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Control de la tesorería en la empresa: Sage XRT Treasury

shutterstock_77387857La prioridad de cualquier empresa es centrarse en las actividades que generen un mayor valor tanto para sus clientes como par sí mismas. No obstante, debe dedicar también un número de horas concretas a tareas administrativas que, en principio, no generan valor pero sí son necesarias para un correcto funcionamiento de la empresa.

Es en este punto donde las empresas encuentran dificultades para equilibrar el tiempo dedicado a ambas actividades. Estas tareas administrativas suelen ser tediosas y necesitar bastantes personas realizándolas de manera exclusiva, requiriendo recursos que se podrían derivar para realizar otras acciones. Por lo tanto, toda ayuda en esta área es bienvenida.

Para agilizar estos trámites las empresas cuentan con diferentes herramientas para tener al día su contabilidad, desde las clásicas hojas Excel, a los módulos contables de sus sistemas ERP.

Por lo general, uno de estos dos sistemas, o la conjunción de ambos, suele funcionar bien. Pero a medida que la empresa crece, bien sea en número de clientes, número de cuentas o número de bancos, entre otros aspectos, estos sistemas no suelen cubrir todas las necesidades existentes o no hacerlo a la velocidad que se precisa.

Para ello, existen herramientas potentes y sólidas, como Sage XRT Treasury,  que solucionan todos estos problemas y se integran a la perfección con los sistemas ERP implantados en la empresa.

Esta herramienta proporciona un control total sobre la tesorería y sus efectos en la contabilidad de la empresa, reduciendo los costes financieros y mejorando los flujos de caja entre otras ventajas.

Entre ellas cabe destacar la coordinación bancaria que ofrece, permitiendo comparar el estado de cuentas de todos los bancos con que los que se trabaje con la tesorería de la empresa, conciliando los asientos contables con los movimientos de las cuentas de los bancos. Un control sobre la contabilidad de la empresa, en coordinación con los bancos con los que trabaja la misma, ayuda a tomar las decisiones de tesorería y financiación más acertadas y ahorrar importantes cantidades de dinero.

Además de la conciliación bancaria facilita la previsión y el control de la tesorería. La herramienta permite realizar previsiones sobre la tesorería y controlarlas mediante presupuestos y gestionarlos para controlar la financiación. Se incluyen también una completa gestión de los tiempos de pagos y cobros de clientes y proveedores, del efectivo y la liquidez y de los riesgos financieros que se puedan producir.

Asimismo, permite la comprobación automática de las condiciones bancarias, automatizando alertas y el envío de cartas de reclamación en el caso de que éstas cambien sin previo aviso. En suma, la herramienta analiza aspectos como los costes, la situación o las condiciones que la empresa tiene con cada banco para poder controlar y gestionar la financiación y las cuentas que tiene con cada entidad.

Todas estas características son gestionadas mediante un cuadro de mando integral que recoge toda la información recopilada por la herramienta desde el ERP, o la fuente que el usuario estime oportuno, para que toda la información pueda ser analizada de un solo vistazo, pudiendo después acudir al lugar donde desee el usuario o desglosar los datos mediante los menús desplegables e hipervínculos del propio cuadro.

La herramienta también permite exportar la información a documentos de diferentes formatos (Excel, pdf…) a fin de facilitar el trabajo al usuario en el caso de que se encuentre más cómodo en algunos de estos entornos.

A esto hay que añadir que Sage XRT Treasury se ofrece tanto en formato on-premise como en formato cloud, lo que permite a la empresa escoger qué formato le es más beneficioso y emplear la propia herramienta de la manera que le resulte más cómoda.

Todas estas características y ventajas hacen de Sage XRT Treasury una herramienta potente, versátil y única que puede ayudar a su empresa a solucionar sus problemas contables y de tesorería, permitiéndole ahorrar costes, mejorando sus flujos de caja y tomando las decisiones adecuadas en el momento idóneo.

Para más información acerca de Sage XRT Treasury consulta nuestra página del producto.

La diferenciación en mercados saturados

Dos factores fundamentales han influido durante las últimas décadas en los niveles de competencia en casi todos los mercados: la permeabilización de las fronteras y las nuevas tecnologías. Estos dos elementos no han operado de forma aislada sino que además se integrado en procesos que se retroalimentaban. El proceso de apertura internacional denominado como globalización, no hubiera sido tan intenso sin los avances en las TIC que han permitido que personas e instituciones se hayan incorporado a este proceso con más facilidad y rapidez.

Aunque esta transformación siempre ha sido vendida como una gran oportunidad para todos, lo cierto es que el mundo empresarial las pequeñas y medianas empresas generalmente han sido las más perjudicadas en este proceso.  Esto ha sido debido principalmente a dos factores.

Por un lado este tipo de empresas jugaban como baza importante su cercanía con los clientes y las diversas barreras de entrada que otras empresas tenían para acceder a sus mercados: idioma, aranceles, etc… Al abrirse las fronteras y disponer su competencia global de herramientas como  la venta por internet, las empresas locales han visto como la competencia en sus mercados naturales se ha visto intensificada.

Hace 15 años para comprar un libro tenías que ir a una librería. Cuando se compraba  un libro raro se encargaba por correo o se podía encargar en la librería. Pero generalmente, el 90% de los  lectores, se limitaba a contentarse con lo que encontraba en las estanterías. Con la llegada de internet y especialmente de Amazon, todo esto ha cambiado drásticamente. La librería de la esquina está compitiendo con grandes gigantes a nivel global, con unos catálogos impresionantes basados en libros de poca tirada, que difícilmente podrían ser rentables para una librería tradicional.

Por otro lado aunque estas tendencias se vendieron como una gran oportunidad para todo el mundo, en principio han sido los grandes grupos empresariales los que más se han beneficiado de estos cambios por varias razones. Tienen los recursos financieros, la infraestructura y el know-how para sacar partido de ello. Por supuesto que ha habido muchas excepciones, la propia Amazon es una empresa salida de la nada hace 25 años que se ha convertido en un gigante de más de 25 millardos.

Pero en general lo que más hemos visto es como el tejido empresarial local y nacional se veía erosionado por los grandes jugadores. Algo parecido a lo que ha ocurrido con Ikea en el sector del mueble.

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Unos mercados saturados

Si la competencia siempre ha sido intensa, hoy lo es más todavía. Una tienda de móviles de un  centro comercial, está a la vez compitiendo con el resto de tiendas y con la página web de móviles chinos. Para las empresas de medio tamaño, esto les obliga no solamente a lanzarse al contraataque e intentar aumentar su área de operaciones y de influencia, además tienen que ser capaces de construir una identidad corporativa fuerte. No solamente basada en la imagen, sino también en su modelo de negocio, en la forma en que son capaces de dar valor a sus clientes.

En unos mercados en los que las barreras de entrada por cuestiones geográficas y culturales se han reducido enormemente, las empresas no pueden aspirar a simplemente conservar su fondo de comercio por simplemente ser empresas locales.   Necesitan desarrollar modelos de negocio con personalidad que aporte verdadero valor en su área de actividad y que sea capaz de funcionar en diferentes mercados.

Para lograr esto, es necesario dotarse de una cierta  infraestructura a varios niveles. Para empezar la empresa no puede ser un simple despacho de productos. Hay que prestar atención a las cuestiones estratégicas, el marketing y especialmente al producto.  Y además de todo esto hay que contar con unos sistemas de gestión que sean capaces de servir de soporte a ese modelo de negocio propio. Porque sólo  a base de hacer las cosas de una forma distinta podremos diferenciarnos de nuestra competencia.

¿Cuántas herramientas de Marketing Online debo tener?

CRM, Analítica WEB, Herramientas SEO, Gestores de Email Marketing, ERP, gestión de Publicaciones en redes sociales, Motores de sugerencias en web, etc… Estos, son sólo algunos ejemplos de aplicaciones informáticas orientadas al marketing que han ido surgiendo en la última década.

A todas estas podemos añadir alrededor de un centenar más de soluciones que hacen cosas parecidos p son mezclas de partes de las anteriores. Envueltas eso sí, bajo un nombre sugerente y con un branding impecable. Generalmente suelen ser estar basadas en una misteriosa tecnología misteriosa o un complejo algoritmo, que convierte al marketing en algo tan sencillo como jugar al buscaminas o ir navegando por la lista de correos sin leer. En la práctica, suelen ser más de lo mismo.

Aplicaciones para Gestion de Marketing: CRM ERP Email Marketing

La cruda realidad

Sí queremos hacer las cosas bien, casi siempre tendremos que optar por una herramienta distinta para cada cosa. A pesar todos los inconvenientes teóricos que tiene esta opción y que los grandes fabricantes de software no se cansan de repetir, cada día veo esta opción más clara. Es más, siendo totalmente sincero, me parece la única solución efectiva.

Por citar un ejemplo, muchos CRM o aplicaciones de marketing disponen de un módulo de Email, con el que realizar campañas de correo. Aunque a priori pueda parecer muy interesante el disponer de toda la información proveniente del envió de masivo de correos en la base de datos del CRM, a la hora de la verdad no he encontrado ninguna solución que me ofrezca las capacidades de una herramienta gratuita como Mailchimp.

¿Hasta qué punto es esto cierto? Para saberlo sólo hay que echar un vistazo al mercado. Algunas de las suites más importantes como Zoho, Salesforce o Sugar CRM han desarrollado plugins de conexión con Mailchimp. Esto es sintomático si tenemos en cuenta que estas son algunas de las soluciones más potentes y con mejores interfaces de usuario. Es el principio de la especialización del trabajo, que tan bien funciona en el mundo de las aplicaciones informáticas. Como decían nuestros abuelos, quien mucho abarca, poco aprieta.cosa_se_complica

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La cosa se complica cada vez más

En un ámbito que parecía tan asentado como el de la gestión de las ventas, la aparición de los aplicaciones para dispositivos móviles así como la popularización de las pantallas táctiles o los métodos de reconocimiento de voz, van a cambiar totalmente el terreno de juego. Las suites actuales tendrán que complementarse con apps adhoc que sirvan para realizar gran cantidad de tareas y que minimicen las necesidades de inserción de datos por parte de los comerciales en sus terminales de puesto fijo.

Para algo aparentemente tan sencillo como gestionar la página web de la empresa necesitaremos un gestor de contenidos y una herramienta de analítica para el seguimiento de resultados, además de un editor de textos. Todo esto, siempre y cuando no generemos mucho contenido gráfico ya que en tal caso necesitaremos una aplicación tipo Photoshop o Gimp. Si además tenemos una tienda online la cosa se complica, necesitaremos un CMS tipo Magento o Prestashop que seguramente tengamos que integrar con el ERP que estemos utilizando en nuestra empresa.

Algo parecido pasa con las redes sociales, para el que quiera dedicarse a este campo en profundidad finalmente, seguramente debe contar con la asistencia de una herramienta para publicación y otra o varias más combinadas (probablemente una para cada red social relevante con la que trabaje) para temas de analítica. Luego esos datos de analítica tengan que ser combinados con los de nuestra web mediante alguna herramienta de visualización de datos, tipo SumAll o Tableau Software.

En resumidas cuentas, muchos fabricantes no paran de repetirnos como disponen de la herramienta definitiva para soporte a todas las actividades de ventas y marketing, muchas veces integradas con el ERP. Yo personalmente cada vez utilizó más herramientas y conforme la cosa va haciéndose cada vez más compleja. Lo máximo que podemos exigir es que las aplicaciones en cuestión sean fácilmente integrables y si es posible que cuenten con algún tipo de integración ya realizada. Ese sin duda es el futuro.

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Las claves para integrar un ERP con un comercio electrónico

A la hora de integrar nuestra aplicación de comercio electrónico con el ERP, debemos de prestar especial atención a algunos aspectos que son críticos para disponer de una solución totalmente funcional. 

Información sobre productos: La mayoría de las soluciones ERP incluyen gran cantidad de atributos para almacenar información relativa a productos. Muchos de ellos, suelen ser configurables por el usuario. Esto nos permite integrar de manera sencilla datos entre una aplicación y otra sin tener que introducirlos dos veces.

Existe como no, una excepción a este caso, los elementos multimedia, generalmente en los ERP no se suelen almacenar fotografías o videos de producto, en cambio en las aplicaciones de ecommerce este es una característica bastante extendida.  En principio esto no debería de suponer un problema,  ya que  no implica duplicar las entradas de datos. Simplemente que los datos básicos se introducirán en el ERP y los elementos multimedia se subirán a través de la aplicación de ecommerce.

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Como vemos en el gestor de Magento,  la cantidad de información clases de atributos que podemos almacenar sobre cada producto es bastante holgada. Como es lógico algunas de ellas no tendrá mucho sentido tenerlos reflejados en nuestro ERP. Si que debemos de prestar especial atención a los precios. Algunas soluciones ERP tienen funcionalidades muy completas en cuanto a precios y nos permiten establecer complejas reglas de fijación de precios.

Cuando integramos ambas soluciones, no será posible (al menos en el caso de Magento), el aprovechar esa funcionalidad y tendremos que aplicar a todos los usuarios un mismo criterio. Si bien es cierto que al menos en el caso de Magento, la solución es bastante fléxible y no sería imposible modificar mediante programación esta característica. Nosotros no hemos sido capaces de encontrar ningún plugin específico con esas características. Hacer un  desarrollo de ese tipo  puede ser bastante costoso, además de crítico.

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Inventarios: A la hora de integrar los inventarios,  la cosa es un poco más complicada, especialmente por el tema de los disponibles. Si la información sobre productos generalmente es más duradera, la la relativa a disponibilidades tiene un caracter más volatil.

La clave es que a ningún cliente le gusta tener un producto en el carro de compra y ver que al formalizar el pedido, sus artículos han desaparecido, porque han sido asignados a otro cliente o usuario mientras nosotros finalizábamos nuestro proceso de compra.

El encontrar una solución adecuada dependerá siempre de las prioridades de la empresa. Lo recomendable es que cuando un usuario selecciona un artículo para el que se le ha comunicado una disponibilidad, este debería de quedar retenido hasta que el comprador formalice el pedido o cierre la sesión. Eso implica una comunicación casi en tiempo real entre la aplicación de ecommerce y el ERP. Tenemos además el problema añadido de que muchas veces las compras no llegan a formalizarse,  y esto puede provocarnos en falsas roturas de stock, debido a artículos que aparecen como no disponibles porque otros usuarios los tienen retenidos aunque no vayan a comprarlos.

Facturación: Es imprescindible que todos los documentos generados especialmente los referidos a la facturación sean compartidos por ambos sistemas. Cuando nuestros clientes se descarguen una factura de nuestro portal de comercio electrónico, esa factura tendría que estar reflejada y recogida en nuestro ERP. El llevar dos sistemas paralelos de facturación complicaría enormemente la gestión  y aumentaría indebidamente la cantidad de trabajo necesaria.

Prestando atención a estos pocos elementos clave tendremos una integración mucho más funcional y sencilla, que nos permitirá facilitar enormemente nuestra gestión diaria.

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El potencial de las apps en el entorno empresarial

Hace tiempo las innovaciones informáticas surgían en primer lugar como aplicaciones para empresas y luego están se trasladaban a los mercados de consumidores finales. Hoy en día el mercado del software y el hardware para empresas parece ir a remolque de lo que marca el exigente mercado de la tecnología de consumo. En parte esto tiene sentido debido a los largos periodos de amortización que tienen las empresas, hoy en día es muy difícil encontrar un ordenador con Windows 95(ya no decimos un MS-DOS) en un hogar, pero en cambio todavía existen muchas empresas que utilizan aplicaciones de pantalla negra con letras verdes, algunas de ellas sin ninguna intención de cambiarlas.

Es por esto que el de las apps (o aplicaciones para dispositivos móviles), es un terreno prácticamente inexplorado por las principales fabricantes de software empresarial. Salvo algunas excepciones como RoamBI, una solución de visualización de cuadros de mando, orientada a dispositivos móviles o las aplicaciones móviles lanzadas por Oracle para JD Edwards y Oracle BI.

Las aplicaciones móviles para empresa
Aplicaciones móviles para empresa

Las limitaciones de las apps

La principal limitación de las apps es el escaso tamaño de pantalla de los dispositivos sobre las que son ejecutadas. Aunque algunos tablets como el Ipad cuentan con pantallas 10” y se han lanzado al mercado un nuevo género de dispositivos a mitad de camino entre el móvil y el tablet (phablets como el Samsung Galaxy Note), en general estos dispositivos no permiten visualizar una gran cantidad de datos de vez y las aplicaciones suelen ser menos complejas, ya que sino serían muy tediosas de manejar.

Sólo por citar una ejemplo la versión para tablets de Photsohop, el famoso programa de edición de imágenes de Adobe, cuesta 100 veces menos y ofrece una fracción solamente de la funcionalidad de su hermano mayor para portátiles y equipos de sobremesa. Aunque se pueden realizar cosas realmente notables con la Photoshop Touch, en general es más lenta de manejar que su hermano mayor y casi cualquier operación requieren un par de clicks adicionales.

Una parte importante de esta merma en usabilidad se debe a la falta de experiencia en el desarrollo de este tipo de interfaces. Es casi seguro que estas mejoraran con el tiempo, al igual que ha sucedido con las aplicaciones web, antaño denostadas y que hoy en día ofrecen un diseño y una funcionalidad impecable en muchos casos. Otra parte se debe a la falta de potencia de los procesadores de los equipos móviles, que además suelen carecer de GPU. Aunque sabemos que año tras año aumenta la potencia de los procesadores, estos por lógica siempre irán por detrás de los equipos de sobremesa.

La limitación del tamaño de la pantalla  es algo prácticamente insalvable, por muchos píxeles que podamos meter en una pulgada, la agudeza del ojo humano es algo que no puede ser modificado y que tienes unos límites, al  igual que su capacidad para mover los dedos.

El potencial de las aplicaciones

No  todos son pegas, las aplicaciones para móviles tienen un potencial enorme para las empresas. La principal es bastante obvia, se trata de la movilidad. Pero lo verdaderamente interesante no es sólo que podamos utilizarlas en cualquier sitio, sino que los dispositivos móviles cuentan con mecanismos para proporcionar datos a las aplicaciones sin que estos tengan que ser introducidos por el usuario.

El indicar la localización del dispositivo mediante GPS u otras técnicas tiene un valor incalculable para aplicaciones empresariales. Por solo citar un ejemplo, los comerciales por norma general tienen que rellenar partes en aplicaciones tipo CRM sobre las visitas realizadas. Con estas funcionalidad, al estar asociado cada cliente con una ubicación concreta, con hacer comentario al teléfono móvil  que se convertirá en texto mediante un programa de reconocimiento de voz, puede quedar grabada una cita en el CRM de manera automática ¿cómo? El comentario grabado se convierte en texto de la visita, la identificación del cliente se saca cotejando la ubicación y la hora de la visita se graba automáticamente en base al momento de la transacción.

Pero esto solo ese una pequeña muestra, la captura de imágenes, temperatura, velocidad (cambio en la posición) y otras sensores electrónicos que liberan las personas de la esclavitud de tener que teclear datos. Por esto estamos seguros de que la utilización de dispositivos móviles supondrá un antes y un después a la hora de crear una empresa más ligeras. Empresas que tengan cada vez un porcentaje menor de personas dedicadas a tareas de escaso valor añadido como las administritativas y con más parte del equipo dedicada a tareas clave como atención al cliente, diseño, logística, etc…

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Las TIC como motor de innovación en la empresa

Si para algo ha servido esta crisis es para que en España se tome conciencia de la importancia de la innovación y la excelencia empresarial como factor clave para lograr el bienestar en un país. Atrás quedó el que inventen los otros y el siglo largo de autarquía con una industria volcada en los mercados cautivos de las colonias y luego en los aranceles para proteger el mercado interno. Antes la excelencia era una cuestión de supremacía, hoy en día se ha convertido en una cuestión de supervivencia.  No podemos dormirnos en los laureles.

Prueba de ello tenemos a Japón, otrora líder indiscutible de la electrónica de consumo, hoy en día literalmente barrido del mercado por surcoreanos y chinos.  Nada es para siempre.. En la guerra por los mercados no hay ninguna fortaleza segura,  ni ninguna batalla ganada de antemano.

El papel de las tecnologías de la información

Las TIC, juegan un papel clave en la empresa moderna. El sistema nervioso de una empresa está formado por sus sistemas de información. De ellos depende el funcionamiento fluido y dinámico de una empresa que le permite ser competitivo y mantenerse en unos mercados cada vez más exigentes. También han de ser los principales cambios tanto a nivel interno como externo,  que han de tener como consecuencia cambios en la estrategia de la empresa.
Las TIC no han de tener como objetivo  el llenar nuestras oficinas de pantallas y cables, sino eliminar las montañas de papel y burocracia que separan a empresas, clientes, jefes, empleados y departamentos.  También han de ser el soporte para una gestión más científica  de la empresa, con decisiones más basadas en hechos que intuiciones.

Innovando mediante las Tecnologías de la información

Una de las múltiples maneras de innovar es mejorar las cosas que fallan. Esto es algo sencillo de decir pero muy difícil de lograr. Para poder detectar potenciales áreas de mejora es necesario disponer de información muy fiable, que confirme o desmienta nuestras intuiciones.

Es muy arriesgado lanzarse a la piscina sin datos, aunque muchas veces el ingrediente principal de grandes invenciones como la gasolina y los ordenadores personales ha sido la intuición. No está de más el disponer de algún dato que nos permita corroborarlo.

¿Como medir el retorno de inversión de las TIC en nuestra empresa?

La vuelta al Taylorismo: tiempos, tareas, personas y procesos.

La medición del retorno de inversión en  términos de mejora en la eficiencia sobre las operaciones realizadas actualmente es el más realista de cuantos se puede realizar a la hora de evaluar la idoneidad de un nuevo proyecto.  No obstante como toda estimación está sujeta a variaciones.

Los principales beneficios que ofrecen las soluciones informáticas a las empresas (especialmente las soluciones ERP, Gestión Documental, BI y CRM) son una automatización de procesos administrativos que ha de redundar en una mayor eficiencia y operatividad de la empresa.  Para saber hasta qué punto mejoraremos con la nueva solución,  hemos de ser capaces  en primer lugar de valorar cual es nuestro nivel productividad. Para la realización de tareas administrativas el mayor consumo de recursos suele ser en salarios de personal. Una buena aproximación sería identificar todos los procesos administrativos que sea realizan en la empresa e imputarles los costes directos e indirectos asociados, en la medida de lo posible. Intentaremos ilustrar todo esto con un ejemplo práctico.

Si por ejemplo en nuestro Departamento de Administración hay dos personas dedicadas simplemente a la emisión de facturas, que junto con los  informáticos y las licencias de software actualmente utilizados, tienen un coste para la empresa de 70.000€ y sabemos que  sacan al año una media de 10.000 facturas por un importe de 30.000.000 € podemos determinar que el coste administrativo de cada factura es de 7€.  Este tipo de cálculos han de ser la base de cualquier valoración seria sobre la rentabilidad de un proyecto.

Pongamos otro ejemplo. La elaboración de análisis, reports, extracción de listado y presentación de informes es  una de las tareas administrativas más frecuentes en las empresas. Su principal utilidad es servir de soporte en la toma de decisiones, controlar las operaciones y justificar el realizado.  Las tareas de reporting, solamente considerando lo que es la extracción de datos, procesado y edición para su presentación, cuestan todos los años a las empresas una gran cantidad de dinero. Todo esto viene agravado por el hecho de que este tipo de tareas suelen ser realizadas por personal cualificado, que suele tener un coste por hora trabajada bastante elevado para la empresa. Todo ello sin mencionar el desperdicio de recursos que supone  tener a personal cualificado haciendo este tipo de tareas administrativas en vez de otro tipo de actividades que generen un mayor valor para la empresa.

A pesar de todo esto, son muchísimas las empresas que jamás se han planteado el emprender un proyecto de inteligencia de  negocios, que mejore la eficiencia en ese campo. La respuesta que dan es sencilla, ¿para qué quiero una solución que me de informes que ya obtengo de manera manual?  Si muchos  de esos directivos tuvieran un informe detallado sobre el coste del reporting en su empresa, serían mucho más propensos a estudiar un proyecto de este tipo.

Y es que los beneficios de los sistemas informáticos tienen un alto componente intangible, por lo que la misión de la persona que pretenda impulsar un proyecto es hacer tangibles las ventajas que acarrearía a la empresa.

Las razones para plantearse un cambio de sistema

Por un lado cuando muchas empresas  se deciden a implantar una nueva solución ERP, muchas veces suelen arrastrar problemas de funcionamiento graves que lastran su competitividad. Cuando un coche echa humo por el capó y la temperatura del motor nos marca niveles muy altos no es necesario ir a la ITV para saber que el coche está estropeado. Por lo tanto este tipo de proyectos muchas veces vienen marcados por la acuciante irreversibilidad de los hechos más que por una visión estratégica a largo plazo. En este caso siempre es recomendable  tener una estimación de los costes que este tipo de fallos suelen tener para la empresa, como por ejemplo horas de trabajo perdidas por caídas del sistema.

En otras ocasiones menos comunes el cambio o la adquisición de un nuevo sistema viene determinado por cambio en la orientación estratégica de la empresa (apertura de sedes en el extranjero o fabricación de nuevos productos) que ponen en evidencia las carencias del actual sistema y la empresa se ve en la necesidad mejorar el sistema actual.