precio y su variación al alza o a la baja. Siempre y cuando no cambien factores que a la postre están en constante movimiento como la oferta de los competidores y productos sustitutivos además de los costes base.

Aunque los académicos siguen elucubrando desde sus sillones como encontrar la fórmula mágica que encaje producción con demanda, las empresas desde hace tiempo que han enfocado una visión mucho más práctica del asunto, intentando averiguar qué es lo  que quiere el cliente para así ofrecerlo de una manera competitiva intentando diferenciarse de sus competidores.

Durante décadas este enfoque ha sido realizado de una forma similar, estudios de mercados, benchmarking, etc… El concepto general era probar ideas con muestras que se consideraban representativas asumiendo que si funcionaba con la muestra funcionaría con el mercado. Hasta que comenzó la revolución digital, realmente pocas cosas cambiaban.

La nueva economía

Desde que los primeros ordenadores personales hicieron su aparición la evolución tecnológica ha sido constante, abriéndose  todo un mundo de posibilidades que sólo ahora comienzan a desarrollarse totalmente.

La primera y más obvia de ellas es la integración de los sistemas de información de todos los miembros de la cadena de valor. Esto permite una mayor precisión a la hora de realizar las estimaciones e incluso garantizar que un parte de esas estimaciones se base en compromisos por parte de clientes, reduciendo todavía más lo márgenes de error.

En general esta nueva forma de compartir la información con nuestros clientes y proveedores permite reducir de manera drástica los tiempos de respuesta. Muchas veces la información puede compartirse de forma automática sin necesidad de que ninguna persona intervenga. Los sistemas más avanzados son capaces de informar a los agentes implicados cada vez que se produce un cambio de relevancia. Es una evolución lógica siempre que surge una nueva tecnología intentamos utilizarla para hacer más rápido lo que ya estamos haciendo.

Otra aplicación común ha sido la integración vertical, vendiendo a los clientes directamente a través de la web. Gran parte de la venta al detalle de muchos artículos como moda, complementos, electrónica o cultura se realiza en estos momentos a través de Internet. Al simplificar los canales de distribución mediante un contacto directo con el cliente se dispone de una información mucho más directa sobre la demanda de productos.

La interacción social con los productos

Con el tiempo han ido surgiendo nuevas formas de aprovechar las tecnologías digitales. Un ejemplo claro ha sido el de las redes sociales. Mediante su uso han sido muchas las firmas que han abierto un canal de comunicación directa con los usuarios finales obteniendo una valiosa fuente de información de cómo los clientes interactúan con sus productos, que problemas encuentran que cosas podrían mejorar.

Esta es sin duda una forma mucho más directa e inclusiva que los tradicionales métodos de test de producto. Con este método estamos obteniendo información en tiempo real sobre la respuesta de nuestros productos en el mercado y además tenemos una vía de comunicación directa para resolver las incidencias y problemas que puedan  tener nuestros clientes. Todo ello a un coste relativamente bajo. La principal falla que suelen tener las empresas que utilizan las redes sociales como canal de comunicación es saber incorporar toda esa información en su estrategia de producto, rectificando y mejorando el diseño de su cartera de  productos.

¿Serán capaces las empresas algún día de salvar de manera efectiva la gran brecha de información que separa el marketing de la gestión de la producción?

La impresión en 3D una nueva forma de concebir la manufactura de productos

Con la impresión en 3D ha supuesto un nuevo modelo de negocio en lo que se refiere a la forma de producir un gran rango de productos. El fabricante o impresor queda totalmente disociado del diseño del producto, el simplemente recibe un conjunto de especificaciones técnicas del mismo y lo produce. Esto permite lograr el ansiado objetivo de fabricar exclusivamente bajo demanda.

Y es que con las nuevas técnicas de impresión en 3D y especialmente con el abaratamiento que han experimentado en los últimos años, la producción de grandes series de artículos sólidos probablemente experimente un serio revés. Para empezar los costes por localización caerán en picado. Los costes totales de operar una impresora en 3d tienden a ser similares en todos los lugares. Por lo tanto no tiene sentido ubicar nuestra producción en otro país aunque los costes laborales sean menores. Por otro lado el tener el centro de producción cerca de los clientes otorga una ventaja en la capacidad de respuesta además de abaratar los costes de transporte.

 

Como influir a nivel interno en el proceso de implantación de un ERP

infuir_proceso_erpLa compra de un ERP por parte de una organización es un proceso complejo con implicaciones para todos los departamentos. La capacidad funcional y de uso que ofrezca la solución a los problemas específicos de nuestro departamento tendrá  implicaciones  a largo plazo en nuestra forma de trabajar e integrarnos con el resto de la empresa.

A  la hora de optar por una solución ERP es recomendable tener una visión global de empresa y no dejarse llevar por cuestiones departamentales que afectan solo a una pequeña parte. Lo óptimo es que cada departamento tenga una presencia en el proceso y sea capaz de poner encima de la mesa cuáles son sus necesidades y requerimientos para que la solución cumpla con sus expectativas y necesidades. No hacerlo es una imprudencia con consecuencias a largo plazo.

Los departamentos deben observar una actitud asertiva e integradora. Con  una implicación una implicación activa en el proyecto, orientados a la mejora, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone el cambio. Debemos plantear las necesidades a cubrir en nuestro departamento y si observamos resistencias en el resto, el camino es demostrar el impacto negativo que en el futuro tendrá para la organización. No debemos de olvidar nunca que uno de los principales objetivos es siempre integrar las operaciones de la empresa de forma efectiva

Saber lo que queremos

Lo primero es hacer un análisis de que ventajas y mejoras esperamos lograr y que aspectos clave del funcionamiento de nuestro departamento, no queremos que se vean alterados. Lo interesante en esta fase es ser lo más extensivo posible y luego priorizar los objetivos según su importancia, conscientes de que generalmente va a ser muy difícil que todos se cumplan. Por eso es muy importante tener claro que es lo irrenunciable.

Para poder defender nuestra posición nada mejor que aportar datos y cifras. Aunque a veces estas puedan tener un carácter especulativo. Es mejor una especulación fundada y elaborada que una valoración a voz de pronto.

Un buen negociador tiene clara siempre la lista de prioridades e incluso hará especial énfasis en aspectos que no son realmente importantes para él a fin poder utilizarlos como concesión a la otra parte, asegurándose así el no renunciar a ninguno de sus puntos clave.

Desarrollar una estrategia

Una vez que tenemos claro que es lo que queremos obtener llega el momento de definir una estrategia. Para ello debemos de ser capaces de manejar un enfoque lo más amplio posible.  Cuando tratamos asuntos complejos que involucran a muchas personas con fuertes conflictos de intereses, nos enfrentamos a niveles de complejidad que no admiten soluciones sencillas ni lineales. Máxime si tenemos en cuenta que cualquier solución que no satisfaga ampliamente a todas las partes puede ser considerada como un fracaso.

Primer frente: Participar y ejercer cierto control  sobre el proceso

Cuando se da un proceso de cambio de este tipo, no suele haber muchos voluntarios a nivel interno con ganas  de implicarse. En la mayoría de los casos un cambio de ERP suele verse como un mal inevitable. Algo que la empresa necesita para mejorar y seguir creciendo pero que supondrá una molestia durante el tiempo que dure, entorpeciendo los quehaceres diarios pero que con el tiempo traerá una supuesta mejora que aún está por demostrar. Siempre hay gente implicada que cree en la importancia del proyecto, convencida de que es necesario para que la empresa pueda progresar. También hay personas que no tienen ningún interés en el cambio y que se dedican a torpedear el proyecto de manera más o menos indirecta. Casi siempre ambos extremos son una minoría y el grueso general de la empresa suele adherirse a la primera visión.

Si queremos aprovechar el proceso para el provecho de nuestro departamento, debemos de ser capaces de manejar las expectativas que este genera en las distintas partes implicadas. La indiferencia por parte de otros,  puede ser un factor clave en nuestro favor a la hora de poder ejercer un cierto control sobre el proceso. Teniendo una implicación temprana y activa seremos capaces de lograr la influencia necesaria para hacer valer nuestro punto de vista además de información de primera mano sobre su marcha y las implicaciones. Pudiendo influir sobre fechas, recursos y fases de despliegue.

Segundo frente: La búsqueda de aliados internos

En un proceso entre varias partes es muy complicado salir victorioso en solitario. Por eso es importante saber alinear y alinearnos con el resto de agentes implicados. Un buen método es comenzar por aquellos departamentos o partes de la empresa que están más estrechamente vinculados con nuestra área funcional, ya que seguramente habrá muchos procesos en los que intervienen ambos departamentos y en los que una mejora traería un beneficio mutuo.

Por ejemplo cualquier mejora en los proceso de recepción de materiales incide positivamente en el departamento de fabricación.  Siendo conscientes de estas relaciones, podemos encontrar más puntos de entendimiento con el resto de departamentos, para entre todos ser capaces de definir una solución que realmente responda a las necesidades de la empresa.

Otro factor muy importante a tener en cuenta son las luchas de poder inherentes a cualquier organización, incluso las caritativas. Cualquier cambio estructural importante tiene implicaciones potenciales en el status quo y las relaciones de poder. Aquí entramos muchas veces en cuestiones de carácter personal que poco o nada tienen que ver con una buena gestión. Muchas veces se invierte más esfuerzo en ganarse de cualquier manera la confianza de los superiores que en el desempeño correcto del trabajo. Nadie mejor que usted puede saber cómo está la situación en  su empresa, pero esto no siempre es suficiente. Conviene reflexionar sobre cómo se comportarán las distintas personas clave ante el nuevo proyecto. No podemos pasar por alto la capacidad de veto o de impulso que algunas personas clave pueden tener sobre aspectos que nos resultan cruciales.

Tercer frente: las relaciones con el partner

En más de un 90% de los casos las implantaciones son llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa que trabaja de forma estrecha  con el equipo interno. Cuando una consultora afronta un proyecto como este, debe de hacer una gestión del cambio efectiva que elimine o minimice las trabas al proyecto. Para esto es imprescindible contar con aliados dentro de la empresa.

¿Pero qué ventajas puede obtener su departamento de tener una buena relación con el partner? Muchas y muy variadas. El proceso de implantación de un ERP es a dos partes y para lograr el éxito se necesita una implicación muy activa por parte de ambos. Es el partner el que propone un plan de proyecto, calendarios, etc… y en general la mayor parte de las acciones que por supuesto tendrán que ser ratificadas por la empresa. Si conseguimos establecer un puente de comunicación y confianza efectivo con la consultora, tenemos mucho ganado de nuestra parte.

Una actitud colaborativa con el partner hará la transición mucho más fructífera, evitando problemas y maximizando beneficios. Además son ellos los que cuentan con la experiencia en este tipo de proyectos y pueden asesorarnos de manera valiosa a la hora plantear estrategias o adoptar mejoras.

Si tenemos en cuenta estos tres puntos, estaremos en disposición de maximizar el potencial de la nueva solución para nuestro departamento, ejerciendo una influencia positiva que se traduzca en mejoras en el trabajo de nuestro equipo y los resultados ofrecidos.

 

Oracle en el mercado del gran ERP según Panorama Consulting

La consultora americana Panorama ha publicado su último informe “Clash of the Titans” en el que se analiza la situación del mercado ERP en el segmento alto o Tier 1, orientado a grandes empresas y multinacionales. Para ello se centra en los cuatro principales fabricantes: SAP, Oracle, Microsoft e Infor. El informe está basado en datos cuantitativos y cualitativos sobre implementaciones de los cuatros fabricantes, principalmente en estados unidos.  Para ello se analizan aspectos como el coste, duración de las implantaciones y retorno de inversión.

A juicio de los analistas es destacable la intensa competencia que se produce en este segmento y como todos los fabricantes se adaptan rápidamente a las necesidades cambiantes de los clientes, anticipando y capitalizando las tendencias económicas y expandiendo sus soluciones tanto horizontal como verticalmente.

Los principales beneficios que buscan las empresas con implantaciones ERP, según el estudio son los siguientes por orden de ocurrencia: disponibilidad de la información, mejor interacción entre las distintas partes de la empresa y mayor integración entre las operaciones del negocio, reducción de costes laborales, mejor interacción con clientes y proveedores,  mejores tiempo de respuesta e inventarios más reducidos.

Sobre Oracle la consultora destaca que a pesar de ser conocido inicialmente por sus soluciones de bases de de datos, durante las últimas décadas adquisiciones de productos punteros como JD Edwards y Siebel CRM ha logrado crear una importante cartera de aplicaciones de gestión. Además destaca la capacidad de Oracle para integrar la funcionalidad de sus productos ERP como ha ocurrido con JD Edwards y EBS. Los principales puntos fuertes que otorgan a las soluciones ERP de Oracle son los siguientes:

  • Fuerte funcionalidad en Finanzas y contabilidad
  • Precio de módulos avanzados con soporte para escenarios complejos de fijación de precios.
  • Portales que facilitan la interacción con clientes y proveedores.
  • Arquitectura IT superior
  • Buen configurador de productos.
  • Buena funcionalidad para operaciones de producción

 

En cuanto a conocimiento de marca y cuota de mercado Panorama otorga a Oracle el 2 lugar en ambos aspectos. El 31% de las ocasiones las soluciones de Oracle se encuentran en la  “short-list” de los ERP´s que valoran las empresas en los procesos.

Es de destacar que el fabricante otorga a Oracle el mejor retorno de inversión de todo el mercado alrededor de un 40% de los clientes consiguen recuperar su inversión durante los dos primeros años después de la implantación.

También es destacar el liderazgo de Oracle en funcionalidad aprovechada por los clientes, ya que un 74% afirma que aprovechan más del 40% de la funcionalidad de la solución implantada. 10 puntos por encima del siguiente competidor que es Infor.

También Oracle obtiene los menores tiempos de disrupción en operaciones tras el arranque con un 30% de clientes que consiguen reducir este impacto a menos de un mes.

 

 

Golive lanza la Guía con para el comprador de soluciones ERP

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El proceso de selección, adquisición e implantación de un ERP es uno de los más complejos que puede afrontar una empresa a lo largo de su existencia. Rara vez habrá un proyecto que involucre de forma tan directa a tantos departamentos y personas de la organización, además de sus implicaciones indirectas para clientes y proveedores.

Según los datos que hemos ido recopilando la duración media de  un ERP viene a ser de unos diez años, con cambios de versión cada 3 o 5 años. Lógicamente estas cifras varían mucho dependiendo del tipo de empresa y software utilizado. Existen muchas empresas que disponen actualmente de ERP´s con más de 15 o 20 años.  Por tanto es muy raro encontrar personal en los departamentos de IT con experiencia en este tipo proyectos. Máxime cuando la implantación siempre suele ser llevada por una consultora externa e incluso muchas veces  se utiliza el apoyo de consultoras también para la selección del producto. No es descabellado decir que generalmente el cambio de ERP es algo que se hace una vez en la vida. De hecho hoy en día los ERP son más duraderos que los matrimonios.

El proceso de incorporación de un ERP por otro lado tiene un importante componente de análisis  empresarial y de gestión, tanto de procesos como de proyecto. La parte  tecnológica aunque importante, no tiene más importancia que cuestiones como el análisis de negocio, la integración en el plan estratégico y la gestión del cambio. De hecho es muy  recomendable no sólo disponer de habilidades de gestión para afrontar este tipo de proyectos sino además tener conocimientos específicos sobre el desarrollo de los mismos.

Este tipo de cuestiones suelen estar más asociados al ámbito de la consultoría que al del conocimiento tecnológico y de la lógica de negocio interno que suelen tener personal de IT de las propias compañías.  Con el fin de intentar suplir esta carencia hemos creado esta guía, haciendo un compendio de todo el conocimiento y las experiencias adquiridas a fuerza de haber participado en muchos proyectos de este tipo. Este ha sido un proceso sumamente didáctico al habernos dado la oportunidad de reconsiderar toda nuestra experiencia.

Ponemos por tanto esta guía a vuestra disposición, con las esperanza de poder escuchar vuestra opinión y seguir aprendiendo para así poder seguir mejorándola en la medida de lo posible. Para acceder a ella sólo tenéis que seguir este enlace y rellenar un breve formulario.

Ideas para sacar más partido de la movilidad en su empresa

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Las soluciones de movilidad han estado encima de las mesa a mesa de muchas empresas desde hace tiempo. Durante los últimos años la presión por parte de fabricantes y distribuidores sobre el mercado ha sido incesante. Por otro lado es obvio pensar que las profundas transformaciones sociales que han creado los dispositivos móviles tengan pronto un reflejo a nivel empresarial.

Las soluciones de movilidad han tenido siempre buena acogida para tareas y sectores específicos como transporte, servicio al cliente e incluso en el comercio y la distribución, donde la movilidad de los trabajadores es fundamental para ser competitivos. Si bien es cierto, que, hasta ahora las empresas han sido reticentes a incorporar plenamente este tipo de tecnologías en su estrategia corporativa.

Pero en los últimos años hemos asistido a un verdadero cambio de rumbo. Muchas empresas han sabido aprovechar las ventajas de la movilidad para dar la vuelta a sectores tradicionales creando nuevos modelos de negocio más atractivos para los clientes. Desde el sector del taxi, el ocio, la cultura y el comercio. Poco a poco, no hay ningún sector que no se vea transformado por las nuevas posibilidades que abren estas tecnologías

A continuación os exponemos algunas ideas para que su empresa pueda sacar más partido de las soluciones de movilidad, adoptándolas como parte integral de su estrategia:

Aumente su presencia en la calle: Durante décadas hemos tenido la impresión de que cuando trabajamos para una empresa teníamos que estar ubicados físicamente en las oficinas. Esto no siempre es cierto.  Las empresas viven de generar valor gracias a sus interacciones con clientes, proveedores, partners, etc..  Cuanta más presencia y exposición tengamos al mundo mayor será nuestra posibilidad de encontrar y generar valor. 

Por eso una de la mejores formas de sacar valor a los soluciones de movilidad es vaciar las oficinas y mandar a la gente a buscar clientes, oportunidades de negocio, mejores condiciones con los bancos, mayor presencia en canales y un largo etc. La época en la que nos sentábamos en nuestra oficina  y esperábamos a que los clientes nos llamasen ha pasado.

Haga participe a su cadena de valor: Las soluciones de movilidad nos permiten abrir una vía de comunicación integrada a todos los actores de nuestra cadena de valor desde proveedores a distribuidores, pasando clientes, socios, colaboradores. En la medida en que más fácil les sea trabajar con nosotros, más dispuestos estarán a hacerlo y encontrar nuevas maneras de generar más valores juntos.

Abrir nuestros sistemas a la colaboración con partners, distribuidores y proveedores  mediante soluciones de movilidad es la forma más efectiva de lograr un canal de comunicación que permita mejorar los flujos de negocios. Los portales de proveedores y distribuidores, son herramientas que están al alza y su accesibilidad desde cualquier dispositivo es sin duda la mejor forma de ponerlos en valor para sacarles todo su potencial.

Reducción de los costes operativos: Labores como la creación de pedidos o áreas enteras como el control administrativo pueden verse enormemente beneficiadas por las soluciones de movilidad.

Los usuarios ya no tienen que desplazarse a un escritorio o escribir en un portátil para generar un pedido. Pueden generarlos al vuelo, en algunas ocasiones hasta con comandos de voz. El envío de notas de gastos mediante fotografías escaneadas es también un ejemplo de hasta qué punto las soluciones de movilidad pueden simplificar nuestro trabajo.

Mayor interacción con nuestros clientes: Las soluciones de movilidad son una gran opción si queremos mejorar nuestros canales de comunicación con los clientes. No solamente se trata de dar acceso a nuestros productos y servicios en cualquier lugar y momento.  Lo realmente valioso es la capacidad de establecer un dialogo con nuestros clientes que nos permite ajustarnos mejor a sus expectativas y necesidades, logrando con ello una mayor fidelización.

Este es sólo un principio general, las formas de aplicarlo pueden ser muy variadas. Por ejemplo una empresa de consultoría que puede ofrecer a sus clientes una visibilidad total sobre la marcha de un proyecto, con posibilidad de enviar comentarios y valoraciones o incluso notificaciones sobre el cumplimiento de hitos o próximas reuniones. O un fabricante de bienes de equipo que pueda informar puntualmente sobre la marcha de un pedido, permitiendo hacer modificaciones, notificaciones sobre revisiones pendientes de mantenimiento y un largo etc. Las posibilidades son enormes.

Reducción del espacio físico: Si optamos por una reducción del personal en oficina y las posibilidades del teletrabajo, esto puede verse fácilmente traducido en menores necesidades de espacio corporativo, lo que se traduce en un menores costes operativos. Ese tipo de estrategias ya ha sido puesta en marcha por importantes empresas como ING Direct.

Durante años, los imponentes edificios han sido un símbolo de poder para las empresas. La importancia de una empresa era medida por el tamaño y lustre de su sede corporativa. Cuanto más alto el rascacielos más importante la empresa. Hoy en día muchas compañías con una clara orientación al cliente han sabido replantearse ese paradigma y han valorado cada inversión o gasto de la empresa en base a su capacidad de ofrecer valor a clientes e inversores. Esto ha permitido ofrecer un nuevo modelo de empresa, menos ostentoso pero mucho más cercana al cliente.

Tiempo real y mejora de capacidad de repuesta: Con la soluciones de movilidad se pueden eliminar casi total las barreras físicas, culturales y organizativas que dificultan la libre circulación de la información entre una organización y su entorno. Al eliminar esas barreras podemos acortar nuestro tiempo de reacción.

El verdadero truco está en conseguir una reasignación dirigida de los recursos.  No se trata de utilizar la tecnología para sacar el mismo trabajo con menos gente. La clave está en utilizarla para generar más valor. Si conseguimos reducir costes estructurales y operativos de nuestra empresa, el siguiente paso debería de ser utilizar esas ganancias para estar más cerca del cliente, otorgarles un mayor control y capacidad de decisión.

Empresas como Uber se han convertido en todo un paradigma de cómo se puede generar un modelo de negocio disruptivo centrándose en la gestión de los flujos de información entre proveedores y clientes.

Independencia del sistema: La mayoría de las aplicaciones móviles permiten el trabajo en desconexión. Esto es seguir trabajando sin estar conectado al sistema, mediante cargas y actualizaciones de datos, se puede conseguir que equipos de mantenimiento puedan rellenar partes de trabajo en lugares remotos en los que no tienen acceso para más tarde subirlos al sistema.

Un comercial por ejemplo que haya hecho una precarga de datos en su móvil podrá informar al cliente de los productos disponibles aunque en la localización exacta no disponga de conexión.

Probablemente esta característica pueda parecer un pequeño detalle. Pero si consideramos de manera conjunta las posibilidades que ofrece a personas con altos requisitos de movilidad, puede mejorar por si sola de forma notable la eficiencia de una empresa.

Geolocalización: Los sistemas de gestión como el ERP son considerados como transaccionales. Están diseñados para realizar almacenar, gestionar y recuperar información de eventos asociados a  conjuntos de elementos (cuentas contables, unidades en almacén de artículos, etc..).

Las anotaciones de este tipo de sistemas siguen casi el mismo patrón: un ítem asociado a una cantidad, ya sea física o monetaria. Por ejemplo líneas de pedido: 7 unidades de productos X a 5€. También recogen información de tipo texto, como por ejemplo direcciones de envío. Pero por la naturaleza de poco estructurada de esta información hasta ahora era mucho más difícil sacarle partido, como mucho para sacar listados por provincias o localidades.

Gracias a la geolocalización y la utilización de coordenadas espacio temporales todo esto  ha cambiado, cada transacción puede tener asociadas unas coordenadas e incluso estas coordenadas pueden ser registradas en tiempo real. Esto nos permite tener un nuevo nivel de comprensión sobre las operaciones en nuestra empresa al añadir una nueva dimensión a nuestro abanico analítico.

Simplificación para los usuarios: Las aplicaciones móviles suelen cubrir aspectos muy concretos y específicos y están orientadas a roles de usuarios. Al tener un enfoque mucho más específico permiten una experiencia de usuario más compacta y acorde con las tareas que tienen que realizar.

Esto los haces más productivos y reduce la penalización inherente al uso de cualquier tipo de tecnología, que consiste básicamente en los siguientes puntos: entrenamiento necesario para usar la tecnología, tiempo de uso necesario para realizar una determinada acción y coste de oportunidad asociado al tiempo de uso.

Estos son solo algunas líneas generales, la aplicación de ellas variará mucho dependiendo de cada empresa. Hemos querido incluir algunos ejemplos para ilustrar como algunas empresas han sabido aplicar estos principios. Pero para que su empresa sea capaz de sacarle verdadero jugo a las soluciones de movilidad, ustedes tendrán que echarle imaginación y buscar fórmulas únicas y originales para su empresa.