1. Un equipo para las demos y otro para las implantaciones: Cuando estamos en un proceso de elección de un ERP, es recomendable que las personas que realizan la demo, sean las mismas que luego implantarán la solución. Es algo similar al concepto informático del WSWYG(En inglés, lo que ves es lo que obtienes). En la mayoría de las consultoras, existen roles definidos, hay consultores preventa e implantadores. Si se da este caso, debemos de solicitar conocer en profundidad al equipo encargado de la implantación, así como disponer de sus currículos y el máximo nivel de detalles de su experiencia profesional y académica.
En un mundo ideal, no sería necesario hacer esto. En el mundo real, muchas empresas tienen a sus dos o tres gurús haciendo demos: conocen el producto, saben comunicar y tienen empatía con el cliente. El problema es que después de firmar, el cliente espera encontrar lo mismo durante el proyecto. Muchas veces el parecido de lo real con lo firmado es similar al que tienen un huevo y una castaña. Cuanto menos importantes seamos como clientes para la consultora, más posibilidades tendremos de que nos envíen a los segundas espadas y que los cracks estén colocados en otro cliente. Esto en si tampoco sería malo si van como parte del equipo de apoyo y en la factura está diferenciado, es decir, paga lo que compra.
2. Falta de personal especializado para el producto a implantar: A veces se da la circunstancia de que algunas consultoras gestionan una gran cartera de productos. Su labor es poco más que comercial y carecen del personal adecuado para afrontar un proyecto de implantación de un ERP en todas sus fases. Lo que implica que tengan que subcontratar el trabajo, esto en principio no tendría por qué ser malo, pero añade una complejidad estructural al proyecto, añade sobrecostes y el riesgo de que la calidad a entregar baje es más elevado.
La clave para evitar este problema, es la misma que la del punto primero, debemos de tener siempre claro que personas formaran el equipo que implantará nuestro proyecto.
3. Equipos de consultores poco definidos: La implantación de soluciones ERP es un trabajo de equipos, en plural. Muchas veces un equipo de pocas personas, acostumbradas a trabajar juntas, con buena relación y bien estructurado, puede hacer más que un equipo con el doble de personas que no tienen rodaje como tal. En los equipos bien establecidos el trabajo se vuelve más fluido, la comunicación más directa y la empatía con el resto de miembros hace más fácil la realización del proyecto.
Desde el punto de vista de la empresa que está contratando a un implantador, esto es difícil de verificar, ya que puede ser engañada más fácilmente. Aun así, sigue siendo importante comprobarlo, porque en este tipo de detalles es de donde surgen los sobrecostes y un mal rendimiento del sistema a posteriori.
4. Metodología poco definida: Muchas empresas tienen una metodología de implantación pulcramente definida que exhiben a sus potenciales clientes en las demostraciones. Luego, cuando llega la hora de la implantación la ignoran completamente. Aun en este caso, siempre es mejor que una empresa que ni tan siquiera ha hecho un esfuerzo por definir su metodología, en este tipo de casos nos estamos exponiendo a un grave riesgo. Puede que sean capaces de llevar el proyecto a buen puerto, pero la falta de concreción en este punto denota a su vez una falta de profesionalidad.
En el otro extremo podemos encontramos a las consultoras que tienen una metodología y que además la aplican. Esto es una garantía para la empresa contratante, los servicios son productos intangibles y muchas veces no sabemos lo que estamos comprando hasta que lo hemos comprado. Las consultoras con este modus operandi ofrecen g que los podemos encontrar durante el proyecto. Eso es muchísimo más que nada. (esto no lo entiendo)
5. No tener un plan B para los sobrealcances: Salvo que se realice un trabajo de consultoría inicial que determine las necesidades de la empresa, no es posible determinar en el alcance del proyecto todo lo que la necesitaremos. Las empresas no son organismos inertes, están expuestos al vaivén de su entorno y a los propios cambios internos. Hasta aquí, todo normal, lo que no es normal es no prever contingencias de este tipo y no haber dispuesto un protocolo de actuación para este caso.
Este, es sin duda es un punto delicado en el que dos partes tendrán que ser flexibles, ni la empresa puede pretender que la consultora trabaje gratis, ni la consultora debe intentar desangrar a su cliente. ¿Cómo minimizar el sobre-alcance? Esto nos lleva al siguiente punto.
6. Planificar los proyectos a la ligera: Cuanto más detallada y escrupulosamente planifique los proyectos el implantador muchísimo mejor. La realidad siempre es tozuda y seguro que hará todo lo posible para alterar nuestros planes. Pero siempre es mejor rectificar el rumbo que no ir a la deriva, “no hay viento favorable para el barco que no tiene rumbo”. Al igual que en el punto anterior una planificación detallada nos otorga un cierto grado de certeza, además de una mayor capacidad para que la empresa planifique y se adapte al proyecto en base a un escenario planteado con el máximo nivel de realismo posible.
7. Rotación de personal: Ha de garantizarse la continuidad del equipo a lo largo de todo el proyecto. Es importante que siempre sean las mismas personas, ya que los cambios continuos han dado al traste con muchos o proyectos o han multiplicado considerablemente la factura. Si es posible inclúyalo en las clausulas de su contrato.
8. Falta de capacidad para gestionar el cambio: Implantar un ERP es mucho más que un proyecto tecnológico con desarrollos y configuraciones. Es un sistema vital que da soporte a casi todas las operaciones de la empresa y cualquier modificación tiene un impacto en las mismas. Hablar de un cambio total de sistema, son palabras mayores. Para esto no simplemente basta con tener la capacidad técnica necesaria para llevar a cabo el trabajo, se necesita además ser capaz de gestionar el lado humano del proyecto. Cualquier cambio de ERP en una empresa suele encontrarse resistencias, por muy favorable que sea el ambiente.
Para poder valorar la capacidad de gestionar el cambio de un implantador siempre es interesante poder hablar con referencias de ese partner y a poder ser, no solamente con las que ellos nos faciliten. Todos tenemos amigos y enemigos, gente dispuesta a hablar a nuestro favor y contra nosotros. Para poder establecer un juicio sensato, es recomendable poder escuchar ambos tipos de testimonio.
Esperamos que estos breves consejos os sean de ayuda
Un artículo muy acertado. Estoy plenamente de acuerdo con los ocho puntos clave que indicas. Y es una gran verdad.
Enhorabuena Jorge y sigue compartiendo conocimiento con nosotros!!
Un saludo,
Sergio.